基金管理有限公司资料档案管理制度.doc

X基金管理有限公司资料档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强X基金管理有限公司（以下简称“公司”）资料档案工作的业务建设，更好地为基金业务工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法及国家档案局有关规定，结合公司的实际情况，制定本制度。第二条 公司资料档案是完整地反映公司各项工作和业务活动的真实记载，是考查公司工作和业务，记载和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务活动中形成的文书资料档案、基建资料档案、设备仪器资料档案、会计资料档案、人员资料档案、声像资料档案、业务资料档案、审计资料档案、荣誉证书实物资料档案等不同门类和载体的资料档案由公司综合管理部集中统一管理，不得分散保存，以维护公司资料档案的完整与安全。第二章 资料档案管理体制与任务第三条 根据资料档案工作集中统一管理的原则，综合管理部设立资料档案室，对公司形成的各种门类和载体的资料档案实行统一管理。资料档案室由综合管理部资料档案员管理，各部门设兼职资料档案管理员，公司全体员工应配合资料档案室开展工作。第四条 资料档案室的工作任务：（一）制定公司资料档案工作的计划、规定、办法和细则；（二）在统一领导、集中管理的原则下，负责各部门资料档案工作的业务指导和监督检查；（三）集中统一管理公司各种门类和载体的资料档案；（四）积极开展资料档案的利用工作，为公司各项工作服务；（五）接收、整理、保管与公司业务有关的有利用价值的资料，做好资料档案提供利用工作；（六）积极开展资料档案的编研工作，编写组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇编和专题文件汇编等编研材料；（七）对所保管的资料档案定期进行鉴定、销毁工作，按照有关规定将应进馆的资料档案移交资料档案馆；（八）严格执行国家和公司保密制度，维护资料档案的完整与安全；（九）综合管理部主管交办的其他工作。各部门兼职资料档案员应保持相对稳定，其主要职责是：（一）认真执行资料档案室制定的各项规定，主动向资料档案室反映资料档案管理工作情况，积极配合资料档案室开展工作，并接受资料档案室的监督、指导和检查；（二）根据本制度，负责做好本部门文件材料的立卷归档工作，并在规定期限内向资料档案室移交，确保公司资料档案的完整、真实与安全；（三）配合资料档案室做好资料档案的鉴定、销毁工作。第三章 资料档案的分类管理第二条 根据资料档案集中统一管理的原则，公司在各项活动中形成的全部资料档案作为一个全宗，全宗内的资料档案按其性质、载体分为九个门类，每个门类都用英文字母作为代字（如下），每个大类再按资料档案材料形成状况分若干属类，属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次为一级属类、二级属类。分类编号方法如下：党政工团资料档案（文书资料档案）代字A基建资料档案代字B设备仪器资料档案代字C会计资料档案代字D人员资料档案（出国定居人员、已故人员）代字E声像资料档案代字F稽核监察资料档案代字G业务资料档案代字H荣誉证书实物资料档案代字I第四章 资料档案归档办法第三条 凡是记载和反映公司的业务、工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。为此，下列文件材料必须按时间、按质量要求归档。（一）政府部门文件材料1.政府部门召开的需要贯彻执行的会议的主要材料；2.政府部门颁发的属于公司主管业务并需要执行的文件以及非公司主管业务，但需要贯彻执行的法规性文件；3.政府部门领导、人民代表、政协委员视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、意见和建议以及题词、照片及有保存价值的录音、录像（声像材料）等材料；4.代有关部门草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；5.主管部门转发公司的文件。（二）公司的文件材料1.公司股东协议；2.X基金管理有限公司章程；3.业务牌照；4.公司股东决定、董事会、监事会会议记录、会议纪要；5.