采购部运作手册模板.doc

采 购 部
运 作 手 册

Pruchasing Department
Operation Mannual

汇编:
Prepared by:
二O一二年十二月十六日

目 录
INDEX

目录…………………………………………………………
采购部门职能说明书………………………………………
采购部架构图及编制说明…………………………………
采购部岗位职责说明书索引………………………………
采购部岗位职责说明书……………………………………
采购部部门各运作步骤索引………………………………
采购部部门各运作步骤……………………………………
采购部部门管理制度索引…………………………………
采购部部门管理制度 ……………………………………
采购部门运作表格索引……………………………………
采购部门运作表格…………………………………………

采购部部门职能说明书
PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPERTMENT JOB DESCRIPTION

一、行政关系
采购部是酒店经营活动所需物资采购供给部门，是酒店关键后勤保障部门之一。部门工作向总经理负责，部分工作同时向酒管集团企业负责。

二、中心任务
依据酒店招投标采购步骤及酒店采购步骤、质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需物资采购工作，以确保和满足酒店经营活动所需物资供给和需求。

三、工作职责
1. 了解各部门物资需求及多种物资市场供给情况，掌握财务部对多种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉多种物资采购计划；
2. 熟练掌握酒店招投标采购步骤，严格根据步骤要求组织各项招投标工作，确保招标工作公平公正并完善各招标项目标资料存档。
3. 采购物品应做到价廉物美、择优录用。进行三家比价，在尽可能节省成本标准下择优选择优质供给商。
4. 急用物品要优先采购，要做到按计划采购，认真核实各部申购计划，依据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常见物资按库存要求立即办理，和仓管员常常沟通，预防物资积压，做好物资使用周期性计划工作；
5. 采购物品应做到价廉物美、择优录用。时鲜、季节性物资如部门还未提出申购计划，应立即提供样板、信息供经营部门参考选择；
6. 采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求要果断拒收，依据销售动向和市场信息主动争取定购货源，依据“畅销多进、滞销不进”标准，确保货源充足；
7. 认真落实实施协议法，严格审核协议款项，订购业务，必需上报相关领导，研究后方可实施；
8. 按计划完成各类物资采购任务，并在预算内尽可能降低开支；
9. 调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉多种物资供给渠道和市场改变情况，供需心中有数。不停提升业务技能，确保酒店物资正常采购量；
10. 要熟悉和掌握酒店所需各类物资名称、型号、规格、单价、用途和产地。检验购进物资是否符合质量要求，对酒店物资和质量要求负有责任；
11. 在从事采购业务活动中，要遵纪遵法，讲信誉，不索贿，不受贿，和供货单位建立良好关系，在平等互利标准下开展业务往来；
12. 严格遵守酒店各项规章制度，达至各项预期管理目标；
13. 建立系统酒店经营采购清单、供给商名目表、部门步骤和政策及系统培训教材。
14. 完成领导班子交代其它工作任务。
四、工作权限
1. 对物资采购价格有提议权。
2. 对供给商选定有提议权。
3. 对采购协议有草拟及提议权。
4. 对招标工作有行使权。

