委托筹办合同(会议).doc

会议筹办服务合同甲方：xx通信集团xx有限公司乙方：【】目录一、会议筹办服务事项2二、合同金额和支付4三、双方权利和义务5四、知识产权8五、保密8六、合同变更和解除10七、违约责任11八、不可抗力13九、通知和送达14十、适用法律和争议解决15十一、其他16甲方：xx通信集团xx有限公司住所：法定代表人：乙方：【】住所：【】法定代表人：【】鉴于：1. 甲方是一家依据中华人民共和国法律成立并持续经营的公司，现因经营需要，拟指定具有相应资质和能力的法人或其他组织筹办会议；2. 乙方是一家依据中华人民共和国法律成立并持续经营的公司，具备有关从业资质，愿意并有能力接受甲方指定、按照甲方要求筹办会议；3. 甲、乙双方已就上述有关事项达成意向。甲乙双方根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法等有关法律、法规和其他规范性文件的规定，经过友好协商，在平等、互利的原则下，就甲方指定乙方筹办会议事宜一致达成如下协议：一、 会议筹办服务事项1.1 为保证会议如期、正常召开，甲方同意接受乙方服务，指定乙方根据本合同约定和甲方要求筹办会议，进行会议的规划、设计、管理，提供会议场所和必要的设备等；乙方同意接受甲方指定，根据本合同约定和甲方要求筹办会议，进行会议的规划、设计、管理，提供会议场所和必要的设备和工作人员等。1.2 会议1.2.1 会议的名称：【】。1.2.2 会议的主题和内容：【】。1.2.3 会议的规模：【】。1.2.4 会议召开的时间：【】。1.2.5 会议召开的地点：【】。1.3 乙方应完成的具体工作如下：1.3.1 制定会议策划方案：【】。1.3.2 拟定会议日程：【】。1.3.3 负责会议综合管理：【】。1.3.4 提供会议场所：【】。1.3.5 提供会议设备：【】。1.3.6 准备会议文件：【】。1.3.7 准备会议礼品：【】。1.3.8 负责会议场所的安全、消防、保卫：【】。1.3.9 负责会议请柬、入场券的制作、发送：【】。1.3.10 其他：【】（详细内容见附件【】）。1.3.11 乙方提供参会人员的接待、食宿、休息、娱乐、交通等服务的，具体规格、标准、费用等详细内容见附件【】。二、 合同金额和支付2.1 本合同总额为人民币【】（RMB【】）元。如无其他明确约定，上述金额为含税价格，包括乙方履行本合同的全部费用（详细内容见附件【】）。除非甲方书面同意，甲方不再另行支付其他任何费用。2.2 甲方采用以下第【】种方式（1）支票；（2）现金；（3）转帐），并按以下安排付款：2.2.1 本合同签署后【】（【】）日内，乙方应向甲方开具合同总额百分之【】（【】%）即人民币【】（RMB【】）元的正式发票，甲方在收到乙方提供的相应符合国家财税规定的正式发票并确认无误后十五个工作日内向乙方支付该笔款项。2.2.2 会议结束并经甲方书面确认筹办事项均合格之日起【】（【】）日内，乙方应向甲方开具合同总额百分之【】（【】%）即人民币【】（RMB【】）元的正式发票，甲方在收到乙方提供的相应符合国家财税规定的正式发票并确认无误后十五个工作日内向乙方支付该笔款项。乙方应按付款数额向甲方开具符合国家法律法规和标准的合格发票。不开具发票或开具发票不合格的，甲方有权迟延支付应付款项至乙方开具合格票据之日且不承担任何违约责任，且乙方的各项合同义务仍按合同约定履行。发票不合规或不及时的，乙方应承担违约责任，向甲方支付违约金，违约金比例不低于付款金额的3且不得低于1000元。2.3 在本合同有效期内，双方可以书面补充协议方式调整合同金额。此种情形下，甲方实际支付的金额以双方最终达成一致的书面补充协议为准。2.4 双方的帐户信息如下：甲方：xx通信集团xx有限公司开户行：【】帐户名称：【】帐号：【】乙方：【】开户行：【】帐户名称：【】帐号：【】甲方付款前，乙方应向甲方确认甲方帐户信息。