村级档案工作指导手册模板.doc

村级档案业务培训目录：第一章 档案工作基础知识第一节 档案工作第二节 档案室第三节 档案综合管理第二章 档案工作具体内容第一节 档案搜集工作第二节 档案整理工作第三节 档案保管工作第四节 档案判定和统计工作第五节 档案利用工作第三章 各类档案整理方法第一节 文书档案第二节 声像档案第三节 实物档案第四节 会计档案第五节 村民档案第四章 多个档案编研材料编写第一节 大事记编写方法第二节 组织机构沿革编写方法第三节 基础数字聚集编写方法第四节 干部任免一览表编写方法第五章 村级档案工作考评要求第一章 档案工作基础知识第一节 档案工作一、档案工作含义和特点（一）档案和档案工作1、档案是指国家机构、社会团体、机关等社会组织在其职能活动中直接形成，含有查考和保留价值多种文字、图表、声像、电子、实物等不一样形式历史统计。机关档案既是机关单位财产，也是国家宝贵财富。2、档案工作是指围绕档案形成、管理和利用等进行各项档案工作总称，包含档案工作管理和档案管理两个方面。狭义档案工作是指档案管理。（二）档案工作特点基础性、服务性、专业性二、档案工作地位和作用档案工作含有双重地位：档案工作既是机关工作关键组成部分和必不可少关键步骤，又是国家档案事业关键组成部分，是档案事业基础。三、档案工作职能和任务档案工作包含档案管理和档案工作管理双重职能。包含落实实施相关法律、法规和国家相关方针政策，建立、健全本单位档案工作规章制度；指导本单位文件、资料形成、积累和归档工作；统一管理本单位档案，并根据要求向相关档案馆移交档案；监督、指导所属机构档案工作。具体任务是：（1）落实实施党和国家相关档案工作方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位档案工作规章制度；（2）对本单位文件材料形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（3）搜集、管理本单位多种门类和载体档案，主动提供利用，为各项工作服务，并按要求向相关档案馆移交档案；（4）在档案工作“统一领导、分级管理”标准下，负责对所属机构档案工作进行监督和指导。四、档案工作基础制度及其内容档案工作基础制度关键包含档案工作人员岗位责任制、文件材料立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案判定工作制度和档案利用制度等六项。档案员岗位职责1、宣传、落实党和国家相关档案工作方针、政策和法规，建立、健全本单位档案工作规章制度。2.负责做好本单位各类档案搜集、整理、判定、保管、统计和利用工作；3.负责指导本单位各部门文件材料形成、积累、整理和归档工作；4.监督指导本单位所属机构档案工作；5.严格遵守各项档案管理制度，确保档案安全，对档案收进、移出、保管利用等情况要立即进行登记和统计，没有正当手续或主管领导同意，不准将档案私自借出。6.依据实际工作需要，利用档案资料编写实用参考资料，立即、正确地为单位领导和其它工作提供相关服务。兼职档案员岗位职责 1.认真落实实施档案法及档案工作方针、政策，严格实施本企业制订档案工作各项规章制度；2.负责本部门含有保留价值多种门类档案搜集、整理、归档工作；3.负责各类档案材料移交前保管工作；4.对所保管密级文件和不得外传资料保密负责；5.依据相关要求，每十二个月定时向综合档案室移交档案。镇（街道）档案协作指导组组员职责1、严格根据档案法和档案工作条例，认真行使各项职责，依法建档，促进本镇（街道）档案工作整体水平提升。2、结合区、镇（街道）工作实际，明确工作目标，制订年度、月度工作计划，强化工作方法，认真抓好各项工作落实，并立即上报档案工作信息。3、定时开展学习交流，开拓视野，创新思绪，不停提升级案工作业务水平。4、开展村（小区）档案、关键企业档案指导服务，经过蹲点挂钩和以点带面，不停提升村（小区）、关键企业建档水平，愈加好地为新农村建设服务。5、重视和加强机关及所属机关档案工作，经过协作交流，达成相互学习、取长补短，共同提升目标。第二节 档案室一、档案室含义及其工作内容1、档案室是机关设置负担本机关档案工作职能内部工作机构。