EBS总帐功能点操作基础手册.doc

总帐功效点操作手册

作者： 韩业邦
创建日期： -03-10
更新日期：-03-16
版本： 1.1

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-03-10
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一、基础概念 2
1.1键弹性域： 2
1.2说明性弹性域： 6
1.3值集： 7
1.4段值： 9
1.5累计组： 12
1.6菜单： 14
1.7职责： 15
1.8预置文件： 16
二、帐簿管理 17
2.1总帐组织结构 17
2.2总账分类账（账套）： 19
2.3总账科目表 19
2.4总账本位币： 20
2.5总账日历： 21
2.6总账会计期： 22
2.7子分类帐方法： 23
三、凭证管理 23
3.1日志帐起源： 23
3.2定义日志帐类别： 24
3.3凭证编号： 25
3.4凭证录入： 26
3.5凭证复核： 29
3.6凭证调整： 30
3．7凭证反冲 32
3.7凭证审批： 34
3.8凭证过账： 39
3.9外币凭证 40
3.10统计凭证 41
3.11常常性日志帐 42
3.12成批分摊凭证 45
3.13凭证导入 45
六、外币业务 47
6.1币种设置 47
6.2汇率类型： 48
6.4余额重估 54
七、余额查询 55
7．1帐户组合： 55
7.2汇总帐户： 56
7.3汇总模版： 56
7.4帐户余额查询： 57
八、总帐预算 60
8.1预算定义 60
8.2预算组织定义 60
8.3预算控制组定义 60
8.4预算控制等级 60
8.5预算控制设置 61
8.6预算录入和查询 61
九、总帐报表 61
9.1标准报表 61
平均余额试算表： 61
平均余额审核报表： 62
9.2FSG报表定义 62
9.3行集和列集 62
9.5报表输出 67
十、总帐安全性 70
10.1交叉验证规则 70
10.2安全性规则 72

一、基础概念
1.1键弹性域：
概念：
用于建立能够输入和显示和业务相关信息自定义字段一项 Oracle 应用产品功效，其中oracle应用产品中总帐管理系统会计弹性域为键弹性域。
弹性域分类：关键弹性域和描述性弹性域
关键弹性域经过描述了由弹性域标识实体特殊特征，在application中，关键弹性域包含：总账科目、库存物品、固定资产等。描述性弹性域即使不要求像键弹性域一样产生有意义代码，不过它们也描述了实体其它特征。描述性弹性域在applications数据库表中被视为属性列，而关键弹性域被视为段列。
关键弹性域许可依据需要使用任意代码组合以描述实体。每个关键弹性域确定一个实体含有多少段、每个段含义、每个段可含有值和每个段值表示含义。会计科目弹性域是标识唯一科目表关键弹性域一个实例。说明性弹性域能够帮助系统获取业务所特相关键附加信息。
键弹性域设置：
路径：总账超级用户>设置>财务系统>弹性域>关键字>段

下面以“总账管理系统”“会计弹性域”为例。键弹性域包含“总账管理系统”、“库存管理系统”、“资产”、“人力资源管理系统”等，对于每一个系统，全部对应若干弹性域。“总账管理系统”下有accounting flexfield、GL ledger flexfleld、Reporting Attributes Accounts.在系统构建阶段需要设置会计科目弹性域。
步骤1：在工具栏中单击“查找”按钮，在出现对话框中单击 “总账管理系统 Accounting Flexfiled”选项，将出现以下图所表示对话框。具体操作以下：
1
再出现对话框中，输入要创建弹性域名称，并搜索。以下图示：2

