建筑装饰企业合同管理制度.doc

1. 目的和范围1.1为加强协议管理，增强市场经济意识，提高协议质量，保证协议的全面履行，提高协议的履约率，规避经营风险，维护公司的合法权益，根据协议法、建筑法、招标投标法等相关法律法规，参照建筑装饰工程施工协议示范文本，结合本公司的实际情况，特制定本办法。1.2本办法适合用于在我公司范围内签订和履行的所有建筑装饰施工协议、设计协议、技术服务协议、劳务协议、材料采购协议、非建设工程类协议及同公司经济利益、社会信誉密切相关的协议和协议。2. 机构和职责2.1 总公司市场营销部是协议的主管部门。2.1.1 负责组织宣传、学习协议法、建筑法、招标投标法、建设工程质量管理条例等有关协议方面的法律法规及规章；2.1.2负责总公司协议管理工作，监督、管理所有以装饰总公司名义，承揽所有建设工程施工协议的履行。2.1.3 组织、参与以总公司名义承揽的建设工程项目的协议洽商、签订，主管协议的评审工作。2.1.4 负责总公司所属各单位建设工程施工协议的标书评审、协议评审、协议档案管理工作，对各单位协议的签订、履行情况进行监督检查；2.1.5 负责组织协议管理人员的培训、取证及持证上岗；2.1.6 监督检查各单位协议纠纷调解、仲裁或诉讼事宜；2.1.7 负责总公司法人授权委托书的平常管理工作；负责与协议有关的用印审批事宜；2.1.8 负责国家及地方有关协议示范文本在本单位的推广应用工作。2.1.9 各区域办事处须设兼职负责本部门的协议档案管理、履行管理及协议紧密联系的相关方面工作人员。其重要职责是：1）负责执行总公司协议管理办法；2）负责所在单位所有协议的平常管理工作，收集、记录、整理、收存管理协议及组成协议的有关协议、函件等协议文献；3）负责索赔工作的资料收集、整理、收存等；4）及时向所在单位及总公司报告平常协议管理中发现的各种问题，特别是那些影响较大、矛盾突出，亟待协调、解决的问题。2.2 生产技术部2.2.1 负责材料采购协议、劳务协议的管理。2.2.2 负责监督检查协议的履行情况。2.3 各部门负责本部门所签非建设工程类协议及同公司经济利益、社会信誉密切相关的协议和协议的管理。3. 一般规定3.1 协议洽谈、签订人员应具有相应的业务能力、专业知识及法律常识，须遵纪守法、严格执行总公司各项管理制度，严禁借工作或职务之便索贿受贿、假公济私、严禁隐瞒真相使个人得利公司受损，严禁签订无效协议。3.2 实行经济协议的洽谈权、审查权和批准权相对独立、互相制约的原则。公司所有协议的洽谈、签订均须经协议主管部门审查批准后予以出具公司的介绍信、法人委托书等相关手续，协议订立、审查批准均须严格按照协议评审程序进行。3.3 本办法第二条规定的所有协议一律采用书面形式签订，严禁非正式、非正规、不严谨等形式的协议，杜绝签订无效协议及协议履行事实在先而签订在后的现象发生。3.4 实行法人授权委托制度。公司所有协议，只有法定代表人或经授权委托的代理人方有权签订，其他任何人均无权签订。委托代理人行使代理权时，均在授权权限及期限范围内严格行使，严禁无权或越权代理。3.5 授权委托书由市场营销部负责，各单位申请开具法人授权委托书时须出据对方规定法人授权委托书的相关材料和申请单位领导的批准证明，经核准后方予以办理。凡无正式书面材料而口头规定开具法人授权委托书的，市场营销部有权拒绝其申请；遇特殊情况，应写出书面材料向总经理报告，经总经理批准后可予以办理。工程洽商阶段，原则上不予以出具法定代表人授权委托书，必须出具证明的，可由协议主管部门对市场的占有情况认定后，由市场营销部出具介绍信。3.6 各单位在协议洽谈及签订时均应认真核对对方的营业执照、资质等级、资信情况 、任职情况、授权委托书、使用印章等验，必要时可通过有关行政机构进行具体的征询、了解，验明其是否具有主体资格、代表资格、代理资格等，严防对方无权代理、实行协议欺诈。此过程中的相关资料要特别注意留底保存。3.7 凡合作工程各单位在协议盖章之时均须将双方合作协议一并交由协议主管部门进行评审；合作协议为协议的一部分，须由总公司协议主管部门加盖协议专用章后方予以成立，否则一律为无效协议。4. 建筑装饰工程施工协议的订立4.1 签订协议时我方应积极出具自己的身份证明书或法人授权委托书并验证对方的主体资格。法律代理人或委托代理人必须在协议（或协议）书上签字，协议履行地应约定为我方所在地或与我方有最密切联系地。