物业管理有限公司机关会议管理规定》的通知---副.docx

xx物业管理有限公司文件 xx物综201723 号 关于印发xx物业管理有限公司机关会议管理规定的通知 物业公司所属各单位： 中铁建（北京）物业管理有限公司 2017年5月5日为提升物业公司会议管理水平，确保会议质量，严肃会议纪律，物业公司制定了xx物业管理有限公司机关会议管理规定，已经物业公司2017年第7次党政联席会议审议通过，现予以印发，请各单位认真学习，参照执行。 xx物业管理有限公司机关会议管理规定 第一章 总 则 第一条 为提升物业公司会议管理水平，确保物业公司会议质量，严肃会议纪律，特制定本规定。 第二条 会议召开应遵循如下原则： 一、 高效原则。会议召开应注重实效，主题鲜明，准备充分。 二、 精简原则。会议应尽量减少数量、缩短会期、控制会议规模。 三、 节约原则。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。 第三条 本办法适用于xx物业管理有限公司总部机关各类会议组织管理，所属各单位可根据本单位实际参照执行。 第二章 会议的组织管理及分类 第四条 物业公司会议管理的主责部门为公司党群综合部，负责统筹协调公司各类会议，制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。 第五条 会议提拟部门负责会议的组织工作。 第六条 会议提拟与审批 一、 党政联席会、总经理办公会例会、季度例会和年度总结 2 会的议题需要党群综合部提拟和报批。 二、 公司专题会议由业务主办部门负责提拟和报批。 三、 部门会议由各部门自行安排。 第七条 会议通知 一、 按 “谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。 二、 会议通知应在会议召开前 1 至 2 日将召开时间、地点、参加人员以书面、电话或其他形式通知全体参会人员及会议服务部门。 第八条 会议组织 一、 会议组织遵照 “谁提拟，谁组织”的原则。会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料等）等准备工作。 二、 会议服务部门应提前做好会务准备工作，如布置会场、视频调试，桌签座位、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 三、 会议提拟部门负责会议签到。 四、 在视频会议召开前，视频会议系统管理员要按要求提前进行视频调试。视频会议召开期间，视频会议系统管理员应全程监控，不得随意离开现场，确保视频会议顺利进行。 第九条 会议记录 一、 会议提拟或提案部门负责会议记录，并按照会议的不同规格及要求，做好相应的录音、摄像等工作。 二、 会议记录应遵照以下原则： 1. 会议记录应采用实录风格，确保记录的原始性、真实性。 2. 对会议已议决事项，应在会议记录中括号注明 “议决”字样。 3. 党政联席会议记录由提案各部门进行记录决议内容，于会议次日（含节假日）15:00 前报送公司党群综合部汇总。 4. 总经理办公例会、季度例会由党群综合部进行会议记录，于会议次日（含节假日）15:00 前报党群综合部经理。 5. 专题会会议由会议组织部门做好会议记录工作，会议记录应于会议次日（含节假日）15:00 前呈报部门经理。 4. 做好会议记录的日常归档、保管工作。 第十条 会议纪要 一、 会议提拟部门负责会议纪要整理。 二、 下列情况下，应整理会议纪要： 1. 党政联席会、总经理办公会例会； 2. 专题会议、季度例会； 3. 其它应会议主持人要求整理会议纪要。 三、会议纪要的签发及传阅范围参照相关规定执行或由会议主持人确定。 第十一条 会议跟进 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，原则上遵照“谁组织，谁跟进”，或服从会议主持人指定。 第三章 会议纪律 4 第十二条 与会人员要准时出席会议，不得迟到早退。 第十三条 与会人员因故不能参加会议时，要向会议主持人履行请假手续，并委托相关人员代为参会。参加公司级会议，如请假须由主管领导批准的，则须同时向党群综合部或是会议主办部门报备。 第十四条 会议进行时，与会人员应将通讯工具调至振动状态或关闭，不得随意接听电话。 第十五条 与会人员遇到特殊情况需要长时间离开时，应向会议主持人请假，经同意后方可离开会场，否则按缺席处理。 第十六条 严守机密。会议讨论决定的事项，与会人员不得随意传播、扩散。会议印发的文件资料，与会人员要妥善保管，必要时在会议结束后，由会议主办部门统一收回保管。 第四章 附 则 第十七条 本规定由物业公司党群综合部负责解释。 第十八条 本规定自颁布之日起执行。 抄送：公司领导，存档。 xx物业管理有限公司党群综合部 2017年5月5日印发 7