乙方如需改变其帐户信息，应提前十（10）日书面通知甲方。乙方未按本合同约定通知或确认信息而使甲乙双方遭受的损失，由乙方承担。2.5 乙方有赔偿损失和/或支付违约金的责任的，甲方有权从应支付的任何一笔款项中扣除相应金额。2.6 对于本合同涉及的所有税费，均应按照有关税收的法律规定，由双方各自承担，但本合同总额中包含的甲方应缴纳的税费仍应由乙方代为缴纳。三、 双方权利和义务3.1 甲方权利和义务3.1.1 甲方有权随时就本合同约定的会议筹办事项提出具体要求。3.1.2 甲方有权改变会议时间和其他会议事项，但应提前通知乙方。3.1.3 甲方有权对乙方的会议筹办服务情况进行监督，有权要求乙方更换相关人员。3.1.4 甲方有权审定乙方提交的策划方案等并提出修改意见。3.1.5 会议召开期间甲方认为必要的，有权对会议的进程、管理、服务等进行变更或现场指挥。3.1.6 甲方应遵守国家有关法律、法规和其他规范性文件的规定，不得要求乙方从事违反上述法律规范的活动。3.1.7 甲方应按照本合同约定向乙方支付相应的款项。3.1.8 甲方应为乙方开展会议筹办工作提供必要的配合或协助。3.2 乙方权利和义务3.2.1 乙方有权根据本合同约定获得相应的报酬。3.2.2 乙方应在会议召开前【】（【】）日完成筹办工作。3.2.3 乙方应制订会议策划方案和会议日程，并应在具体实施前【】（【】）日提交甲方审定。上述文件经甲方审定后应是本合同不可分割的组成部分。3.2.4 乙方应根据本合同约定和甲方要求独立完成会议的策划、创意和/或设计等，并保证不侵犯任何第三方的任何知识产权和其他合法权益。3.2.5 乙方应管理与会议及其筹办有关的各类事项，保证会议如期、正常召开。3.2.6 乙方应提供会议场所，并负责会场的设计、装饰、装修、布置、清洁等工作。会议场所的名称、地址、位置、面积、容量、设施、档次、使用价格、使用时间等详细内容见附件【】。3.2.7 乙方应提供会议所需的各类设备。会议设备的名称、种类、规格、型号、数量、使用价格、使用时间等详细内容见附件【】。3.2.8 乙方应按甲方要求准备会议文件或为甲方提供有关协助。3.2.9 乙方应按甲方要求准备会议礼品或为甲方提供有关协助。3.2.10 乙方应按甲方要求制作和发送会议请柬、入场券等或为甲方提供有关协助。3.2.11 乙方应提供会议管理人员、会议策划与布置人员、会议服务人员、保安人员等具体服务人员。上述人员的具体数目、名单、资历等详细内容见附件【】。3.2.12 乙方应保证会议场所和会议设备能被正常、持续地使用。乙方应在会议现场配备必要的服务人员、技术人员和维修人员以便及时处理各种突发情况。乙方应在休会期间清洁和整理会场。3.2.13 乙方应负责会议召开期间现场秩序的管理、维护，提供文件分发、礼品分发、茶水供应和必要的安全、消防、保卫等服务。3.2.14 在会议筹办和本协议有效期间内，如因乙方所提供设备（包括设备的质量、设备倒塌、凹陷等等），造成人员伤亡或者物质损失的，乙方应当单独承担全部责任。3.2.15 乙方履行上述义务时甲方提出要求或修改意见的，乙方应尽快落实甲方要求或意见直至甲方满意。3.2.16 乙方应亲自筹办会议，未经甲方事先书面同意，乙方不得将会议筹办工作的全部或主要部分委托或分包给任何第三方。3.2.17 未经甲方事先书面同意，乙方不得对本合同约定的会议进行冠名或以任何方式收取任何第三方的赞助。3.2.18 乙方应保证其提供会议筹办服务符合有关法律、法规和其他规范性文件的规定，不存在违反上述法律规范的情形。3.2.19 乙方应保证其具有履行本合同的各项法定资质。3.2.20 乙方应负责办理本合同约定的会议筹办所涉及的登记、备案、审批等有关手续。