存货核算业务手册模板.doc

档案名称：存货核实管理业务手册 目录1系统概述12业务处理12.1外购12.1.1材料入库单列表12.1.1.1业务处理步骤12.1.1.2注意事项12.2自制22.2.1生产领料单列表22.2.2生产退料单列表22.3其它业务22.3.1其它入库单列表22.3.2其它出库单列表22.4调整单32.4.1入库调整单32.4.1.1业务处理步骤32.4.1.2注意事项32.4.2出库调整单42.4.2.1业务处理步骤42.4.2.2注意事项42.4.3计划价调整单52.4.3.1业务处理步骤52.4.3.2注意事项52.5业务处理62.5.1单据记账62.5.1.1业务处理步骤62.5.1.2注意事项62.5.2恢复记账72.5.2.1业务处理步骤72.5.2.2注意事项72.5.3部分计价82.5.3.1业务处理步骤82.5.3.2注意事项92.5.4采购暂估92.5.4.1按单估价92.5.4.1.1业务处理步骤102.5.4.1.2注意事项102.5.4.2批量估价112.5.4.2.1业务处理步骤112.5.4.2.2注意事项112.5.4.3暂估处理122.5.4.3.1业务处理步骤122.5.4.3.2注意事项122.5.4.4恢复暂估122.5.4.4.1业务处理步骤132.5.4.4.2注意事项132.5.5月末结账142.5.5.1业务处理步骤142.5.5.2注意事项142.6统计报表142.6.1物料明细账142.6.2物料总账152.6.3物料ABC分析152.6.4物料月报表162.6.5物料入库分析162.6.6物料出库分析162.6.7暂估材料分析162.6.8库存资金占用情况表163疑难解答163.1期初数据错误或漏录入了怎样处理？163.2怎样处理单据录入过程中，出现要调用基础数据没有或有错误，怎么办？163.3发觉业务处理单据中数据有误，怎样处理？173.4期末已经结账，怎样处理漏录入或录入错误单据？173.5计算机无法使用或网络出现问题遗留下单据没有录入系统，怎么办？171 系统概述存货是指企业在日常生产经营过程中持有以备销售，或仍然处于生产过程，或在生产或提供劳务过程中将消耗流动资产，包含商品、产成品、半成品、在产品和多种材料等。存货是企业一项关键流动资产，其价值在企业流动资产中占有很大比重。存货是确保企业生产经营过程顺利进行必需条件。为了保障生产经营过程连续不停地进行，企业要不停地购入、耗用或销售存货。存货核实是企业会计核实一项关键内容，存货核实关键是存货计价。进行存货核实，应正确计算存货购入成本，存货核实系统是从资金角度管理存货出入库业务，关键用于核实企业入库成本、出库成本、结余成本，促进企业努力降低存货成本；反应和监督存货收发、领退和保管情况；反应和监督存货资金占用情况，促进企业提升资金使用效果。加强存货日常核实和管理，切实做到采购有计划，入库有验收，贮备有定量，消耗有定额，领退有手续，损耗有标准，这对加速资金周转，节省资金使用，降低产品成本，增加盈利含相关键意义。2 业务处理2.1 外购 2.1.1 材料入库单列表图5.1.1-2说明：2.1.1.1 业务处理步骤l 本系统和库存管理系统集成使用时：实施库存管理系统【结算业务】点击【手工结算】功效选择采购入库单和采购发票结算完成系统自动生成一张材料入库单传输到存货核实系统。l 查询：双击【外购】进入【查询条件】录入查询条件确定后进入列表界面图5.1.1-2双击所要查看单据行或在该行点击【浏览】进入单据界面图点击【退出】。2.1.1.2 注意事项l 仓库计价方法为计划价时，计划单价、计划金额可见，不然隐藏。l 已审核材料入库单不能修改。l 材料入库单由结算时重新生成，和采购入库单为两张不一样类型单据。l 系统集成由库存系统生成材料入库单不能增加、删除单据。l 不管单据是红字还是蓝字，数量全部应录入正数。