OA系统综合项目售前专项方案.doc

OA系统项目售前方案汇报-to用户
OA系统项目售前方案汇报-to用户
日期
作者
版本
修改统计

-02-01

 0.1
创建
-02-17

 0.2
增加现有OA功效介绍
-03-18

 0.4
增加分期建设

一、项目概况及意义
OA（Office Automation）即办公自动化，是指组织工作人员利用现代科学技术最新结果，借助优异办公设备，实现办公活动科学化、自动化，最大程度地提升办公效率，改善办公质量，规范和优化办公步骤，缩短办公处理周期，并用科学管理方法，提升管理和决议科学化水平。
 经过实现办公自动化，或说实现数字化办公，以计算机为中心，采取一系列现代化办公设备和优异通信技术，广泛、全方面、快速地搜集、整理、加工、存放和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作,优化现有管理组织结构，调整管理体制，在提升效率基础上，增加协同办公能力，强化决议一致性，最终实现提升决议效能目标。
 是我企业发展之年,转折之年。长久以来，企业领导高度重视信息化建设，已建立起自己企业信息化应用平台,伴随企业发展，早期建设以业务为关键系统，不能满足办公需求情况,原有办公平台功效和定位也发生很大改变。所以，现阶段为深入提升企业品牌、支持业务愈加好愈加快发展、为企业办公效率提升、为落实精细化管理需要，有必需建设一套技术优异，符合目前办公发展需要办公自动化系统，以增强集团同各部门间、各子企业及人员协作，发挥信息技术更大优势，为集团愈加好发展提供基础。
二、现在原办公平台介绍
1. 日常办公
使用对象：办公平台全部使用者。
功效介绍：
关键用于日常办公用。
关键模块包含通知公告公布、群组管理、邮箱管理、统一需求管理，调查报表等。
2．BBS论坛
使用对象：办公平台全部使用者。
功效介绍：
关键用于办公平使用者进行bbs论坛交流及管理。
关键模块包含bbs交流论坛，BBS栏目标管理。
3．数据查询
使用对象：基层店用户。
功效介绍：
关键用于基层店对库存，销售，采购单，退货单等业务数据查询。
关键模块包含连锁店基础数据查询， 交换信息查询。
4．B2C网站管理
使用对象：基层店网站管理员。
功效介绍：
关键用于基层店对自已网站信息公布，订单处理及对应数据统计分析。
关键模块包含信息公布，网站设置，用户管理，订单管理， 统计分析。
5．B2G管理
使用对象：基层店管理大用户业务人员。
功效介绍：
关键用于基层店相关业务人员对大用户信息维护及网上处理订单。
关键模块包含目录维护，大用户管理，B2G订单查询。
6．博库批发
使用对象：原省店配供部，现博库网络。
功效介绍：
关键用于对批发网站维护及批发网站用户维护。
关键模块包含信息公布，系统配置（品种折扣及用户下单要求维护），目录管理，日常业务（用户资料管理，往来帐查询，留言管理），统计分析 。
7．供货商频道
使用对象：省店配供部。
功效介绍：
关键用于管理供货商平台用户及相关通知公布。
关键模块包含通知公告公布，供货商管理，发货包件数设置，品种信息比对等。
8．土特产频道
使用对象：省店综合业务部。
功效介绍：
关键用于管理土特产信息公布及供货商管理。
关键模块包含供货商管理，土特产品管理，土特产结算，订单查询，信息公布。
9．总部管理
使用对象：省店网群管理人员。
功效介绍：
关键用于管理网群品种折扣、下架、促销等信息。
关键模块包含网站书目管理，博库币促销活动设置，捆绑销售管理，全文检索管理等。
10．邮件短信中心
使用对象：办公平台全部使用者。
功效介绍：
关键用于群发邮件及短信平台。
关键模块包含读者分组，邮件群发，短信群发，短信统计等。

