CRWYZBZY14行政办公费用标准管理制度.doc

1.0目的规范各项行政办公费用标准，有效控制公司的经营成本。2.0适用范围适用于公司所属各部门的行政办公费用控制。3.0职责总经理负责行政办公经费标准修订方案审批；常务副总经理负责审定行政办公费用的标准及结构；总经办与财务部经理负责修订下一年的行政办公费用标准及根据实际情况调整费用标准；财务管理中心负责对上一年的行政办公费用提出审计报告，或根据调整后的费用标准，按限额进行审核与报销；财务管理中心负责向各部门提交财务报表，反映每月行政办公费用的开支情况； 部门负责人负责依据每月的情况汇总编制行政办公费用调查报告；并负责（以各物业服务中心为最小单位）对上一年的行政办公费用在使用中是否合理提出报告； 4.0程序要点 4.1行政办公费用制定、修订及执行制定及修订时间节点：修订时间为每年12月份，执行时间为次年的1月份流程：1、各部门负责人于12月10日前向总经办提交上一年的行政办公费用标准是否合理等的调查报告，报告中应体现每项费用标准盈亏以及盈亏的原因，总经办主任应组织对提交的所有报告（主要是显亏部分）做抽样调查。2、财务部经理于12月10日前向总经办提交上一年各部门的行政办公费用的审计报告。3、总经办主任会同财务部经理结合部门报告、财务审计报告和公司财务成本行政办公费用各子目的“控制点”进行费用平衡和调整，于12月15日前将重新修订的行政办公费用标准提交副总经理。4、副总经理组织公司管理层讨论后审定行政办公费用修订方案，于12月20日前提交总经理。5、总经理于12月25日前审批完毕执行时间节点：执行时间从次年的1月1日开始；如遇特殊情况，由总经办发文通知新的执行时间1、各部门因突发事件导致行政办公费用超支30%以上，应填写费用超支情况说明表报总经办审核，常务副总经理审批；2、各部门上一年的行政办公费用的控制情况将作为对部门负责人、主管的考核内容之一；资料保管1、行政办公费用调查报告、财务部审计报告分别由总经办、财务部负责归档，保存三年；2、每月经审核签署后的行政办公费用报销单，由财务部作为会计凭证进行长期保存；4.4行政办公费用构成及标准报销原则前期介入中心、整改中心、营销服务中心人员按各自项目标准报销，若同时跨越两个或两个以上项目的管理人员，按“就高”项目标准的原则报销，如：营销服务中心经理按目前最高项目标准（凤凰城）报销，二十四城一期前期介入人员全部按二十四城标准报销；交通费费用标准：参考附件一：通讯、交通、差旅费等费用报销标准各部门依据工作内容及办公地点确定交通费用额度重大事件处理：部门负责人可首先向公司申请用车，若公司未提供车辆，外出公干产生的出租车费,不享有交通补贴的员工可凭票实报实销，须附详细说明，部门负责人审核签字；委托外出：属部门负责人或主管处理的外出事务，当事人指派或委托其他员工办理，由此产生的交通费由委托人自行承担，公司不予报销；原则上普通员工均不享受交通费，在公交车不提供服务的时间段（一般为22：00以后）,并且是因公司重大活动或极其特殊情况,因对客服务产生的出租车费，不享有交通补贴的员工可凭票实报实销，但须附详细说明，部门经理签字。自带车补贴费用标准：参考附件一：通讯、交通、差旅费等费用报销标准申请：申请车贴的员工需提前一个月向公司提交自带车补贴申请表，如实填写车辆号码、车型及排量，并附车辆购置证明等证明车辆排气量的文书复印件一份；报销：车贴的计算以月为单位，不满一月者不享受车贴，按照交通费报销。车贴报销票据为：油费、养路费、过路费，须每月凭正式发票报销。1、虚假填写车辆号码、车型、排量者或未开车者，一经查实，公司将追回前期多发放的车贴，并对当事人处以500元-2000元罚款。2、职能部门员工一般不享受车贴，若涉及招聘、采购等特殊岗位外出机会多且自带车的，可另行单独申请。3、享受车贴的员工，在七区十二县内（或100公里内）因公外出，不再报销差旅费或要求公司派车。通讯费费用标准：参考附件一：通讯、交通、差旅费等费用报销标准报销方式：限额内实报实销；报销范围：只包括月基本费、通话费、短信费等正常业务费，其他与工作无关的彩铃费，上网费等个性设置费不予报销；因公出差、培训，参加会议等产生长途电话及漫游费，副总经理不设上限实报实销，其他员工在上述标准的基础上按20元/天上浮，且上浮总额不超过200元，该话费含手机费和宾馆座机长话费，凭票实报实销；报销原则：持打印的发票明细进行报销，若确无法提供发票明细单（如：小灵通），可以用定额发票报销，但应注明当月实报通话费，财务部和总经办进行抽查，发现虚报，将对当事人进行处罚； 报销手机费的人员必须保持24小时开机，如月抽查3次于夜间关机，则取消当月手机补贴。座机费以部门为单位，申请及使用管理参考附件二公司办公电话管理规定差旅费费用标准：最高限额标准参考一：通讯、交通、差旅费等费用报销标准； 报销范围包括：出差地当地的交通费和餐费，住所或公司与机场往返交通费等；其他在通讯、交通、差旅费等费用报销标准中未涉及的费用，如门票费、业务费、公共关系费等按财务授权实报实销。