四、 知识产权4.1 乙方根据本合同或在本合同履行过程中专门为甲方或根据甲方提供的有关资料而产生的任何作品，其知识产权和其他权益全部归甲方所有，甲方可以不受限制地进行使用。未经甲方事先书面许可，乙方不得为本合同之外的任何目的、以任何形式自行使用、擅自许可任何第三方使用或向任何第三方提出有关意见和建议。4.2 甲方授权乙方为本合同约定的目的使用其提供的企业名称、企业标识、业务标识、商标等。乙方保证仅为本合同约定的目的正确、合理地使用上述名称、标识、商标等，不得擅自改动、歪曲其整体形象和组成部分，不得为本合同之外的任何目的、以任何形式自行使用或擅自许可任何第三方使用。4.3 甲方根据本合同向乙方提供的信息和资料及其中所包含的创意、设计、图形、图片、文字等素材，其知识产权和其他权益全部归甲方所有，未经甲方事先书面许可，乙方不得为本合同之外的任何目的、以任何形式自行使用或擅自许可任何第三方使用。4.4 乙方保证其筹办的会议不侵犯任何第三方的知识产权和/或其他合法权益。任何第三方以本合同中的会议侵权为由向甲方主张权利的，乙方应按甲方要求处理，并按本合同的有关约定承担违约责任。4.5 本合同因履行完毕、解除或不可抗力等终止之日起【】（【】）日内，乙方应将甲方提供的所有信息和资料移交甲方，并且不得继续使用或擅自许可任何第三方使用。五、 保密5.1 本合同所称“保密信息”，是指本合同拥有信息的一方（“提供方”）根据本合同向另一方（“接受方”）提供的信息，包括但不限于技术性信息、商业性信息、文件、程序、计划、技术、图表、模型、参数、数据、标准、专有技术、业务或业务运作方法和其他专有信息，本合同的条款和与本合同有关的其他信息，本合同履行过程中形成的所有信息、数据、资料、意见、建议、阶段性成果和最终成果等。5.2 保密信息只能由接受方及其人员为本合同目的而使用。除非本合同另有约定，对于提供方提供的任何保密信息，未经提供方事先书面同意，接受方及其知悉保密信息的有关人员均不得直接或间接地以任何方式提供或披露给任何“第三方”。本条所称“第三方”，是指本合同双方以外的任何自然人、法人或其他组织。但是，甲方向其关联公司披露保密信息不受本条约束。甲方关联公司，是指xx通信有限公司，xx通信集团公司及其在中华人民共和国境内直接或间接控股的主营移动通信业务的公司，以及上述公司的合法继承公司。5.3 提供方向接受方提供或披露的保密信息，仅可由接受方为履行本合同的目的披露给指定的雇员，并且仅在为履行本合同所需的范围内进行该等披露。但是，接受方在采取一切合理的预防措施前不得向其雇员披露任何保密信息，该等预防措施包括但不限于告知该等雇员将要披露信息的保密性质、由该等雇员做出至少同样严格于本合同保密义务的保密承诺等，以防止该等雇员为本合同之外的任何目的使用保密信息或未经授权将其披露给任何第三方。5.4 接受方的律师、会计师、承包商、顾问等为提供专业协助而需要了解保密信息时，接受方可向其披露保密信息，但应要求上述人员签订保密协议或按照有关职业道德标准履行保密义务。5.5 有关政府部门或监管机构要求接受方披露任何保密信息，接受方在该部门或机构要求的范围内进行披露的，无需承担本合同中的责任；但前提是该接受方应在信息披露前将需披露的保密信息书面通知提供方以便提供方采取必要的保护措施，并且应尽合理努力确保该等被披露的保密信息获得该部门或机构的保密待遇。5.6 在任何情形下，本合同约定的保密义务应永久持续有效。5.7 本合同所称“保密信息”不包括：（1）在一方披露时已为公众所知的信息，或在披露后并非由于接受方和/或其雇员、律师、会计师、承包商、顾问或其他人员的过失而为公众所知的信息；（2）有书面证据证明在披露时已由接受方掌握的信息，并且该信息并非直接或间接来自提供方；（3）有书面证据证明第三方已向接受方披露的信息，并且该第三方不承担保密义务并且有权披露。