11．账务中心
使用对象：省店财务部。
功效介绍：
关键用于网银支付对账，收款查询，收款录入，退款处理。
关键模块包含b2c,b2b收款录入，网银对账单，收款查询，退款处理，银行卡支付补录，汇款单处理，汇款单网上认领确定，博库币管理等。
12．代发点
使用对象：代发点用户使用（现在只有宁波一家代发点）。
功效介绍：
关键用于代发点处理收发货。
关键模块包含收货，发货，转移，用户储运信息，打印， 查询收货预告， 收发报表。
三、建设目标
   实现XX企业应用信息系统和多级用户协同，提升办公效率；根据“全XX企业一套系统、一个平台、一个门户、分期布署、分级应用”总体建设思绪，构建一个基于互联网、电子一体化、覆盖XX企业信息产业、统一现代化办公协同平台和企业信息门户，满足XX企业跨时间、跨区域、跨部门集团化协同办公要求。在总体设计思绪上采取集中布署方法，集团各部门、单位能拥有独立公文处理子系统。达成灵活应用，易调整，不受组织机构调整影响。
    任何一个信息系统应用和建设是处理企业实际管理问题、实现企业信息化目标手段和工具。针对上述管理目标和信息化目标， XX企业协同办公系统需要用协同工作管理机制来重建企业运作空间，用步骤管理机制来规范行政管理步骤和业务管理步骤，用信息门户技术整合企业信息资源，用知识管理机制来进行知识资产整理利用，打造XX企业“六台合一”综合数字化管理平台：
 统一信息公布平台
   协同办公平台也是一个内部信息公布系统，为信息公布交流提供一个有效场所，实现企业内部多种信息（办公信息、文件、函件等）统一管理和公布，和个性化服务。平台也支持公布互联网上多种信息，包含行业信息、社会信息和网上订票订购、网上银行等在线服务。
统一步骤整合平台
   充足利用现有建设好网络环境及已经有网络配置资源，充足地护已经有信息化投资，实现企业内多种业务工作和管理工作电子化流转，范围基础覆盖了纸质办公时期全部工作步骤类别，多种工作步骤均采取电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方法，提供可靠、可追查公文流转平台，有效缩短公务处理周期，加紧公文流转过程，降低路耗、找人、等候等中间步骤，保持公务渠道通畅，并采取尊重工作人员传统办公习惯人性化设计，真正顺利实现无纸化办公。
 统一知识管理平台
   系统利用长久积累信息、文档、知识资源和教授技能，改善行动决议能力、快速响应能力、提升工作效率和公务员整体素质。平台将传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务“扁平式管理”模式，使一般职员和管理层之间距离在物理空间上缩小同时，心理距离也将会逐步缩小，提升企业协作能力，将人从繁琐事务、森严等级、刻板环境中解放出来，最大程度地释放人主观能动性。
 统一信息集成平台
   集成和汇总XX企业内各部门、各下属企业现在和未来多种业务系统独立、静态或动态业务数据，包含企业erp系统等，并进行统一统计分析，为企业领导决议服务。将现有业务功效模块高度融合，集成到工作流平台中，使用户能有效获取处理信息，提升整体反应速度和工作效率，也为新业务拓展提供基础条件。
统一集成工作平台
   XX企业各级领导和人员全部以协同办公系统作为工作关键平台，平台除了集成本项目多种办公应用，还含有充足扩展性，尽可能链接和集成现在和未来多种专业业务系统，使全部用户在统一界面上使用不一样软件系统。而且，平台集成框架含有个性化定制能力，能够根据不一样部门、不一样领导需要，为不一样类型用户实现不一样界面风格和定制不一样软件功效使用权限。经过网络和通讯平台支持，打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公和移动办公。
统一实时通信平台
   提供了点对点或点对多个点信息通讯功效，包含电子邮件、即时通信、短信收发、网上传真、留言、意见咨询、文件传阅、视频会议等等，它为企业提供快捷、灵活、方便信息传输机制，实现了用户文件共享、文字信息、语音信息、视频信息传输及积累；系统中工作流和待办事宜等信息能够发送到相关人员手机上，处理外出工作人员后顾之忧。
四、OA系统建设标准
OA关键即为ezOFFICE（easy office），强调就是办公便捷方便，提升效率，所以，作为办公软件，就应含有以下特征和标准。
实用性：以现在需求为基础，充足考虑发展需要来确定系统规模；软件功效必需和管理实务紧密结合，并必需能适应企业管理发展要求。
