档案管理作业流程及作业流程图.doc

档案管理工作流程详细工作收集各部门、分公司文书档案详细工作流程流程图下发告知 审核 接受 存档 没有准时移送部门向上级领导报告 上级领导督办 移送完毕对于此流程图解释档案室每年1月份下发告知，规定各部门、分公司移送前一年文书类资料，各部门、分公司秘书按照规定填写移送清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移送清单进行核对，符合规定进行接受，档案管理员对接受文献进行整顿、立卷。如没有准时移送部门，档案室进行记录上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移送完毕。详细工作对集团所有文书材料进行整顿详细工作流程流程图收集 分类 组卷 录入卷内目录 编写案卷题名装订关于此流程图解释收集集团及分公司所有文书材料，按规定进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。详细工作文献借阅详细工作流程借阅人填写文献借阅申请单写清文献编号、文献名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级限度、借阅因素、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期借阅部门主管领导签字持签字齐全借阅单到档案室借阅档案管理员在文献目录中查找该文献编号,将文献编号写在借阅单上文献借出后,档案室依照借阅单在文献借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记已到借阅预测归还日期,档案室电话告知其归还或办理续借文献归还时检查与否完整无损，完好无损,档案室在实际归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续档案室将归还文献整顿归档 详细工作合同接受详细工作流程到董办接受合同档案室秘书根据合同类移送表对合同进行核对手续完整签字接受档案室对合同进行存档并下发有关部门接受合同规定：1、注意合同及附件、合同转签文献完整性；2、走特事特办合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。详细工作洽商资料接受详细工作流程流程图接受 核对 录入 存档关于此流程图解释每月由各项目资料员将洽商资料及移送清单移送至档案室，档案室秘书将洽商资料逐个核对、接受，录入电子目录，进行存档。详细工作结算资料接受详细工作流程流程图接受 核对 录入 存档接受合同规定： 1、须有移送部门负责人、移送人及监察部门有关人员签字；2、应按移送部门出具移送单进行一一核对； 详细工作图纸档案接受、整顿详细工作流程流程图取图 登记 审核印章 编号 录入 归档关于此流程图解释由总工办电话告知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸与否有总工办和设计部对此图纸确认印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。详细工作集团营业执照年检详细工作流程流程图下载申请表填写表格网上注册年检 向财务部要财务报表 申请盖章 请款 到工商局办理年检关于此流程图解释依照工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖公司公章、合同章、财务章 ，向财务请款并并规定提供集团12月份财务报表，带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应工商局进行年检。详细工作办理营业执照有效期变更详细工作流程流程图到工商局领取变更表 填写表格 修改公司章程、股东会决策 申请盖章 到工商所审核 变更完毕关于此流程图解释到领取营业执照工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后公司章程和股东会决策，申请变更表、公司章程、股东会决策盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。详细工作借阅图书详细工作流程流程图查阅 登记 录入 借出 归还 归档关于此流程图解释借阅人在档案室进行查阅，找到需要图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书依照借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书与否完好无损，核对无误后归档。详细工作刻录光盘详细工作流程流程图登记(申请) 刻录 检查下发 关于此流程图解释(1) 刻录光盘必要在刻录光盘登记表中登记，注明部门、文献内容、分数等规定，档案管理员依照登记规定进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。 (2) 申请刻录档案室存档光盘必要填写文献借阅单，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。 详细工作对各部各项专兼职资料员进行定期指引培训详细工作流程流程图拟定资料员名单 拟定培训日期 拟定培训内容 告知有关资料员 详细解说培训内容 作专业指引关于此流程图解释对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单拟定，不定期培训并拟定培训内容，运用OA系统或电话进行告知，针对每个项目、资料员特点进行培训，培训结束后下现场理解档案管理状况并予以专业指引。主流程项目注解负责人4、人事副档建立权限3、人事副档建立时限（1.3）2、建立人事副档（1.2）1、人事副档含义(1.1)(1.1) 人事副档含义：人事副档是指在公司人事管理工作中形成，记载和反映员工个人经历、基本状况、资历证明及在公司中工作业绩、工作体现、工作变动等文献材料，以个人为单位集中保存以备查考文字、表格及其她形式历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过有关部门，收集全公司员工岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成，反映个人德、能、勤、绩等方面文献材料，充实档案内容。（1.2）建立人事副档：A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有人事副档按照分部编号重新建立并存档。