2、档案室工作具体内容关键有：（1）起草并监督实施本单位档案工作计划和规章制度；（2）负责对本机关所属机构或单位档案工作进行具体业务监督和指导；（3）对本机关文件材料形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（4）组织开展档案业务培训、咨询、协作交流、检验评选及目标管理等活动；（5）本机关档案管理。包含档案搜集、整理、保管、移交、判定、统计和利用等工作。二、中国档案室设置和类型中国现行机关单位设置档案工作机构类型关键有：（1）按负担机关档案工作职能形式划分，有完全职能型、非完全职能型和非职能型三种；（2）按管理本单位档案形式划分为综合档案室、文书（科技）档案室和专门档案室三种；（3）档案室辅助类型现在关键有联合档案室和文件中心两种。第三节 档案综合管理一、档案综合管理概念档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”标准，档案工作实施集中统一管理，档案室全方面负担档案工作职能和任务一个档案工作管理形式。简单地说，档案综合管理就是集中统一管理本单位档案和档案工作一个模式。档案综合管理有以下含义：（1）在档案工作“统一领导，分级管理”标准下，档案工作实施集中统一管理；（2）档案实施集中统一管理；（3）档案室全方面负担机关档案工作职能和任务；（4）档案综合管理是机关档案工作管理一个形式。二、档案室档案综合管理模式档案室档案综合管理模式关键有集中存放式和分开存放式两种。一个机关只能选择一个模式，应尽可能采取集中式模式，但办公条件有限或办公地点分散机关可采取分开存放式模式。不管采取某种具体档案综合管理模式，档案工作必需做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”，实施网络化管理，档案室档案实施综合管理。第二章 档案工作具体内容档案业务工作内容分为：搜集、整理、判定、保管、统计、利用等六个步骤。其中搜集是基础和前提，整理（判定）是关键，利用是目标。这多个步骤是档案工作关键。第一节 档案搜集工作一、档案搜集工作意义（最关键也是最难一项工作）档案搜集工作是搜集档案和围绕搜集档案而开展各项档案业务工作总称。它在档案工作中处于一个特殊地位，做好档案搜集工作意义重大。最关键工作：1、档案搜集工作是档案室工作起点。档案室管理档案，并不是由档案室自己产生，而是经过对历史上形成和现行工作中不停产生文件材料接收和征集，长久积累起来。从全部档案业务工作程序来说，档案搜集工作是档案工作中第一个步骤，档案搜集工作为档案整理、判定、保管、统计和利用等各项工作提供了物质条件，档案搜集工作质量高低，直接影响到档案工作其它步骤。2、档案搜集工作实现档案集中统一管理基础路径。档案起源是分散，它分散在文件材料形成和承接各个部门和承接人员手中。为了便于管理和提供利用，维护历史文化财富完整和安全，国家要求一个单位形成档案必需集中管理。3、机关档案搜集工作是我区档案事业关键基础。档案馆档案，并不是由档案馆自己产生，而是经过机关档案室定时向档案馆移交，不停补充，成为档案馆馆藏关键起源。不仅如此，机关档案工作能为国家贮备文件材料，为整个国家经济建设和开展历史科学研究而服务。从全部档案工作过程来说，有了最基层机关档案工作，才能延伸档案行政管理、档案教育、宣传等工作，形成档案事业体系。常熟波司登股份总裁高德康就十分重视企业档案工作，建立了企业档案馆，连创业时一台旧缝纫机和一辆旧自行车全部保留在档案馆荣誉展厅里，用以教育职员不忘企业发展历程，激励职员艰苦奋斗，和企业共成长。最难工作：去年村级档案检验最大一个问题是材料不全，显现越来越少趋势。原因之一在于相关部门不愿意移交。认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于移交什么、搜集什么心中无数；原因之三在于对于搜集工作缺乏有效制度监管和处罚方法；原因之四在于搜集方法、方法落后和呆板。做好搜集工作，我们也需要考虑单位内部利用需要。之所以部分业务部门不愿意移交，就是我们档案人员在短时间内无法满足利用需要。个人认为，我们档案人员不仅要熟悉档案管理步骤，更要把握单位工作动态，要有一个超前服务意识。做好搜集工作，在搜集方法、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”和“帐外文件”搜集方法、方法应有所不一样；不一样文件在搜集时间、搜集地点上应有所不一样。 