安全性：本系统对安全等级要求较高，系统应能提供网络层安全手段，含有有效预防系统外部组员非法侵入和操作人员越级操作安全机制，从而保护网络建设者正当利益。可支持身份认证锁、能够和WINDOWS AD、CA 集成使用等； 　
易用性:管理落地必需面向全员，所以，软件也必需能够被全员所接收，被全员所喜爱。
扩展性：遵照通用国际或行业标准，开放系统平台设计需含有良好扩展性，许可扩充新功效模块，能够方便集成不一样系统数据至本系统中，以适应未来发展；
成熟和优异性：系统架构设计、系统配置、系统管理方法等方面采取国际上技术优异、结构优异同时又是成熟、实用技术； 
健壮性——必需含有超大用户、高并发应用稳定性。 　
管理“落地”必需面向全员，所以支撑“落地”软件也必需能确保全员应用稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必需含有超大用户、高并发应用稳定性。 　
开放性—能够和其它软件系统完成必需关联性整合应用。 　
管理“落地”在现实管理中渗透到管理各个方面，而没有哪一套软件能够独立完成全部方面管理需求，所以，支撑制度“落地”软件必需含有全方面而广泛整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必需关联性整合应用。
严密性——必需同时实现信息数据上大集中和小独立友好统一。企业，尤其是集团型企业，从制度落地现实需求来看，首先必需有统一信息平台，其次，又必需给各个子企业部门相对独立信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上三维管控，还必需同时实现信息数据上大集中和小独立友好统一，也就是必需实现“用户、角色、权限+数据”四维管控，含有全方面门户功效。
五、现在主流OA功效
. 门户：根据集团、子企业、各部门、个人、业务类型等形成多维门户:依据单位内部不一样岗位、不一样部门、不一样下属企业职员本身工作范围，建立内部统一不一样等级信息门户，信息门户展现形式、内容全部能够依据用户不一样个性化展现，加强工作信息利用价值。
. 步骤管理：建立全企业统一工作步骤管理平台，采取电子化步骤，突破多种边界，进行跨部门、跨企业即时沟通，结构协作环境。系统支持自定义多种简单到复杂步骤，如公文流转、行政审批、费用管控、协议审批、采购申请、任务安排等，从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，可在平台中快速设置符合企业规范步骤。 包含日常工作类、行政管理、人力资源类、财务管理等：
. 协作沟通: 自建或和通用沟通平台融合应用
. 综合管理：
电子邮件：支持内部邮件发送，支持群发功效，能查看邮件查阅情况，支持经过账号绑定方法实现和现有邮箱之间无缝集成；
内部短信：用内部短信实现关键信息提醒，用户能查看、管理短信；
手机短信：支持用手机短信实现关键信息提醒，支持手机回复至OA；
日程计划安排：支持个人日程安排或她人任务指派，实现日程提醒，领导能够查看职员日程安排,计划制订、实施、监管、考评；
工作日志：职员能够撰写个人工作日志，并将日志共享给指定人员；
会议管理：实现内部会议申请提议和审核和决议实施管理，同时可满足避免时间冲突和会议提醒；和对会议形成决议一个追踪，包含对会议决议任务下达、在实施过程中监督、反馈处理。 ；
车辆管理：实现车辆申请、审批和用车登记，私用租用报销统计申请登记，能够进行车辆维护登记；
办公用具：实现办公用具申请、采购、领用登记和列表查看，可查询统计生成报表；
资产管理：对企业内部办公用具采购，领用和领用统计查询和统计、分析。企业固定资产清单、进出和档案建立等，办公用具、固定资产；
人事档案：单位人事档案资料、人员持证管理、查询、统计和分析；
考勤管理：实现单位人事考勤、请假、出差等日常事务查询、统计和管理；
5、个人办公:为用户提供一个个人办公平台，提供日常管理办公所需电子工具和文档信息服务
. 公文管理: 根据现在要求或制订公文格式，形成标准化满足日常公文处理要求。公文自动流转，节省时间、提升效率、降低人为失误；方便地查询步骤实施情况，和步骤责任人、相关文档等信息；依据实施状态，自动进行下一步操作及决定工作实施者。实现无纸化办公，企业中全部文档进行集中电子化管理，包含档案、财务文档、工程文件、技术文档、汇报、合相同；
. 移动办公：移动OA，即移动办公自动化，是利用无线网络实现办公自动化技术。它将原有OA系统上公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功效迁移到手机，能够随时随地进行掌上办公，对于突发性事件和紧急性事件有极其高效和出色支持，极大方便是管理者实时、高效地进行步骤等处理。
