公司行政部日常管理制度.doc

中润大通行政人事管理制度四川省中润大通商品经营有限责任公司行政人事管理制度（试行版2017） 15 / 15目 录第一部分 行政日常管理制度4第一章 印章管理4第一条 印章保管4第二条 印章使用4第二章 文件收发归档、文印管理4第三条 文件收发规定4第四条 文印管理规定5第五条 文件归档管理5第三章 办公用品管理5第六条 办公用品购置5第七条 办公用品发放和使用6第四章 会议管理6第八条 公司办公会议例会制度6第九条 部门会议制度7第十条 会议纪律7第十一条 会前准备和会后工作8第五章 固定资产管理8第十二条 固定资产的定义8第十三条 固定资产管理体制8第十四条 固定资产增加的管理9第十五条 固定资产验收登记9第十六条 固定资产使用的管理9第十七条 固定资产减少的管理9第十八条 部门管理职责9第十九条 固定资产移交9第二十条 定期进行固定资产清查9第二十一条 普通资产的购置使用管理9第六章 日常行为规范10第二十二条 仪容仪表10第二十三条 沟通10第二十四条 来访来客接待10第二十五条 电话接听10第二十五条 日常行为10第七章 卫生管理11第二十六条 卫生清理的标准11第二十七条 公共环境卫生11第二十八条 室内卫生的管理11第二十九条 奖罚11第八章 具体工作负责任人及权限12第二部分 人事管理制度12第一章 员工入职、离职管理13第一条 员工入职准备13第二条 员工入职报到13第三条 入职培训13第四条 转正评估13第五条 员工辞职13第六条 员工被辞退14第七条 离职手续办理流程14第八条 人事部需处理事项14第二章 考勤管理制度14第一部分 行政日常管理制度第一章 印章管理第一条 印章保管1 公章、法人章应有专人负责保管；财务专用章和公章、法人章必须分开由专人保管。2 印章要放在保险、安全的地方，放置印章的柜子钥匙不得乱放。3 印章保管人外出时间较长时，由领导批准后交给指定人代为保管。4 如印章遗失，立即报告领导，及时到当地公安部门登记，并声明作废，其补刻按印章颁发权限再行刻制，新刻制印章应与原印章有明显的区别。第二条 印章使用 1 印章使用人用章须登记，并填写印章使用登记表，经领导签字批准。2 印章保管人在盖章前应认真检查领导签字，审阅用章文件和全部资料。3 盖章要符合要求、位置恰当、字迹端正、字图清晰。4 不准在空白信纸、信封、纸张和介绍信上盖章。5 在文件、文书、资料上盖错了章要及时销毁。6 严禁私自带印章外出，如因投标、签订合同、办理相关事项须携带时，须填写印章外用登记表经公司领导批准，由印章保管人或指定保管人携带，并按规定实施使用。第二章 文件收发归档、文印管理第三条 文件收发规定1 外来文件1) 外来的文件由行政部负责领取、签收、统一编号登记。2) 接件当日送交主管领导阅批，按照批示要求复印下发有关部门，原件由行政部负责存档。属急件的，应在接件后即时报送。3) 各部门必须及时阅读文件并提出相应的处理建议（呈领导传阅、转发、制定实施细则等）报相关领导审批。4) 对有阅办要求的文件，相关部门应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至行政部。三日内不能办理完毕的，应向行政部说明原因。2 内部文件1) 公司的文件由行政部拟稿。文件形成后，由总经理签发。2) 业务文件由相关部门拟稿，分管领导签发。当年的相关业务文件由业务部门主管保管和使用，同时应于次年元月份装订、归档。3) 属于秘密的文件，应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件由专人印制、报送。4) 已签发的文件由行政部登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。经签发的文件原稿行政部存档。5) 文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。6) 公司下发的文件由行政部负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。第四条 文印管理规定1 所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。