内部控制手册-应收账款管理.doc

应收款管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关应收款管理流程，旨在规范本公司应收账款管理工作。在保证最大可能利用信用拓展市场的同时，防范应收账款管理过程中的各种风险。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u XX市XX股份有限公司-应收账款管理办法u XX市XX股份有限公司-财务管理制度1.4 职责分工n 销售管理部：负责根据各种信息评估客户的经营情况和信用风险，形成信用及付款方式的初步意见报公司审批，并动态跟踪客户的应收账款风险；负责与客户签订销售合同，督促合同正常如期履行；负责应收账款管理，具体包括客户信用评估、出货管控、回款确认、对账管理、逾期欠款清理跟踪等；负责更新客户最新资料，具体包括客户地址、联系方式、联系人等。n 财务部：负责应收账款核算，审查销售业务凭证，严格按照销售合同、银行结算制度办理销售款项的结算，确保应收账款相关数据的准确性。n 总经理/分管副总：负责客户信用方案以及坏账核销的审批工作。1.5 流程图1.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施9.6-PR1应收账款的账期设置不当，可能导致对于客户的应收账款管理管理和催收不及时9.6-C2A预防性应收款项应按照欠款单位信用和账龄进行分类管理年应收账款账龄9.6-C2B预防性销售管理部负责收集整理客户规模、合同交易金额、银行信用评价及以前年度回款情况等信息，根据资料整理对客户进行信用等级分类年客户信用等级分类表9.6-C2C预防性销售管理部定期对所有应收款客户按回款率从高到底进行排序整理，将所有客户的应收款回款率等信息情况分析比较，重新评定客户信用等级年客户信用等级评定表9.6-C2D预防性将重新评定后的客户信用等级报部门负责人、财务负责人及分管领导审核确认年领导审核意见9.6-PR2未动态审核客户信用并相应进行账期调整，可能导致客户信用情况与实际情况不符，产生坏账隐患9.6-C3预防性对外赊销商品和预付货款，相关部门须动态审核客户信用等级，制定或调整信用政策和账期经部门负责人及分管领导签字批准年领导审核意见9.6-PR3应收账款账期的调整未经主管部门领导及公司领导审批，可能导致账期管理混乱，增加坏账损失风险9.6-C4预防性由于客户发生重大信用危机事项或资金风险导致客户现有应收账款账期及信用政策已不适用时，由销售管理部提出客户信用政策及账期调整申请年领导审核意见9.6-PR4财务部未按照客户编制应收账款台账，可能造成应收款项管理混乱9.6-C5预防性财务部按照客户分别编制应收账款台帐，详细反映各个客户的应收款项信息月应收账款往来明细账9.6-PR5未明确业务部门与财务部门或其他相关部门对货款对账、催收有关职责的分工，可能导致两部门相互推诿，造成应收款坏账9.6-C6A预防性销售管理部负责与客户签订销售合同，督促合同正常如期履行，并催讨赊销所欠款项。对客户在销售和使用过程中出现的问题、须办理的手续，帮助或联系有关部门或单位妥善解决年应收账款管理制度9.6-C6B预防性销售管理部负责客户管理，具体包括客户信用评估、出货管控、回款确认、对账管理、逾期欠款清理跟踪等年应收账款管理制度9.6-C6C预付性财务部负责往来款明细及应收账款明细核算，审查销售业务凭证，严格按照销售合同、公司结算制度办理销售款项的结算，确保收入、应收账款相关数据的准确性年应收账款管理制度9.6-PR6未定期与客户进行对账，并做相应差异处理，可能导致应收款项账实不符9.6-C7A发现性财务部门要定期会同业务部门，对本月发生业务形成的往来账目进行核对，确保应收款项清楚，对已形成欠款的要及时通知业务部门催收货款月应收账款对账单9.6-C7B发现性对超过结算期或合同收款期一定期限的大额应收款项，财务部门和相关业务部门要及时向部门负责人及分管领导汇报领导审核意见9.6-PR7财务部门未定期与业务部门进行对账，可能导致应收款财务账数据失真，应收款余额存在误差且原因不明9.6-C8发现性财务部门要定期会同业务部门，对本月发生业务形成的往来账目进行核对，确保应收款项清楚，对已形成欠款的要及时通知业务部门催收货款9.6-PR8销售确认完成时未及时做应收账款账务处理，可能导致财务记账不准确，影响财务核算9.6-C9A预防性销售管理部办理好客户销售确认后，将相关销售单、发货单等凭证交财务部年财务记账凭证及附件9.6-C9B预防性财务部对收到的相关凭证进行审核确认无误后，及时进行账务处理年应收账款明细账9.6-PR9未进行应收账款对账和差