水巷邻里入伙专项方案.doc

3、水巷邻里入伙方案
3.1社区概况
3.2入伙小组架构及职责分派
3.3入伙现场布置方案
3.4入住准备工作

3.1社区概况

水巷邻里花园位于金鸡湖路1号。社区由5幢独立别墅，8幢连体别墅，8幢多层，20幢高层，3幢会所和一种地下车库构成。
总用地面积：104687 平方米
住宅总建筑面积：147803.24平方米
容积率1.0
建筑密度18%
社区地下车库车位 个
社区室外车位： 个
社区住宅住户数：504户
社区绿化率：48 %
社区设3个出入口，出入以便。
水巷邻里花园属于高档全装修住宅社区。社区有楼宇可视对讲系统；周界红外线报警系统；电子巡更系统；公共区域闭路电视监视系统；社区车辆出入管理系统；家庭报警系统；背景音乐广播系统；宽带网；门禁管理系统；设备监控系统；火灾自动报警系统等。社区设计注重整体环境，有水景、喷水池、青竹园、波浪草坪、小朋友戏水池、室外游泳池、景观区等，形成个性鲜明、空间层次丰富绿色生态住宅区。社区尚有小朋友娱乐区、健身区、网球场、篮球场等相应生活娱乐、健康设施。

3.2入伙小组架构及职责分派

职责阐明：
签到，发放《入住会签单》，解说入住流程等内容，回答业主疑问。
 核查业主产权身份证明,确认入伙资格，办理有关手续，确认有关费用，订立房屋交接书，盖章确认发放两书。
及时掌握业主意见，理解状况，及时记录有困难业主，由专职业务员负责解决有关疑问

3.2.1入伙小组架构：
销售部
礼仪接待组

引导组

总协调：
行政部

综合服务组
职责阐明：
与有关部门做好协调工作，保证各项工作顺利开展。协助销售部接待安顿外地购房客及在苏州行程
物业公司
交接组
征询组
安全组
电视电话
燃气活动展示
后勤保障组
项目工程
配套部
资料组
征询组
财务部
收银组
开票组
提供设施设备使用阐明书、有关证明文献
依照《入住收费一览表》等，依照测算费用金额开具发票及收据等
职责阐明：
收取余款和有关税费等
职责阐明：
订立《业主公约》发放《住户手册》；签定《防火合同》，填写各种表格；领用钥匙

职责阐明：
订立关于合同，缴纳关于费用；办理宽带申请、有线电视开通及机顶盒申请等其她延边服务。
解说回答业主疑问；如装修、租赁及寻常管理等。

各类工程资料移送及水表卡、电表卡、IC卡等

供应商、承包商、维保单位负责人现场解答。收集不合格整治事项及租赁业务
组织疏导人流、车辆，保证社区安全并顺利入伙；24小时值班，随时解决各种应急事件发生
验房组
协同工程部、建筑承包方、重要供货单位负责人共同验房，并记录在案
资料组
收集有关资料，办理业主房屋产权做准备
征询解释组

3.2.2入伙流程职责分派：
为了顺利圆满完毕本次入住工作，各部门必要指派具备综合管理能力员工，加入此入伙小组，设销售部、物业部、财务部、行政部等5个部门，由 任组长。
3.2.2.1、总协调：
职责： ① 布置入伙工作方案，明确管理处入伙工作小组任务；
② 组织入伙前工作人员培训；
③ 检查入伙先后过程工作状况；
④ 向上级领导提出入伙时间需增派人、财、物筹划；
⑤ 编制入伙方案；
⑥ 协调所负责各组间工作；
⑦ 及时解决各组在入伙工作期间所遇问题；
⑧ 组织贯彻入伙前人员培训及入伙预演；
⑨ 完毕上级领导交办各项工作。
3.2.2.2、销售部：负责人 （共需 人）
职责： ①制作并邮寄《入伙邀请函》（内附：业主收楼须知 、入住收费一览表、交通线路指引图、入住流程图、住户成员登记表）；
②确认业主入住时间顺序；
③电话联系业主，理解业主详细规定；
④接待前来办理入伙手续业主；简介收楼流程；
⑤引导业主按程序办理入伙手续，引导特殊客到物业办公室；
⑥购买派发礼物，提供复印服务；
⑦办理有关手续，确认有关费用，订立《楼宇交接书》，发放《房屋质量保证书》
《房屋使用阐明书》等。
⑧负责联系解释有特殊需求业主疑问；
⑨入伙现场布置安排；
⑩在“入住会签单”上签字，转入下一流程。

