办公室行政工作综合流程.doc

办公室行政工作步骤

办公室关键工作内容：
实施办公设备、公共设施日常管理和维护；
实施办公用具及日常见具采购、发放管理；
实施固定资产及低值易耗品管理；
实施秘书事务、行政日常事务、档案归档管理；
实施多种费用控制交纳；
实施后勤管理；
实施上级交办事务等。
具体工作步骤
一、 实施办公用具及日常见具采购、发放管理
月末综合办公室要依据其它部门请购计划及库存情况，并要依据相关要求作合适贮备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，立即保质保量地采购办公用具和日常见具，采购物品应该定价定点，确保质优价廉。要作好物品出入库登记，每个月盘存，确保帐物相符。
部门申请
主管审批
请购计划单
查看库存
检验验收
出入登记
月末盘存
帐物相符
监督检验
物品采购
定时询价议价

二、实施固定资产及低值易耗品管理
对于企业全部固定资产和低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每个月25日进行盘点，办公室会依据各部门盘点情况进行抽查，查对帐物是否相符，然后依据各部门盘点情况及调动增加情况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每三个月组织财务部对各部门进行全方面盘点，查对帐物。对需要报废资产按摄影关程序申请报废，立即跟进各部门资产调动、出入库单据查对，做到帐物相符。对于资产管理不妥、帐物不符，应进行对应处罚。
资产分类
建立台帐清单
每个月盘存
查对帐物

三、实施各部门基础设备、设施维修管理
综合办公室负责依据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确定。
全部维修要求做好统计、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成维修事项、立即了解情况并汇报责任人。
维修申请
统计立案
安排维修
维修结束
检验验收

四、实施文件档案归档管理
依据不一样种类档案特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定时搜集各类文件资料，并整理立卷归档。
各部门往来备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间次序等存档管理。
文件、资料搜集
分类整理编号
立卷归档
装订成册存放
使用.传阅控制

六、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好具体登记、统计，立即将各类信息（通知、文件）进行上传下达，尤其是各类用户信息应登记后立即传输给相关部门；
文件资料收发
行政审阅
上传下达
正确统计
传真往来

七、实施多种费用支付、控制
按时申请、交纳、控制企业各项费用，比如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳各项费用进行审核统计，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批立即、正确，以确保各职能部门工作正常开展。
统计各项所要交纳费用
申请审批资金
部门主管审批
领导审批签字
支付各项费用
归类登记管理

八、实施对外关系建立维护
建立良好公共关系平台是企业正常经营关键，综合办公室门担负着对外沟通、协调重担，要把对外关系维护作为关键工作来抓，企业经营活动包含到方方面面关系，现有政府部门，又有社会关系，哪方面关系处理不好，或多或少全部会有一定影响。在平时工作中要常常保持和已经相关系联络和沟通，并结合实际情况，建立新公共关系。在对外交往中要自觉维护企业形象，要将对外关系维护情况立即向领导汇报，方便作出符合企业利益调整。
关系建立
沟通协调
常常维护
情况汇报
合理调整
档案

九、实施处理突发事件
企业多种突发事件出现后，综合办公室在收到信息同时，要依据事件影响大小，快速向领导汇报，并立即处理，将有可能对企业或个人不利影响降到最低程度，情况尤其紧急又不能向领导立即汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导说明原因。在处理突发事件时，应把握有利标准，要充足维护企业或职员利益，树立好企业整体形象。
降低不利影响
处理结果汇报
突发事件出现
妥善处理处理
立即汇报领导
关键情况搜集

十、后勤服务保障
综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅管理进行监督，搜集职员提议，缓解职员情绪，经过有效路径督促集团企业改善；为职员提供较为良好生活、工作环境，提升保障质量；车辆管理中，要制订对应制度，常常提醒驾驶员遵章守纪，确保车辆随时处于良好性能状态，确保人员接送、货物输送时效性。
确定制度
加强检验
搜集提议
提升质量
职员满意
反馈
抚慰职员

安全工作是企业一项关键工作，综合办公室是安全工作关键实施部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充足明确关键安全项目，不定时地组织检验，认真查出安全隐患，立即消除潜在安全危害并作好统计。要落实安全责任制，签定安全责任制，计划安全教育、培训计划并认真加以实施。
熟悉安全制度
提升防范意识
计划教育培训
明确安全目标
组织实施检验
确保整体安全

十一、日常事务处理
综合办公室工作杂而乱，包含面广，大小事情多，而且很多事务含有不可确定性，临时出现工作，会给当日计划工作带来很大冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其它部门服务，所以也要帮助她们处理不包含本部门日常事务。不然会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。。
当日计划工作
临时事务处理
择其轻重处理
重视时效结果
确保正常工作
提升服务意识

