公司合同证据资料管理办法.docx

xxxx资产运营有限公司合同证据资料管理办法目 录第一章 总 则1第二章 合同证据资料的收集1第三章 合同证据资料的管理2第四章 合同证据资料的移交归档3第五章 责任追究4第六章 附则4第一章 总 则第一条 为维护本公司合法权益，降低本公司在诉讼活动中因证据材料缺失、不完整等因素导致败诉的风险，同时加强对合同履行的有效监督和评价，根据相关法律法规及公司规章制度，结合工作实际情况，制定本办法。第二条 本合同证据材料管理办法，是指本公司对合同在签订、履行、完结各个阶段的履行情况，包括合同资料的整理、保管、交接、移交归档等过程的管理。第三条 合同证据资料指能够证明合同签订、履行、违约、变更、解除、终止等事实的证据材料。主要证据材料分为：书面资料、实物、录音、录像、鉴定结论、证人证言等。第二章 合同证据资料的收集第四条 合同基础证据资料包括：证据资料种类证据资料形式相对方的营业执照复印件非法定代表人签署合同时授权代表的“授权委托书”原件“授权委托书”中被授权自然人的身份证复印件复印件签署的主合同文本/补充合同及附件原件接收、交付合同标的物的相对方签收文件原件不定期对账的对账单原件合同履行过程中来往的函件、传真等资料复印件变成合同/协议或解除合同的通知、纪要原件验收合格、质量异议通知书原件支付合同款项的证明原件第五条 电子证据资料包括：证据资料种类证据资料形式电子签名CA认证电子签章CA认证微信聊天记录明确约定微信号（非手机号）作为联系方式，聊天记录与争议事宜相关且保存完整，可演示整个聊天记录过程（无删减情况）。微信转账记录明确约定微信号（非手机号）作为联系方式，转账记录（备注转账用途）与争议事宜记录保存完整，可演示整个聊天记录过程（无删减情况）。支付宝转账记录明确约定采取支付宝（非手机号）付款（备注转账用途）与争议事宜记录保存完整，可演示整个聊天记录过程（无删减情况）。网页、博客、微博客等网络平台发布的侵权信息录像录制整个网页，可以完整浏览网页内容。必要时采取证据保全措施。手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息明确约定联系方式，与争议事宜记录保存完整，可演示整个记录过程（无删减情况）。用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息录像录制整个网页，可以完整浏览网页内容。必要时采取证据保全措施。第六条 “建设工程施工合同”除基础证据资料外应收集的证据：证据资料种类证据资料形式招标文件、投标书及附件原件、复印件中标通知书、承诺书原件涉及分包情况的资料原件工程设计图、施工图原件开工、停工通知书原件、复印件工程设计、施工方案原件工程变更资料原件、复印件联络单、洽谈记录、会议纪要、函件、收发文记录原件、复印件工程监理通知书原件、复印件涉及索赔的记录资料录音、录像、原件、复印件工程整改、施工异议通知书原件工程交工证明或可以证明工程交付的资料原件、复印件外部工程审计材料原件工程预决算证明原件第七条 “承揽合同（装修合同）”除基础证据资料外应收集的证据证据资料种类证据资料形式装修材料清单原件装修设计图、施工图原件施工变更材料原件、复印件部分施工验收证明原件施工整改、异议通知书原件第八条 “租赁合同”除基础证据资料外应收集的证据证据资料种类证据资料形式交付租赁物相对方的签收证明原件租赁物附属物品的清单、照片相对方的签收证明原件租赁期限届满相对方归还的验收证明原件第九条 合同相对方提供的营业执照、资质证书等复印件，应在复印件上加盖相应公章，自然人身份证明应与原件核对，并由本人在复印件上说明用途并签字。第三章 合同证据资料的管理第十条 合同证据材料的日常管理以“部门承办、部门负责”的原则；第十一条 合同证据材料承办部门收集的合同材料应真实、完整，以原件优先为原则。原件需由其他部门归档管理的，可保材料留电子版或复印件并备注原件的保留部门。第十二条 合同承办人员在移送合同证据材料时应制作移送清单，并与移送交接人签字确认。第十三条 合同承办人员在收集合同证据材料时，应审查资料签字是否齐全、真实。往来函件是否涉及争议事项，涉及争议事项应重点保存。第十四条 合同承办部门对合同履行中的证据应妥善保管，在相关合同履行完毕后及时整理归档保存。第十五条 合同承办部门应对合同证据材料的借阅严格管理，建立借阅登记台账，注明归还时间，使用人签字确认。并督促使用人及时归还借阅资料。第十六条 合同承办人员因工作调动或辞职，必须将所管理的合同证据材料全部移交给部门其他管理人员。第四章 合同证据资料的移交归档第十七条 合同证据材料按照签订、履行、变更、违约、解除、终止的顺序进行整理归档，可根据合同证据资料初步了解合同履行情况，对于及时履行的合同不实行前述的资料归档。第十八条 合同承办人员在编制移交清单时，对未履行完毕以及存在或可能存在风险、争议的合同，应予以说明。第十九条 合同证据材料在符合以下要求时可向办公室移交归档：移送材料按照顺序整理且合同证据完整的材料；移送材料有承办部门人员的移送清单；移送清单以及未了结事务说明书中有承办人员、承办部门负责人签字；第二十条 移交档案根据移交清单对移交资料核实无误后，由移交双方签字确认。第二十一条 合同证据材料原件已移交的，应提供移交时经双方签字确认的移交清单。第二十二条 合同证据材料自移交归档后，保存期限为 年，保存期满后，由公司档案管理人员填写“请示报告单”，经批准由两名工作人员销毁。第五章 责任追究第二十三条 合同承办部门负责人为合同证据资料管理的第一责任人，应对本部门合同证据资料的整体管理负领导责任。第二十四条 合同承办人员对合同证据资料合同证据资料收集的完整性、真实性承担责任。第二十五条 移交归档的合同证据资料不完整、不真实，给公司造成损失的，结合公司绩效办法、公司奖惩规定纳入绩效考核并给予相应处分。第二十六条 合同承办人员未经部门负责人同意将合同证据材料私自复印外传或泄露合同签订及履行情况，给公司造成经济损失的，结合公司绩效办法、公司奖惩规定纳入绩效考核并给予相应处分。第六章 附则第二十七条 本办法由公司法律部门负责解释。第二十八条 公司如有其它规章制度与本办法规定不一致的，以本办法为准。第二十九条 合同已履行完毕但未向公司移交档案的资料，参照本办法执行。第三十条 本办法自印发之日起施行。第 5 页 共 5 页