五、工作关系
1. 直接对总经理汇报工作或接收指示。
2. 同酒店各部门为提供服务协作关系。
3. 同集团采购部为接收指导监控关系。

七、考评和奖罚
由总经理对本部门直接进行监控和奖罚

八、部门岗位设置
采购部编制共3人
部门经理：1人 采购主管：1 人 采购员：1人
详见架构

采购部架构图
PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPARTMENT STRUCTURE

采购部岗位架构图
PURCHASING DEPARTMENT ORGANIZATION CHART

GRADE
/
/
/
/
5.Dept. Head B
B级经理
1人

/

7.Captain
领班级
2人

/
/
/

采购部经理
1人
采
购
员
2
人

岗位职责索引
Job Description Index

编号
Ref No.
岗位/职务
Department / Position
页码
Page
PUR JD－001
采购部经理

PUR JD－002
采购主管

PUR JD－003
采购员

岗位职责说明
JOB DESCRIPTION
职位名称
采购部经理
职位代码
PUR JD-001
所属部门
采购部
薪金标准

职等职级
由人事部填
直属上级
总经理
轮转岗位

晋升方向

直属下级
采购主管
职位概要:
在总经理领导下，组织、实施酒店物品招标、采购工作，为酒店节省成本，控制预算，确保物资物美价廉，负责部门全方面工作，为酒店各部门经营活动提供物资供给后勤保障。
工作内容:
1．实施国家相关法律要求，实施酒店及上级企业采购制度，全方面负责酒店内采购工作。确定采购部工作方针和目标；采购制度建立和完善。
2．严格实施公开招标、货比三家采购标准，控制采购成本。择优、择廉、立即地采购物料，确保工作效率。
3．严格按酒店招标管理措施做好大宗物品采购招标工作。
4．认真核实各部门申购计划，负责采购计划制订和组织实施。
5．熟悉和掌握酒店所需各类物质名称、单价和用途。检验购进物质质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店物质供给正常。
6．协调采购部内外关系，确保各项采购任务顺利完成。
7．和供给商建立良好合作关系，在平等互利标准下开展业务活动。
8．掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质供给商，并从严监控供给商。
9．督导采购部门全盘业务及人员考评。加强对属下采购人员督导及考察，使之在从事采购业务活动中遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提升专业知识，培养高效廉洁采购队伍。
10．主持采购人员教育和训练。对下属工作业绩进行考评，依据下属工作表现对其实施奖惩。
11．撰写部门月报和总结。
12．主持或参与采购相关业务会议，并做好部门间协调工作。
13．负责采购部所属辖区消防、治安、安全、卫生等管理工作。
14．严格遵守酒店各项规章制度。
15．部门日常管理工作，达至各项预期管理目标。
16．接收领导部署专题任务和临时性任务。

职务权限：
业 务 事 项
职 务 权 限
备 注
提案权
（□）
审核权
（△）
审定权
（☉）
1、部门月度工作计划及工作总结

☉

2、文件和材料草拟、把关、收发、过滤及处理

☉

3、档案文书管理

☉

4、办公用具管理和发放、办公费用控制

☉

5、文字材料打字、复印

☉

6、部门资金支配

☉

7、部门会议召开及工作落实情况检验

☉

8、各部门采购计划及整个采购过程、物品质量

△

9、部门预算化管理
□

10、制订本部政策和管理制度架构

☉

11、采购价格管理
□

12、供货协议草拟
□

任职资格:
基础要求：
◆ 男女不限，年纪30—45岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。
◆ 良好思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务工作压力。
◆ 自觉遵守《广东粤港投资控股董事会十八条禁令》，接收粤海管理理念和广控企业文化熏陶。
教育背景:
◆ 大学专科以上学历。
职业资格：
◆ 含有良好职业操守，熟悉粤海文化。

经 验:
◆ 3年以上星级酒店该岗位管理经验，业务熟练
技能技巧:
◆ 实施国家相关法律要求，实施酒店及上级企业采购制度，全方面负责酒店内采购工作。确定采购部工作方针和目标；采购制度建立和完善。
◆ 能很好协调采购部内外关系，确保各项采购任务顺利完成。
◆ 督导采购部门全盘业务及人员考评。加强对属下采购人员督导及考察，使之在从
事采购业务活动中遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提升专业知识，培养高效廉洁采购队伍。
◆ 熟练使用办公软件及相关人事管理软件。
态 度:
◆ 认同并接收粤海集团企业文化。
◆ 对人及组织改变敏感，含有很强沟通、协调和推进能力。
◆ 高度敬业精神及高涨工作激情，能接收高强度工作，工作态度主动乐观。
◆ 善于和各类性格人交往，待人公平。
工作条件:
工作场所: 办公室或户外 环境情况:
危 险 性: 无危险,无职业病危险。

职员承诺
推行职责：
0. 为自己业绩负责而且为连续增加而努力。
1. 坚持酒店职员手册和总政策和程序。
2. 坚持采购部政策和程序。
3. 向管理层汇报存在问题并提出提议和决议。