2 打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后送交打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。3 文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务。4 文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。5 严禁擅自为私人打印、复印材料，违者视情节轻重给予处罚。第五条 文件归档管理6 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。7 各类文档由行政部按照发文或收文日期及文件编号统一编号归档，归档的文件材料均应齐全完整，并按年立卷。8 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。9 借阅文档应报请主管领导批准，登记后借阅，两周内经手人负责追回。10 因办理需要，复印后发给各部门的文件，由涉及部门按照收文日期编号造册管理。第三章 办公用品管理第六条 办公用品购置1 办公用品购买本着实用、节约的原则，每月由行政部统一购买。各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，报主管领导审批后，由行政部统一印制。2 办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记和使用专人负责制度。3 各部门根据实际需求填写办公用品申请（领用）表，每月25日交行政部，由行政部核定汇总后报主管领导批准，再购置发放，并建立台帐。4 临时急需使用的办公用品由行政部报主管领导同意后采购。大型办公用品采购必须报请主管领导审批后方可购买。5 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。6 办公用品入库登记前，办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。第七条 办公用品发放和使用1 本着节约的原则使用办公用品。2 购置回的办公用品统一放在行政部管理、登记和发放。3 行政部管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请和购进。4 已配发的各种用具，由使用部门和个人认真保管、爱惜使用，不得私自转借和处理。对无故损坏者，由个人负责。5 领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写办公用品申请（领用）表。6 各部门的电脑、电话、等设备出现故障需以报告形式交行政部，由行政部报请主管领导批准后联系维修，并对故障原因予以追查，属人为造成的对相关责任人给予物品价值一至三倍处罚。7 严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回行政部，并填写物品交接表。8 办公用品费用由行政部统一报销，其他部门不能报销办公用品费用。9 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废时，使用人应填写办公用品报废申请单，经本部门主管审核并报主管领导同意后，到行政部办理报废手续，由财务部扣除损耗。第四章 会议管理第八条 公司办公会议例会制度1 主持与记录：办公会议由行政部负责召集，总经理主持，总经理未出席会议时，由其他公司领导主持。行政部负责会议记录。 2 召开时间：办公会议召开的时间为每月初。特殊原因需要延期召开、停开及临时增加会议的由行政部提前通知。 3 参加人员：总经理、各部门总监、各部门经理主管等。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假，并报请主持人批准。4 办公会议事规则是总经理决策制。会议原则上每月度召开一次，也可以视工作情况适时召开。5 会议内容：1) 学习贯彻落实国家法律、政策、行业规划、主管部门决议、决定和批示；2) 讨论和决定公司工作中的重大问题；3) 按照干部管理权限，研究决定干部的任免、调动、培养和管理；4) 研究制订公司经济发展战略、中长期规划、年度计划、内部机构设置和重要管理制度（年度）；5) 研究公司价值观、廉政建设和纪律检查方面的重要问题并提出指导性意见；6) 各与会人员在上月的工作情况汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等。