. 知识管理：经过建立企业规模文档管理机制，将现在关键由职员个人维护管理文档，集中在部门、企业一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内共享和传输。将多种文档分门别类进行层次化目录及处理周期管理，包含文档撰写、审阅、同意、公布、存档等各个步骤。实现文档处理过程工作流自动化。
. 系统集成: 和其它信息系统信息集成，使企业职员能有效获取处理信息，提升职员工作效率，提升企业整体反应速度。同时其它信息系统作为底层数据平台，相关数据报表可经过协同管理平台报表门户以图形化方法展现。
六、项目建设方法
现在OA系统主流技术，已逐步向.NET、Java迁移，主流软件企业已经将JAVA作为根本技术路线，而原有Domino、php、.NET路线产品，在高端用户需求面前，逐步成为明日黄花，这类企业也在悄然转型，沿着JAVA路线开辟新产品。
伴随业务逐步规范和成熟，技术不停进步，作为OA系统，所包含面及深度较广，OA通用功效也逐步相对成熟，但伴随业务管理应用深入，更多OA和ERP边缘需求，开始旺盛出来。怎样和ERP系统进行数据集成、信息集成、门户集成，和即时消息进行消息集成，甚至怎样进行数据拆分和重建等成为项目标关键原因之一。
针对目前OA系统实际使用现实状况，就怎样选择适宜OA系统建设方案，来提升现在业务及管理效率，信息部对以下三种建设方法进行了初步探讨，建设方法关键包含：
一、自建OA系统（现有方法）
优点：信息高度集中，自主可控。
缺点：需要专门团体组织调研、学习、开发、维护，从头开始，工作量极大。稳定性和实现性比较难确保，存在一定风险。
二、和第三方合作开发
优点：信息高度集中，自主可控。能够有第三方提供技术支持和服务。
缺点：需要专门团体组织调研、学习、开发、维护，从头开始，工作量极大。对寻求有经验合作伙伴也是件艰苦工作。费用较高，有较大风险。
三、利用第三方成熟OA系统，做系统集成和开发
优点：在较为成熟基础上能较快实施，风险小。企业级响应支持和服务，对日常应用能较快启用；日常维护等有成熟支持。对二次开发可主动参与。
缺点：需要OA系统开放接口，做好和现有业务功效集成。
结合集团企业目前使用情况及现实状况，从技术层面及系统稳定性来考虑，我们愈加倾向于使用第三种方法，来建立集团OA管理平台。现在因为信息部及集团其它部门对OA系统研究较少，同时社会对OA使用日常功效也较为成熟。针对前两种方法，全部需要信息部门依靠自己技术力量加以实现，从零开始，工作量较为繁重,最终结果也极难确定；同时后期对OA系统新功效等更新、维护也更要连续投入人力和财力，且极难达成现有OA系统运行所需稳定和丰富性。充足利用外力，让专业机构做专业事情，达成效益最大化。在现有时间要求及项目能稳定推进情况下，提议充足利用专业OA企业，快速高效实现集团OA系统上线。
七、项目分期实施提议
1. 建设第一期提议
1）第一期目标：
实现省店及全省门店关键日常工作步骤自动化和无纸化，实现内部协同应用处理。让总部或各店通知、公告、新闻、任务、安排、文档共享等协同任务灵活高效地运行起来。
2）第一期目标关键：常规功效实施
先做常规实施，功效模块包含：公告、新闻和图片新闻公布、报销审批等步骤设计和应用；文档共享和管理网络化、权限化；固定资产管理应用；档案中心应用等综合管理功效等。
3）实施时间：
常规功效实施速度是很快，双方配合得力，2-3个月左右可开始应用。培训和布署能够针对内部和分支机构分批分功效逐步铺开培训和使用范围。
2．OA建设第二期提议
1）第二期目标：
针对现在业务系统，对业务关心关键常见点作二次开发，以方便整合业务系统。发挥OA步骤管理及平台优势。
其次，能够针对业务系统关键数据定制开发个性化报表，布署到OA上让企业领导层能经过报表实时掌握企业各业务步骤关键指标。为决议和管理提供便利高效参考。
2）实施时间：
具体看需求复杂程度。
3．OA建设第三期提议
1）第三期目标：
针对部分比较集中模块需求，或业务具体需求，经过OA平台提供系统接口，和现有系统进行深度二次开发，充足发挥OA步骤管理、一体化显现、Internet优势，结合原有业务系统内部强大步骤管理，形成集团业务信息沟通和整合平台。即经过OA平台来集成其它现在成熟第三方业务系统数据，真正让OA成为企业关键业务系统支撑平台。
2）实施时间：
具体看需求复杂程度。
八、项目费用预算