二、档案搜集工作要求 1、确保档案齐全和完整。所谓档案齐全，就是指多种门类和载体全部档案全部全部归档（纸质、电子、照片、实物、多种业务档案等），所谓档案完整是指归档每一份档案全部完好无缺（请示和批复、正稿和底稿）。实物、照片（包含底片）、录音带、录像带等必需同其具体文字说明材料一起归档。2、符合规范和标准。机关工作中要坚持机关档案标准化和规范化。国家档案局制订了机关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范、文件材料归档范围和文书档案保管期限表等一系列相关档案工作规范和标准，这些全部是机关档案管理所要实施。多个注意点：1、归档文件制作和书写材料应该有益于长久保留；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝 墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； 2、归档文件材料应完整、正确、签批手续完备；3、归档文件应为原件或含有凭证作用。4、归档数量：归档文件材料通常为一份，关键、利用频繁和有特殊需要可合适增加份数。5、电子文件归档应遵守两个标准：第一、电子文件和纸质文件归档实施“双套制”，即在电子文件归档时应制作对应纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好在线归档和脱机归档两方面工作，在线归档是指将经过整理电子文件，转入由档案部门管理控制档案数据库，脱机归档是指从在线硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。3、确保立即和安全。档案是机关单位一个资产、财富，是社会宝贵信息资源和国家档案全宗不可分割组成部分。所以，任何单位和个人全部应按要求立即归档，确保机关单位和国家档案全宗完整。三、档案搜集范围和方法一）、搜集范围：通常本单位在工作活动中形成、反应本单位关键职能活动和历史真实面貌文件材料均属于机关档案搜集范围，另外，还应搜集和单位档案相关资料和实物。具体范围见邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表一、文书档案1、会议材料11会议统计111党支部（党总支、党委）会议统计 永久112村委会组成人员会议统计 永久113共青团工作会议统计 长久114妇联工作会议统计 长久12党员大会、村民（代表）会议、共青团、妇联会议材料 121党支部（总支）、党员大会材料 永久122村民（代表）大会材料 永久123共青团会议材料 长久124妇联会议、妇女大会材料 长久2、统计年报、名册21党员年报、名册 永久22共青团年报、名册 永久23人口年报、计划生育年报 永久24农业年报、收益分配表 永久25人口普查材料251人口普查汇总表 永久252人口普查记录表 长久253人口普查统计表 短期26农业普查材料261农业普查汇总表 永久262农业普查记录表 长久263农业普查统计表 短期3、机构、干部人事方面文件材料31相关本村机构设置文件材料 永久32相关本村村组调整文件材料 永久33本村及本村相关单位启用印信文件材料 永久34本村村组干部任免文件材料 永久35本村干部分工文件材料 短期36本村人员奖惩文件材料361取得县（处）级及以上奖励 永久362取得县（处）级以下奖励 长久363受到警告以上处分 永久364受到警告及以下处分 长久37村组干部工资、补助文件材料 长久4、土地、村庄计划、村民建房、区划调整方面文件材料 41本村总体计划及相关村庄计划材料 永久42包含到本村区划调整文件材料 永久43本村村民宅基地、建房申请、审批材料 永久44本村土地计划材料 永久45本村土地征用、拆迁工作文件材料 永久46本村土地承包文件材料 永久47本村土地流转文件材料 长久48本村基础农田保护文件材料 长久49相关本村生态村、文明村、卫生村等建设文件材料 永久410本村改水、改厕文件材料 长久411本村垃圾处理文件材料 长久5、本村基础建设（含农田水利、土壤改良）文件材料 51本村村委会建房基建材料 永久52本村道路建设文件材料521乡村道路建设计划、计划、方案、批复、资金筹措方案、征地、取土文件材料 永久522乡村道路建设汇报、请示、村民集资名册、劳务等方面材料 