l 当单据审核、记账后不能进行修改或弃审操作。l 目前会计期间已经进行期末处理，不能增加单据。2.2 自制2.2.1 生产领料单列表说明：l 目标：用于查询统计生产领料单。2.2.2 生产退料单列表说明：l 目标：生产退料单列表用于对某期间生产退料情况进行统计查询。能够依据多种条件进行组合查询分析。 2.3 其它业务2.3.1 其它入库单列表说明: l 目标：其它入库单列表用于对某期间其它入库存货进行统计汇总。其它入库单是处理除材料入库单、固体产品入库单、液体产品入库单之外入库业务，其中包含盘盈、调拨入库业务生成单据。能够依据多种条件进行组合查询分析。l 注意事项：只能修改单价和金额。仓库计价方法为计划价时，计划单价、计划金额可见，不然隐藏。已审核材料入库单不能修改。当记账后不能进行弃审操作。已审核单据可进行单据记账。系统集成由库存系统生成材料入库单不能增加、删除单据。目前会计期间已经进行期末处理，不能增加单据。2.3.2 其它出库单列表 说明: l 目标：其它出库单列表用于对某期间其它出库存货进行统计汇总。其它出库单是处理除材料入库单、固体产品入库单、液体产品入库单之外入库业务，其中包含盘盈、调拨入库业务生成单据。能够依据多种条件进行组合查询分析。l 注意事项：只能修改单价和金额。仓库计价方法为计划价时，计划单价、计划金额可见，不然隐藏。已审核材料入库单不能修改。当记账后不能进行弃审操作。已审核单据可进行单据记账。系统集成由库存系统生成材料入库单不能增加、删除单据。目前会计期间已经进行期末处理，不能增加单据。2.4 调整单 2.4.1 入库调整单 图5.5.1-1说明：2.4.1.1 业务处理步骤l 录入：双击【调整单】双击【入库调整单】进入新增界面录入必录项点击【保留】点击【审核】点击【退出】。l 修改：双击【调整单】双击【入库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要修改单据，点击【浏览】，或双击该行进入单据界面，点击【修改】，修改内容，点击【保留】点击【审核】点击【退出】。（假如需要修改已审核单据要先弃审。）l 复制：双击【调整单】双击【入库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要复制单据，点击【浏览】，或双击该行进入复制界面，修改内容，点击【保留】点击【审核】点击【退出】。2.4.1.2 注意事项l 入库单据未记账不许可进行入库调整。l 因为入库调整单保留后即记账，所以已保留入库调整单不能进行修改、删除，假如输入错误，能够填制相反金额单据冲销。l 假如仓库已进行期末处理，不能进行调整。l 以移动平均法核实时，系统自动调整出库单出库成本。l 以计划价核实情况：调整单据，保留调整单，修改材料账中被调整单据入库金额和明细账账中差异。调整单不记入明细账，对应调整总账；调整存货，保留调整单，调整单记入明细账。系统期末处理差异时，不管正负记入超支方，不然不管正负记入收入金额。对应调整总账。 l 以实际价核实情况：调整单据类型，保留调整单，修改材料账和明细账中被调整单据入库金额。调整单不记入明细账，对应调整总账；调整存货，保留调整单。调整单记入明细账。对应调整总账。2.4.2 出库调整单图5.5.2-1说明：2.4.2.1 业务处理步骤l 录入：双击【调整单】双击【出库调整单】进入新增界面录入必录项点击【保留】点击【审核】点击【退出】。l 修改：双击【调整单】双击【出库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要修改单据，点击【浏览】，或双击该行进入单据界面，点击【修改】，修改内容，点击【保留】点击【审核】点击【退出】。（假如需要修改已审核单据要先弃审。）