7）、研究其他各部门提出议案需要审议的重大问题。第九条 部门会议制度1 主持与记录：部门会议由总监指定专人负责召集，部门总监主持，由总监指定专人进行会议记录。 2 召开时间：根据部门需要确定每月召开次数，具体时间由部门总监安排。 3 参加人员：部门需要参加人员，如有必要还可通知相关部门人员列席会议。4 会议内容：1）、本部门遇到的问题2）、需要有关部门配合解决协调的问题第十条 会议纪律 5 会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。6 参会人员应提前进入会场，确保准时参加会议。会前准备好与会议有关的资料（包括提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等），会中做好会议记录，对要求传达的会议内容会后要及时进行传达。7 会议记录人要确保会议记录准确、完整，注意录音笔、摄像机等器材的使用正确，保证录音录像效果。8 发言人员要尽量做到语言精练，主张鲜明，切忌长篇大论。行政部文员要做好递送茶水的服务工作，做到轻手轻脚，不要制造响动，影响会议效果。9 会议中途不允许无故退席，不允许接打私人电话。特殊情况，需向主持人请示，禁止长时间离开会议坐席。10 会议如涉及公司机密，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密。11 会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。第十一条 会前准备和会后工作1 会议前行政部需专人通知应与会人员，明确以下内容：1）会议时间 2）会议地点3）会议议题4）参会人员5）主持人员6）记录人员7）会议所需的有关文件及资料的准备2 会前场地与设备检查1）会议场地的卫生清洁，需提前完成2）会议所需用品及设备支持，包括：电源线、录音笔、音响、电脑、投影仪、相机、话筒、参会人员的用纸、用笔、纸杯、白板、书写笔、板擦等。3）做好与会人员的座次安排，必要时应制作与会人员姓名标示牌，并放置于合适座次。3 会后工作1）及时打扫会议室卫生，做好物品回收摆放，关好门窗，切断电源等。2）记录人员要及时做好会议记录和文字整理工作，于会后一日内打印会议纪要，并呈报相关领导阅批。3）行政部要及时跟进会议中各项精神和工作计划的落实和完成情况，对于会议提出的有关重大事项和问题，行政部需指派专人进行督查和落实。第五章 固定资产管理第十二条 固定资产的定义固定资产是指使用年限超过1年以上、物品单位价值超过500元，专用设备单位价值超过800元，并在使用过程中能够基本保持原来物质形态的资产；单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。包括电脑、打印机、U（硬）盘等设备，印刷设备，办公桌椅等行政办公设备，摄像、录音设备，文体设备，陈列品，图书等。对达不到规定标准的物品，作为普通资产进行管理。第十三条 固定资产管理体制固定资产管理是指对固定资产自购置（取得）至处置整个过程的管理，包括固定资产的购置、验收、登记、领用、保管、维护、移交、处置等环节。公司固定资产管理实行统一管理与谁使用、谁管理、谁负责相结合的管理体制。第十四条 固定资产增加的管理一般情况下，由各部门根据工作需要提出购置、更新固定资产的需求，行政部汇总，经公司领导研究同意后报财务部门审核并协同采购。第十五条 固定资产验收登记增加的任何资产都必须经行政部或使用部门的验收，并由行政部登记。验收、登记应在固定资产取得之后两个工作日内完成。验收的重点是核对数量与型号。登记应使用专用的固定资产登记簿，登记内容应包括固定资产名称、型号、购置金额、购置时间以及验收人等。登记工作由行政部确定专人负责。第十六条 固定资产使用的管理使用部门领用固定资产时，需填写“固定资产使用单”，经公司领导批准后，到行政部办理资产领用手续。固定资产使用部门变更时，新使用部门重新办理使用手续。第十七条 固定资产减少的管理固定资产减少包括报废、出售、非正常损失及其他方式处置等。