3.2.2.3、财务部：负责人 （共需 人）
职责： ① 指引业主订立委托扣款合同并收集归类；
② 订立托收合同（管理费、水费及排水费银行托收合同）；
③ 收取或发放管理费及其他费用银行代扣存折复印件或原件；
④ 结清楼款及收取有关费用。转入下一流程。
3.2.2.4、物业公司：负责人 （共需 人）
职责： ① 订立《防火合同书》《一房一卡》等资料；发放《住户手册》订立《业主公约》等；
② 登记及收集《住户成员登记表》及业主资料；入伙结束后及时收集、整顿、装袋业主资料；
③ 解释搬家、装修、租赁及物业管理有关事宜；
④ 前期物业管理合同、业主公约收集存档；
⑤ 陪伴业主视察房屋、验收房屋及设施设备，办好交接手续对业主提出问题，耐心解答，做好记录，及时反馈和解决；
⑥ 负责钥匙等发放与登记；
⑦ 收集整顿社区业主验楼单并将问题及时反馈给地产项目部；
⑧ 布置入伙现场安全护卫工作方案，确立入伙现场执勤岗位和人员；组织疏导人流、车辆，保证社区安全并顺利入伙；
⑨ 负责对整治项目跟进同步与有关业主保持联系沟通；
⑩ 拟定物业管理费额度；
阐明：物业管理员须全程陪伴所负责业主验房，直至收楼工作结束。

3.2.2.5、工程配套部：负责人 （共需 人）
职责： ① 入伙前联系供电、电话、煤气、有线电视派员到现场为业主办理申请手续；
② 解决业主在收楼过程中所遇问题征询、投诉；
③ 提供设施设备使用阐明书、有关证明文献；
④ 解释有关设备设施功能及性能等；
⑤ 组织有关单位人员至现场配合交楼。

3.2.2.6、行政部：负责人 （共需 人）
职责： ① 布置入伙现场；
② 组织配送入伙人员就餐；
③ 接待外借工作人员；
④ 筹办入伙工作办公用品；
⑤ 接待安排外地购房业主行程。

3.2.3入伙时间及现场安排：
3.2.3.1、入伙时间：初步定于 月 日。
3.2.3.2、入伙现场安排：
场景布置：配合发展商制定场景布置方案（或外聘礼仪公司），摆放花篮、盆景，悬挂条幅对联，张灯结彩，插放彩旗，高挂汽球等，给人以隆重、喜庆感受。此项工作由 销售部 负责。
配合地产公司销售部设立导向路标，安排引导人员，使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到以便，此项工作由 销售部 负责。
与发展商销售部、财务部在入伙接待处进行联合办公，实行一条龙服务。
在业主办理入伙手续同步，应提供应业主如下资料及物件：
a 钥匙、空调遥控器、IC卡、门禁卡、煤气卡、电费卡等
b《房屋质量保证书》、《产品使用阐明书》
c《住户手册》
d《接管验收记录》
e设施设备使用阐明书及合格证等
f其他

3.2.4收楼程序

1、签到，凭“入伙邀请函”领取“入伙会签单”
办理部门：
晋合置业（苏州）有限公司销售部接待组

2、领取《房屋使用阐明书》《房屋质量保证》等
办理部门：
晋合置业（苏州）有限公司销售部审核组

3、结清楼款及其他有关费用，缴纳物业管理费等
办理部门：
晋合置业（苏州）有限公司财务部

4、办理入伙手续，领取钥匙，签定“一房一卡”资料、《业主公约》等，领取《住户手册》和设施设备使用阐明书
办理部门：
水巷邻里花园物业管理处

5、装修、搬家、租赁等征询服务
办理部门：
水巷邻里花园管理处

6、验楼并签写验楼单据
办理部门：
水巷邻里花园物业管理处

7、结束

3.2.5特别提示：
3.2.5.1境内业主：
身份证3份：新版身份证件需要复印正反两面；
户口本1份：产权所有人及其配偶；
结婚证1份：产权所有人；未婚提供单身证明（有街道或民政部门提供）；
3.2.5.2境外业主：
护照复印件3份：需复印照片页、签证页、近来入境签章页；
结婚证或户籍证明：未结婚签写单身声明，台湾客户户籍证明不需要公证，但非中文婚姻证明需要苏州公证处提供公证翻译后递交；
3.2.5.3为节约您入住时间，如有复印条件，请随原件复印后一起带至入伙现场。

