通融地产集团项目工程设计档案管理制度.doc

项目工程设计档案管理制度
1 目的
为加强档案管理，保存好工程设计全过程的档案资料，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，结合本公司实际情况，特制订本规定。

2 合用范围
本规定合用于本公司的所有项目工程设计的文献和资料的归档。

3 职责
办公室负责归口管理档案资料工作，具体由档案资料管理人员实行。
项目负责人负责将与本工程有关的需归档的资料归档。

4 管理内容与规定
4.1 工程设计归档内容与规定
4.1.1 工程设计的文献、资料和记录应及时按照规定收集、整理和归档。
4.1.2 工程设计档案按设计阶段归档，设计阶段一般可分为规划、方案设计、初步设计和施工图设计。
4.1.3 工程设计在规划、方案设计阶段完毕后，下述文献必须归档：
a) 主管部门的批准文献；
b) 设计任务书或招标书、中标告知书；
c) 规划部门批准的用地范围（用地许可证）及红线图；
d) 规划/方案设计产品文献；
e) 项目管理体系中有归档规定的项目记录；
f) 其他有关文献。
4.1.4 工程设计在初步设计阶段完毕后，下述文献必须归档：
a) 主管部门的方案批准文献；
b) 公司对方案的修改意见；
c) 初步设计审批意见书；
d) 初步设计产品文献；
e) 概算文献；
f) 项目管理体系中有归档规定的项目记录；
g) 其他有关文献。
4.1.5工程设计在施工图设计阶段完毕后，下述文献必须归档：
a) 主管部门的初步设计批准文献；
b) 规划、抗震、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、燃气、电话、人防等部门的审核单；
c) 地质勘察报告；
d) 施工图设计产品文献；
e) 预算文献（如协议中包含预算内容时）；
f) 项目管理体系中有归档规定的项目记录；
g) 其他有关文献。
4.1.6 归档文献必须完整，笔迹清楚；不得使用铅笔、圆珠笔等笔迹不牢固的书写工具书写，亦不得使用涂改液；各级责任者应签署齐全。
4.2 工程设计归档程序
4.2.1 工程完毕后二个月内，设计项目负责人应将归档的文献资料及时收集齐全，图形文献需分专业及子项刻成光盘，并填写《设计文献归档目录单》（格式见附录A、B、C）后交档案资料管理人员存档。
4.2.2 档案资料管理人员接到档案材料时，应清点检查档案材料的完整性，查证后在设计文献归档目录单上签字确认。如有不符合归档规定的归档文献，应规定有关人员限期改正，改正后才干归档。
4.2.3 档案资料管理人员在收到归档的文献后一个月内，应对工程设计图纸和文字材料进行分类整理编目，编制档号，装订成册，登录入库。
4.2.4 不符合归档规定的工程项目，由档案资料管理人员告知总师室和经营管理科，该工程项目按未完毕解决。
4.2.5 设计文献归档后，在施工过程中发生设计更改时，所形成的有关文献均应及时补充归档。
4.3 工程设计档案保存期限
4.3.1 根据工程设计档案文献保存的不同需要，工程设计档案文献的保存期限分为永久保存、长期保存。其中长期保存期为15~50年。
4.3.2 工程设计档案文献的保存期限按下表执行：
序
归 档 文 件
保存期限
1
项目批准文献
长期
2
设计协议或设计任务委托书
永久
3
规划部门批准的用地范围和红线图
长期
4
方案设计审批意见
长期
5
初步设计批复文献
长期
6
消防、环保、交通、供电、供水、燃气等部门审核单
长期
7
工程地质勘察报告
永久
8
施工交底记录
长期
9
方案设计、初步设计、施工图设计图纸和计算书（涉及电算资料）
永久
10
概/预算书
长期
11
有关的测试资料
长期
12
设计修改告知单
永久
13
施工技术核定单
永久
14
工程来往文献
长期
15
质量事故情况及解决报告
长期
16
工程施工验收材料
永久
17
项目管理体系其他运营记录
长期
18
工程总结及优秀项目申报材料（合用时）
长期

4.3.3 工程设计档案的保存期限，应在档案材料编制形成，且归档后的次年第一个月算起。分期分批归档的，以最后一批档案材料的编制和归档时间为准。
4.4 工程设计档案的贮存、保护和处置
4.4.1 档案管理人员要做好档案的贮存和保护工作，涉及档案资料的防丢失、防火、防潮、防霉等工作。要天天观测和记录库房的温度、湿度情况，并对不适宜的温湿度采用措施予以调整。
4.4.2 本公司工作人员需要查阅档案资料，应办理调阅手续，需经总师室批准并签字。
4.4.3 已过保存期限或作废的档案，应按照《项目记录管理制度》中第4.5节的规定进行鉴定，并造具清册，即《档案文献销毁记录》（格式见附录E），经董事长批准后，由档案管理人员会同监销人予以销毁，并共同在销毁记录上签署。