长久523乡村道路建设方案施工图设计、工程招投标、资金筹措、质量检验、竣工验收、完工决算、工程审计方面材料 永久524乡村道路建设施工组织、准备、阶段验收、土方验收、计量支付方面材料 长久53农田改造计划、方案 永久54河道疏浚工程方面工作计划、汇报、总结 永久55河塘整改方面工作计划、汇报、总结 长久56中、低产田改良面积调查表 长久57本村耕地修复、复垦文件材料 长久58本村植树造林文件材料 长久6、农村经济合作组织文件材料61村、组经济合作组织章程 长久62村、组经济合作组织成立文件材料 长久63村、组经济合作组织统计报表 631年报 永久632月报、季报 短期633上级相关农村经济合作组织方针政策等文件材料 短期7、农民增收减负文件材料71本村相关农民增收减负年报、年度统计报表 永久72本村相关农民增收减负汇报 长久73本村相关农民增收减负相关资料 长久74上级相关农民增收减负方针政策等文件材料 短期8、农村劳动力转移81本村农村劳动力转移文件材料 长久82本村维护农民工权益文件材料 长久83本村农村劳动力培训文件材料 短期84上级相关农村劳动力培训、转移和维护农民工权益文件材料 短期85本村农村劳动力登记名册 长久86本村农村劳动力外出务工情况登记材料 短期87本村农村劳动力外出务工情况统计表及分析 短期9、农村保障91农村养老保险911参与农村养老保险人员情况一览表 永久912领取养老保险金人员材料 长久92最低生活保障921农民人均收入情况统计表 长久922贫困人口情况统计表 长久923农民最低生活保障申请审批材料 长久924贫困农户、最低生活保障人员台账 长久925应享受最低生活保障人员情况公告材料 长久93农村医疗卫生931新型合作医疗 9311参与新型合作医疗人口名册 长久9312农民自筹资金花名册 短期9313村卫生室建设材料 短期932农村医疗保险 9321参与医疗保险人员花名册 永久9322疾病诊疗费用报销情况统计表 短期10、农村义务教育、农民工儿女入学101农村学龄儿童、少年花名册 短期102农村学龄儿童、少年入学情况相关材料 短期103农村九年义务教育统计资料 长久11、综合治理、人武工作111、本村相关武装、民兵组织、征兵应征人员名册、预备役人员登记名册、民兵代表会议材料 长久112、本村相关治安、保卫工作、普法宣传、民主法治示范村创建活动计划、总结、专题汇报、统计表、经典经验材料 长久113、村民户籍管理、暂住人口、流感人口情况、记录表、名册、统计表 永久或长久114、人民调解申请书、调解笔录 长久115、创建工作计划、活动记载 长久116、安置帮教工作材料、记录表 长久12、农村文化121本村文化事业发展计划、计划、总结 长久122文化事业组织网络、业余艺术团体（协会）、书香工程点、文化户材料长久123阵地活动项目、宣传橱窗（栏）、图书室、文化室材料、全民健身点、业余文艺创作、体育活动材料 短期124民间文化遗产保护、文物保护方面材料 永久125乡村文化活动其它方面材料 短期13、著名人物131县级以上劳动模范简历、事迹、照片等材料 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长久11上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成照片12本村召开关键会议及文化、体育、庆典活动形成照片13本村关键领导及著名人物照片14本村荣获多种证书、奖状、锦旗、奖品等形成照片；15本村概貌、变迁及所属基础设施照片（很多村庄只顾着不停地加盖楼房以换取更多高额拆迁资金，而没有些人去为保留这个村最终一张最淳朴样貌而去照一张像，也没有些人去关心村里文物古迹应该怎么办，更没相关心村子历史该怎么办）2、录音带、录像带 长久21上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成录音、录像22反应本村历史概貌及关键活动录音、录像3、光盘 长久4、实物41本村在各项职能活动中取得奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗、废旧印章等 永久四、村民档案 永久1家庭组员记录表、身份证实（复印件）、学历证实（复印件）、多种上奖章、奖状、荣誉证书（复印件）、优异事迹、好人好事记实2遵纪遵法记实、发生纠纷记实、违法案件登记3、计划生育记实及登记材料4、宅基地界划定图、土地证书、联产承包协议、公益金、粮油订购、义务出工及经济收支记实5、家庭大型农机具、珍贵家用电器、房屋等关键固定资产记录表6、赡养老人、教育儿女、移风易俗、社会公德等方面材料二）、搜集方法：为了确保档案齐全完整，档案室应采取一切有效正当手段，全方面地进行档案搜集工作。