档案管理综合流程及综合流程图.doc

档案管理工作步骤

具体工作
搜集各部门、分企业文书档案

详
细
工
作
流
程
步骤图
下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完成
对于此步骤图解释
档案室每十二个月1月份下发通知，要求各部门、分企业移交前十二个月文书类资料，各部门、分企业秘书根据要求填写移交清单，经部门领导签字确定。档案室秘书对移交清单进行查对，符合要求进行接收，档案管理员对接收文件进行整理、立卷。如没有按时移交部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完成。

具体工作
对集团全部文书材料进行整理
详
细
工
作
流
程
步骤图
搜集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订
相关此步骤图解释
搜集集团及分企业全部文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最终装订成册。

具体工作
文件借阅
详
细
工
作
流
程
借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依据借阅单在文件借阅记录表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅估计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检验是否完整无损，完好无损,档案室在实际
归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档

具体工作
协议接收
详
细
工
作
流
程
到董办接收协议—档案室秘书依据协议类移交表对协议进行查对—手续完整签字接收——档案室对协议进行存档并下发相关部门
接收协议要求：1、注意协议及附件、协议转签文件完整性；2、走特事特办协议在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。

具体工作
洽商资料接收
详
细
工
作
流
程
步骤图
接收 →查对 →录入 →存档
相关此步骤图解释
每个月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一查对、接收，录入电子目录，进行存档。

具体工作
结算资料接收
详
细
工
作
流
程
步骤图
接收 →查对 →录入 →存档
接收协议要求： 1、须有移交部门责任人、移交人及监察部门相关人员签字；2、应按移交部门出具移交单进行一一查对；

具体工作
图纸档案接收、整理
详
细
工
作
流
程

步骤图
取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档
相关此步骤图解释
由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸确实定印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。

具体工作
集团营业执照年检
详
细
工
作
流
程
步骤图
下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表 →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检
相关此步骤图解释
依据工商局要求，每十二个月3月起，从工商网下载年检表格，根据营业执照上内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖企业公章、协议章、财务章 , 向财务请款并并要求提供集团12月份财务报表, 带着年检表、营业执照副本、财务报表、企业公章到对应工商局进行年检。

具体工作
办理营业执照使用期变更
详
细
工
作
流
程
步骤图
到工商局领取变更表 →填写表格 →修改企业章程、股东会决议 →申请盖章 →到工商所审核 →变更完成
相关此步骤图解释
到领取营业执照工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后企业章程和股东会决议，申请变更表、企业章程、股东会决议盖公章，到工商所进行审核，审核经过后将营业执照放在工商所进行变更。

具体工作
借阅图书
详
细
工
作
流
程
步骤图
查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档
相关此步骤图解释
借阅人在档案室进行查阅，找到需要图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书依据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检验图书是否完好无损，查对无误后归档。

具体工作
刻录光盘
详
细
工
作
流
程
步骤图
登记(申请) →刻录 →检验→下发
相关此步骤图解释
(1) 刻录光盘必需在《刻录光盘记录表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员依据登记要求进行刻录，完成后检验刻录内容，最终下发给所需部门。
(2) 申请刻录档案室存档光盘必需填写《文件借阅单》，经部门责任人签字确定，档案管理员进行刻录，完成后检验刻录内容，最终下发给所需部门。

具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定时指导培训
详
细
工
作
流
程
步骤图
确定资料员名单 →确定培训日期 →确定培训内容 →通知相关资料员 →具体讲解培训内容 →作专业指导
相关此步骤图解释
对集团所属各部及各项目企业专兼职资料员进行名单确定，不定时培训并确定培训内容，利用OA系统或电话进行通知，针对每个项目、资料员特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理情况并给专业指导。

主步骤项目
注解
责任人

4、人事副档建立权限
3、人事副档建立时限（1.3）
2、建立人事副档（1.2）
1、人事副档含义(1.1)

(1.1) 人事副档含义：

人事副档是指在企业人事管理工作中形成，记载和反应职员个人经历、基础情况、资历证实及在企业中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保留以备查考文字、表格及其它形式历史统计。人事档案应真实全方面地反应个人全貌，人力资源部门要常常经过相关部门，搜集全企业职员岗位调配、职务任免、考评、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成，反应个人德、能、勤、绩等方面文件材料，充实档案内容。

（1.2）建立人事副档：

A. 新职员入职 根据职员入职年、月进行编号、排序建档。
B. 人员调配（分部和分部、分部和大区、分部和总部）将原有人事副档根据分部编号重新建立并存档。

A. 对于新入职职员招聘资料和入职资料，人力资源部门应在职员入职之日起七个工作日内，将和职员个人相关材料，整理、编号、装订，进行建档。
B. 其它建档资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后七个工作日内，将相关材料装订，存入该职员人事副档。以发文形式生成资料，应在发文日期后十个工作日内存入人事副档。
C. 新入职经理级（含部门第一责任人）及以上人员副档，应在该职员入职之日起十五个工作日内，将该职员副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。
D. 对于异动职员，在职员异动交接手续完成之日起，由原部门或门店将异动职员资料交至人力资源部．人力资源部档案管理员在三个工作日内将异动资料存入副档。
E. 离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成文件送至人力资源部，进行归档。
（1.3）人事副档建立时限：
档案管理专员