步骤2：此键弹性域支持多结构，所以能够单击工具栏上“新建”按钮，插入新建弹性域结构，以下图所表示。
1
2

说明：
应用产品：为谁而建弹性域，就应用哪个产品。（这里是为总账管理系统设置会计弹性域。）
代码、标题：会计弹性域一个名称。（尽可能简短、明了、唯一、英文字母为佳。）
视图名称：假如要生成此结构数据库视图，则输入视图名称。（这里没有要求。）
许可动态插入：这么可许可动态生成账户各段组合，不过值集值仍需预先定义
交叉验证段：能够限制用户输入无效帐户段值组合。使用交叉验证和段验证是有区分，使用交叉验证规则能够预防不存在组合。如企业既要生产电脑又生产汽车，就要预防出现创建不伦不类对象，如，宝马车cpu，联想电脑车灯。，更直观来说，假如我有一个弹性域，其中企业段有01和02两个可能值，但成本中心段也有多个，而且01企业段只能对应001到009范围内成本中心段，而02企业对应010到019这么成本中心段。那么这时就有必需创建交叉验证规则，确保用户不会出现如01-010这么错误组合。
段分隔符：在应用表单显示级连段值或说明时，需选择要用来分隔弹性域段值或说
明字符。在选择分隔符时务必小心，以免和弹性域数据发生冲突。请不要使用段值中
使用字符。以下图所表示共有四种，并无实在意义。

安全性：许可哪些职责操作哪些段哪些值，主来用来设置平衡段访问规则，所以假如有多个实体，那么一定要设置；不然看需要
冻结弹性域定义：经过选定“冻结弹性域定义”复选框来冻结弹性域结构。假如要设置或修改弹性域段，则要把冻结弹性域解冻。不然，大多数所要做更改将无法进行。
段：这里段能够了解为“弹性”，若干个段值集能够相互组合，代表不一样意义以满足业务需求。(数量上不能超出30个。)
步骤3：上一步骤完成后，单击上图 “段（M）”按钮，在出现对话框中单击“打开”按钮，将出现以下对话框，能够在此创建段。
截图：

现将关键参数做以下说明：
显示：指明是否要此段出现在弹性域窗口中。假如您不显示段，则应提供默认类型和默认值，这么用户就无需为此段输入值。假如您不显示某个段，但又不为它提供默认值，则用户在使用此弹性域时会看到错误消息。（假如要定义“会计弹性域”，则必需显示全部段。）
索引：假如要定义“会计弹性域”，可能会选定“索引”复选框。
值集：输入您要弹性域用来验证此段值集名。
要求：指明您是否要求为此段输入值。假如要求，则用户在退出该弹性域窗口之前必需输入一个值；不然，该段是可选项。（“会计弹性域”中全部段均必需输入值。）
启用安全性：指明是否许可对此段使用安全性规则。不然任何已定义安全性规则均被禁用。 假如此段值集不许可使用安全性规则，则此字段为只显示字段。
范围：假如您要弹性域依据此结构中另一段值来验证段值，则在“范围”字段中选择“下限”或“上限”。（假如为一个段选择“下限”，则必需也为该结构中另一个段选择“上限”（反之亦然）。不然不能编译弹性域。）
显示大小：段所能显示字符长度。
说明大小：在窗口显示段值时，其段值说明字符长度。
级连说明大小：在窗口显示段值说明时，作为级连弹性域值级连说明一部分时字符长度。

1.2说明性弹性域：
概念：
组织能够扩展捕捉额外信息字段，这些额外信息不能经过 Oracle 应用产品跟踪得到。说明性弹性域作为单字符、未命名字段显示在窗口中。组织能够自定义此字段来捕捉特定于业务额外信息。
说明性弹性域包含两种不一样类型段：全局段和上下文相关段。我们能够决定要在说明性弹性域结构中使用段。全局段是一直显示在说明性弹性域弹出式窗口中段，它和上下文（表单中任何其它信息）无关。上下文相关段是可能会显示段，是否显示要取决于表单中其它信息。假如存在上下文相关段，则说明性弹性域需要上下文信息（上下文值）来确定要显示上下文相关段。说明性弹性域能够从表单上某个字段，或说明性弹性域弹出式窗口中特殊字段（上下文字段）中获取上下文信息。假如说明性弹性域从某个表单字段（可能对用户显示，也可能隐藏）中导出上下文信息，则该表单字段称为说明性弹性域参考字段。
1.3值集：
概念：
每个段全部对应一个值集。企业段值集为包含全部企业代码值列表，包含法律实体及基于企业管理需要而设定运行实体。成本中心段值集可能是企业中一个具体行政组织，也可能表示共享一个成本中心多个行政组织组合，还可能是表示基于统计管理需要而设定多个成本中心组合。“账户”段弹性域限定词为“自然账户段”，其值列表即法定科目表及为统计需要而设置汇总科目。
设置：
路径：总账超级用户>设置>弹性域>关键字>段
步骤4：在步骤三上图中输入所需信息后，即可建立了弹性域结构段,然后点击上图所表示右下角“值集”按钮。