A. 对于新入职工工招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人关于材料，整顿、编号、装订，进行建档。B. 其他建档资料，由人力资源部门有关人员在该事项完毕后七个工作日内，将有关材料装订，存入该员工人事副档。以发文形式生成资料，应在发文日期后十个工作日内存入人事副档。C. 新入职经理级（含部门第一负责人）及以上人员副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内，将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。D. 对于异动员工，在员工异动交接手续完毕之日起，由原部门或门店将异动员工资料交至人力资源部人力资源部档案管理员在三个工作日内将异动资料存入副档。E. 离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成文献送至人力资源部，进行归档。（1.3）人事副档建立时限：档案管理专人档案管理专人档案管理专人档案管理专人档案管理流程档案管理流程主流程项目注解负责人5.2招聘资料（5.2.1）5.1卷内目录（5.1.1）4、人事副档建立权限（1.4）u 不同职级，档案存储处不同：A. 分部总监级以上（含总监）副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及分部副经理级如下人员人事副档存储在分部人力资源部。B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存储在分部人力资源部。（1.4）人事副档建立权限：（1.5）建立人事副档所需资料：A. 卷内目录B. 招聘资料C. 入职资料D. 在职资料E. 调职调薪资料F. 职务任命文献G. 异动文献H. 考核、评估工作中形成关于材料I. 奖惩材料J. 离职资料K. 其她应归档资料（5.1.1）卷内目录：见附件1：员工人事副档明细面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其她经历及资历证明等资料复印件。（5.2.1）招聘资料：档案管理专人档案管理专人档案管理流程主流程项目注解负责人5.5调职调薪资料（5.5.1）5.4在职资料（5.4.1）5.3入职资料（5.3.1）A. 员工登记表；B. 一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在员工登记表相应位置上）；C. 查询函或离职证明或个人声明；D. 担保证明文献（需要提供此证明有关岗位）；E. 背景调查（经理级及以上人员）；F. 经员工本人签字确认员工手册确认书；G. 录取告知书；H. 岗位薪资确认单；I. 保险告知函；J. 健康检查材料；规定：各种表格内容应填写完整、笔迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必要详细完备。入职培训后进行考试和规章制度学习确认单。（5.3.1）入职资料：A. 员工本人签字确认后劳动合同文本；B. 员工转正、结束代理期审批表及有关材料；（5.4.1）在职资料：A. 工资变动审批表及告知书；B. 提职晋级审批及考核、批复等材料。C. 奖励工资审批表、批复等材料。D. 各种待遇审批表、批复等材料。（5.5.1）调职调薪资料：档案管理流程主流程项目注解负责人5.10离职材料（5.9.1）5.9奖惩材料5.8考核、评估工作中形成关于材料（5.7.1）5.6异动文献（5.6.1）5.7异动文献（5.6.1）5.6职务任命文献（5.5.1）A. 员工离职审批表；B. 员工离职面谈表；C. 解雇申请单；D. 离职告知书/解雇告知书；E. 离职/解雇交接单；（有资产清册要将资产清册后附一并归档）A. 任命审批文献；B. 任命考核文献；C. 任命告知文献；（5.6.1）职务任命文献：（5.7.1）异动文献： 申请文献（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员详细“工作交接单”）。A. 试用期考核、评估；B. 代理期考核、评估；C. 晋升考核、评估；D. 年度评优考核、评估；（5.8.1）考核、评估工作中形成关于材料：（5.10.1）离职材料：特别阐明：第5.10项：离职资料必要是所有有关授权领导签批完毕完整资料方可归档。离职/解雇交接单如有资产，需附“资产交接明细”并归档。档案管理流程主流程项目注解负责人8、借阅人事副档手续（8.1）7、归档流程结束6、人事副档归档规定（6.1）5.11其他应归档资料（5.9.1）（5.11.1）其他应归档资料：绩效、薪酬档案；人力资源部有关制度及流程存档；A. 档案管理员应详细审核人事副档资料与否完整洁全，手续与否完备，归档材料应做到完整洁全、真实、文字清晰、对象明确。B. 档案资料不是孤立文献，符合入档规定档案资料应可以反映事件来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回答等整个流程，以备查考。C. 档案管理员应做好对人事副档归档与整顿、保管与保护、运用与转递工作，保证归档文献材料完整精确。D. 对符合归档规定材料，应及时详细登记归档；对不符合归档规定材料，应及时告知形成材料部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理副档，发现所缺材料，及时登记、补充。E. 纸张规定：应使用A4复印纸。宽幅不不大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，不大于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后文献上批示及存档。F. 笔迹规定：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。（6.1）人事副档归档规定：u 借阅制度：A. 人力资源部门须建立人事副档借阅制度；B. 借阅人必要填写档案借阅审批单，并注明借阅日期，借阅档案名称，借阅事由，由有关授权领导签字后方可借阅档案；u 借阅手续：A. 档案管理员收到已签批好档案借阅审批单，并在人力资源部登记人事副档借阅台帐，由借阅人本人签字，方可办理借阅手续；B. 借阅人必要在规定期间内亲自归还所借阅资料，经档案管理员检查无误后，在借阅台帐上登记注销；（8.1）借阅人事副档手续：