自觉工作：
1. 说明自己工作职责并找寻能提升工作技能和知识机会。
2. 了解她人工作并分享成功经验。
3. 了解酒店设施设备、产品及服务。
4. 为客人提供酒店服务、设备和特殊事件服务时提供相关信息。
5. 依据需要落实实施部门程序和政策。
关注用户：
1. 和内部职员和客人建立和维持主动关系，方便能有效满足她们合理需求。
2. 预见客人需要，解答客人咨询，并为客人处理问题。
3. 经过和店内外用户和内部职员交谈为酒店树立良好形象。
4. 坚持酒店品牌标准。
5. 保持产品和服务知识高水准方便愈加好向用户讲解、出售酒店服务及设施。
6. 依据客人需要帮助并引领客人抵达她们想去地方。
7. 了解相关酒店尤其节目及事情，方便知晓她们需要并做出回复。
8. 了解酒店最新信息方便为客人提供信息服务。
关注团体：
1. 和同事友好合作并对同事、主管、团体给信任，可跨部门地交流工作结果。
2. 经过良好交流确保交班工作顺利进行。
3. 参与更多酒店会议。
4. 以专业而主动方法和部门和酒店职员进行接触和交流，促进相互感情，促进团体精神并保持两种有效交流方法。
适应能力：
1. 在工作及日常事务中依据实际需求做出改变
2. 工作应符合商业要求需要。
3. 完成管理层指派下来工作。
自我发展：
1. 发展/更新知识和技能方便适应改变（内在和外在）。
2. 找出并分析存在不足之处。
3. 为自我发展寻求更多机会。

忠诚：
1. 确保以最小监督力量使工作质量符合所要求标准并立即完成任务。
2. 遵照标准、制度及程序。
3. 符合酒店现行标准。
人际关系：
◆和来自不一样国家、地域含有不一样文化、观念用户和同事友好相处。
◆内部:和上级主管保持良好沟通,发觉任何问题立即向主管汇报
◆外部:和客人保持紧密联络,了解客人一切需求
自我认知：
◆企业少了任何一个个体全部将会继续运转，假如我辞职，酒店将会招募或从部门内部选拔适合人员替换我工作。
我已经阅读和了解该职位描述，我将照此实施我职责。

任职者签字：
日期：
上级主管签字：
日期：
人事行政部审核：
日期：

岗位职责说明
JOB DESCRIPTION
职位名称
采购主管
职位代码
PUR JD-001
所属部门
采购部
薪金标准

职等职级
由人事部填
直属上级
采购部经理
轮转岗位

晋升方向

直属下级
采购员
职位概要:
帮助部门经理招标、采购等工作，并负责餐饮物品询价、定价及采购工作。
工作内容:
1．服从采购部经理安排，关键负责餐饮类采购工作
2．严格实施货比三家采购标准，控制采购成本。择优、择廉、立即地采购物料，确保工作效率。
3．出现大宗用具采购时，配合采购经理做好招投标组织工作。
4．熟悉和掌握酒店餐饮所需各类物质名称、单价和用途。检验购进物质质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店物质供给正常。
5．严格把好质量关，配合使用部门，对不符合要求用具负责交涉退换。
6．和供给商建立良好合作关系，并从严监控供给商。
7．掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质供给商，并从严监控供给商。
8．严格遵守酒店各项规章制度。
9．含有良好职业操守，在从事采购业务活动中遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提升专业知识。
10．接收部门经理部署专题任务和临时性任务。

职务权限：
业 务 事 项
职 务 权 限
备 注
提案权
（□）
审核权
（△）
审定权
（☉）
1、餐料价格制订
□

2、供给商选定
□

3、部门工作协调
□

4、招标文件草拟
□

任职资格:
基础要求：
◆ 男女不限，年纪30—45岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。
◆ 良好思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务工作压力。
◆ 自觉遵守《广东粤港投资控股董事会十八条禁令》，接收粤海管理理念和广控企业文化熏陶。
教育背景:
◆ 高中以上学历。
职业资格：
◆ 含有良好职业操守，熟悉粤海文化。
培训经历:
◆ 受过招标管理培训、采购管理制度等。
经 验:
◆ 3年以上星级酒店该岗位管理经验，业务熟练
技能技巧:
◆ 熟悉餐饮类物品市场行情，立即掌握价格信息，确保各项采购任务顺利完成。
◆ 在从事采购业务活动中遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提升专业知识，培养高效廉洁工作作风。
◆ 熟练使用办公软件及相关采购管理软件。
◆ 熟练使用电脑常见软件、持有C1或以上等级机动车驾驶证
态 度:
◆ 认同并接收粤海集团企业文化。
◆ 对人及组织改变敏感，含有很强沟通、协调和推进能力。
◆ 高度敬业精神及高涨工作激情，能接收高强度工作，工作态度主动乐观。
◆ 善于和各类性格人交往，待人公平。