（当然值集和值设置，也能够经过以下步骤来完成。以下图所表示：）

格式类型：值集格式，系统提供了一下多个格式类型，字符、日期（不再使用）、时间（不再使用）、数字、标准日期、标准日期时间；
安全性类型：无安全性、分层安全性、不分层安全性；
不分层安全性：父值安全性规则对子值没有影响。
分层安全性：父值安全性规则一样适适用于子值，能够看到子值，不过不能使用。
无安全性：不能设置安全性规则
验证类型：系统提供验证类型有，无、独立、表、对、隶属、特定、可转换独立、可转换隶属。其中无表示许可用户输入任意值时，只要该值符合值集格式规则；独立表明其值集提供了预定义段值列表，这些值可能相关联说明；表表示值集提供了类似于独立集预定义值列表，不过其值存放在应用表中。
最大尺寸：该值集所许可最大字符数( 这里说明一下，列表字符长为25，所以值集名不能大于25，不然段中输入值集时不正当报错。)
列表类型：值列表、长值列表、弹出式列表

（这里说明是，值集建立完成后，能够立即选择添加到段下，以下图所表示。）

步骤5：和步骤四相同，点击下图右下角所表示“弹性域限定词”按钮。（这里举例集团等级弹性域限定词名称为平衡段，即在集团这一等级内，会计账户借贷永远是平衡。）

1.4段值：
概念：会计科目标弹性域结构是由多个段组成。在EBS系统会计科目弹性域结构中，表现国家法律法规要求“会计科目”成为其中必不可少一个组成段即“自然账户”段，系统在自然账户之上所附加“企业、部门”等多个段信息，大大方便了在企业内及企业间会计数据统计分析工作。这里我设置了四个段会计弹性域，以下图所表示：
设置：路径：总账管理模块->设置->财务系统->弹性域->键->值
步骤1：在出现对话框中，查询值所属值集。您能够按值集，或按使用值集进行验证弹性域段或并发程序参数来查找值。

步骤2：在以下图所表示对话框中，添加段值。关键参数做以下说明：
截图：

转换值：假如值集类型为“可转换独立”或“可转换隶属”，则启用“转换值”字段说明：对该值所作说明或解释
启用：是否启用该值
步骤3：输入相关信息。假如定义值集用于“会计科目弹性域”值，请定义层次结构和限定词信息。以下图所表示：

“账户”段弹性域限定词为“自然账户段”，其值列表即法定科目表及为统计需要而设置汇总科目。
“自然账户段”“段限定词”，它要求以下内容：是否许可预算，是否许可过账，所属于账户类型，第三方控制账户，调整。“弹性域限定词”和“段限定词”是两个不一样概念，段限定词取值受控于弹性域限定词取值。

为会计科目弹性域添加“企业、部门、会计科目、备用”四个段，其中“企业，部门、会计科目”三个段必设段，分别对应“平衡段、成本中心段、自然账户”。在“弹性域限定词”里面全部必需进行设置。
系统许可会计科目弹性域结构设置最多30个段，但必需最少包含三个段“平衡段、自然账户段、成本中心段”，因为会计科目弹性域结构一经设定并使用以后，以后修改比较困难，故通常会设定一个或多个预留段。
1.5累计组：
概念：累计组是父值集合。只能为累计组分配含有子值父值。父值和子值属于同一值集，此值集随立即连到键弹性域段。 父值是和一个或多个子值关联值。能够将父值分配给累计组。能够经过定义属于父值子值范围来创建父子关系。能够将使用父子关系用于汇报和其它应用。 子值是属于父值范围内值。子值能够属于多个父值。子值并不是隶属值；也就是说，实际子值并不依靠另一个段值。
在定义键段值之前，能够使用“累计组”窗口定义累计组。然后，在定义父值时将父值分配给累计组。
设置：路径：总账超级用户>设置>财务系统>弹性域>关键字>组
步骤1：在打开以下所表示对话框中，输入代码、名称、说明(可选)，然后单击保留即可完成累计组创建。