十二、实施上级交办事务
优先完成领导交办各类事务，要求时限内完成不了，应向领导说明其原因，并尽力立即完成，最终将完成结果向领导汇报。
接收上级交办任务
立即完成
保质保量
汇报结果
确实了解、统计工作要求

综合办公室
电脑系统维护工作步骤

网络管理员要确保企业网络、各个工作站点能正常工作，确保企业电脑系统稳定高效，信息通道通畅，日常工作步骤以下：
一、 企业电脑设备申请步骤
1、设备申请： 包含电脑整机、电脑配件、网络和通讯设备、IC卡

建立关键应用设备标准
关键供给商价格信息档案

电脑用具
采购领用申请单
项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门提议栏：添写型号、数量、单价、总价；最终备注中简单写明原因；
各部门主管提出申请设备需要
设备型号
采购申请审 批

了解当地相关设备价格、型号

到财务领用
“资金审批单”
正确填写
购置名称及用途、金额

财务签字认可

联络供货商
送货上门
确定型号无误
填写“报销单”
贴上发票报销单，供货商签字
到财务报帐，付上电脑设备采购单、固定资产申报
更新、查对
设备档案

设备到位
安装调试，投入使用

2、日常故障处理：
各部门有电脑
故障处理申请
立即到现场
观察处理
是企业内部问题
处理完后做统计
是网络或其它问题
立即协调处理，统计事故原因
处理完后，汇报主管。