工作条件:
工作场所: 办公室或室外 环境情况: 舒适
危 险 性: 无危险,无职业病危险。
职员承诺
推行职责：
1. 为自己业绩负责而且为连续增加而努力。
2. 坚持酒店职员手册和总政策和程序。
3. 坚持采购部政策和程序。
4. 向管理层汇报存在问题并提出提议和决议。
自觉工作：
1. 说明自己工作职责并找寻能提升工作技能和知识机会。
2. 了解她人工作并分享成功经验。
3. 了解酒店设施设备、产品及服务。
4. 为客人提供酒店服务、设备和特殊事件服务时提供相关信息。
5. 依据需要落实实施部门程序和政策。
关注用户：
1. 和内部职员和客人建立和维持主动关系，方便能有效满足她们合理需求。
2. 预见客人需要，解答客人咨询，并为客人处理问题。
3. 经过和店内外用户和内部职员交谈为酒店树立良好形象。
4. 坚持酒店品牌标准。
5. 保持产品和服务知识高水准方便愈加好向用户讲解、出售酒店服务及设施。
6. 依据客人需要帮助并引领客人抵达她们想去地方。
7. 了解相关酒店尤其节目及事情，方便知晓她们需要并做出回复。
8. 了解酒店最新信息方便为客人提供信息服务。
关注团体：
1. 和同事友好合作并对同事、主管、团体给信任，可跨部门地交流工作结果。
2. 经过良好交流确保交班工作顺利进行。
3. 参与更多酒店会议。以专业而主动方法和部门和酒店职员进行接触和交流，促进相互感情，促进团体

4.精神并保持两种有效交流方法。
适应能力：
1. 在工作及日常事务中依据实际需求做出改变
2. 工作应符合商业要求需要。
3. 完成管理层指派下来工作。
自我发展：
1. 发展/更新知识和技能方便适应改变（内在和外在）。
2. 找出并分析存在不足之处。
3. 为自我发展寻求更多机会。
忠诚：
1. 确保以最小监督力量使工作质量符合所要求标准并立即完成任务。
2. 遵照标准、制度及程序。
3. 符合酒店现行标准。
人际关系：
◆和来自不一样国家、地域含有不一样文化、观念用户和同事友好相处。
◆内部:和上级主管保持良好沟通,发觉任何问题立即向主管汇报
◆外部:和客人保持紧密联络,了解客人一切需求
自我认知：
◆企业少了任何一个个体全部将会继续运转，假如我辞职，酒店将会招募或从部门内部选拔适合人员替换我工作。
我已经阅读和了解该职位描述，我将照此实施我职责。

任职者签字：
日期：
上级主管签字：
日期：
人事行政部审核：
日期：

岗位职责说明
JOB DESCRIPTION
职位名称
采购员
职位代码
PUR JD-001
所属部门
采购部
薪金标准

职等职级
由人事部填
直属上级
采购部经理
轮转岗位

晋升方向

直属下级

职位概要:
帮助部门经理招标、询价议价、采购等工作，并保持物品信息更新，和营运部门良好沟通。
工作内容:
1．服从采购部经理安排，认真完成指派采购工作
2．严格实施货比三家采购标准，控制采购成本。择优、择廉、立即地采购物料，确保工作效率。
3．出现大宗用具采购时，配合采购经理做好招投标组织工作。
4．熟悉和掌握酒店所需各类物质名称、单价和用途。检验购进物质质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店物质供给正常。
5．严格把好质量关，配合使用部门，对不符合要求用具负责交涉退换。
6．和供给商建立良好合作关系，并从严监控供给商。
7．掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质供给商，并从严监控供给商。
8．严格遵守酒店各项规章制度。
9．含有良好职业操守，在从事采购业务活动中遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提升专业知识。
10．接收部门经理部署专题任务和临时性任务。