4.2协议洽谈过程中，对于有关担保、垫资、履约保证金的特殊情况，各单位应严格按照国家法律法规及总公司相关规定执行，及时将有关情况向协议主管部门及总经理报告，经审查批准后方可实行。4.3 建筑装饰工程施工协议在投标前或签订前均应按规定进行标书评审或协议评审，增强签订协议的合法性、严密性及可执行性，减少协议纠纷发生的也许性，最大限度保护公司合法权益。4.4 担保、垫资等特殊工程必须报总经理审批，正式批准后方可签订协议。4.5 建筑装饰工程施工协议范本文本是由国家或地方有权机关制定的，其具有规范性、可靠性、完备性及实用性等特点，有助于平衡发包方和承包方双方的利益，能在一定限度上最大限度地体现和保障承包方的合法利益、避免纠纷的发生。故此，提倡各单位在协议签订时采用国家或地方相应的协议示范文本，并在协议内容上作出齐全、完备的选择。4.6 建筑装饰工程施工协议的订立必须使用协议专用章。未加盖总公司加密后的协议专用章的协议，一律视为无效协议，预决算部门和财务审计部亦有权不予以办理结算、拨款等手续。如因特殊情况，单位领导应写出书面申请，提交总公司协议主管部门和总经理审查批准。协议专用章由总公司办公室统一管理，严禁各单位用其他印章签订工程施工协议及合作协议。4.7 建筑装饰施工协议订立时应有：工程内容、数量、单价及合价。4.8 协议签订后，区域办事处应积极向本地主管部门对协议进行备案，协议备案完毕后，交由市场营销部存档。5. 协议的效力6.1协议依法成立，自成立时生效。法律、行政法规应当办理批准、登记等手续的，应办理相关手续。6.2 协议对方当事人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立协议，我方可以催告对方被代理人在一个月内予以追加，如对方被代理人未作表达，则视为拒绝追认。我方在协议被追认以前亦有权撤消协议，告知对方即可。对方被代理人明示拒绝追认或被视为拒绝追认的，我方因此导致的损失应规定该无权代理人承担责任。6.3 协议对方当事人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后已被代理人名义订立协议，我方如有确凿理由和证据相信对方行为人有代理权的，我方可向对方被代理人主张协议权利。6.4 严禁签订无效协议及无效的协议免责条款，尽量避免签订也许出现变更或撤消的协议。协议签订后长时间不能履行的，市场营销部有权规定有关单位作出解释和说明，并提出相应的证明材料，并报总经理审批。协议肯定不能履行的，双方解除协议，协议归于无效，已报协议额解除。6. 协议的履行7.1 协议依法成立后，即受法律的约束，当事人必须按照约定全面履行协议的义务，严守诚信。 7.2 协议内容应具体明确，没有约定或约定不明确的应及时协议补充，不能达成补充协议的应按照协议的有关条款或者交易习惯及时拟定，仍不能拟定的依法执行。7.3 协议履行过程中我方在规定工程款支付方面，除一方面要与建设单位、总包方及监理方等搞好关系外，还要注意有效的运用法律武器充足保护自身合法权益，善于运用同时履行抗辩权、后履行抗辩权、先履行抗辩权、解除权等有效法律手段达成自己的合法目的，维护公司利益。7.4 有关协议履行过程中的书面签证、来往信函和数据电文（涉及电报、电传、传真、电子数据互换和电子邮件）均为协议的组成部分，项目经理及相关人员应认真收集、保存此类资料并及时归档，并应及时提交区域办事处领导及总公司有关部门、领导批阅、批准，从而制定相应措施，为防止协议纠纷发生、进行索赔做好准备。7.5 总公司市场营销部是协议管理的主管部门，将不定期的对各区域办事处协议的签订、履行情况进行监督检查，协助解决好协议履行中出现的有关问题，吸取教训、总结经验。7.6 对于协议履行过程中相关的违约情况和干扰协议履行的事件，项目部应及时查明因素，并收集相关的证据，及时、合理的向对方提出违约或索赔的书面报告。如相关方对我方提出索赔规定，我方对此应认真研究、及时协商、据理力争、采用合理合法、针锋相对、行之有效的措施。7.7 协议履行过程中发生的各种问题，工程项目部及区域办事处要及时向总公司主管部门和总经理报告，以便及时协调、提前准备。此外，总公司在认为必要时亦有权对此类情况进行监督检查和核算。7. 协议的变更和解除8.1 协议订立后即受法律约束，任何一方不得擅自变更和解除协议。