3、日常故障处理

处理问题
指导操作人员
留心避免同类错误
出现问题，信息反馈

经过数次总结，把常犯错问题处理方案
统一打印出来，作为培训教材、发往职员信箱
假如出现系统不可挽回破坏
费用报销
事故汇报

联络供给商

统计事故原因

综合办公室
人事日常工作步骤手册
第一章 前 言
第一条 为使本企业人力资源管理作业正轨化、制度化，能在有序可循情况下，使
本企业人力资源管理作业脉络一贯，并加强人力资源部门和各部门间了解，借以更亲密配合，提升工作效率，特制订本程序。
第二章 主 办
第二条 人力资源管理事宜由企业综合办公室负责管辖和办理，下设人事专员一人，
负责下列全盘人力资源业务。
第三章 招募甄试
第三条 人员招募作业程序
第四条 收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包含下列项目：
1. 招募职位名称及名额；
2. 资格条件限制；
3. 职位预算薪金（综合办公室和用人部门主管负责）；
4. 预定任用日期；
5. 通报稿或登报稿(诉求方法)拟具；
6. 资料审核方法及办理日期(截止日期)；
7. 甄试方法立即程安排(含面谈主管安排)；
8. 工作能力安排；
9. 准备事项(通知单、海报、企业宣传资料等)。
第五条 诉求：立即招募消息告诉大众及求职人，以下：
1.网络招聘：先拟广告稿、主管确定、公布；
2.登报征求：拟广告稿，决定发表何报、何时，然后联络报社报价、审批、实施。
3.内部推荐：以海报或公告方法进行。
第六条 应征信息处理：
1. 诉求消息发出后，会收到应征资料，人事专员定时搜集交主管审核后，由主管初
审并协调面试时间，通知前来本企业接收甄试。
2. 不合格应征资料，归档30天后销毁，但有要求退件者，应给退件。为了给社
会大众一个好印象，对全部未录用者发邮件“致谢函"也是应有礼貌。
第七条 甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1. 笔试包含下列：
(1)专业测验(由申请单位拟订试题)；
说明：常规情况下，由用人部门在申请人员增补时提供测试题和标准答案；
应试人员完成笔试后，由人力资源管理人员、用人部门主管或授权技术骨干、核定权限主管分别面试。
各级面试完成均应有面试统计和评价意见填写在面试统计表。
(2)领导能力测验(适合干部级)；
2. 面谈：由申请部门主管、综合办公室主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈
时应注意：
(1)要尽可能使应征人员感到亲切、自然、轻松；
(2)要了解自己所要获知答案及问题点；
(3)要了解自己要告诉对方问题；
(4)要尊重对方人格；
(5)将口试结果随时统计于"面谈统计表"。
(6)面试过程中，应尽可能满足应试者对岗位和企业咨询，并经过应聘者提问方法、出发点等评定应聘者心理素质。
(7)标准上全部步骤应试（笔试、面试、复试）须按排在连续时间内完成。
3. 如首次面谈不够周详或需要特殊安排，发出“复试通知单"，再次安排约谈。
第八条 背景调查：
经甄试合格，初步决定人选，视情况应做有效背景调查。（限管理、技术骨干）
第九条 结果评定：
经评定未录用人员，先发出谢函（邮件）通知，将其资料归入贮备人才档案中，以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，综合办公室发出“报到通知单"，并安排职前训练相关准备工作。
第十条 注意事项：
应征资料处理及背景调查时应尊重应征人个人隐私权，注意保密工作。
第十一条 体检安排
A企业人力资源管理人员统一安排体检，尽可能提前一天以上通知；
B派专员全程陪同体检；
C通知面试拟录用人员体检（强调时间、需空腹）；
D通知体检结果需要时间；
E立即向医院了解体检结果（合格者通知报到时间，不合格者通知情况提醒就医）。
第十二条 体检结果有重大疾病，不可直接通知当事人；必需时强调当事人有不健
康现象，指导当事人立即安排就医。
第十三条 体检结果有重大疾病，人事专员除汇报主管外，不能够在任何场所透露，以尊重当事人隐私。
第四章 任 用
第十四条 经核定录用人员，由综合办公室依据甄选报名单发给"报到通知单"，请她
于报到时携带下列资料：
(一)填写本企业新进职员录用表；
(二)缴验学历证、职称证及身份证；
(三)缴验近期正面半身免冠照片；
(四)原单位劳动协议结束证实；
(以上应缴资料视情况可增减)
第十五条 管理人员任用，视情况可发给"聘用书"和“任免通知”。
第十六条 新进人员于报到日，综合办公室应检收其应缴资料，若资料不全，应限期
补办，不然首月薪资可暂扣发。
第十七条 综合办公室随即应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项帮助办理下列：
(一)领取职员相关文具用具；
(二)发放考勤卡并解释使用；
(三)领取办公桌锁匙；
(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲（参考“工作程序”）。
(五)综合办公室应引导新进人员向部门主管报到，跟踪新职员适应情况和工作安排。
（参考“工作程序”实施）
第十八条 人员报到完成随即应办理下列事项：
(一) 更新职员花名册
(二) 收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案
(三) 填报集团企业全部资料。
第五章 试 用
第十九条 标准上全部职员试用期为三个月，期满合格者，办理转正手续才正试聘用，
部分试用成绩突出者，可提前转正。综合办公室每个月15日发出当月转正人员《考评表》，由被考评人提交述职汇报后，部门主管、综合办公室考评确定；行政人员经部门主管、综合办公室考评后呈相关领导核定；转正后职员经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可签署劳动协议。
第二十条 综合办公室依据考评表发给"试用期满通知"。
第二十一条 综合办公室发出“试用期满通知”后，并依不一样指示，办理下列事项：
(一)试用不合格者，另发给通知单。
(二)调(升)职者，由综合办公室办理异动作业。
(三)薪资变更者，由综合办公室主管办理调薪。
第二十二条 前条办理完成后，考评表应归入个人档案中。
第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必需停止试用时，
可立即提前办理考评，按程序报请权限主管核定停止试用。
第六章 异 动
第二十四条 晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理临时考
核，部门主管签署后转综合办公室签注意见，呈权限主管指示。
第二十五条 调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签，转综合办公室签
注意见后，呈权限主管核定。
第二十六条 未同意升、降、调申请单退回申请部门；经同意申请单则由综合办
公室依据公布"人事异动通知"，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业
务移交手续，履任新职。综合办公室应立即变更薪资名册。
第二十七条 经同意异动后，包含调整薪资者，综合办公室应依据人事异动申请单批
示，填制“薪资调整通知单"办理调薪。
第七章 请 假
第二十八条 职员因故请假应按相关要求办理，综合办公室立案，依权限逐层呈核，
再转回综合办公室登记于考勤表上。
第二十九条 请休假作业应另参考《职员手册》相关要求办理。
第八章 考 勤
第三十条 各部门主管应于每个月3日前将上月份考勤表审核后送综合办公室备查。
第三十一条 全部请假统计将作为职员工作表现考评依据之一。
第三十二条 职员因调休、请假，应按相关要求办理，综合办公室立案；经权限主
管核准后转综合办公室查核并登记于考勤表上。
第三十三条 职员请假超出三天以上，标准上应事先办理。
第三十四条 因公而未考勤，应通知综合办公室呈上级主管核签。
第三十五条 下班忘记打卡，可由本人找直属主管或综合办公室签证，若未签证者一
律以旷工论。（每个月签证不超出3次）
第三十六条 综合办公室于每日检视出勤情况，遇异常情况或违规事情，应即主动和
部门主管联络。
第三十七条 职员出勤情况，综合办公室应于每个月终了编制《调休、请假》一式两份，
一份本部门留底，一份交给各部门公布，限三日内接收更正申请。
第三十八条 综合办公室应建立每一职员一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中)，
逐月依据考勤表给予登录，经登录后考勤表即可销毁作废。

