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差旅管理制度

概述
本政策根据中国的相关法规及施耐德集团颁布的有关差旅管理制度的基础上修改而成，描述了在中国境内和境外因公出差的有关规定。

适用范围
适用于本公司全体员工（销售员工除外）。

定义
员工因工作需要前往常驻工作地点以外的其他地方，视为出差。

内容

1、 总则
2、 安全与健康
3、 差旅申请
4、 交通
5、 通讯
6、 住宿
7、 补贴
8、 财务报销费用要求
9、 声明

1 总则

1.1 在出差之前，员工必须充分考虑出差的必要性和是否有其它方式代替。
1.2 出差员工应对自己可能携带的所有机密商业数据、文档和公司财物全权负责，在整个旅程中必须保证其安全性和保密性。
1.3 经理有责任审查员工的报销单，使其符合差旅管理制度的有关规定。
1.4 在公司有指定代理商的情况下，员工应优先选择公司指定代理商提供服务；

2 安全与健康

2.1 员工要为自己的安全负责，选择安全的交通和住宿等。
2.2 紧急情况：员工在出差时要携带本部门经理、总监和人力资源部人员的联系电话，如遇突发紧急情况，员工要第一时间联系本部门经理或人力资源人员。
2.3 保险：公司为员工购买了意外和人寿保险，除国际旅程需要向公司提交申请另外购买商务旅行险外，公司不再为员工报销航空意外保险费。

3 差旅申请

3.1 员工必须及时、准确、详尽地填写出差申请，经部门经理/总经理批准，方可安排实施。
3.2 审批授权如下
行程类型
申请人
境内商务/培训
境外商务
（含港澳台）
境外培训
（含港澳台）
员工
部门经理
部门经理+总经理＋BU VP
部门经理＋人事经理＋总经理＋BU VP＋BU HR
部门经理
总经理
总经理＋BU VP
总经理＋人事经理＋BU VP＋BU HR
总经理
BU VP
BU VP
BU VP ＋BU HR
客户
部门经理＋总经理
部门经理+总经理+ BU VP
不适用

4 交通
² 商务旅行的交通工具和为飞机、火车、汽车、轮船、出租车、地铁等；
² 所有因公出差人员，一律本着经济快捷的原则选择交通工具；

4.1 飞机
² 员工应尽量提前7天预订机票，以争取最优惠的票价；
² 员工差旅通常乘坐经济舱，如许乘坐商务仓以上需经财务经理和总经理事前事前审批；境外差旅超过10小时，可选择乘坐商务仓）
² 机票订购：人力资源行政部在接到出差申请审批后，统一进行订购结算。员工通常情况下不得以个人名义订购机票。
² 为了实现对商务旅程总体费用的控制，乘坐任何航班均需选择最低票价，员工不得通过购买和预订机票为个人谋取利益；
4.2 火车
² 处于节约节能的考虑，在可行的情况下，公司建议出差员工优先考虑乘火车出行。
² 火车票费用由员工自付后报销。

4.3 汽车租赁
² 出于安全考虑，员工应优先选择出租车、公共交通工具或其它制定的交通方式。如不具备以上交通条件，才可选择汽车租赁的方式；
² 在汽车租赁时，员工应选择具有合法营运资质证明的汽车租赁公司；
² 汽车司机必须具有前往地区的驾驶执照，熟悉当地的交通法规；
² 应根据乘车的人数和距离的实际需求，选择适合的短途汽车租赁，并且保证选择符合需要的最低类别。

4.4 轮船
² 轮船可以乘坐二等舱

4.5 其它
² 个人行李超重运费及打包费自理；
² 在出差当地市内可以乘坐出租车或地铁等有效交通工具，但禁止包用出租车；在当地的交通费最高不得超过人民币200元/日，报销时分别申报。因特殊情况超过此标准的市内交通费，必须经过总经理批准方可报销；
² 员工在出差期间交通费在限额内实报实销；
² 因安全和 保险等原因，未经公司许可，员工不得使用私人车辆公务；
² 在境外出差培训的因公交通费用可实报实销。

