企业公文管理制度.docx

公文管理制度第一章 总 则第一条 为使公司的公文处理工作做到规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，特制定本办法。第二条 公文指公司对外业务往来及对内管理的各类文件。公文处理必须做到及时、准确、安全。第三条 公文由办公室统一收发、分办、传递、编号、用印、立卷、归档和销毁。办公室负责公司各部门公文处理的管理工作。第四条 全部公文归公司所有并归档保存，任何个人不得私自占有。第二章 公文的行文类别第五条 公司制作的公文种类主要包括：（一）通知适用于传达公司领导的决议、指示或需要各部门知会的事项。（二）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。（三）报告适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，及答复上级主管部门的询问。（四）请示适用于向上级主管部门请求指示、批准。（五）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（六）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 行文格式第六条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人姓名、标题、主送（报）单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送（报）单位等部分组成。第七条 发文单位应当写全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。第八条 秘密公文应标明“绝密”、“机密”或“秘密”，必要时应当标明保密时限。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。详见保密管理制度。第九条 急件分“急”、“特急”。第十条 发文字号（包括单位代字、年份、序号），应当在首页版头正下方或者右下方标明；联合行文，只标明主办单位发文字号。第十一条 上行的公文和以公司名义下发的公文，应当注明签发人姓名。第十二条 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当包括发文单位、事由及公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。第十三条 公文使用简称，应当先用全称，再注明简称。第十四条 公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。第十五条 引用公文应当先引标题，后引发文字号；日期应当写具体的年、月、日。第十六条 结束语的用法。请示：妥否，请批示；报告：特此报告；通知：特此通知；函：如不需回复特此函达，如需回复可否，请复函为盼。第十七条 公文如有附件，应附在正文之后，时间之前，并注明附件名称和顺序。第十八条 公文除去会议纪要、会议通知外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖公章。第十九条 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。第二十条 公文应当标注主题词。上报的公文，应当按照上级单位的要求标注主题词。第二十一条 公文文字从左至右横写，横排，必须使用规范简化字。第二十二条 公文版头纸规格采用国际统一标准A4纸。 “布告”、“公告”、“通告”用纸规格，根据实际需要确定。第四章 行文标准第二十三条 行文要求统一按标准制作，不得随意更改、变化。第二十四条 公文版头及各个用途：1、版头1适用于公司公文中的上行文件。即以公司名义向上级主管部门报送的请示、报告等种类。2、版头2适用于公司公文中决定、决议、指示、通知、通报、批复等种类；向与公司平级单位发送的报告、申请、通知、说明等也采用此版头行文。3、版头3适用于公司公文中的公函。即以公司名义发往某一组织的函。需统一编号、存档。第二十五条 发文字号及用法：1、版头1-3分别编发文字号。（见附件）（1）版头1文号为“建环修发字号”（2）版头2文号为“建环修办(技、财、工、市、合、党)字号”（3）版头3文号为“建环修函字号”（4）各部门在印制有发文字号的公文时，需由办公室统一登记、编号、签批、印发。2、发文机关代字：（1）行政文件：办公室“办”、财务部“财”、技术部“技”、工程管理部“工”、市场部“市”、合同部“合”。（2）党务文件“党”。第二十六条 公文格式：1、边距：要求正式制发的公文须采用Word格式文档，纸型为A4纸，上边距需根据各种文头纸的不同预留，下边距32mm，左边距28mm，右边距27mm，均加减正负1mm。2、秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级和保密期限，应同号字在秘密等级后用“”隔开。详见保密制度。3、紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级和紧急程度，紧急程度应在秘密等级相同位置的第2行。4、文号：为小3号或4号仿宋，居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称；文号置于表头公司名称之下，粗下划线之上。需标识签发人姓名的字体同文号，平行排列于文号右侧；文号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后列全角冒号。5、标题：为小2号宋体加黑，一般无标点，固定表述为“关于XXXX的XX（文种）”。6、正文：一般为小3号或4号仿宋体，小标题加黑，段前空两个字符；一般行距为“单倍行距”，也可根据实际情况适当调整。主送机关名称的字型应当与正文一致。7、附件：为小3号或4号仿宋体，附件标题为正文下空一行、前空两个字符；如有多个附件，需编列序号；附件标题后没有标点。8、主题词：主题词用小3号或4号宋体字，粗下划线为1磅；抄报（送）、用小3号或4号仿宋体，细下划线为0.25磅；制发部门、时间等小3号或4号仿宋体，粗下划线为1磅；印制分数用小4号仿宋体，右侧对齐；页码标在页面底部居中位置。