房地产公司会议管理制度模版.doc

会议管理制度
1. 目的与范围：
会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备，信息收集，信息沟通，会议纪录，会议纪要发放，会后跟踪落实等工作，以提高会议效率，形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改进，其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加会议。
2. 职责：
责任人/部门
职责
总经理/副总经理
A.主持经理例会，公司专题会议，管理评审会议，全体员工会议
B.指定专人追踪经理例会事项的落实情况
C.经理例会后，指定专人整理会议记录，形成并发放会议纪要；
D.审定并批准高级员工外出参加外部会议（即：部门经理及以上员工）
总经理室
总经办主任
A.通知召开公司员工大会，并负责公司员工大会的具体会务安排
B.组织召开公司专题会议
C.负责组织与质量管理体系有关的会议
D.协同部门经理审定并批准部门经理级以下员工外出参加外部会议
总经理秘书
A.负责经理例会的通知
B.召集总经理室有关人员参加经理例会。
C.负责经理例会和公司专题会议的会议记录，会议纪要发放，会议布置工作执行情况的追踪，落实和反馈等工作。
各业务部门
部门正职经理/项目正职经理
A.经理例会前向总经理室递交部门工作周记
B.参加经理例会，布置执行会议安排工作
C.主持召开本部门/项目周会，负责周会精神在本部门/项目内部的沟通；
D.负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参加
E.指定专人做会议记要，发放会议记要，追踪落实会议布置工作
F.部门经理协同总经办主任审定并批准部门经理级以下员工外出参加外部会议
备注：各部门/项目如无正职经理的，由部门副职经理或者业务负责人出席或主持会议。
3. 会议类别及组织流程
3.1 经理例会及各部周例会
会议类别
会议主持人
会议时间
与会人员
会前所需准备资料
会议内容
会议记要整理
经理例会
总经理/副总经理
每月第一周和第三周的周六 上午9:30-11:30
A.各部门正职经理（如无正职经理的由部门副职经理参加）
B.总经理室有关人员
C.总经理指定的其他员工
A.部门工作周记一式四份
B.《经理例会落实情况》一式四份
A.由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理的事项
B.总经理主持讨论各部周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的问题，并确定改进意见
C.总经理主持讨论会上提出的其他问题。
A.由总经理秘书整理会议记录，形成会议记要。
B.会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放到与会者手中。
C.与会者应向本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。

经理例会扩大会议
总经理/副总经理
每季度初的第一周的周六 上午9:30-11:30
A.公司本部及各分支机构中的中高级员工（包括各部门主管级以上员工）
B.总经理室有关人员
C.总经理指定的其他员工
A.部门工作周记一式四份
B.《经理例会落实情况》一式四份
A.由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理的事项
B.总经理主持讨论各部周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的问题，并确定改进意见
C.总经理主持讨论会上提出的其他问题。
A.由总经理秘书整理会议记录，形成会议记要。
B.会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放到与会者手中。
C.与会者应向本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。

各部周例会
各部门经理/部门业务负责人
每周五下午15:30-17:30
各部全体员工
A.个人本周工作计划完成情况
B.个人下周工作计划
A.传达经理例会精神，安排执行经理例会上布置的工作
B.通报本周工作主要情况，讨论存在的问题及改进意见
C.安排下周主要工作计划D.其他需讨论问题
A.各部门秘书整理周会形成书面纪要或以周纪的形式体现
B.以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部门内部传递
C.在周经理例会前送呈总经理室。
备注：1. 部门工作周记一式4份（分发到总经理，2位副总，记录存档一份）。
2. 部门工作周记包括《本周工作主要情况》《存在的问题及改进意见》《下周主要工作计划》3个栏目。
3.2 项目部例会和项目部参加的施工监理例会的有关制度参见《施工管理程序》
3.3 专题会议：总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题
会议类型
会议主持人
会议时间
会议议题及内容
会议纪要整理
公司专题会议
总经理/副总经理
不定期
根据公司业务运作的需要来确定议题及内容，如：项目推进会等
A.由总经理秘书或总经理指定的人整理会议记录，形成会议记要。
B.会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放到与会者手中。
C.与会者应向本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。
部门业务专题会议
业务主管部门经理或负责人
不定期
根据业务部门的业务需要来确定议题及内容，如：图纸会审会议，开标评标会议，合同评审会议等
A.各部门秘书或部门经理指定的人整理会议记录，形成书面纪要。
B.以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部门内部传递
C.将会议记要送呈总经理室。
3.4 与质量管理体系有关的会议，包括内外与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内，外审核会议，管理评审会议等
3.5 全体员工大会，包括各种动员大会，年初计划动员会，年终总结表彰会等
3.6 其他内部会议
3.7 外部会议：指公司员工外出参加的由政府，行业协会和其他组织机构主办的各种会议。
4. 会议记要格式及保存要求
4.1 会议记要格式：
A.会议纪要要必须编号，标明“机密”字样
B.注明会议时间，地点，参加人员，缺席人员
C.经理例会纪要共分‘上次例会未完成事项’和本周例会事项 2个栏目。
4.2 会议记要保存规范：
A.总经理室保存经理例会纪要，各部周纪，经理例会落实情况
B.按年度整理成册，
C.按规定，每2年向公司档案室移交一次。
5 与会要求
5.1 参会人员遵守开会时间，提前到场，进行签到，准时出席。如有特殊情况不能出席或需推迟出席的，须事先向会议负责人或主持人请假批准。
5.2大型会议，参会人员须着正装出席。
5.3 参会人员遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未公布之前不得私自泄漏会议内容，影响会议决议的实施；
5.4会议召集方指定专人做好会议纪要。会议结束2个工作日内，会议纪要须由会议召集方主管领导签发后及时下发到参会人员。
5.5在会议期间必须把手机调至振动或静音状态，会议期间不随便出入，如因特殊情况必须外出处理，需会议主持人批准。
5.6 参会人员在参会期间应知无不言、各抒己见、集思广益。经会议决定之事，各执行部门应按期、按要求完成。
6.附件
6.1《会议室预定登记表》