职务权限：
业 务 事 项
职 务 权 限
备 注
提案权
（□）
审核权
（△）
审定权
（☉）
1、物品采购价格制订
□

2、供给商选定
□

3、部门工作协调
□

4、招标文件草拟
□

任职资格:
基础要求：
◆ 男女不限，年纪30—45岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。
◆ 良好思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务工作压力。
◆ 自觉遵守《广东粤港投资控股董事会十八条禁令》，接收粤海管理理念和广控企业文化熏陶。
教育背景:
◆ 高中以上学历。
职业资格：
◆ 含有良好职业操守，熟悉粤海文化。
培训经历:
◆ 受过招标管理培训、采购管理制度等。
经 验:
◆ 3年以上星级酒店该岗位管理经验，业务熟练
技能技巧:
◆ 熟悉各类物品市场行情，立即掌握价格信息，确保各项采购任务顺利完成。
◆ 在从事采购业务活动中遵纪遵法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提升专业知识，培养高效廉洁工作作风。
◆ 熟练使用办公软件及相关采购管理软件。
◆ 熟练使用电脑常见软件、持有C1或以上等级机动车驾驶证
态 度:
◆ 认同并接收粤海集团企业文化。
◆ 对人及组织改变敏感，含有很强沟通、协调和推进能力。
◆ 高度敬业精神及高涨工作激情，能接收高强度工作，工作态度主动乐观。
◆ 善于和各类性格人交往，待人公平。

工作条件:
工作场所: 办公室或室外 环境情况: 舒适
危 险 性: 无危险,无职业病危险。
职员承诺
推行职责：
1. 为自己业绩负责而且为连续增加而努力。
2. 坚持酒店职员手册和总政策和程序。
3. 坚持采购部政策和程序。
4. 向管理层汇报存在问题并提出提议和决议。
自觉工作：
1. 说明自己工作职责并找寻能提升工作技能和知识机会。
2. 了解她人工作并分享成功经验。
3. 了解酒店设施设备、产品及服务。
4. 为客人提供酒店服务、设备和特殊事件服务时提供相关信息。
5. 依据需要落实实施部门程序和政策。
关注用户：
1. 和内部职员和客人建立和维持主动关系，方便能有效满足她们合理需求。
2. 预见客人需要，解答客人咨询，并为客人处理问题。
3. 经过和店内外用户和内部职员交谈为酒店树立良好形象。
4. 坚持酒店品牌标准。
5. 保持产品和服务知识高水准方便愈加好向用户讲解、出售酒店服务及设施。
6. 依据客人需要帮助并引领客人抵达她们想去地方。
7. 了解相关酒店尤其节目及事情，方便知晓她们需要并做出回复。
8. 了解酒店最新信息方便为客人提供信息服务。
关注团体：
1. 和同事友好合作并对同事、主管、团体给信任，可跨部门地交流工作结果。
2. 经过良好交流确保交班工作顺利进行。
3. 参与更多酒店会议。
4. 以专业而主动方法和部门和酒店职员进行接触和交流，促进相互感情，促进团体精神并保持两种有效交流方法。
适应能力：
1. 在工作及日常事务中依据实际需求做出改变
2. 工作应符合商业要求需要。
3. 完成管理层指派下来工作。
自我发展：
1. 发展/更新知识和技能方便适应改变（内在和外在）。
2. 找出并分析存在不足之处。
3. 为自我发展寻求更多机会。
忠诚：
1. 确保以最小监督力量使工作质量符合所要求标准并立即完成任务。
2. 遵照标准、制度及程序。
3. 符合酒店现行标准。
人际关系：
◆和来自不一样国家、地域含有不一样文化、观念用户和同事友好相处。
◆内部:和上级主管保持良好沟通,发觉任何问题立即向主管汇报
◆外部:和客人保持紧密联络,了解客人一切需求
自我认知：
◆企业少了任何一个个体全部将会继续运转，假如我辞职，酒店将会招募或从部门内部选拔适合人员替换我工作。
我已经阅读和了解该职位描述，我将照此实施我职责。

任职者签字：
日期：
上级主管签字：
日期：
人事行政部审核：
日期：

政策和程序索引
Policies & Procedure Index
编号
Task No.
任务
Task
页码
Page
PUR PP－001
紧急采购工作步骤