第三十九条 每十二个月度终了，综合办公室应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休
完尤其假人员。
第四十条 每十二个月度终了后，综合办公室应即调查编制第二年度享受尤其假人员名单，
给予造册呈准后公布实施。
第四十一条 相关考勤作业，请参考相关要求办理。
第九章 出 差
第四十二条 出差作业，应参考财务部"出差管理措施"和相关要求办理。
第十章 奖 惩
第四十三条 职员遇有功过奖惩时，可由提议人填报"奖惩提议申请单"公文，先由综
合办公室签注调查意见后，呈经理核定。
第四十四条 综合办公室依据核准奖惩提议申请单公布"奖惩通知单"公文，副本抄送
本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。
第四十五条 综合办公室应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。
第四十六条 奖惩作业应另参考"奖惩措施"及相关要求办理。
第十一章 考 核
第四十七条 考评按考评制度实施，部门内有考评体系，统计应报综合办公室立案。
试用期考评：职员试用期三个月，由试用单位主管、综合办公室负责考评，并报企业分管领导审核，期满考评合格者，填具“试用人员考评表”，依权限逐层呈核后转正。
(三)临时考评
为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级指示决议参考依据。
第四十八条 考绩表办理完成，存于个人资料袋内，并给予登录。
第四十九条 考绩作业应另参考"考绩措施"要求办理。
第十二章 薪 资
第五十条 综合办公室应于每个月5日前整理上月到职新进人员，将核准工资登录于"
薪资名册"，更正人事资料。
第十三章 训 练
第五十一条 职前训练
新进人员于报到后，综合办公室应办理以下职前教育：
(一)介绍企业历史背景、经营方针、工作环境；
(二)介绍各部门组织、职责、作业情况；
(三)相关人事管理制度及注意事项；
(四)介绍各部门办公室及主管。
第五十二条 在职训练
(一) 综合办公室于年度开始，依所需培训目标、课程、教材、预算，拟订训练计划。
(二) 综合办公室于培训期中，应严予考评。
(三)职员于接收培训后，视需要提出心得汇报，成绩优劣列入考评依据。
第五十八条 专业培练
(一)专业知识，视必需可办理专案培训。
(二)搜集专业报导或讲座教材，印发给每位职员。
(三)各部门主管可自行申请或由企业指派参与中国外多种培训机构举行讲座、观摩、训练。
第五十三条 培训作业应另参考"培训措施"要求办理。
第十四章 辞 职
第五十四条 正式任用职员如感工作不适或其它原因想辞职，应于15天前提出辞职申请书，由部门主管及综合办公室主管签具意见后，呈企业经理核准，再转回综合办公室，综合办公室凭此办理停薪手薪。
第五十五条 综合办公室依据辞职申请书发给"离职通知单"，通知本人于同意离职日当日下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完成由综合办公室审核并签署意见后计当月薪资。
第五十六条 综合办公室依据离职通知单于当日即行办理下列事项：
(一)登记于人员异动统计簿内。
(二)注销综合办公室控制人员情况表内登记。
(三)登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。
第五十七条 综合办公室视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈统计档案，视情况对离职人职员作情况进行适度跟踪；以作为人事流动率检验参考。
第十五章 移 交
第五十八条 各级主管人员及业务承接人员因故离职时，应将所负责公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任人员，并会同接任人员提出移交汇报书。第五十九条 移交时应造清册名称以下：
(一)未办或未了关键案件目录
(二)保管文卷目录
(三)职责事务目录
(四)上级指定专案移交事项清册
(五)集团企业所需表单及事项。
第十六章 劳工保险
第六十条 职员试用期满时，由综合办公室登记办理投加保，生效日以到职日为准。第六十一条 人员于退职日当日，综合办公室应即办理退保。
第六十二条 投保薪资因调整薪资或其它原因而变动时，应由综合办公室填报"投保薪资调整单"，具体操作按财务制度实施。
第六十三条 综合办公室每个月统计列册个人负担保费，核实当月工资时从薪资内扣缴。
第六十四条 每个月月底查对社保缴费明细，如有误立即和社保局查对。 第六十五条 保留社保相关资料，社保登记证年底需年检。
第十七章 资料管理
第六十七条 多种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证(申请单或签呈)合并归档。
第六十八条 每个月初依据人员异动统计簿编制"人事异动月报表"，呈核阅后，列入人事流动率检验依据。
第六十九条 综合办公室应于每个月10日编制各主管名册，送总机备查(如未异动可具文报备)。
第七十条 职员若有需要"服务证实书"或"离职证实书"等，可至综合办公室说明申请理由，由经办人填写证实。
第七十一条 人事单位应备档案包含下列：
(一)人事基础资料（含证件复印件）
(二)人事异动统计
(三) 人事奖惩统计
(四)人事考绩统计
(五)人事训练统计
(六)人事考勤统计
(七)文康活动统计
第十八章 其 她
第七十二条 本作业程序，应另参考"人事管理规章"相关要求办理，如有疑义，可由综合办公室主管解释利用，如有未尽事宜，应另补充修正。
第七十三条 本作业程序承奉核准后实施，修正时亦同。