3.3水巷邻里花园入伙现场布置方案
3.3.1、项目简介：
先期交付使用 号楼，占地面积 平米，建筑面积 平米，住宅建筑面积 平米，总户数为 套。
3.3.2、入伙时间、地点：
交房时间拟定于 月 日
入伙地点拟设在 内；
3.3.3、制定方案目：
为以便、快捷、安全、规范地为水巷邻里花园首批业主办理入伙手续。
3.3.4、入伙现场装饰建议：
3.3.4.1、各工作台建议铺上白色台布，红色围布，并在台上放置插花等。
3.3.4.2、入口至主出口建议铺上红色地毯，放置植物租摆。
3.3.4.3、办理入伙手续工作区与工作人员休息区建议用“水巷邻里花园”宣传画纸隔开。
3.3.4.4、入伙现场墙面建议粉刷成白色，各梁柱底端(2米左右)用水巷邻里花园宣传画纸包装。
3.3.4.5、珠光气球扎成造型，点缀于各个角落。
3.3.4.6、摆放晋合酒店模型及晋合家居简介、。
3.3.5、入伙现场人员安排及各类物品、设施摆放建议：
3.3.5.1、入伙现场外围业主等待休息区：
安排专人负责接待、引导前来办理入伙手续业主，并与入伙现场内①礼仪接待人员控制进入办理现场人流量，建议按将等待业主到咖啡厅休息。
3.3.5.2、入伙现场内业主家属休息区：建议摆放饮水机及纸杯，并派专人负责接待与服务。
3.3.5.3、建议在入伙现场设工作人员休息区，并与工作区隔开，工作人员就餐到休息区，禁止在工作区就餐。
3.3.5.4、等待业主休息区。
3.3.5.5、入伙现场展示牌内容应设有《入伙现场平面图》、《收楼须知》等；
3.3.5.6、现场摆放两台复印机，一台放在③发展商审核组与④财务收费组间，另一台摆放在⑤物业签约组与⑥专业项目代办组间。
3.3.5.7、建议各工作组上方及桌面悬挂与摆放标记牌，详细内容（大小尺寸到现场核）：
①礼仪接待；
②发展商审核；
③发展商财务；
④物业签约；
⑤收楼（发放钥匙、验楼等）；
⑥煤气、有线、电话、邮政、供电代办；
⑦二次装修、租赁、搬家征询；
⑧其他征询与服务；
注：悬挂与摆放标记牌要连同序号①——⑧制作，其中第⑥煤气、有线、电话、供电代办组摆放在桌面标牌要明细分类。
3.3.6、建议在入伙现场增长引导礼仪带（类似银行），详细数量需到现场核算。
3.3.7、为渲染入伙氛围，建议在社区主入口悬挂标语、横幅、彩旗、升空气球、充气拱门、充气卡通等装饰物，摆放盆栽鲜花。
横幅详细内容如：
1、热烈欢迎业主入住水巷邻里花园！
2、恭贺水巷邻里花园业主乔迁新居！
3、祝水巷邻里花园业主朋友们入住高兴！等
4、热烈祝贺第一批业主乔迁新居！
其他未尽事宜，需地产公司销售部组织有关人员到现场核算！

注：(一) 各类序号表达：
①礼仪接待（签到）-------- 销售部
②开发商审核 ------- 销售部
③开发商财务结算-------- 财务部
④物业签约组 ------- 物业公司
⑤物业收楼组（发放钥匙、验楼等）-------物业公司
⑥各类专业公司代办组（煤气、有线、电话、供电等）------- 工程配套部
（办理以上六项手续后，入伙手续办理完毕）
（如下服务项目依照业主需要办理与征询）
⑦装修征询（入伙当天不办理二次装修手续，仅提供征询业务）；
⑧其他征询与服务
3.4、入住准备工作
3.4.1由地产公司实行事项：

序号
准备工作
负责人
完毕
时间
备注
1
制作并邮寄《入伙邀请函》（内附：晋合水巷邻里花园业主收楼须知 、入住收费一览表、交通线路指引图、入住流程图、住户成员登记表）；
销售部