部门经理办公会会议及其他重要会议的会议记录和会议纪要；6.公司重要会议的报告、总结、典型材料、参阅材料等；7.公司的请示与上级主管部门的批复文件，公司下属各部门的请示与公司的批复文件；8.公司下发（包括转发的与其他单位联合颁发）的各种正式文件的签发稿、印刷稿以及重要文件的修改稿；9.公司内部职能部门形成的工作计划、总结、报告以及向上级的汇报材料；10.公司业务活动和基金经营管理专业文件材料；11.公司内部稽核监察报告、错误遗漏报告、违规纪录；12.证券市场调查研究形成的重要文件和资料；13.公司及各部门汇总的统计报表和统计分析资料；14.公司形成的财务报表、凭证、账簿等文件材料；15.公司领导的述职报告、个人考核评议的文件材料；16.公司领导参加外单位会议带回来的，未经公司文书处理登记的文件材料；17.公司形成的机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印鉴及人员编制等文件材料；18.公司制定的工作条例、制度等文件材料；19.公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的声像材料；获上级奖励的证书、奖状、奖旗和有纪念意义的实物照片、录音、录像等；20.公司干部任免（含备案）、调配、培训、专业技术职称、评定、聘任、党员、干部名册、报表、录用、转正、定级、调资、退职、退（离）休、转业、抚恤、死亡及干部奖惩、纪律检查、治安保卫等工作形成的文件材料；21.公司财产、物资、资料档案等交接凭证、清册；22.公司与有关单位签订的各种合同、协议等文件材料；23.购置各类设备的图纸、说明书等；24.按规定应归档的已故人员、出国定居人员的资料档案材料；25.各类业务刊物和相关书籍。（三）公司各部门文件1.公司各部门报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；2.一次会议、一项工作、一件案件完成后，由各部门综合员或兼职资料档案员将形成的全部文件收集整理后交资料档案室归档；3.每年需要归档的文件材料，应在翌年三月底由各部门整理后交资料档案室，并填写移交清单一式两份，双方签字。（四）客户/基金资料1.客户资料、函件、授权书、授权签署、投资限制；2.基金合同、托管协议、基金招募说明书、投资表现报告、投资决策纪录。（五）其它外单位文件材料1.有关单位对公司工作检查形成的重要文件；2.有关单位与公司联系协商工作的重要来往文件。第五章 资料档案使用办法第四条 凡外单位到公司资料档案室查阅、了解资料档案的，必须持有单位介绍信，经公司分管领导批准，办理登记手续后，方可查阅。第五条 利用资料档案应该有记录，利用资料档案的单位（个人），经批准办理登记手续后，资料档案管理员应填写利用登记表，写明日期、利用案卷号或文件的题目、利用目的、利用效果。第六条 资料档案管理员应该根据利用资料档案单位（个人）的需要，主动、及时，准确地提供资料档案信息。第七条 利用资料档案的单位（个人）不得涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印、转借或破损资料档案。第八条 借阅或归还资料档案时，资料档案管理员应详细检查，保证资料档案的完整和安全。第九条 根据资料档案的密级程度，确定不同的使用范围，规定不同的审批手续：（一）绝密、机密资料档案，必须先经公司领导批准后方可借阅；（二）秘密资料档案，须经公司分管营运的副总裁（如有）及相关业务部门负责人批准后方可借阅；（三）因工作需要借出的资料档案，不管密级程度如何，必须经公司领导和相关业务部门负责人批准方可借出。第十条 资料档案的保密程序有时间性，随时间的变迁，应及时调解密级，以扩大资料档案的利用范围。第六章 资料档案保密办法第十一条 资料档案室是收藏、保管公司经营管理、业务、政治活动材料的关键部门。凡借阅资料档案室有密级资料档案的人员，必须严格执行中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国档案法，严守国家和公司秘密。第十二条 对定为绝密级的资料档案，应设专柜保管，禁止复制和借出绝密级案卷和资料档案。第十三条 复印资料档案中未解密的文件材料，应按有关保密工作实施细则规定办理。第十四条 借阅资料档案的保密工作，要严格按本制度第五章办理。