1）制订多种有约束力规章制度，强化相关人员档案意识，提升文书和档案人员素质，建立正常档案工作秩序（怎样确保搜集齐全，我们必需建立对应制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位十二个月形成了多少材料，才能正确把握文件位置和流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间相互扯皮现象发生）。2）每个单位要认真实施国家档案局8号令要求，结合本单位情况，制订具体、完善归档范围，并严格遵照实施（搜集什么，是我们做好搜集工作首先必需处理问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制订出切实可行文件材料归档和不归档范围）。3）机关归档工作应纳入业务部门职责范围，在建立岗位责任制或其它制度时，应把立卷归档工作作为其中一项内容，从组织上确保档案齐全完整。4）机关文书部门和档案部门对搜集到文件材料必需严格根据判定标准和机关档案保管期限表要求，结合本单位实际进行判定，正确地确定档案存毁，降低失误，使反应本机关关键实践活动和关键事件材料全部能归档。5）档案人员要有一个超前服务意识。之所以部分业务部门不愿意移交，就是我们档案人员在短时间内无法满足利用需要。我们档案人员不仅要熟悉档案管理步骤，更要把握单位工作动态，要有一个超前服务意识。做好搜集工作，在搜集方法、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”和“帐外文件”搜集方法、方法应有所不一样；不一样文件在搜集时间、搜集地点上应有所不一样。要重视平时搜集，要把握文件搜集关键时期和阶段，即相关工作和活动结束或告一段落时候。如：重大活动和关键会议结束时，就是活动和会议产生和形成文件材料积累关键时期。阶段性工作和相关专题活动总结时，就是阶段性工作和专题活动产生和形成文件材料积累关键时期。外出考察或参与会议返回办理报销手销时，就是考察和会议进行过程中产生和形成相关文件材料积累关键时期。多种荣誉称号公布、通报时，就是相关推荐、评选、审批文件材料积累关键时期。多种事件、事故善后处理终了时，就是事件、事故发生和调查处理过程中产生和形成文件材料积累关键时期。多种协议、协议签署时，就是相关合约事宜洽谈过程中产生和形成文件材料搜集关键时期。第二节 档案整理工作档案整理就是档案室对档案进行分类、排列、编目和编号一项具体档案管理工作。档案整理工作内容包含档案分类方案拟订、档案归类排列、编目和编号等。一、档案分类和分类方案档案分类方案是一个简明叙述档案分类标准、层次和纲目条款文字材料，又称为档案分类纲领。档案分类方案内容包含档案分类层次和划分标准、类目次序和名称和需要说明事项等。如：村档案分类方案和目录号设置一览表档案门类项目（保管期限）目录号备 注文 书 档 案永 久1长 期2短 期3会计档案（村）凭证（）4账册（25年）5报表（永久）6会计档案（组）凭证（）7帐册（25年）8报表（永久）9村 民 档 案永 久 10声像实物档案实物（永久）11照片（长久） 12录音、录像（长久） 13光盘（长久）14存在问题：1、文书和会计档案分不清，认为会计形成材料即为会计档案，将农村经济年报、收益分配年报归入会计档案。2、按职能进行分类整理如：计生、人武、综治、村务公开等小区档案文书有此按永久、定时分类，继续维持，少一个村民档案，其它应该一样。二、档案归类和排列档案归类和排列应严格根据以下方法和步骤进行：（1）按档案门类、载体分开排列；（2）按档案保管期限分开排列；（3）按档案分类方案次序归类；（4）按分类类目标次序排列档案。三、档案编目和编号：1、编号：即编档号，固定整理结果，反应分类和排列次序，指导查找利用。唯一性，结构：全宗号、年度、保管期限代号（或目录号）、机构问题代号（或案卷号（