九、合作方法
经过和以上企业沟通，在常规功效实现上，各企业应全部能实现，不一样在于各企业产品在操作习惯、操作方法、界面展示、功效关联性上存在差异，这些和产品开发时间、后续市场用户关注及连续开发投入相关。
和现有系统整合或和第三方系统对接上，各产品全部提供对接方案，实现方法上有所不一样。同时对于系统间对接功效，也是建设OA系统较为关键部分。还需深入深入了解。
对以上企业(不限于)初步沟通，各方对此项目均较为重视，
十、项目实施计划

OA建设计划时间表

项目
具体事宜
责任人
帮助部门
计划完成时间

项目立项
1.成立项目组织架构(建立领导小组、项目实施办公室)
总经办
集团各部门

2.确定此次信息化建设目标、应用范围

 3.上线OA系统哪些功效模块

项现在期需求分析
1.软件企业做信息化建设知识讲座

2.结合集团各部门(子企业)需求，整理项目目标和要求

3.围绕项目目标和要求做具体实施方案（包含：网络、软件和维护管理具体实施方案）

4.报董事长审批项目立项方案

项目实施【第一阶段】
1.议定项目整体实施方案（含责任人）

2.项目实施方案及计划审批确定

3.各部门步骤、运行体系、需求梳理

4.实施团体建立及分工

5.确定项目最终实际需求

项目实施【第二阶段】
1.选型小组成立

2.建立软件选型制度

3.软件商范围确实定

4.合格软件商实地考察（包含：经典用户考察）

5.确定软件商（签署软件协议、项目实施计划）

项目实施【第三阶段】
1.软件商实施小组入场，成立软件实施小组

2.实施小组梳理项目目标、要求和需求

3.确定项目实施计划

5.确定项目实施、运行、管理及维护机制和团体建设

6.整合项目步骤、体系及运行程序

7.审核确定实际需求步骤、体系及运行程序

项目实施【第四阶段】
1.依据审核后步骤、体系及运行程序整理数据

2.依据审核后步骤、体系及运行程序统一表单

3.依据审核后步骤、体系及运行程序做权限控制机制

4.项目培训机制确定并开启

5.服务器群建设

6.软件安装、调试

7.软件试运行方案

8.软件测试方案确实定

10.软件试运行开启，步骤表单上线

项目实施【第五阶段】
1.软件测试开启，做好测试统计

2.依据测试结果，做出项目第二次调试方案

3.集团内部步骤、体系及运行程序依据调试方案做调整

4.软件商依据调试方案做软件第二次开发

5.再次导入测试数据进行测试，做好测试汇报

项目实施【第六阶段】
1.整理项目相关软件、网络、管理体系资料

2.项目验收

项目管理及维护
1.项目管理及维护措施梳理和实施

2.做好维护日志

浙江省新华书店集团
OA项目小组
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