各部门需要处置固定资产，先提出初步意见报行政部；待公司领导批准同意后统一处置，各部门一律无权自行处置固定资产。出售处置固定资产的收入，应及时足额上缴财务部，按有关规定统一管理使用，任何部门和个人不得截留挪用。第十八条 部门管理职责各部门对其占有、使用的固定资产实施日常专人管理，负责固定资产的日常使用和维护保养，落实防火、防盗、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作，对重要设施以及容易发生安全事故的仪器设备，应指定专人进行操作，确保固定资产完好和使用安全。凡因管理不当而造成丢失或损毁的，照章赔偿。 固定资产使用出现故障需要维修的，由行政部报请公司领导批准后联系维修。第十九条 固定资产移交部门负责人由于工作调动等原因离开原部门的，应及时办理固定资产移交。否则，不予办理相关调动手续。第二十条 定期进行固定资产清查以行政部为主、其他部门配合，每年年末对固定资产进行一次清查。清查时以固定资产登记为主要依据，逐项核对固定资产实物，如有盘盈、盘亏，按规定程序报批后，及时调整固定资产登记薄。盘亏资产属于过失人责任事故造成的，根据情节轻重，给予责任人必要的处罚，构成犯罪的，依法追究责任。第二十一条 普通资产的购置使用管理普通资产是指那些价值较低、使用期限短、需要随时更换领用的办公用品。普通资产由行政部统一采购、保管、发放。第六章 日常行为规范第二十二条 仪容仪表 男同事要求服装整洁得体，不要过于休闲，禁止穿背心、拖鞋等上班；禁止留长发、应及时修剪胡须、指甲.女同事要求服装得体、大方、不要穿颜色太艳或过于暴露的服装，可略施淡妆，佩带简单首饰。第二十三条 沟通1 工作中要及时沟通，避免问题积累。2 与同事沟通，要使用文明礼貌语言，注意沟通的语气、语法和语态，避免个人情绪宣泄，影响和干扰其他同事的工作。3 改善沟通环境、注重沟通质量、关注沟通结果。第二十四条 来访来客接待1 对待来客要积极热情，询问来客来访事由，及时向领导汇报。2 接待过程中注意文明礼貌，做好茶水接待、迎来送往工作。注重维护个人及公司形象。第二十五条 电话接听1 要在电话铃声响起三声内接听，使用规范语言，“您好，沪深在线！”；或者“您好，沪深在线，请问您找哪位？”。2 作好电话接听记录，对于需转达或转交的信息，要及时联系相关人员，就落实情况进行汇报。3 首问负责制。对于需要及时回复或其他重大事项询问等，要及时汇报有关领导并负责落实。第二十五条 日常行为1 上班时间不翻阅与工作和学习无关的资料，不浏览与工作和学习无关的网站；提倡在工作中学习。2 不在办公室内交头接耳大声喧哗，出入办公室、行走和关门等动作尽量放轻，避免制造响动，影响他人工作。3 避免长时间离开坐席，不做与工作无关的事情。4 不用办公室电话拨打私人电话，不聊与工作无关的事情。5 公司人员禁止在办公室抽烟、用餐。6 公司员工应自觉爱护公共财物，节俭用纸、用水、用电等，树立成本意识。7 来访来客接待尽量言简意赅，避免漫谈长谈，影响工作。8 不接待与公司业务无关的来访者。9 外来人员进出公司办公区域要留意询问，并做好登记。第七章 卫生管理第二十六条 卫生清理的标准卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、文件柜内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；卫生间墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛、绿地内无杂草、杂物。第二十七条 公共环境卫生1 公司所有部门都应当协同做好环境卫生的管理工作，提高公司员工的环境卫生意识，养成良好的环境卫生习惯。专职环境卫生清扫保洁人员应当认真履行职责，文明作业。任何人都应当尊重环境卫生工作人员的劳动成果。2 公司各部门应当按照行政部划分的卫生责任区，负责清扫与保洁，并实行“门前三包”的责任制管理。3 公司会议室的日常卫生由行政部负责。但其他部门使用后应保持清洁。 4 不得在公司内部公共场地倾倒、堆放垃圾；不得随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。 第二十八条 室内卫生的管理 1 室内应保持整洁，做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净；室内无蜘蛛网、无杂物。 