PUR PP－002
一般采购工作步骤

PUR PP－003
生鲜（含职员餐厅）原材料采购工作步骤

PUR PP－004
供给商开发和管理工作步骤

PUR PP－005
供给商考评工作步骤

PUR PP－006
市场询价工作步骤

PUR PP－007
应付款办理工作步骤

PUR PP－008
更改供给商工作步骤

PUR PP－009
采购招标工作步骤

PUR PP－010
物品进场工作步骤

PUR PP－011
质量管理工作步骤

PUR PP－012
零星采购工作步骤

PUR PP－013
协议签署工作步骤

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：紧急采购工作步骤 编 号：PUR PP—001
目 ：营业部门在12小时内急需物品，无需三家报价，达至使用部门质量要求及成本控制目标
政策/程序：
1．通常物品
（1）营业用急需物资：由使用部门口头通知采购部经理，经电话请示主管领导后由采购员先到市场现金购置，再补相关手续审批后报销。
（2）经审批后计划因多种原因不能由供给商直接供货时，由定价小组人员直接到批发市场比价比质现购。
2．珍贵餐料：依据餐饮部已审批计划，由行政总厨或餐饮总监、采购部经理、财务经理或财务总监组成团体前往市场购置，购回后珍贵餐料必需立即进仓。

附件：
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：一般采购工作步骤 编 号：PUR PP—002
目 ：由酒店各部门依据每个月、每个季度物资消耗率、损耗率估计，提前编制采购计划并填写采购申请单进行申购，由此达成对质量及成本进行有效控制。
政策/程序：
1. 各部门依据经营需求，按要求填写采购申请单进入采购程序。
2. 采购部收到采购申请单后应尽可能寻求多家供给商及报价，如有需要和使用部门一起确定样版，按正常程序完成市场询价步骤。
3. 采购部将初步确定三家供给商名称及价格信息填写在采购申请单上报领导审批。
4. 领导审批后，如需签署协议或协议，则按协议签定程序，如不需签署协议或协议，则下采购订单通知供给商送货。
5. 货物进场及验收（按进仓步骤实施）。
6. 由使用部门监察协议实施，采购部负责协调酒店或供给商投诉。

附件：《采购申购单》、《采购订单》、《供货协议》。
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：生鲜（含职员餐厅）原材料采购工作步骤 编 号：PUR PP—003
目 ：中西餐厅及职员餐厅原材料采购，达至使用部门质量要求及成本控制目标
政策/程序：
1. 天天下午四点前使用部门报第二天原材料（蔬菜，肉类，水果，餐料）清单（每日市场生鲜采购申请单），必需有厨房及部门责任人署名。
2. 采购员将各类生鲜原料分类后把清单电话或传真至相关供给商处，如有品种缺项，立即和出单部门沟通，更改品种或寻求其它处理措施。
3. 供给商按时，按质，按量送至使用部门。
4. 仓管及使用部门按进货单验收，采购部参与抽检验收货物数量及质量。
5. 如有质量问题，应拒收，并在不影想正常经营情况下更换货物或更换品种。
6. 采购部应不定时咨询或接收使用部门意见，改善工作，对于书面提议和意见必需在三日内书面回复使用部门。
7. 酒店定价小组对蔬菜、肉类、水果每半个月市场询价一次，对餐料30天市场询价一次，并和供给商现场定价。

附件：〈每日市场生鲜采购申请单〉
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：供给商开发和管理工作步骤 编 号：PUR PP—004
目 ：建立完善资料管理体系，确保相关供给商建立完善资料管理体系，确保相关采购资料充足并便于查找。
政策/程序：
1. 采购部依据酒店营运物料品种确定分类需求。
2. 经过网络、电话、登广告等路径寻求相关供给商。
3. 广泛了解采购信息，考察供给商相关情况，对供给商能力进行评定。
4. 建立供给商资料库，关键包含：
a) 供给商介绍及资料。
b) 相关营业执照及许可证复印件。
c) 供给商原始报价单（加盖公章）。
d) 协议或协议(包含采购订货单)
e) 货物图册和资料
f) 实物样品
5. 定时和供给商保持良好人际关系，搜集对酒店意见，改善工作。