5 记录
征询报告/规划/方案设计文献归档目录单
初步设计文献归档目录单
施工图设计文献第一次归档目录单
施工图设计文献第一次归档目录单（续页）
施工图设计文献第二次归档目录单
档案文献销毁记录
附录A
和融集团
HE RONG
征询报告/规划/方案设计文献归档目录单
工程编号：
归档日期：
页 次： /
工程名称

序
设 计 文 件 名 称
数 量
备 注
1
主管部门的任务批准文献

2
设计任务书或招标书

3
规划部门批准的用地范围及红线图

4
规划设计规定告知单

5
规划/方案设计文本

6
设计文献/图纸内审记录

7
其他项目管理体系运营记录

8
其他有关文献

9
征询报告文献

10

11

12

13

14

15

16

光盘存档：

光盘刻录人/日期
总师审核意见：

总工程师/日期
归档情况：

项目负责人/日期
档案验收人/日期
附录B
和融集团
HE RONG
初步设计文献归档目录单
工程编号：
归档日期：
页 次： /
工程名称

序
设 计 文 件 名 称
数 量
备 注
1
主管部门的方案批准文献

2
公司对方案的修改意见

3
交通、环保、绿化、抗震等审批意见、

4
初步设计文本

5
初步设计图纸
A0
A1
A2
A3
A4

建筑专业

结构专业

给排水专业

电气专业

暖通专业

6
概算文献

7
设计文献/图纸内审记录

8
其他项目管理体系运营记录

9
其他有关文献

10

光盘存档：

光盘刻录人/日期
总师审核意见：

总工程师/日期
归档情况：

项目负责人/日期
档案验收人/日期
附录C
和融集团
HE RONG
施工图设计文献
第一次归档目录单（首页）
工程编号：
归档日期：
页 次： /
工程名称

设 计 文 件 名 称
数 量
备 注
立
项
批
文
1. 主管部门的任务批准文献

2.选址意见书

3.规划部门批准的用地范围（用地许可证）

4.拨地位址的红线图

5.设计任务书（委托书）

设
计
文
件
6.中标告知书

7.周边地下管线图

8.建筑物座标图

初
步
设
计
批
文
9.主管部门批准的初步设计文献

有关部门
规 划

消 防

环 卫

抗 震

供 电

环 保

交 通

上 水

卫 生

电 话

煤 气

人 防

园 林

工 务

街 道

资
料
10.地质详勘报告

11.必要专业技术性审批或协议文献

12.有关的测试资料

光盘存档：

光盘刻录人/日期
总师审核意见：

总工程师/日期
归档情况：

项目负责人/日期
档案验收人/日期
附录C
和融集团
HE RONG
施工图设计文献
第一次归档目录单
（续页）
工程编号：
归档日期：
页 次： /
工程名称

设 计 文 件 名 称
数 量
备 注
全
套
施
工
图

A0
A1
A2
A3
A4
自然张数
折A1
建 筑

结 构

给排水

电 气

暖 通

设计文献图纸内审记录单
专 业
建 筑
结 构
给排水
燃 气
电 气
弱 电
暖 通
概 算
预 算
张 数

审图公司盖章蓝图

附录D
和融集团
HE RONG
施工图设计文献
第二次归档目录单
工程编号：
归档日期：
页 次： /
工程名称

设 计 文 件 名 称
数 量
备 注
设
计
修
改
图
张
数

A0
A1
A2
A3
A4
自然张数
折A1
建 筑

结 构

给排水

电 气

暖 通

质
量
跟
踪
表
单
1.施工交底会纪要

2.工作联系单

3.重要技术核定单

4.施工现场报告单

5.消防审核通过单

6.沉降观测记录

7.验槽与桩基证明

8.有关的测试资料

9.分项验收证明

10.验收报告（合格证明书）

项
目
技
术
参
数
建筑面积

层数

基础形式

建筑性质

沉降值

结构类型

工程总造价

倾斜率

单方造价

单体建筑物长度

每平方米桩基混凝土用量

单体建筑物高度

抗震是否超限

光盘存档：

光盘刻录人/日期
总师审核意见：

总工程师/日期
归档情况：

项目负责人/日期
档案验收日/日期
附录E
和融集团
HE RONG
档 案 文 件 销 毁 记 录
编 号：
日 期：
页 次： /
序
档 案 文 件 名 称
数量
备 注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

审批意见：
董事长/日期：
以上文献均已于 年 月 日销毁。
监销人/日期：
档案管理人员/日期：