2 办公室内办公用品、报纸等摆放整齐有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。 3 各部门产生的垃圾、废弃物，应当按照行政部规定的地点、方式处理。 第二十九条 奖罚 行政部要结合公司的具体情况，制订具体的卫生奖惩制度，定期进行检查。违反本制度规定，有下列行为之一者，由行政部责令其纠正违规行为，采取整改措施并在通告栏予以通告，并可视情节严重程度给予（20元-100元）经济处罚： 1) 随地吐痰、乱扔果皮、烟头、纸屑及废弃物； 2) 垃圾不装袋、不入桶（箱）随意弃置的； 3) 占用、损坏环境卫生设施的； 4) 不履行环境卫生责任区清扫保洁义务、影响环境卫生的。第八章 具体工作负责任人及权限1 印章的保管、使用由李萍负责，有权对用印的文件进行审阅，对领导签字进行检查。2 文档的发放、归档暂由赵燕琼负责，有权对文件内容的执行进行监督、跟进及管理3 接待、文印、会议室的陈设、公共区域的卫生、日常的办公生活用品购买由杨海洋负责，有权对公司的整个区域卫生，秩序保持进行监督管理，有权对办公用品的采购需求进行审核。4 固定资产管理由钟丽、赵燕琼负责，有权对固定资产的申购需求、价格、质量进行把控，包括固定资产的增减、报废等。5 会务的召开、通知、会议记要暂由杨海洋负责；第二部分 人事管理制度第一章 员工入职、离职管理第一条 员工入职准备1 由人事部通知面试合格人员入职，发录用通知书。2 由用人部门依据用人岗位要求准备座位，调试电脑、电话设备等。第二条 员工入职报到1 新员工至人事部按要求填写员工入职登记表并交验以下证件、资料：1) 一寸免冠近彩照片2张；2) 身份证复印件1张；3) 学历、学位证书复印件1张（验原件）；4) 技术职称等级证书复印件1张（验原件）。2 人事部安排签订劳动合同一式两份、员工薪酬确认表后，将所有入职资料建立员工个人档案。3 前台负责录考勤指纹，更新员工通讯录，把新员工移交给用人部门。4 由用人部门负责安排帮助熟悉工作环境，介绍岗位职责和工作流程。 5 人事部负责发放办公用品，增加员工的集群网号码。第三条 入职培训用人部门组织上岗培训。公司不定期组织企业文化培训。第四条 转正评估新员工试用期满时，由人事部安排转正评估。员工对自己在试用期内的工作进行自评，由分管部门领导或者部门经理对其进行评估。对转正评估合格的员工予以录用，办理录用手续；对转正评估不合格的员工不予以录用，办理离职手续。人事部负责与录用员工签订劳动合同。员工入职流程：发录用通知书 新员工提供个人资料 填写员工入职登记表签订劳动合同、员工薪酬确认表前台指纹考勤采集介绍新员工进入试用期 入职培训转正评估第五条 员工辞职 1 由员工填写员工辞职申请书报部门领导审批。 2 部门领导对申请进行批复，包括同意与否、准予辞职的时间、工作交接安排等事项。 3 批复报人事部审核，最后报总经理审批。4 员工办理离职手续，解除劳动关系。 第六条 员工被辞退 1 由用人部门填写员工解雇通知书，包括解雇理由、离职时间、工作交接、工资结算、补偿等事项，报总经理审批。 2 审批通过后由人事部书面通知拟辞退人员。3 员工办理离职手续，解除劳动关系。第七条 离职手续办理流程 1 离职员工在离职日期前完成所有工作的移交，填写员工离职交接清单，交接事项包括工作内容以及与本职工作相关的资产、客户关系、文件资料、电子文档、印章、财务借款等，由工作交接双方签名确认，经部门领导审批，最后将员工离职交接清单交人事部办理离职手续。 2 员工工资结算： 1）自动辞职员工按当月实际上班天数计算工资，不另计补偿金。2）劳动合同到期予以辞退的员工按当月实际上班天数计算工资，不另计补偿金。 3）劳动合同未到期予以辞退的员工按当月实际上班天数计算工资,按情况给予一定的补偿金；4）对于严重违纪被予以辞退的员工对公司造成的经济损失由个人承担，在结算工资里多退少补，公司保留依法追究补偿的权利。 5）结算工资个人税收缴纳由员工自行负责。第八条 人事部需处理事项1 与财务部核对员工欠款、借款的结算，确保两清。2 办理员工的社会保险和团体意外保险的退保手续。 3 在公司购买住房公积金的员工需要办理住房公积金封存或者移档。 4 取消员工的集群网号码。 5 回收员工领用的办公用品，做好登记。6 发放离职证明书（如需有），由员工填写收据和签收表。第二章 考勤管理制度