5.8 提供方有权随时书面通知接受方归还任何包含保密信息的材料和/或该等材料的任何复印件，并附上证明接受方在归还此类材料后不再直接或间接地保留或控制任何保密信息或包含保密信息的任何该等材料的书面声明。接受方应在收到该书面通知后的十（10）日内遵守任何该等要求。对于双方约定不必归还提供方的任何包含保密信息的材料和/或该等材料的任何复印件，接受方应按照提供方的要求销毁或不可恢复地删除并应向提供方书面确认该等销毁或删除。5.9 如合同双方另行签订保密协议的，本保密条款不适用，直接适用双方签订的保密协议。六、 合同变更和解除6.1 本合同生效后，除法律、法规和其他规范性文件另有规定或本合同另有约定外，未经甲、乙双方书面协商一致，任何一方不得自行变更、中止或解除本合同。6.2 任何一方要变更、中止或解除本合同的，应先向对方发出书面通知，然后进行协商。6.3 甲方因改变会议时间或其他会议事项而导致乙方延误会议筹办或额外支出费用的，甲方应给予乙方必要的额外时间和适当的补偿。6.4 会议开始前由于甲乙双方以外的原因，包括但不限于发生不可抗力、国家法律或政策变化、计划参会人员无法按期参会等，导致本合同不能如期履行的，双方同意延期的，可以延期；一方不同意延期的，本合同解除。由于上述原因导致解除合同时，乙方应返还甲方已经支付的款项，但可以扣除合同总额的百分之【】（【】%）作为乙方筹办会议的合理补偿。6.5 甲方因特殊情况要求停止本合同约定的会议筹办的，乙方应停止筹办，但甲方应提前通知乙方。对于乙方收到甲方通知前已经完成的会议筹办部分，甲方应按本合同约定支付有关费用。甲方依本合同约定发出了通知但乙方仍然进行筹办的，有关费用由乙方承担。七、 违约责任7.1 任何一方不履行本合同约定的义务或履行义务不符合本合同约定的，视为违约，应停止违约行为，并承担继续履行、采取补救措施或赔偿损失等违约责任。7.2 任何一方在履行本合同过程中由于自身原因给对方和/或第三方造成损失的，应负责处理并承担赔偿责任。7.3 甲方无正当理由不按本合同约定付款的，每逾期一（1）日，应按未付金额的百分之【】（【】%）向乙方支付违约金。7.4 乙方在会议开始【】（【】）日前没有完成会议筹办，或在会议开始【】（【】）日前没有证据证明乙方能够提供会议场所或会议主要设备，或甲方有证据证明乙方无法全面、适当履行本合同的，甲方有权解除本合同。乙方应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。7.5 乙方无法按照本合同约定的时间完成会议筹办的，每逾期一（1）日，应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。乙方无正当理由逾期筹办会议达到【】（【】）日或以上的，甲方有权解除本合同。乙方应在甲方解除合同的书面通知送达之日起【】（【】）日内全额退还甲方已支付的合同款项，并向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。甲方要求乙方继续履行合同的，乙方应在甲方要求的时间内完成有关工作，同时应根据本条约定向甲方支付违约金。7.6 由于乙方或乙方所提供会议场所、会议设备、服务、保安等原因致使会议中断、提前结束或发生其他无法正常进行的情形的，乙方应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。7.7 由于乙方筹办工作不符本合同约定而影响会议效果的，应酌情减少报酬；因此导致会议目的不能实现或不能完全实现的，乙方应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。7.8 甲方要求乙方调整其对会议策划方案、会议彩排、会议服务人员等会议筹办事项的安排而乙方拒绝调整的，甲方有权解除本合同。乙方应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。