5 通讯
在出差期间发生的因公电话费、邮寄费、传真、电子信件、复印等相关费用，凭明细账单报销,，报销应说明费用用途。
6 住宿
² 员工出差住宿要按协议房价使用公司的合同酒店，请参照公司的合同酒店清单；
² 部门经理出差，可参照施耐德集团协议酒店执行；
² 培训和正常公务，公司提倡住经济快捷酒店；
² 对于出差到没有公司合同酒店的城市，员工可根据规定限额自行选择酒店；
² 部门经理可实报实销；
² 其他人员报销限额详见下表（含各种附加税费，不论是否包含早餐）：
出差所往区域
住宿标准（元/人/天）
北京、上海
340
广州、深圳
300
其他城市
260

² 如因特殊情况超标的住宿费，应在出差申请中说明，并需总经理事先批准才能报销；
² 连续出差4天（夜晚）以上，从第五天开始公司每天可负担洗衣费不超过人民币40元（实报实销）；
² 境外差旅住宿，实报实销，酒店级别最高不得超过3星级标准；
² 酒店费用报销应提供发票和住宿的费用水单明细。

7 补贴
7.1 差旅津贴：员工因公出差可享受差旅津贴，其目的在于承担旅行中发生的个人合理费用，包括餐饮、日常或应急个人费用，私人电话费等。差旅津贴需要员工提供正规发票在出差后规定时间内报销。
7.1.1 惠州市内和万州区内商务/培训（含周边郊区县）的不得申领此津贴。
7.1.2 差旅津贴标准：90元/日，培训及由公司组织并提供全部餐饮的内部会议不享受津贴；
7.1.3 出差满24小时为一日，当日因公报销餐费的，津贴相应每餐减少30元。
7.1.4 出差不到24小时的，无津贴，餐费可凭发票报销，每餐不超过30元。
7.1.5 一个自然月内，连续出差20天以上员工，差旅津贴按照每月2000元计算。
7.1.6 对于出差超过3个月的人员，公司视为短期外派，外派期间差旅津贴按照每月2000元计算。
7.1.7 公司将提供宿舍招待所为出差至万州工厂的员工，并鼓励出差超过5天者住在公司的宿舍招待所内（请另见公司宿舍招待所的执行标准）。
7.1.8 部门经理（含）以上人员不享受出差津贴，餐饮实报实销；
7.2 境外出差/培训：津贴标准为15美元（或11欧元）人/天，膳食实报实销。
7.3 餐费报销其他规定：
Ø 在员工享有境内差旅津贴或境外餐费补贴的情况下，公司将不再报销任何餐费。
Ø 在多名员工为了公司内部商务需要而集体就餐或员工与外部人员（客户、供货商、伙伴等）一起就餐时，应由最高级别的员工进行付款并进行报销，不允许较低级别员工付款之后经理给予报销批准。参加的员工个人将不再享有此餐的出差津贴和餐费报销。

8 财务报销费用要求

Ø 所有员工在报销差旅费应填报差旅费报销单（标准格式从财务部取得），取得相应审批后到财务报销。审批权限参照公司业务审批权限（DOA）。

Ø 所有境内费用报销应提供与实际差旅活动相符的正式税务发票
。发票抬头为“重庆恩盛电器有限公司”（交通费用发票除外），白条一律不予报销。对于没有相应发票和发票丢失的情况，应书面说明情况，并取得总经理和财务经理的审批。对于因个人过失原因导致的发票丢失，相应的税费由个人承担。

Ø 国际差旅报销规则参照施耐德电气（中国）有限公司相应细则执行。

9 声明
本制度即日起生效。未尽事宜，由人力资源行政部和财务部释义。

出差申请表

部门

工号

姓名

工作常驻地

出差前往地点

出差事由

预计出差时间
自： 年 月 日 时
至： 年 月 日 时
出差交通方式
公交车： 出租车： 地铁：
火车硬座： 火车软座： 长途汽车：
火车硬卧： 火车软卧：
飞机： 其他：
住宿预算
人民币 元/ 天 * 天＝ 人民币 元
出差审批
部门经理： 日期：
总经理： 日期：