企业内控存货管理制度.doc

xx大药房有限公司存货管理制度第一章 总则第一条 为加强xx大药房有限公司（以下称“公司”）存货管理工作的内部控制，提高存货管理的工作效率，根据中华人民共和国会计法、企业会计准则第1号-存货、企业内部控制基本规范以及内部控制指引等有关政策法规的规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条 本制度所称存货，是指公司及各部门在日常经营活动中持有以备出售的商品、包装物、低值易耗品等。第三条 本制度存货适用范围：存货分为库存商品、包装物、低值易耗品等。公司代销、代管存货、委托代销参照本制度管理。凡是风险和报酬已转移的，公司已没有实际管理权的商品不能参照本制度管理，应参照应收账款制度进行管理。第四条 存货在同时满足以下两个条件时，才能加以确认：（一）该存货包含的经济利益很可能流入企业；（二）该存货的成本能够可靠地计量。第五条 公司在存货管理工作中至少应关注如下风险：（一）经营风险：存货由于缺失、堆积、被盗、毁损、未及时完整办理保险、发生不可抗力造成的存货损失风险；（二）财务风险：存货由于计价错误而造成的财务数据失真风险；（三）合规风险：存货由于违反规定而造成的经济损失；（四）价格变动风险：存货由于受市场价格变动而造成的风险；（五）存货过时风险：存货由于性能等落后于现实需要时，销售不出去而造成的风险；（六）自然损耗风险：存货由于自然原因造成的损失。 第二章 存货管理相关部门职责第六条 存货管理各环节中的不相容岗位至少包括：（一）存货的请购与审批，审批与执行；（二）存货的采购与验收、付款；（三）存货的保管与相关会计记录；（四）存货发出的申请与审批，申请与会计记录；（五）存货处置的申请与审批，申请与会计记录。第七条 公司营运部职责：（一）认真贯彻落实有关存货管理的各项规定，制定存货管理实施细则，负责对存货采购、入库、保管、退库、盘点及报废各环节严格管理；（二）设置专职或兼职存货管理员，负责存货管理相关工作；（三）明确存货管理各岗位在入库检查、货物发出、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期的进行检查。第八条 公司财务部职责：（一）设置专职或兼职存货管理核算人员，负责存货价值管理，做好存货的会计核算，加强对存货出入库的监控；（二）负责对本单位存货盘点工作进行监督，按规定进行存货盘盈、盘亏的账务处理。第三章 存货采购管理第九条 公司经营活动中严格审批存货采购申请。各部门应根据存货库存情况、资金资源情况、销售计划等实际情况制定存货采购计划。第十条 公司营运部设专职存货管理人员，加强对存货采购业务的分析，根据各种商品的采购间隔期、库存量变化等规律，分析确定存货采购的合理时间和数量，尽可能降低库存，以提高公司运营资金使用效率，降低存货因过期、损毁等情况而发生减值的风险。第十一条 公司采购部应加强对存货采购工作的管理，确保采购过程的透明化，对于金额重大的采购计划实行公开招标，或在多家供货商中询价、比较、择优采购。第十二条 公司各部门应按照存货采购审批程序和权限进行审批执行。凡需申购大宗商品，需提前将申购计划上报，经审批后方可组织实施。第四章 存货验收入库管理第十三条 公司存货的取得及入账依据可以分为以下几种情况：（一）购入存货：所购入的存货，按买价作为实际成本；（二）投资者投入的存货：按照投资各方确认的价值，作为实际成本；（三）接受捐赠的存货：按以下规定确定其实际成本：1、捐赠方提供了有关凭据（如发票、报关单、有关协议）的，按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费，作为实际成本；2、捐赠方未提供有关凭据的，按如下顺序确定实际成本：（1）同类或类似存货存在活跃市场的，按同类或类似存货的市场价格估计的金额，加上应支付的相关税费，作为实际成本；（2）同类或类似存货不存在活跃市场的，按该接受捐赠存货的预计未来现金流量现值，作为实际成本。（四）盘盈的存货：按照同类存货的市场价格，作为实际成本；第十四条 公司采购部组织各使用部门对存货进行验收；各存货使用部门对所取得存货的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收并出具验收证明，对于验收合格的存货，及时交库房办理入库手续；库房负责存货的入库工作。第十五条 公司营运部和财务部在存货验收和入库审核时的职责：（一）营运部对存货入库单上的入库质量、数量、规格、产地等信息进行审核，审核的重点是入库存货品名、规格、批号是否准确、质量是否合格、数量是否存在短缺；（二）财务部审核采购发票、采购合同、采购清单等相关凭据是否真实、完整、准确，且彼此相符，经审核无误后编制记账凭证，并按照存货分类定期打印明细账、统计表；第十六条 公司采购部应在存货入库时进行详细的入账登记：（一）任何部门和个人不得对存货入库记录随意修改，如因发生记录错误确需修改入库记录的，存货管理部门负责人、财务部门负责人共同签字确认，存货管理部门和库房在办理退库手续后，按存货的正确信息重新办理入库手续。