借出的资料档案不能带回家或公共场所，不准在私人交往和通信中泄露资料档案秘密，不准在非保密本上摘抄、记录资料档案秘密；不准通过普通邮政传递资料档案；不准使用明码或未经审查批准的密码传递资料档案秘密。第十五条 销毁无保存价值的案卷材料，统一经公司领导和相关业务部门领导批准后，由二人以上销毁，不得出售或随意弃置。第十六条 资料档案管理员要严格遵守国家各项保密制度和有关规定，不得与无关人员谈论资料档案中的涉密问题。第十七条 资料档案管理员不得私自携带资料档案外出，因工作需要携带资料档案外出的要办理审批手续。携带秘密资料档案外出需经公司分管领导批准。第十八条 按照密级文件资料档案保密年限，最长绝密30年，机密20年，秘密10年的规定，资料档案室应做好资料档案解密工作，报分管营运的副总裁批准后，在案卷内文件首页盖上解密或不宜公开的印章。第十九条 违反本制度，应视情节轻重，分别给予批评教育或纪律处分。第七章 资料档案保管办法第二十条 资料档案的进与出必须严格办理登记手续。第二十一条 资料档案要按照分类方法排列、保管。第二十二条 定为永久、长期、短期保管的资料档案，要分开目录保管。第二十三条 资料档案箱（柜、架）要注明存放资料档案的类别（代字号）、年代、案卷起止号。第二十四条 对残破的资料档案，要及时修补和复制。第二十五条 每季度对资料档案的数量、质量和保管情况进行一次检查，发现问题及时报告和处理。第二十六条 资料档案管理员调动工作时，必须将所负责的工作交接清楚后，才能离任。第八章 资料档案库房管理办法第二十七条 资料档案室必须坚固，要有防盗及门禁设施，窗户要有遮阳设施。第二十八条 资料档案库房门窗的开关和资料档案装具（箱柜）锁匙由专人专柜保管，除经同意进库房借阅文件的人员外，无关人员未经批准不得进入资料档案库房。第二十九条 资料档案库房内要保持整齐、清洁、美观和合理通风，要根据气候变化，及时调节库房内温湿度。第三十条 资料档案箱、柜内必须放有防虫剂等。第三十一条 资料档案库房内不准堆放杂物，严禁吸烟，要配备足够的灭火器材，并定期检查和更换。第九章 资料档案的鉴定与销毁办法第三十二条 资料档案管理员应根据公司资料档案保管期限表，每年对库存资料档案进行一次保存价值的鉴定和清理工作。第三十三条 对已到保管期限的资料档案案卷，经公司领导和相关部门领导组成的资料档案鉴定小组提出是否延期或销毁的意见，由资料档案员造册并与有关部门会办。第三十四条 鉴定过的资料档案，必须在其保管单位备考表中注明鉴定意见，由公司鉴定小组负责人签名，注明鉴定日期。第三十五条 销毁资料档案，必须经过鉴定，并征求有关部门意见，报经主管部门或领导审批。第三十六条 销毁资料档案时，应注意保密，指定专人监销，必须两人以上在场监销。第三十七条 销毁资料档案后由监销人在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。对上级有专项规定必须上报有关部门批准的，应有批文后方可进行鉴定销毁。第三十八条 销毁的资料档案，必须在相应案卷目录、资料档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明“销毁”字样。第十章 资料档案工作统计办法第三十九条 资料档案室应备有资料档案收进总登记簿（总目录）和分类目录、案卷目录、卷内目录、销毁清册、借阅资料档案登记表、资料档案复制统计表、年度资料档案综合情况统计表等统计工具。第四十条 资料档案收进和销毁，应以案卷为单位及时做好登记（入总目录），统计资料档案现存总数量，然后登记入分类目录，统计各门类资料档案库存数量，案卷内填写目录，统计卷内资料档案材料的数量。第四十一条 每年统计一次本年度资料档案归档情况。第四十二条 每年统计一次库存资料档案综合情况统计，内容包括：资料档案总数量，各类资料档案数量，本年度归档数量，项目归档率、准确率及完整率，库房及设备增置等情况。资料档案管理员变更情况，资料档案提供利用人次、卷数和编研资料档案的数量等。第十一章 附 则第四十三条 本制度依据现行的法律法规的有关规定而制定，公司将适时根据有关法律法规的要求和公司业务的发展做进一步的调整和完善；如遇有关法律、法规作出调整与本制度不一致时，公司依据新的法律、法规的规定执行。第四十四条 本制度由公司董事会批准后生效。第四十五条 本制度自发布之日起实行。12