由于设计变更、材料变更等重大变更确需协议变更的，双方当事人应协商一致，对协议变更的内容做出明确约定，并按法律、行政法规规定履行相应批准、登记等手续；确需解除协议的，协议所属单位应写出书面申请，连同有关证据材料一并提交总公司市场营销部，待正式审批后方可解除协议或同对方签订解除协议的书面协议。8.2 协议变更协议仍为原协议必不可少的一部分，应按照本办法规定履行相应协议变更评审手续，经审查批准后方予以加盖协议专用章，其传送与原协议一致。8.3 协议履行过程中非因我方因素发生停工、缓工等协议中止情况或协议终止履行时，区域办事处或工程项目部须及时办理协议中止或终止相关手续，或正式函告、告知对方，或到有关部门进行有效登记、备案等，并注意相关资料、证据的收集整理，务必采用切实可行的措施有效防止协议纠纷的出现、争取积极，并为因协议中止给我方导致的经济损失进行索赔做好准备。协议中止后恢复履行的，同样须办理恢复履行相关手续，并注意资料留底保存。上述情况各单位应及时告知总公司协议主管部门和相关领导。8. 违约责任9.1 协议依法成立即对当事人双方产生法律约束力，当事人一方不履行协议义务或者履行协议义务不符合约定的，均构成违约，应依法承担继续履行、采用补救措施或者补偿损失等违约责任。9.2 鉴于建设工程施工协议洽谈、签订中我施工方所处地位相对不利的客观现实，在违约责任的双方约定方面，我方应在承担因违约发生的费用、违约金的支付、损失补偿的范围及计算方法等规定发包方违约责任方面善于运用法律武器，做到有章有节、合理合法、从协议的签订之初即注意时刻有效保障自身的合法权益、避免协议纠纷发生。9.3 在协议履行过程中如发生不可抗力事件，我方应特别注意相应证据保存，特别是文字、实物、照片、录像资料的保存，以抗辩对方违约主张，合理解决协议纠纷，保证公司合法权益。10. 协议争议解决10.1 在选择协议争议解决的方式时，要根据协议的不同性质、具体情况做出适当选择，或和解、调解、或通过仲裁、或进行诉讼。在选择仲裁或诉讼作为协议争议解决方式时，应特别注意对仲裁委员会和管辖法院的约定，在符合仲裁法、协议法等法律、法规规定的前提下，最大限度的争取由与我方有紧密联系、在地理位置或时间上的相关方面有助于（或也许有助于）我方的仲裁委员会或法院管辖。10.2 协议争议解决的相关情况，当事单位应及时写出书面材料向总公司协议主管部门和有关领导报告，总公司在认为必要时也有权随时了解、监督检查协议争议解决情况。如至诉讼等。11. 协议档案管理11.1 各类建筑装饰工程承包协议（重要涉及建筑装饰工程施工协议、设计协议及技术服务协议）统一由总公司市场营销部进行管理，该部设立协议档案，收集、整理、归档协议资料。11.2 材料采购协议、劳务协议由生产技术部负责管理 ，非建设工程类协议由各相关单位负责，并按具体项目建立协议管理台帐，报总公司财务审计部备案。11.3 中标告知书、合作协议书、协议补充协议、协议变更协议等均为协议文献必不可少的组成部分，应及时整理、上报、评审、归档，市场营销部负责归档管理。11.4 与协议有关的补充协议、会议纪要、来往信函、传真、告知、签证等书面材料也应予充足重视，及时收集整理，进行归档管理。11.5 总公司协议保存数量规定：建设工程施工或设计协议：3份，原件2份，复印件1份。技术服务协议： 3份，正、副本各1份，复印件1份。材料采购协议： 3份，正、副本复印件各1份。劳务协议： 3份，正、副本复印件各1份。协议分类保管，由协议签订部门负责保管。原件一份存财务审计部。11.6各单位在协议履行完毕后应抓紧时间进行竣工结算，已竣工结算的应向生产技术部提交相应的工程竣工资料一套。12. 处罚规定12.1 对有下列情况之一的，根据情节轻重追究有关负责人或直接负责人的行政、经济责任：构成犯罪的，依法由有关司法机构追究其刑事责任。12.1.1 没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立协议及具体负责人超越权限订立协议，给公司导致损失的。12.1.2 在协议签订中违反本办法规定，滥用职权、玩忽职守，陷入对方协议欺诈，给公司导致损失的。12.1.3 在协议履行过程中，故意或重大过失致使协议不能正常履行，给公司导致损失的。12.1.4 在协议的签订、履行过程中运用职务或工作之便索贿受贿、徇私舞弊、假公济私，使公司遭受损失的。编制： 审核： 批准：