特别注意：最后一页可以只是主题词，但不得只有日期和盖章，也不可标示“此页无正文”。9、成文日期为领导签发文件的日期。10、装订：公文一律左侧装订，用两个书钉，钉在距页上下边各四分之一处；如有表格页，表头在左侧；如有附件，应与正文一并装订，如附件太厚无法同时装订，也可单独装订，但需在附件第一页注明正文文号。将发文稿纸、1份定稿、领导修改后的文件原稿按从上到下的顺序进行装订。第五章 印发公文流程第二十七条 由发文部门拟写公文，要求：选用文种正确，文字通顺，叙述清晰，表达完整，引用数据准确等。拟稿人将拟写的文件原稿及电子版发至办公室。第二十八条 由办公室专人对文件进行预审核和初步排版，之后填写发文稿纸。发文稿纸必填内容为：标题、附件、主送单位、抄报单位、拟稿人等，并附正文由拟稿人将部门主管领导签字后的文稿送办公室主管领导签批，后交由总经理审批签发。发文稿纸必须本人手写签字。第二十九条 工作重点：1、文种是否正确：主要区别报告和请示，报告领导不需批复；请示领导必须批复，且需一事一报。2、文字是否通顺，有无错别字。3、发文稿纸是否经发文部门经理、主管领导签字。第三十条 拟稿人将所在部门主管领导签批后的发文稿纸、文件原稿一并送行办公室。由办公室专人将初步排版后的文稿以发文稿纸在前、文稿在后的顺序用曲别针别好，夹在“审签文件” 的文件夹中，送公司领导会签、签发或授权签发人签批。 对于特别紧急的公文需向领导说明，请尽快签发；若领导不在公司，可请拟稿人向公司领导说明情况，由公司领导通知办公室专人是否印发公文。第三十一条 办公室专人将签批后的文件编文号、套红头稿纸打印。第三十二条 办公室将装订后的文件与发文稿纸的复印件同时提供给公章保管人用印。第三十三条 完整的对外发文由办公室统一发送；各部门的业务文件，原则上按各部门对口报送的原则进行发送。第三十四条 各部门对外发送需加盖公司印章的非正式公文，要经所在部门主管领导、办公室主管领导、总经理审批，经办公室审核无误，方可加盖公章，并予以登记、备存。第三十五条 制发公文流程表：由办公室专人报办公室主管领导、总经理会签、签发（按签发权限）拟稿人负责报所在部门主管领导签批办公室专人负责人套头、印发交办公室公章保管人用印后，印发并归档拟稿人拟就文稿拟稿人负责报本部门主管领导签批交办公室专人初步排版并预审（附电子版）由办公室专人负责填写发文稿纸（签名需手签）第六章 收文工作流程第三十六条 公司及公司各部门以公司名义与外界往来的公文，由办公室统一办理。第三十七条 收到的文件包括：由各委、办、局等上级单位取回和转来的文件；公司相关人员参加会议带回的文件；其他部门收到的红头文件；以传真方式收到的会议通知、通报、函、会议纪要和重要文件等。第三十八条 办公室专人在收到文件后，需在收文汇总明细单上按序号逐一登记。第三十九条 收文登记必填内容：序号、收文日期、发文单位、发文字号、文件标题、收文页数；同样的公文无论收到几份，在收文登记上只编一个序号。第四十条 办公室专人对收文附文件承办单，加盖收文章，填写收文编号、收文日期。收文登记编号以年为单位的顺序进行编排。第四十一条 办公室专人将收文报办公室主管领导签署拟办意见后，送相应人员阅批。根据阅批意见将文件按照批办、传阅分别办理。第四十二条 一般收文，应在收文当天送办公室主管领导阅批；加急公文，随到随送。第四十三条 文件按照办理方式可分为批办文件和传阅文件：1、批办文件（1）批办文件指需公司办理的文件，主要文种有：上级或业务主管部门下发的通知或函、领导指示、不相隶属关系单位来函、下级上报的请示或报告等。（2）对于文件原件有密级要求的文件，需在收文承办单右上角加盖“密级”章。（3）对于时限要求的文件，应根据要求的时限，在收文承办单右上角加盖“急件”章。如需同时标注密级，则密级标在第一行，紧急程度标在第二行。（4）对于需要说明的事项，需在拟办意见栏内注明。（5）对于收到的批复或复函需将对应的请示或函附后。（6）送交公司领导批办的文件，如需多位领导批办，按照从低至级别高顺序送批。（7）根据公司领导的批示意见，将文件完整复印并送至工作执行部门的部门经理处，由部门经理在收文承办单上签收。（8）如需对收文承办事项做发文处理，则由工作执行部门按公文印发流程进行印发。（参阅印发公文流程）。（9）如有以传真方式获得的文件，且标有收件人姓名的，属日常工作联络、接洽、沟通、确认的文件，由办公室进行详细登记并下发。2、传阅文件（1）传阅文件指需请公司领导了解阅知的文件，常见文种有：上级机关下发的与我公司无直接关联的文件，情况通报、会议纪要、抄送或抄报我公司的文件等。（2）办公室专人按照公司领导在文件承办单上批示的“传阅意见”，需将传阅文件附文件传阅单按公司各部门主管领导、部门高级经理、工作执行人的顺序进行传阅；如有传阅意见，还应反馈至部门主管领导，以便进一步安排和跟进工作。（3）传阅文件原则上在三日内办毕，阅批后，送回办公室，传阅文件应当严格遵守传阅范围和保密规定。（4）文件传阅完毕，需将文件传阅单粘附在对应收文的文件承办单后，一并存档，并在收文汇总明细单备注栏内注明“此文传阅”字样。第四十四条 整理存档：1、将批办、传阅完毕的收文逐一整理、检查，重点审查：公司各部门主管领导是否签阅、领导批示事项是否落实、办理完成的文件是否有办理结果或上报材料等，如有上报材料或回复函件，需复印附在对应的收文后；如没有，可加注情况说明。2、整理、检查后确认已完成的文件，将文件承办单、文件传阅单与对应收文粘贴后，按收文顺序放入“收文文件夹”中保存。3、年中、年底归档。第四十五条 收文工作流程表：办公室专人接收文件登记备案按拟办意见报送文件办公室主管领导签署拟办意见公司领导阅批按领导阅批意见批办按领导阅批意见传阅交办公室办理、存档第七章 附 则第四十六条 本办法由办公室负责解释。附件： 一、文件承办单二、文件传阅单三、发文稿纸附件四、文件承办单xx股份有限公司文件承办单【来文机关】 【收文编号】【文 号】 【收文日期】【文件标题】【拟办意见】 【领导批示】承办人：附件五、文件传阅单xx股份有限公司文 件 传 阅 单来 文单 位文 号紧 急程 度密 级文 件标 题领导批示/传阅意见传 阅签 名日 期处 理意 见备 注