异处理，应收账款管理混乱，可能影响财务报告的真实、准确性9.6-C10A发现性财务部将应收账款对账单发给销售管理部业务人员签字确认并发给客户核对；客户核对后如对应收款余额有异议的，可提请客户在对账单上标示，经业务人员和会计进一步确认后反馈给客户确认月应收账款对账单9.6-C10B发现性编制应收款项余额核对表或对账单的人员不能同时担任记录和调整应收款项的工作年应收账款余额表；应收账款核对记录9.6-PR10未按规定编制帐龄分析表、进行款项可收回性分析，可能导致应收款项无法及时收回形成坏账，造成公司经济损失9.6-C11A发现性各责任部门要定期对应收款项的账龄进行跟踪分析，最大限度降低呆坏账年应收款账龄分析9.6-C11B预防性应收款项确认工作应当每月进行对账，并取得确认依据，确保债权法律诉讼时效的延续月应收账款对账单9.6-PR11未定期评估应收账款账期，及时计提应收账款坏账准备，可能导致公司资产价值计量不准确，造成资产损失9.6-C12A预防性财务部要严格按应收账款管理规定有关坏账准备规定的范围、方法、比例等规定提取坏账准备年坏账准备计提表9.6-C12B预防性财务部要定期根据账龄及应收款项的可回收性和公司制定的计提坏账准备的政策计提坏账准备，计提坏账准备要经财务负责人或分管领导审核年应收账款账龄分析表；坏账准备计提表；领导审批单9.6-PR12计提坏账准备标准不统一，可能导致坏账计提方法不一致，影响财务报告的真实、准确性9.6-C13预防性关于坏账准备的计提标准必须严格统一，符合公司会计政策相关规定年公司会计政策9.6-PR13对于账龄没有划分预警线，可能导致对逾期的应收账款的催收不及时不到位，造成应收款坏账9.6-C14预防性明确划分应收账款账龄预警线年账龄警戒线9.6-PR14未落实应收账款催收的责任部门/人员，可能导致财务部与业务人员对货款催收工作相互推诿，影响账款回收9.6-C15预防性制定应收账款催收责任主体，财务部负责应收账款账务核对，销售业务人员负责应收账款的催收工作年应收账款管理制度9.6-PR15应收款逾期后催收的不及时不到位，形成坏账呆账，可能造成公司资金周转不足，影响企业正常经营效率9.6-C16发现性应收账款会计负责定期检查客户还款期限及还款金额年往来款明细账9.6-PR16对于催收不回的应收账款没有再采取下一步工作，如通过法律诉讼追回应收账款，可能导致造成公司的资金损失9.6-C17A发现性对临近合同还款日期而尚未付清货款的客户，应收账款会计或相应职能部门人员应电话或邮件提醒催收货款年催款通知书9.6-C17B发现性到合同规定还款日期，应收账款会计应及时核对银行账户金额，确认客户是否在规定期限内支付货款年银行存款明细账9.6-C17C预防性对于长期催收不回的应收账款，应及时查明原因，因客户故意拖欠款项的应采取法律诉讼等措施及时收回款项年9.6-PR17应收账款的催收或追回的方式选择没有考虑成本效益，可能导致公司资金损失9.6-C18预防性公司相关部门应制定几种应收账款催收方案，然后对其进行分析比较，选择其中一种成本效益较好的方案年9.6-PR18坏账确认不及时，导致应收账款的账面价值虚高，影响公司财务报告的真实性、完整性9.6-C19预防性会计人员对已形成的坏账损失应及时上报财务部领导进行确认，经领导审批后进行坏账计提确认年坏账准备计提表9.6-PR19坏账核销未经过董事会及其他相关领导审批，可能导致应收账款核销未经过授权，引起违规风险9.6-C20预防性坏账核销应经过董事会及其他相关领导审批年领导审批单9.6-PR20未进行坏账损失原因分析并向主管领导汇报，可能导致坏账损失增加，影响公司资产价值9.6-C21A发现性应收账款会计应对所有坏账记录进行原因情况分析，形成坏账原因分析报告并报财务负责人及分管领导审核确认月应收账款坏账原因分析报告9.6-C21B发现性财务负责人及分管领导对坏账原因分析报告提出审核意见，对由我方原因造成损失的报总经理审核并采取相应的处罚。对于由客户原因造成的，将此类风险列入对客户的信用等级评标准，作为客户信用考核依据月领导审核意见9.6-PR21对于无法收回的坏账损失未按规定权限进行审批和核销，可能影响财务报告的真实、准确性9.6-C22预防性经核实客户确实无法支付款项的或其他原因造成款项无法收回的，会计人员应向部门负责人审批核销，经财务部负责人及财务总监审核确认后，会计人员进行账务处理年领导审核意见9.6-PR22未将应收账款回款率及坏账损失情况与相关部门人员工作绩效考核挂钩，可能影响应收账款回款率9.6-C23预防性公司对应收款项实行限额管理，每年初应测算并核定限额和清欠指标，年末对责任部门指标完成情况进行考核月相关人员绩效考核标准