附件：供给商资料
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：供给商考评工作步骤 编 号：PUR PP—005
目 ：评定酒店经营物资供给商综合实力，达至使用部门质量要求及成本控制目标。
政策/程序：
1. 由采购部门对意向供给商进行初步调查，了解供给商名称、地址、生产能力、所能提供产品品种、数量、价格、质量还有企业占有市场份额、运货条件等基础情况。
2. 由定价小组依据初步调查资料进行分析，比较各个供给商优势和劣势，选择适合于企业需要供给商。包含：产品品种、规格和质量水平是否符合企业需要，价格水平怎样。企业实力、规模怎样，产品生产能力、技术水平怎样，企业和管理水平、信用度怎样。供给商相对本企业地理交通情况怎样，运输方法、运输时间、运输费用怎样，判定运输成本是否适宜。
3. 必需时需到供给商单位实地进行考察：企业生产线、生产工艺、质量检验步骤甚至管理部门，对其现有设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察，看供给商所提供产品能不能满足企业要求。
4. 必需时进行样品试制，试制成功后，才算考察合格，出具供给商评定汇报。

附件：
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：市场询价工作步骤 编 号：PUR PP—006
目 ：多渠道对酒店经营物资进行询价，保障价格合理性。
政策/程序：
1. 采购部确定物品需求，使用部门可提供样板或产品相关技术参数给采购部参考。
2. 采购部将依据使用部门要求寻求适宜或类似物品提供使用部门确定定样，并报总经理确定（三天内）。
3. 确定后采购部对物品最少三家询价（特型物品除外）。
4. 价格初步谈判。
5. 供给商必需书面确定价格。

附件：〈采购申请单〉
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：应付款办理工作步骤 编 号：PUR PP—007
目 ：按双方约定时间应支付货款。
政策/程序：
1. 采购主管或采购员天天检验应付货款。
2. 提前十五天通知供给商，依据协议要求付款方法或双方约定付款方法通知供给商出具书面收据或发票。
3. 采购部出具付款申请书，并附上仓库出具验收单及相关附件资料，由部门经理署名（二天内），报财务部审核（五天内），总经理审批（五天内）。
4. 具体步骤按财务部相关制度实施。

附件： 付款申请书
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：更改供给商工作步骤 编 号：PUR PP—008
目 ：因原供给商不能满足酒店需要，须更换供给商，达至使用部门质量要求及成本控制目标。
政策/程序：
1. 供给商因质量，价格，售后服务等原因，不能满足酒店需要。
2. 采购部发出书面要求整改，二次整改仍未能满足酒店需要。
3. 采购部将向采购申请单第二供给商进行采购，或寻求新供给商。
4. 第二供给商依旧不能满足酒店需要情况，采购部将通知申请部门重新申购。
5. 书面通知撤消原供给商合作关系。

附件：
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：采购招标工作步骤 编 号：PUR PP—009
目 ：年度项目或一个供给商累计支出在10万元以上物资均须经过招标形式确定供给商，以降低采购成本。
政策/程序：
1. 成立招标领导小组/招标工作小组；
2. 准备招标报批手续，（如需要）向上级相关部门提交招标相关文件，包含协议格式文本或关键条款。
3. 发出招标公告或邀请书。
4. 搜集投标申请书或回执。
5. 资格预审确定符合条件投标人（实际业务需采取资格后审，另由招标文件酌定）。
6. 对必需实地考察项目须进行实地考察，其它项目应尽可能组织实地考察。
7. 举行招标会议（必需时）及发放招标书、组织勘察现场，组织必需答疑或补充招标文件；（如需要）编制和审核标底。
8. 组成评标小组和监标小组（或提议名单）。
9. 搜集投标书。
10. 举行会议（必需时）宣告投标截止和开标。
11. 评标并确定前3名候选中标人。
12. 向招标领导小组和主办企业提交评标汇报，由酒店管理层及上级企业审定；和候选中标人洽谈协议待决问题；
13. 发出中标通知书。
14. 签署协议（如有必需可和发出中标通知书同时进行）。
15. 归档保留招标相关文件和资料。
附件：
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDURES
制 度：物品进场工作步骤 编 号：PUR PP—010
目 ：货物进场，严格根据财务部相关货物进场验收步骤。
政策/程序：
1. 采购部按采购申请单上注明时间要求供给商按时推行送货。
2. 通知使用部门及仓库。
3. 严格根据财务部相关货物进场验收步骤。
4. 采购部负责协调酒店或供给商投诉。。

附件：
牵涉部门：各部门

采购部工作政策及程序
PURCHASING DEPT POLICIES & PROCEDU