售后服务部管理制度.doc

XXX管理文献售后服务工作流程及管理制度文献编号： 编制： 审核： 会签： 批准： XXX有限公司2023年8月售后服务工作流程及管理制度一、售后服务管理目的为规范售后服务工作，满足用户的的需求，保证用户在使用我公司产品时，能发挥最大的效益，提高用户对产品的满意度和信任度，提高产品的市场占有率， 制定售后服务管理制度和工作流程二、售后服务内容 1 根据协议及技术协议的规定，对保修期内，因产品的制造，装配及材料等质量问题导致各类故障或零件损坏，无偿为用户维修或更换相应零配件 2 对保修期外的产品，通过销售中心报价（涉及零配件，人员出差等）费用迅速，果断排除故障，让用户满意 3 对协议中规定进行安装调试的，在规定的时间内，组织人员对产品进行安装调试及对用户工作人员进行培训 4 定期组织人员对重点销售区域和重点客户进行走访，了解产品的使用情况，征求用户对产品在设计，装配，工艺等方面的意见 5 宣传我公司的产品及配件三、售后服务的标准及规定 1 售后服务人员必须树立用户满意是检查服务工作标准的理念，要竭尽全力为用户服务，觉不允许顶撞用户和与用户发生口角 2 在服务中积极，热情，耐心的解答用户提出的各种问题，传授维修保养常识，用户问题无法解答时，应耐心解释，并及时报告售后服务总部协助解决 3 服务人员应举止文明，礼貌待人，积极服务，和用户监理良好的关系 4 接到服务信息，应在24小时内答复，需要现场服务的， 在客户规定的时间内到达现场，切实实现对客户的承诺 5 决不允许服务人员向用户索要财物或变相提出无理规定 6 服务人员对产品发生的故障，要判断准确，及时修复，不允许同一问题反复修理的情况 7 服务人员完毕工作任务后，要认真仔细填写“售后服务报告单”，必须让用户填写售后服务满意度调查表 8 对于外调产品，或配套件的质量问题，原则上由售后服务总部协调采购部由外协厂家解决 9 重大质量问题，反馈公司有关部门予以解决 10 建立售后服务来电来函的登记，做好售后服务派遣记录，以及费用等各项报表四、管理考核办法 1 投诉方式：用户以来电、来函、来人方式反映服务人员工作中表现不良或对服务不满意的即为投诉 2 因以下因素导致用户投诉的，一经查实，记大过一次，并采用有效措施挽回影响2.1 和用户发生口角，顶撞用户2.2 对用户索要财物，并提出无理规定的2.3 因个人因素未及时为用户服务的2.4 因个人因素导致同一问题反复修理的 3 实事求是按公司财务制度和销售中心的有关规定报销，提交报销的各种票据应真实、合法、有效，出差的票据与出差地应相符，否则不予报销，一旦发现弄虚作假的行为，视情节给予记过、记大过、辞退直至追究法律责任 4 每次服务结束，未来电总部擅自离开的，罚款50元/次 5 因个人因素未按规定期间到达用户现场的，罚款50元/次 6 用户服务报告书未详尽记载（如故障因素，解决办法、更换零件名称、用户意见等），罚款20元/次 7 售后人员早上8点到晚上10点必须开机，如发现无端关机或拒接电话，扣除出差电话费补贴或罚款10元/次 8 售后人员不服从服务总部统一指挥的，罚款100元/次五、业务程序1、差旅费报销审批流程规定将日期、起讫地点、类别、金额、姓名、职级、出差事由如实填写售后服务人员填写“差旅费报销单”规定原始凭证与“差旅费报销单”中描述一致将出差票据按“差旅费报销单”填写顺序贴于“原始凭证粘贴单”上按照 “差旅报销制度”核定费用补贴标准、出差天数、原始凭证是否齐全、真实，核查无误后在“审核”栏签字“规定严格按“差旅报销制度”出差补贴标准执行，未经请示批准的开销一律不予报销，如的士费、餐费、人工费、材料费等审核签字呈送总经理批准交财务报账2、售后服务请款流程根据出差时间长短、地点远近按实际需要借款填写“借据”内容涉及时间、部门、借款人、借款金额（大/小写）、借款用途说明出差需求（国内/国外） 财务按主管借款领导签字批示发放借款审核签字、呈送总经理批准，交财务领款或告知财务汇款直接解答转有关部门解答函电解答3、用户服务信息解决流程直接解答转有关部门解答函电解答派人现场解决营销中心用户服务室总经理开出用户服务报告书分析、研究修理方案用户营销总监开出修理工作联络单分析故障因素编制修理计划告知组织实行验收、保存、发运产品返厂解决补供备件及资料总工程师品管中心建立用户服务档案制定专门解决方案组织专题会议营销中心技术中心4、用户服务售后配件生产计划、发货流程售后配件生产需求下达工作联络单至营销中心计划室，注明售后配件名称、规格型号、材质、数量、需求日期、用户、原计划单号等信息售后配件生产计划下达情况、生产加工、装配进度，采购进度、入库进度跟催确认售后配件生产入库完毕，下达工作联络单，注明发货地址、收货人、联络方式、物品名称、数量、材质、型号规格、发货日期规定、到货时间规定至营销中心协议管理室、成品库、发货人员。成品库备货，开具调拨单，告知包装、检查发货人员开具售后销货单，联络发货商拟定发货方式与用户贯彻货品接受情况5、用户服务资料归档流程收到用户、销售员、代理商来函或邮件分析、解决来函或邮件解决意见回复或邮件每月初将上月解决来函、邮件、回复意见，按月份、用户或产品类型分类整理、归档年终将各月份的归档资料整理汇总，装订成册，保存6、记录报表每月记录售后服务数据（每月4号前报公司企管室），涉及：1) 安装调试（人、次/天）及费用2) 售后派人（人、次/天）及费用3) 售后材料费用4) 售后运送费用5) 售后总费用（协议规定的指导安装调试费用除外）6) 每月售后服务项目报表整理汇总，于次月初（5号前）整理一份交至品管中心、技术中心、营销中心、高层领导。