会务部工作综合流程包括以下五个方面.docx

会务部工作步骤包含以下五个方面：接会；会前策划工作;会前准备工作;会中服务;会后服务。下面是我对会务部工作步骤及注意事项总结。一、接会1、经过相关渠道获取会议信息能够经过医学会，熟人介绍，媒体网络等2、造访达成合作意向3、汇总各方面信息估算会议盈余情况预算中包含交通费，餐费，住宿费，参会费，教授车费和讲课费，会场租赁费，印刷费，邮寄费，通讯费等4、签署承接协议和委托协议明确双方权责及利益分成，和会议亏损负担等二、会前策划工作：一个吸引人会议要做到以下几点1、标题大气且专题明确如“国际脑瘫康复和矫形技术论坛”2、有国家继续教育学分，最多10分，如学分五分以下则不写具体分数3、有著名中国外教授助阵，即使最终某个教授没来，也可写进通知进行宣传4、举行城市有特色旅游景点5、在相关门户网上挂上会议通知5、有欧亚这么专业会务企业对会议进行策划和包装三、会前准备工作：1、会前赞助：赞助商多是看重和医院现有合作关系，或是未来可能合作，主办方在拉赞助方面起很关键作用。医院提供赞助商名单我方谈具体合作和确定赞助金额，经过其它路径得到厂家，也要让医院参与提升成单率。2、酒店选定1）要选一个在当地著名星级宾馆假如是异地办会,酒店位置一定要在交通方便市区,方便采购和制作会议临时用具。假如当地参会人员较多，还要考虑酒店停车位。2）最关键是宾馆内要有功效齐全会议室会议室最好是没有柱子，旁边要有休息室供教授使用，如异地开会，要谈好让酒店无偿或是以较低价格提供：鲜花、绿植、条幅、投影、茶水等3）依据会议回执情况，提前预定房间，谈一个协议价位跟主办方沟通以往参会人数，在此基础上预定房间，协议尽可能我方做，要把退房时间谈到晚上六点，我方不负担空床费，不负担住不够数量费用。4）查看酒店标间是否有窗户5）会议室需要有足够照明设施和通风口使用投影时候，视光线决定是否拉上窗帘。6）周围无施工等干扰定酒店前，要了解清楚酒店在会议期间是否有装修，周围有没有大规模施工，假如选择是国宾馆还要了解酒店被征用几率。7）和会者能否在较短时间内疏散8）会场周围是否有洗手间可用，如洗手间标志不显著可要求做指示牌9）费用控制在预算之内会议档次和收入决定酒店档次。2、会前教授邀请及行程：1）外籍教授邀请可让总部崔素娟和院方帮助，其它教授会务部专员定时和其保持联络，提前一个半月要回教授100字介绍和讲义，为了好印刷，word格式比ppt好。2）提醒教授按课表提前抵达并掌握其具体行程，方便安排接送站、房间安排和返程票预定。3、会前通知发放：1）大型会议为三轮通知，信函通知为两轮，中间穿插一轮电话通知2）第一轮信函通知范围大、广撒网；伴随传真和邮箱普及，有会议只发电子版通知了。教授邀请函要用快递确保全部能收到。3）第二轮电话通知是在第一轮电话通知基础上筛选并确定科室主任姓名4）第三轮通知在前两轮通知基础上向参会者传达更多会议信息，确定会议日程。4、会前讲义及通知印刷：1）确定合作后即开始通知设计和制作。2）讲义由和教授联络会务部人员专程跟踪，早提醒教授准备讲义，以免行程冲突无法提供3）讲义确保于会议前7天印刷完成；5、会前印刷品准备：1）代表证，教授证，参展证，会务组证2）会议须知细化工作人员分工，让参会代表知道有事可找谁3）参展商须知细节同上4）条幅5）拱门氦气球投影仪租赁6）幕墙印刷以上物品需要会前提前到位或是确定租赁商，包含具体尺寸要亲自陪供给商去丈量，并讲好要求5、准备会议材料及按会议要求准备所需物品：1）学员文具关键是笔和本子（如讲义上留空白，可不买本子）2）墨盒，粉红和白色打印纸3）最少三台电脑会场一台，一台固定打印，一台输入资料4）会议通知有参会者可能缺乏某一轮用于审批通知5）礼品包含给学员和给教授6）财务用具报销表，收据，开票机等7）投影仪提前跟酒店协商看是否有备用8）资料袋如不印刷可用透明文件袋替换6、工作人员服装购置依据我方和院方在会议上服务人数购置7、会议交流：包含和同事交流和和主办方，酒店等交流，随时了解会议需求、改变立即掌控会议动态，协力处理突发事件。四、会中管理服务：1、报到安排1)人职员作安排：专员负责登记，收费和资料发放做到微笑服务，耐心细致2)酒店及房间协调：1协调酒店提前做好大堂通告，摆好宣传品2立即通报我方责任人房间使用总量和单出房间数量方便随时排房；依据参会代表住宿天数安排房间，如只住一晚，可让其单独住。