7.9 乙方违反本合同知识产权条款的，应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。乙方筹办的会议侵犯第三方的知识产权和/或其他合法权益的，除应按照上述约定向甲方支付违约金外，还应赔偿因此给甲方和第三方造成的损失。7.10 乙方违反本合同约定的保密义务的，应向甲方支付合同总额的百分之【】（【】%）作为违约金。7.11 乙方因违反有关法律、法规和其他规范性文件的规定而导致甲方损失的，应承担责任并赔偿甲方所受损失。7.12 乙方因不具备有关法定资质而导致甲方损失的，应承担责任并赔偿甲方所受损失。7.13 乙方因未办理本合同中广告发布所涉及的登记、备案、审批等有关手续而导致甲方损失的，应承担责任并赔偿甲方所受损失。7.14 乙方因筹办工作损害甲方声誉的，应承担赔偿责任。7.15 乙方支付的违约金不足以弥补甲方损失的，还应根据甲方的实际损失予以赔偿。7.16 本合同所称“损失”包括实际损失、合同履行后可以获得的利益和诉讼费、仲裁费、合理的调查费、律师费等有关法律费用。八、 不可抗力8.1 本合同所称“不可抗力”，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。8.2 本合同一方或双方在履行本合同的过程中因不可抗力而不能按约定全部或部分履行其义务，遇到不可抗力的一方（“受阻方”）满足下列所有条件的，不应被视为违反本合同：（1）受阻方不能全部或部分履行其义务是由不可抗力直接造成的，并且在不可抗力发生前不存在迟延履行义务的情形；（2）受阻方已尽最大努力履行其义务并且减少由于不可抗力给另一方造成的损失；（3）受阻方在不可抗力发生后立即通知另一方，并且在不可抗力发生后的十五（15）日内向另一方提供有关该不可抗力的权威证明文件和书面说明，该书面说明中应包括对迟延或部分履行本合同的原因的说明。8.3 不可抗力终止后，受阻方应继续履行本合同并尽快通知另一方。受阻方应可延长履行本合同，延长的时间应相当于不可抗力实际造成延误的时间。8.4 不可抗力或其影响持续达三十（30）日或以上的，双方应根据该不可抗力对履行本合同的影响程度，协商变更或终止本合同。自一方发出书面协商通知之日起十五（15）日内双方无法达成一致的，任何一方均有权解除本合同并且不承担违约责任。九、 通知和送达9.1 根据本合同需要发出的全部通知，均应采取书面形式，以专人递送、特快专递、挂号信件或传真发出。特快专递或挂号信件的交寄日以邮戳为准。上述书面通知均应标明具体的收件人。9.2 上述书面通知根据对方在本合同第9.4条中所列的联系方式发出，并根据本合同第9.3条约定的时间视为送达。任何一方的联系方式有变更的，应在变更前十（10）日书面通知对方。因迟延通知而造成的损失，由过错方承担责任。9.3 双方将根据以下约定确定通知正式送达的时间：（1）以专人递送的，接收人签收之日视为送达。（2）以特快专递发出，发往本市内的，发出后第二日视为送达；发往国内其他地区的，发出后第三日视为送达；发往港、澳、台地区的，发出后第四日视为送达；发往境外其他国家或地区的，发出后第六日视为送达。（3）以挂号信件发出，发往本市内的，邮寄后第三日视为送达；发往国内其他地区的，邮寄后第四日视为送达；发往港、澳、台地区的，邮寄后第五日视为送达；发往境外其他国家或地区的，邮寄后第七日视为送达。（4）以传真发出的，发件方打印的发送确认单所示时间视为送达。9.4 各方联系方式如下：如致甲方：名称：xx通信集团xx有限公司地址：【】电话：【】传真：【】邮政编码：【】联系人：【】如致乙方：名称：【】地址：【】电话：【】传真：【】邮政编码:【】联系人：【】十、 适用法律和争议解决10.1 本合同的成立、签订、效力、解释、履行、变更、终止和争议解决均适用中华人民共和国法律。