档案管理专员
档案管理专员

档案管理专员

档案管理步骤
档案管理步骤

主步骤项目
注解
责任人

5.2招聘资料（5.2.1）
5.1卷内目录（5.1.1）
4、人事副档建立权限（1.4）

u 不一样职级，档案存放处不一样：
A. 分部总监级以上（含总监）副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。
B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
（1.4）人事副档建立权限：

（1.5）建立人事副档所需资料：

A. 卷内目录
B. 招聘资料
C. 入职资料
D. 在职资料
E. 调职调薪资料
F. 职务任命文件
G. 异动文件
H. 考评、评定工作中形成相关材料
I. 奖惩材料
J. 离职资料
K. 其它应归档资料

（5.1.1）卷内目录：见附件1：《职员人事副档明细》
面试评审表、应聘记录表、简历、学历证实、身份证、资格证书及其它经历及资历证实等资料复印件。
（5.2.1）招聘资料：
档案管理专员
档案管理专员

档案管理步骤

主步骤项目
注解
责任人

5.5调职调薪资料（5.5.1）
5.4在职资料（5.4.1）
5.3入职资料（5.3.1）

A. 《职员记录表》；
B. 一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在《职员记录表》对应位置上）；
C. 《查询函》或离职证实或个人申明；
D. 担确保明文件（需要提供此证实相关岗位）；
E. 背景调查（经理级及以上人员）；
F. 经职员本人签字确定《职员手册确定书》；
G. 《录用通知书》；
H. 《岗位薪资确定单》；
I. 保险通知函；
J. 健康检验材料；
要求：多种表格内容应填写完整、字迹清楚，其中家庭地址、联络方法等关键资料必需具体完备。入职培训后进行考试和《规章制度学习确定单》。
（5.3.1）入职资料：

A. 职员本人签字确定后劳动协议文本；
B. 职员转正、结束代理期审批表及相关材料；
（5.4.1）在职资料：

A. 工资变动审批表及通知书；
B. 提职晋级审批及考评、批复等材料。
C. 奖励工资审批表、批复等材料。
D. 多种待遇审批表、批复等材料。

（5.5.1）调职调薪资料：

档案管理步骤

主步骤项目
注解
责任人

5.10离职材料（5.9.1）
5.9奖惩材料
5.8考评、评定工作中形成相关材料（5.7.1）
5.6异动文件（5.6.1）
5.7异动文件（5.6.1）
5.6职务任命文件（5.5.1）

A. 《职员离职审批表》；
B. 《职员离职面谈表》；
C. 《解聘申请单》；
D. 《离职通知书》/《解聘通知书》；
E. 离职/解聘交接单；（有资产清册要将资产清册后附一并归档）
A. 任命审批文件；
B. 任命考评文件；
C. 任命通知文件；
（5.6.1）职务任命文件：

（5.7.1）异动文件：

申请文件（企业或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员具体“工作交接单”）。

A. 试用期考评、评定；
B. 代理期考评、评定；
C. 晋升考评、评定；
D. 年度评优考评、评定；
（5.8.1）考评、评定工作中形成相关材料：

（5.10.1）离职材料：

尤其说明：第5.10项：离职资料必需是全部相关授权领导签批完成完整资料方可归档。离职/解聘交接单如有资产，需附“资产交接明细”并归档。

档案管理步骤

主步骤项目
注解
责任人

8、借阅人事副档手续（8.1）
7、归档步骤结束
6、人事副档归档要求（6.1）
5.11其它应归档资料（5.9.1）

（5.11.1）其它应归档资料：绩效、薪酬档案；人力资源部相关制度及步骤存档；
A. 档案管理员应具体审核人事副档资料是否完整齐全，手续是否完备，归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。
B. 档案资料不是孤立文件，符合入档要求档案资料应能够反应事件来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个步骤，以备查考。
C. 档案管理员应做好对人事副档归档和整理、保管和保护、利用和转递工作，确保归档文件材料完整正确。
D. 对符合归档要求材料，应立即具体登记归档；对不符合归档要求材料，应立即通知形成材料部门修订或补办，限期报送；定时核查所管理副档，发觉所缺材料，立即登记、补充。
E. 纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后文件上指示及存档。
F. 字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
（6.1）人事副档归档要求：

u 借阅制度：
A. 人力资源部门须建立人事副档借阅制度；
B. 借阅人必需填写《档案借阅审批单》，并注明借阅日期，借阅档案名称，借阅事由，由相关授权领导签字后方可借阅档案；
u 借阅手续：
A. 档案管理员收到已签批好《档案借阅审批单》，并在人力资源部登记《人事副档借阅台帐》，由借阅人本人签字，方可办理借阅手续；
B. 借阅人必需在要求时间内亲自归还所借阅资料，经档案管理员检验无误后，在借阅台帐上登记注销；
（8.1）借阅人事副档手续：