3提醒参会者检验房间物品是否和酒店提供明细有出入4提前协调好天天预留房间数量和房型；5提前协调好参会代表提前入住和延迟撤离房费标准6协调好退房时间和午休房收费要提醒3)接送站安排：1要具体列出行程表，具体到每一个时刻教授活动安排；2班次和时间要在火车出发前两小时和车站确定，飞机起飞我方人员才能够出发，避免车辆调不回来耽搁后面接送。3提前做好接站牌4确保租用车辆经过安检，一定要叮嘱接站人，看好车辆油量，避免司机在加油上做手脚。5安排好备用车，做好车辆计调工作4)会议注册：1登记正确参会代表资料，如包含到办学分证，表格信息要同时包含办学分证信息；2通讯录上要同时印上教授名单、主办方工作人员联络方法，我方全部工作人员联络方法。3负责登记同事要在报道当日晚上把用于办学分表格和用来印刷通讯录表格加班录入完成，并传给主办方和印刷厂5)收费安排：了解收费标准和明细，安排财务提前调试好开票机、准备收据和零用现金，并确保资金安全。6)资料分发：1清点好会议资料，依据不一样代表立即分发不一样材料；2在参会者面前再次确定每个资料袋中全部有对应证件。7)旅游预订：1提前确定好旅行社，并让旅行社准备好具体宣传资料跟通知一起发出2在统计回执信息时问是否参与旅游；8)返程票预订：1依据教授行程，提前确定是否需我方订票；2因资金大全部是我方提前垫付，所以尽可能跟教授沟通假如方便坐动车就不要坐飞机。3因订票会占用我方资金而且有退票风险，标准上参会代表我方只负责提供订票电话，不负责具体预定。2、会场部署:1）在报到当日晚上20:00之前,要安排相关供给商把会场部署好,包含鲜花，幕墙，条幅，课程易拉宝，音响设备，投影仪等并通知主办方检验。2）会议召开前1个小时再次进行复查，确保麦克、电脑、投影、音频线、同声传译设备正常工作。3）会前半小时确保酒店工作人员到位。检验主席台是否摆上席签、讲台是否是在主席台右上角并摆上低矮绿植、横幅、会场指示牌等部署情况。3、摄影，摄像通常开幕式后全部会安排合影，会议期间安排摄像1）提前和摄影企业谈好照片尺寸和价钱2）实地考察酒店集体合影时是否需要搭架子，如需要要提前确保搭架子场地不被占用。3）和主办方协商好需要摄像时长，用来确定需要光盘容量。4、开幕式安排1）会前三天和主办方确定出席开幕式领导名单和次序并打好席签2）开幕式上投影图像提前设计并于会前调试确保正常使用3）和主办方沟通好出席开幕式领导是否有感谢费并提前准备好5、餐饮安排1）第一次用餐前，让主持人宣告就餐地点，就餐过程中安排专员全程跟踪，方便发觉饭菜问题，并立即和酒店协商处理。1）依据会议主办方要求和会前定好用餐标准并和酒店协商用餐菜品，注意菜品口味和质量，和特殊客人和会议关键领导用餐安排，提前让会议主办方签字确定下一餐用餐菜单。2）做好每次用餐统计工作，包含工作人员工作餐统计和预定3）提前和主办方确定参展商和赞助商用餐标准。6、晚宴1）提前和酒店协商好晚宴地点并和晚宴前挂上条幅2）酒水提前采购好，通常为有当地特色白酒和红酒，并让供给商当日下午送到酒店3）主持人，主持词，节目单，抽奖礼品，抽奖箱，抽奖券会前确定4）音响设备晚宴前一小时调试确定正常运行，假如有5）假如有领导唱歌，要考虑到她是否能记住歌词，是否需要屏幕显示。6）一定要有专员引导入座，确保一桌坐满了再开另外一桌7）晚宴用餐人数参考之前用餐最大人数8)晚宴假如有抽奖一定要让一等奖在最终一个节目后抽，以确保人数，而且工作人员奖券不要多发。7、会场服务:1）专员负责看管会议室入口，凭证入内2）引导和会人员就座3）茶歇时提醒和会者带好个人物品以防错拿，专员提醒代表不要把食品带到会议室吃，以免污染桌子。4）我方关键责任人要常常巡视，发觉问题立即处理5）专员负责协调上一个讲课教授和下一个讲课教授衔接，1包含安排下一个讲课教授在固定位置就座，给主持人准备好教授介绍，介绍用塑料皮封一下；要控制好卫星会厂家时间，以免耽搁会议进程。2拷贝课件看课件和电脑是否兼容，如想扩音需接上音频线；3换席签；4调试麦克，音响，投影等设备6）茶歇摆放。1承包给厂家，越丰富越好2若我方负责，只用裸装食品，以防被带出会场7）闭幕式安排1提前做出闭幕式投影画面2提醒主办方提前准备好闭幕词8、旅游安排1）找有信誉旅行社，提前签署协议，我们收取差价（要考虑我方代开发票成本）2）依据旅游出发时间适时安排参会者叫早服务，和早餐安排3）确保旅游车辆经过了相关安全检验2）出发前一小时确定导游和车辆到位五、会后服务工作：1）发放学分证及通讯录。2）会务服务总结、评定、会议代表意见反馈及处理工作3）提前列出清单和酒店查对具体消费明细后，列知全部消费明细和会议主办方查对，做好费用结算工作。4）欢送代表，安排返程分享：