由地产公司随交房告知书邮寄
2
入伙现场布置
销售部

现场安放：
入伙现场交通布置图(社区平面图)
入伙现场布置图
收楼程序
入住收费一览表
管理服务收费公示栏维修服务明码标价牌绿化标志牌
“竣工验收备案证书”
物业公司展示板
工作桌台面,上方悬挂,摆放标记牌
3
联系电话、电视、网络、邮政、供电、自来水、燃气等公司到现场为业主办理关于手续
工程配套部

4
提供 1000 张智能卡
销售部

5
入伙会签单
销售部

业主资料
（物业公司备份）
6
合同书
销售部

7
房屋交接结算表
财务部

8
苏州市房产登记申请表
销售部

9
房产登记声明保证书
销售部

10
苏州市房产登记委托书
销售部

11
房屋产权商定合同书
销售部

12
产品使用阐明书
工程配套部

13
房屋质量保证书
工程配套部

14
工程竣工备案证书
工程配套部

15
拟定各项费用收取方式（如煤气开户费、有线电视开通费等）
工程配套部

16
拟定代扣各类款项开户行（并提前与该行联系将业主存折开好于入伙时发放）
财务部

17
向物业公司提供业主资料、身份证号码、联系电话等，供财务制作收费单据
销售部

18
编制入伙收费一览表、准备各类收费单据
财务部

19
拟定项目门牌号码
销售部

20
入伙现场演习
销售部

入伙前组织所有参加入伙工作人员进行
规定：统一着公司服装戴工牌
21
制作遮风档雨小伞
销售部

以防下雨

3.4.2由物业公司负责实行事项：
序号
准备工作
负责人
完毕时间
备注
1
编制《住户手册》 《管理公约》
物业公司

编制《接管验收工作方案》
物业公司

编制《入伙清洁工作方案》
物业公司

编制《入伙工作培训筹划》
物业公司

礼仪礼节、物业法规、入伙流程、业主疑难问题解答及上报程序、应急解决流程等
编制《入伙现场安全管理方案》
物业公司

涉及各项应急预案
编制《管理处工作手册》
物业公司

含水巷邻里花园管理处物业管理服务承诺
2
管理处办公场合贯彻并提供装修方案；员工宿舍贯彻并提供装修方案
物业公司

3
拟定垃圾清运方式及垃圾箱样式、摆放位置建议
物业公司

4
编制业主入伙资料
物业公司

①验收移送手册（项目部提供）
②住户成员登记表
5
整顿销售部提供业主资料、身份证号码、联系电话等，供财务制作收费单据
物业公司

6
协助工程配套部联系电话、电视、网络、供电、自来水、燃气等公司到现场为业主办理关于手续
物业公司

协助地产公司解决
7
业主入伙签约资料装袋
物业公司

共需档案袋 个，内装：
①《住户手册》 1 本
②《业主公约》 1 本
③一房一卡资料（8份）
④空调遥控器、IC卡、门禁卡、煤气卡、电费卡等
8
入伙前各类资料、表格准备
物业公司

9
编制、制作各类标记
物业公司

10
按《移送方案》组织接管验收工作
物业公司

11
对接管设施设备进行管理、对查验出问题进行跟踪、信息反馈
物业公司

12
对接管业主入户门、信箱钥匙进行整顿、核对、编号
物业公司

13
灭火器准备
物业公司

需 个
14
按《清洁工作方案》，进行入伙前全面清洁开荒工作（逐级、逐栋、逐户清理）
物业公司

15
社区各种标示牌安装
物业公司

16
按《员工入伙知识培训筹划》，《安全管理方案》对全体员工进行培训并考核
物业公司

分批培训
17
联系辖区派出所派员到入伙现场维持秩序
物业公司

18
管理处员工进场筹划编制和安排
物业公司

19
管理处员工岗位培训
物业公司

20
办公设施、用品、材料购买
物业公司

21
入伙现场演习
物业公司

入伙前组织所有参加入伙工作人员进行
规定：统一着公司服装戴工牌
22
完毕领导交办工作
物业公司

3.4.3入伙现场人员配备状况：

序号
事 项
说 明
备注

1
管理处需配备员工（含样板房接待员）：
① 管理人员 名
②客服部 名
③会所接待员 名
④维修员 名
⑤保安 名
⑥保洁员 名
⑦管理处配备人员总计： 名
保安：
主入口（车辆引导）2人，会所室内入口形象岗1人，会所车辆引导1人；机动1人
维修：