10.2 与本合同有关的任何争议都应由双方通过友好协商解决。协商应在本合同一方向另一方送达关于协商的书面通知后开始。10.3 本合同双方不能在一方送达书面协商通知后十（10）日内协商解决争议的，按以下第【】种方式解决：（1）将该争议提交至【】仲裁委员会。该会依据其现行有效的仲裁规则在【】进行仲裁。该仲裁裁决是终局的，对双方具有约束力，并可在任何有管辖权的法院或其他有权机构强制执行。除非仲裁裁决有不同规定，败诉方应支付双方因仲裁所发生的一切法律费用，包括但不限于律师费等。（2）向【】人民法院提起诉讼。10.4 诉讼或仲裁进行过程中，除双方有争议的部分外，本合同其他部分仍然有效，各方应继续履行。10.5 双方同意使用本合同通知和送达条款约定的方式送达与仲裁或强制执行仲裁裁决有关的传票、通知或其他文件。本合同通知和送达条款的任何约定均不影响本合同一方或双方以法律允许的其他方式送达上述传票、通知或其他文件的权利。10.6 本合同全部或部分无效的，适用法律和争议解决条款依然有效。十一、 其他11.1 新闻发布和公告。除非法律规定、政府部门要求或本合同另一方事先书面同意，任何一方不应发布或公告本合同和/或其任何有关事项。11.2 第三方不受益。除本合同双方及其各自的继承人和允许的受让人外，本合同不应向任何自然人、法人或其他组织赋予权利或救济。11.3 转让。未经本合同一方书面同意，另一方不得转让本合同中的任何权利和义务。11.4 无中间代理。没有任何代理人、中间人或中介人直接或间接地就本合同和/或其履行为任何一方提供服务或收取与本合同有关的任何代理费、中间人佣金、中介费或类似的佣金。11.5 弃权。本合同一方未行使其在本合同中的任何权利，或未要求另一方履行其在本合同中的任何义务，或未强制执行本合同中的一条或若干条款的，均不应被理解为该方放弃上述有关权利，或以任何方式影响本合同的效力，也不应阻止该方在任何时候行使其有权行使的其他任何权利。11.6 费用。双方应各自承担与本合同及其履行有关的所有费用，本合同另有约定的除外。11.7 整体合同。本合同及其附件构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代双方之前达成的所有口头或书面的协议、协商、意向书和其他协议及文件。11.8 合同附件。附件为本合同不可分割的组成部分，与正文具有同等法律效力。本合同附件与正文冲突的，以正文为准。11.9 鉴于条款纳入。鉴于条款以引用的方式纳入本合同，是本合同的一部分。11.10 合同修改和补充。本合同未尽事宜应由双方友好协商解决。对本合同和/或其附件的任何修改或补充均应采用书面形式。修改或补充文件与本合同不一致的，以该修改或补充文件为准。11.11 标题。本合同中加入的各条、款、项的标题仅为方便阅读而设，不应对本合同的含义或解释有任何影响。11.12 可分割性。本合同的任何条款被有权机构判定为无效或不得执行的，不应影响该条款在其他情形下的效力或可执行性，也不应影响本合同其他条款的效力或可执行性。11.13 语言和文本。本合同以中文签署，一式【】（【】）份，甲方持【】（【】）份，乙方持【】（【】）份，具有同等法律效力。11.14 授权。双方应在本合同签订前分别向对方提供其授权有关人员签订本合同的授权文件。11.15 合同签订和效力。本合同自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效；双方签字日期不一致的，自较迟的签字日起生效。双方履行完毕本合同及其有关的所有义务时，本合同终止。（以下无正文）（签字页）合同名称：会议筹办服务合同合同编号：甲方（盖章）：xx通信集团xx有限公司法定代表人或授权代表（签字）：日期：【】年【】月【】日乙方（盖章）：【】法定代表人或授权代表（签字）：日期：【】年【】月【】日