物业公司分供方评审与管理标准作业规程.doc

YHWY-CG-8.4.1C-029-2017
分供方评审与管理
标准作业规程
1.0 目的
规范分供方的评审与管理工作，确保分供方的质量满足公司的要求。
2.0 适用范回
适用于物业管理公司对分供方的评价、选择和管理工作。
3.0 职责
3.1 公司总经理负责组织对分供方的评审与审批。
3.2 公司经营部负责具体对分供方的评审和管理工作。
3.3 公司品质部、财务部负责对分供方的评审过程和管理过程进行监控和审核。
4.0 程序要点
4.1 分供方评审的范围
4.1.1 凡为公司采购有形产品时的供货商均为需要进行评审的分供方。
4.1.2 凡为公司的管理服务工作提供服务的厂家、公司均为纳入评审范畴的分供方（分承包方）。
4.2 分供方评审的原则
4.2.1 货比三家择优录取的原则。
4.2.2 平等竞争，公正、公开、公平评审的原则。
4.2.3 不以价格作为推一选择条件的原则。
4.2.4 不取最低价的原则。
4.2.5 长期合价。双赢互利的原则。
4.2.6 至少选取3家分供方进行评审的原则。
4.3 分供方评审的内容
4.3.1 进行分供方评审时，至少应评审分供方以下几方面的优劣：
a) 质量、性能及其稳定性；
b） 价格；
c) 信誉一一履约信誉与社会信誉度；
d） 售后腿务；
e） 付款方式；
0 交货方式、交货周期；
g） 公共关系。
h） 品牌
i） 分供方内部运作状况。
4.3.2 上述九个评审要素中的a、b、c、d点为必须进行详细评审的基本要素；e、f、s、h、i点为应当进行分供方评审的重要要素。
4.4 分供方参加评审的基本条件
4.4.1 有营业执照，合法经营。
4.4.2 有资质证书。
4.4.3 能够提供明确有效的质量保证证明凭据。
4.4.4 向公司提供本规程4．3款中的基本要素的详细数据和承诺。
4.5 分供方评审的方法
4.5.1 逐项收集证据、对比打分法：
公司组织分供方评审的都门应对照本规程4.3中的各项评审要素逐项收集证据（数据、凭证），然后逐条进行加权打分，最后选取分值较高的分供方两家提供给公司总经理进行筛选（详见附表《外部供方评价表》）。
4.5.2 现场比对，先计算出每种候选分供方的质量价格比后，再选取相对较优的3家分供方，然后用4.5.1项方法逐项比较最后确定。
4.5.3 对于重要的（大宗的）对外采购或对外委托服务，打分时应由评审人员分别独立打分。然后去掉最高分和最低分后选取中间分平均后计算出评审分。
4.5.3 对于少量或价值很低的采购或对外委托服务，可以参照上述方法进行简化评审。但物业管理公司对外采购和对外委托服务均需要对分供方进行评审。
4.6 分供方的分类：按公司对外委托分供方提供产品的用途来分。可以将分供方分为提供有形产品类的分供方和提供服务类的分供方。
4.7 合格分供方的评审产生程序
4.7.1 经营部经理依据公司的采购（或对外委托服务）需求，对外初选至少3家以上的分供方作为合格分供方的评审对象。
4.7.2 对标的在5000元以上的采购或对外委托服务，由总经理组织相关部门（通常由经营部、品质部、财务部人员组成）的负责人和技术人员组成评审小组对分供方进行统一评审；标的在5000元以下的采购或对外委托服务则由经营部经理组织相关人员组成评审小组对分供方进行统一评审。
4.7.3 评审小组应按照本规程4.5的评审方法评审出两家候选分供方后报总经理最后审批，确定最后合格分供方。
4.7.4 公司与合格方签署采购合约或对外委托合约。
4.8 对于日常物业管理服务工作常备材料、用品、工具的采购或常见的对外委托服务工作，应当在开始具备进行某一次采购或对外委托服务前按照本规程4.6款的方式和程序提前评审出合格分供方若干家，建档后供使用时挑选以缩短分供方评审的时间。
4.9 合格分供方的管理
4.9.1 合格分供方的建档。公司经营部应当对合格分供方及时建档，建档时应清晰标明：
a） 分供商的名称、注册地址；
b) 评审结果和记录；
c） 分供商营业执照复印件；
d） 资质等级证书；
e） 质量保证书；
f） 其他证明材料。
4.9.2 经营部每季度至少应对所管理的合格分供方状况全面组织跟踪、评审一次，具体要求：
a) 掌握分供方内部管理的状况；
b) 分供方产品价格的变化；
c) 社会信誉的变化；
d) 同本公司合作的情况跟踪；
e) 其他应当跟踪管理的要素。
4.9.3 经营部每季度未应当将合格分供方的状况填制成《分供方状况一览表》报公司总经理阅示。
4.10 评审结果的处置
4.10.1 经营部应当依据每季度的分供方跟踪评审结果将分供方分为优等、良好、合格。不合格四等。
4.10.2对于不合格分供方应当在报总经理审批后，从合格分供方的名单中清除。此类分供方日后如要求同本公司合作，需重新经过本规程4.5、4.6款的评审程序，成为合格分供方后方可再同公司签约。
4.10.3 优、良分供方将作为公司对外采购或对外委托服务的优先合作对象；连续3年评审为优、良分供方的，可在同公司合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。
4.11 分供方的评审记录和管理档案，应当每半年汇总一次交公司办公室存档，长期保存。
4.12 本规程的执行状况作为经营部的绩效考评的依据之一。
5.0 记录
5.1 《外部供方评价表》
5.2 《供方服务情况调查表》
5.3 《供方业绩评定表》
5.4 《供方回访表》
编制
杨梅
审核
吴瑞
批准
朱保成
生效日期
2017-8-29