l 复制：双击【调整单】双击【出库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要复制单据，点击【浏览】，或双击该行进入复制界面，修改内容，点击【保留】点击【审核】点击【退出】。2.4.2.2 注意事项l 因为出库调整单保留后即记账，所以已保留出库调整单不能进行修改、删除，假如输入错误，能够填制相反金额单据冲销。l 假如仓库已进行期末处理，不能进行调整。l 入库调整单保留后即记账，已保留入库调整单不能进行修改、删除。l 以移动平均法核实时，系统自动调整出库单出库成本。l 以计划价核实情况：系统期末处理差异，保留调整单同时，调整单记入明细账，不管正负记入节省方；不然记入发出金额，对应调整总账。l 以实际价核实情况：保留调整单同时，调整单记入明细账，不管正负记入发出金额。对应调整总账。2.4.3 计划价调整单图5.5.3-1说明：2.4.3.1 业务处理步骤l 双击【调整单】双击【计划价调整单】进入新增界面录入必录项点击【保留】点击【退出】。l 修改：双击【调整单】双击【计划价调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要修改单据，点击【浏览】，或双击该行进入单据界面，点击【修改】，修改内容，点击【保留】点击【审核】点击【退出】。（假如需要修改已审核单据要先弃审。）l 复制：双击【调整单】双击【计划价调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要复制单据，点击【浏览】，或双击该行进入复制界面，修改内容，点击【保留】点击【审核】点击【退出】。2.4.3.2 注意事项l 因为计划价调整保留后即记账，已保留计划价调整单不能进行修改、删除，假如输入错误，可调回原价。单据恢复记账时，删除调整单。l 假如仓库已进行期末处理，不能进行调整计划价。l 以计划价核实情况：若系统期末处理差异，保留调整单同时，调整单记入明细账，如调整金额大于零，则明细账中金额记入入库金额，差异记入节省方；不然金额记入发出金额，差异记入超支方。对应调整总账；系统期末不处理差异，保留调整单同时，调整单记入明细账，如调整金额大于零，则明细账中金额记入入库金额；不然金额记入发出金额，对应调整总账。2.5 业务处理处理包含单据记账、恢复记账、部分计价、采购暂估、产品成本调整、月末结账。2.5.1 单据记账 图5.6.1-1说明：2.5.1.1 业务处理步骤l 双击【业务处理】双击【单据记账】进入【单据记账查询条件】界面图5.6.1-1选择【仓库】点击【确定】进入查询结果界面系统列示全部已审核未记账单据点击【记账】系统自动进行记账记账完成点击【退出】。2.5.1.2 注意事项l 单据必需经过审核后才能进行记账操作。未审核单据不能在单据记账列表中显示。不许可记账条件有多个：入库单入库金额等于零时不许可记账；采取移动平均法核实仓库红字入库单不许可记账；移动平均单价小于等于零时不许可记账；.红字出库单金额等于零时不许可记账。期初未记账，不许可记账。l 记账后单据可进行调整，如入库调整、出库调整等。记账后单据可进行凭证制作。l 使用不一样核实方法仓库，系统在记账时后台处理是不一样。计划价法核实单据记账把入库单中输入要素记入明细账中，假如实际入库金额大于计划金额则把二者之差记入差异借方，借：材料成本差异，贷： 物资采购；假如实际入库金额大于计划金额则记入差异贷方， 借：物资采购，贷：材料成本差异 。把出库单中输入要素记入明细账中，按计划价填写出库成本，回填记账单据出库成本。l 全月平均法核实单据记账把出入库单中输入要素记入明细账中。出库金额不为零，明细账中填写实发金额自填标志。l 移动平均法核实、优异先出法核实、后进先出法核实单据记账时，系统把出入库单中输入要素记入明细账中；同时计算填写出库成本，回填记账单据出库成本。依据公式计算发出单价，假如发出单价为零或负数，则需要用户依据在业务范围中选定零成本出库方法来确定出库单价。