财务部门根据退库、入库凭证进行账务处理。发生存货入库记录错误的，不得直接修改记录。（二）财务部门稽核人员定期进行出入库票据稽核，对入库、出库和期末库存的数量、金额与保管员进行现场核对，确认账物相符后在库存清单上签字；第五章 存货保管第十七条 公司营运部存货管理人员要遵守存货保管规则，按存货分类进行保管。对重要存货，应当采取额外控制措施。库房负责人要定期检查存货保管情况，并做好检查记录，及时处理安全隐患。第六章 存货出库管理第十八条 公司营运部、财务部门应就存货管理情况和问题加强沟通，提高存货管理的效果、效率。财务部门应定期或不定期地与库房核对存货信息，避免已入库存货未入账、已发出存货不销账等情况的出现。第十九条 公司存货出库：必须凭商品销售单发出存货。第二十条 销售单需明确记录出库存货的名称、产地、规格、数量、批号及价格等。第二十一条 公司财务部门存货核算人员应对存货销售有关票据进行审核，确保存货品种、数量、金额等信息完整、真实、合规，从而确保存货账目的真实性、准确性、完整性，确保存货成本计价准确，财务账表与实物相符。第七章 存货盘点第二十二条 公司营运部负责组织和管理本单位范围内的存货盘点工作。第二十三条 公司营运部应根据存货的品种，定期分类盘点存货，对不同类别的存货采取不同时点自行清查，并将清查的结果与财务部门的账表数据核对。第二十四条 公司营运部每年定期组织各部门对存货进行一次全面的清查盘点，财务部门负责监盘，必要时应请中介机构协助监盘。第二十五条 在盘点之前应制定盘点计划，包括盘点目的、盘点组织及任务分工、盘点范围、盘点单据及资料、盘点路线、盘点方法、存货截止控制、盘点开始前准备工作、实际盘点之进行、盘点完成工作、附盘点清册、表单及盘点日期、盘点人员。第二十六条 每年的全面盘点由存货管理部门、财务部门会同零售门店共同进行实地盘点结束后，有关盘点人员在盘点表上签字，并由存货管理部门编制盘点报告，盘点报告报财务主管领导和总经理审批。第二十七条 对于盘点中发现的账实不符情况，存货管理部门应负责查明原因；及时通知财务部门，财务部门存货核算员根据领导审批意见进行相应的账务处理。第二十八条 年度存货盘点结束后，存货管理部门牵头，会同财务部门、存货使用部门编制年度盘点报告，汇总存货情况。第二十九条 对于存放在异地的，盘点困难的，和其他单位存放在本单位的存货要作特别说明。第三十条 委托代销商品构成委托方的存货，期末应函证存货数量或到受托方去盘点，以便账实核对。第八章 存货减值准备第三十一条 公司财务部门存货核算岗应定期与营运部的存货管理员进行沟通，定期（每年至少一次）组织有关部门对所持存货是否会发生减值进行测试。进行存货减值测试时，财务部门与营运部有关人员组成测试分析小组，按照企业会计准则的要求，对影响存货减值的因素进行充分分析和预测，以获取确凿的证据，判断存货是否存在减值的可能。第三十二条 公司存货经财务部和营运部联合测试确定已经发生减值的，财务部门应及时编制存货减值报告，根据经相关审批流程审批后的存货减值报告，计提存货减值准备并列报。第九章 存货处置第三十三条 公司营运部负责存货处置工作，负责收集存货使用部门、库房关于存货处置的报告，负责调查分析有关问题和组织有关技术鉴定，负责与财务部门就处置存货工作进行沟通，编制存货处置报告并报批。财务部门负责协助营运部共同制定存货处置方案，监督存货处置过程，审核存货处置相关凭证并进行适当的账务处理。营运部应在日常工作中妥善保管存货，定期进行存货盘点和清理，及时发现问题，发现存货因受损等原因需要处置时报告存货管理部门，并根据审批意见执行具体的存货处置工作。第三十四条 营运储部应根据有关审批意见选择处置方式。存货处置一般包括调剂、促销、捐赠等方式。第三十五条 各部门按照审批流程申请存货处置，存货处置过程中，财务部门应当对处置方式、处置价格等进行审核，重点审核处置方式是否适当，处置价格是否合理，处置价款是否及时、足额收取并入账,以及各种凭证是否完整、真实、合规等.第十章 罚则第三十六条 公司营运负责组织有关部门对存货损失查明原因、鉴定损失程度。对有下列行为之一的，要责令相关部门及相关责任人限期纠正、追回损失。对于造成公司经济损失的，当事人应按损失金额进行经济赔偿，并视情节轻重，给予行政处分或经济处罚，触犯法律的，移交司法部门处理：（一）由于决策失误、管理不善、操作不当等造成存货毁损或不能正常运营的；（二）以低价出售或对外投资或抵偿债务或进行资产置换的；（三）在取得存货时，不按规定办理存货手续造成损失的；（四）擅自对外捐赠存货的；（五）为决策者提供虚假信息，导致决策失误造成存货损失的；（六）未按规定填报近效期商品催销表，造成商品过期损失的。（七）违反公司存货管理其他规定的。第十一章 附则第三十七条 本制度未尽事宜，按有关法律法规和公司章程的规定执行。第三十八条 本制度由公司总经理办公会负责制定、解释和修订。第三十九条 本制度自公司总经理办公会审议通过之日起实施。 3-2-1-2-6