1、公司统一组织的参观考察、培训、学习、会议等，由总经办安排专人负责住宿、交通、用餐等费用开支，不再报销个人费用；2、住宿按附件一通讯、交通、差旅费等费用报销标准所列标准为上限，以天为单位凭票实报实销，交通费和餐费以天为单位，按附件一通讯、交通、差旅费等费用报销标准所列标准为上限包干报销。3、因公支援、外派华润置地下属公司，住宿、交通、餐费由对方公司统一安排的，不再报销其他任何费用；若未解决交通的，交通费按级别凭票实报实销。4、需长期外派的（1个月以上），由公司与对方公司统一协调各项费用标准及薪资福利等；住宿按限额实报实销，其他费用以天为单位，凭票实报实销。办公费以部门为单位的办公用品主要针对共用设备耗材、管理表格、票据、纸张、文印等费用；业务费1、所有业务费用必须于发生前予以报告申请；2、在执行过程中，如特殊情况预计会超出标准，应在申请报告中予以说明并注明超支标准上报审批；3、业务费用原则上为具体办事时发生或在重大节日发生，如春节；4、突发应急事务的业务费用：原则由事故项目负责人及一名专业主管陪同，费用标准为50元/人，物殊重大事件处理由总经办根据现场情况进行决定标准，具体参考对外事务管理制度。4.5说明4.5.1对于处于不同阶段的员工，以上办公费用中涉及个人的费用参照下表标准执行： 时间段人员类别1日-15日16日-25日25日以后新入职人员80%50%无当月转正人员100%80%80%当月离职人员无50%100%5. 相关记录CRWY/ZB-024 自带车补贴申请表附件一：通讯、交通、差旅费等费用报销标准1、 通讯费标准 职位部分高级职员助理主管、主管助理经理、经理助理总经理副总经理现标准（元）50150 200300400备注经营事务员、采购、招聘专员及项目行政主管、客服助理因涉及经常外出、与商家联系较多，按100元/月的标准报销通讯费。2、 交通费标准2.1职能部门职位部分高级职员助理主管主管助理经理部门经理助理总经理副总经理现标准（元）100200300400500600800备注财务部出纳按200元/月标准2.2各项目部门： 职位人事专员、出纳助理主管主管助理经理部门经理助理总经理翡翠城标准（元）5015020025030040024城标准（元）50200250300400500凤凰城标准（元）100250300400500600橡树湾标准（元）1003003504505507003、 自带车补助（车贴）3.1职能部门： 排量助理主管、主管助理经理部门经理助理总经理副总经理1.2以下（含）40050060080012001.2排量1.8500600800110016001.8以上（含）6007001000140020003.2各项目部门： 项目排量助理主管、主管助理经理部门经理助理总经理翡翠城1.2以下（含）3004005007001.2排量1.84005006008001.8以上（含）500600700100024城1.2以下（含）4005006008001.2排量1.850060070010001.8以上（含）6007008001200凤凰城1.2以下（含）5006007009001.2排量1.860070080011001.8以上（含）7008009001300橡树湾1.2以下（含）60070080010001.2排量1.870080090012001.8以上（含）800900100014004、差旅费用标准（上限）岗位交 通 工 具住宿标准（元）报销标准（交通费、餐费）备注火车轮船飞机省内（元）省外A类（元）省外B类（元）港奥台（元）国外A类（元）国外B类（元）住宿标准以国内和港澳台地区为标准，国外的标准以旅行社预定为准总经理软卧头等舱公务舱四星级800未在物业公司列支副总经理软卧一等舱经济舱三星级400150250200300800600助总硬卧一等舱经济舱三星级300100140120250700500（助理）经理硬卧二等舱经济舱三星级2008010080200600400（助理）主管硬卧三等舱经济舱二星或三星1506010080未涉及员工硬卧三等舱经济舱408060附件二：公司办公电话管理规定1、 电话申请：1.1 各部门负责人提出装机申请，申请中必须注明装机地址、使用责任人，申请交总经理办公室审核，财务管理中心核定费用及公司统一的“电信合同号”后报常务副总经理审批同意。1.2 各项目填写电信公司的固定电话申请表至总经理办公室盖章后至电信营业厅进行办理， 取得的电话号码交总经理办公室备案。2、 项目电话安装点位标准：物业服务中心1部，项目经理1部，客服前台1部（视项目规模可调整为2部），监控室1部，工程维修值班室1部（与配电房共用）；3、 办公电话原则上只开通基本市话通话功能（部门负责人电话可保留长话功能，但使用必须填写长途电话使用登记表）；4、 办公电话的费用结算：4.1 办公电话由公司财务管理中心统一由银行支付；4.2 各项目办理电信业务时必须取得公司统一的电信合同号后再与电信办理银行托收业务；4.3 办公电话中产生的一切除正常市话通讯话费以外的费用（私人长途电话、声讯、信息等费用），均由财务管理中心从各电话责任人当月工资中扣除。