因发出单价为零或负数不能进行记账。l 优异先出法：入库单：入库单以实际价计入明细账中。同时计入计价辅助表。出库单：系统处理出库金额自填时，出库单以出库实际出库金额计入明细账，不然出库单出库单价按物料入库次序升序排列，按先入库先出库计算，一条入库数量出库数量，利用辅助计价表拆分本条入库数量，出库单出库单价入库单入库成本；一条入库数量出库数量，出库单出库单价入库单入库成本。结存数量出库数量时，按零成本出库方法取出库成本。l 后进先出法：入库单：入库单以实际价计入明细账中。同时计入计价辅助表。出库单：系统处理出库金额自填时，出库单以出库实际出库金额计入明细账，不然出库单出库单价按物料入库次序降序排列，按后入库先出库计算，一条入库数量出库数量，利用辅助计价表拆分本条入库数量，出库单出库单价入库单入库成本；一条入库数量出库数量，出库单出库单价入库单入库成本。结存数量=末次单据记账日期。l 系统集成时，库存管理系统未结账，核实系统不能结账。l 期末结账是将目前会计月份数据封存，生成本月期末结存数据和下月期初数据，然后填充会计期间表中结账标志。期末结账后，不能再处理目前会计期间业务，只能做下个会计期间日常业务。遗漏一些业务情况下，还能够进行恢复结账。存货核实系统月末结账不许可跨月结账。2.6 统计报表 统计报表包含；物料明细账、物料总账、差异率计算表、全月平均单价计算表、物料ABC分析、物料月报表、物料入库分析、物料出库分析、暂估材料分析、库存资金占用情况表。2.6.1 物料明细账 图5.7.1-2说明：l 目标：明细账是用于用于查询本会计年度各月份已记账多种存货明细账。只能查询末级物料某段时间收发存信息；一个物料一个账页，用来反应物料某段时间收发存数量和金额改变；并可用于查询按计划价法核实已记账存货本会计年度各月份差异账。2.6.2 物料总账 说明：l 目标：总账是用于用于用于输出物料总分类账，本账簿以收入、发出、结存形式反应现在物料账面数量和金额。2.6.3 物料ABC分析说明：l 目标：查询物料以价值为比较对象物料得统计分布。显示分别属于ABC物料情况（以不一样颜色标明）、物料编码、物料名称、数量、数量占物料总量百分比、金额、金额物料总额百分比累计金额、累计百分比。l 公式：数量：按入库分析汇总总账表中入库数量；按出库分析汇总总账表中出库数量；按结存分析汇总总账表中结存数量。数量（）：每行物料数量总账表中数量汇总100。金额：按入库分析汇总总账表中入库金额；按出库分析汇总总账表中出库金额；按结存分析汇总总账表中结存金额。金额（）：每行物料金额总账表中金额汇总100。累计金额：上一行金额本行金额。累计金额（）：上一行金额（）本行金额（）。A类：物料按金额排序，累计金额（）A类（）。B类：累计金额（）100%B类（）。C类：除去A类、B类物料，所剩物料为C类。2.6.4 物料月报表说明：l 目标：物料月报表用于对某期间物料明细账中物料出入库情况进行统计汇总，按物料业务类型汇总，竖向是存货分类，横向是期初和收发存统计。2.6.5 物料入库分析说明：l 目标：物料入库分析，依据日期范围来查询入库存货汇总情况。提供按日期、供给商、部门、工程、物料分类条件分析。2.6.6 物料出库分析说明：l 目标：物料出库分析，依据日期范围来查询出库物料汇总情况。提供按日期、供给商、部门、工程、物料查询条件分析。2.6.7 暂估材料分析说明：l 目标：按会计期间统计物料暂估入库情况。提供全部、蓝字、红字分类查询条件。2.6.8 库存资金占用情况表说明：l 目标：分析实际库存资金占用额。库存资金占用情况表是一个实时性分析，每次进入此模块，系统将自动把目前最新库存资金占用额计出来，库存资金占用分析依据用户所选择资金占用计划方法进行分析；如用户选择按仓库输入库存资金占用计划，则系统自动按仓库分别对资金占用额进行分析。