步骤2：在段值窗口中，选择“值；层次结构；限定词”标签，以下图所表示，可将某一父值加入到累计组中。
截图：

注意：假如父段值含有子值，则不许可过账（限定词为“否”）。

下图为“自然账户”下设置一累计组，在定义“自然账户”值集时引用。
注意：累计组对应限定词里“是否许可过账”应该设置为“否”。

在“自然账户”值集中进行引用。

1.6菜单：
概念：最基础菜单是系统预置若干“表单功效”所组成，基于一些特殊需要，系统还能够提供虽不可见但可由表单内包含逻辑调用一些非表单“子功效”。用户能够自定义包含若干系统预置“基础菜单”作为“子菜单”用户菜单，自定义“用户菜单”也能够作为“子菜单”来使用，这么就形成了一个菜单结构。
设置：路径：系统管理员>应用产品>菜单

为了方便用户进行操作，将全部用户需要子菜单集中在一起，分配为一个总菜单（如此设置，使系统灵活性和安全性有机结合），然后指定给设定某个职责。最终供职责设置时对菜单调用。这里以总账超级用户菜单为例，它需要包含子菜单有日志账、预算、查询、币种、合并、报表、设置、其它等。

1.7职责：
概念：
设置：路径：系统管理员>安全性>责任>定义

这里以总账超级用户职责为例，引用了上面定义菜单“GL_SUPERUSER”。另外还能够设置“请求组”、“数据组”、“排除功效”、“有效日期”等。
每个责任必需对应关联一个确定菜单，但能够使用“排除”功效使之含有不一样菜单结构组合。“责任名”总是隶属某一“应用产品”，不一样模块可定义含有完全相同“责任名”，但这两个完全相同责任名在“配置文件”作层次结构设置时，能够含有不一样值，这为系统提供了灵活性。责任一经定义就不可删除，只能经过设置使用期使之失效。
人员定义：
设置路径：

人员信息录入：

1.8预置文件：
概念：设置总帐应用产品中每个配置文件选项值，来指定总帐管理系统怎样控制对数据访问和处理。能够在以下一个或多个层上设置配置文件选项：地点、应用、责任和用户。只能在用户层使用“更新个人配置文件选项”窗口来设置配置文件选项。而系统管理员能够在不一样层使用“更新系统配置文件选项”窗口来设置配置文件选项。EBS系统配置文件“应用设置”很方便灵活。系统配置文件设置含有“结构层次性”，对于某一个具体配置文件，系统许可最多能够在6个层级进行设置并发挥作用。而具体能在上述6个层级中哪些层级“可见、可设置”，则取决于这些配置文件原始定义相关属性。
设置：
路径：系统管理员->配置文件->系统

实际应用程序访问“配置文件”时，将根据从“地点”到“用户”，由低到高“优先级”次序发挥作用。
设置：路径：系统管理员>配置文件>系统
这里以总账部分预置文件为例。

最高优先级“用户层”假如留空不取值，则系统将默认上一层级（责任层）设置值作为自己值，假如上一层级留空，系统将逐层前移直至最低优先级“地点层”。
二、帐簿管理
2.1总帐组织结构
概念：
R12中法人实体设置和R11有所不一样。在定义“分类账”时“会计科目设置管理器”中分配法人实体LE。一个分类账设置（主分类账或辅分类账）能够添加多个LE，但每个LE只能一个SOB，这和真实世界法规要求是吻合。一个法人实体下面能够有多个业务单元。
（注意，在分类账设置之前，业务组最好先在库存职责下建立。）
业务实体是系统组织设置关键组成部分，它和法人实体本身没有肯定关系，和会计科目弹性域结构中“企业段”也没有直接关系。从企业实际业务管理角度去看，业务实体能够看作是在系统在中根据业务相同性，把多个不一样企业业务处理过程及数据划分成相对独立“管理单元”。在每个管理单元内部，各企业业务运作共享相关数据并实施统一业务策略。

设置：路径：总账超级用户>设置>财务系统>会计科目设置管理器>会计科目设置
创建法人实体。填写“标识信息”和“法定地址”。

创建会计科目设置：分配法人主体。点击“添加另一行”，将上面建立法人实体分配为会计科目。

定义会计科目表示：输入关键分类账名称，引用会计科目弹性域处设置弹性域结构，输入会计日历，定义本位币和子分类账会计方法。

2.2总账分类账（账套）：
会计科目弹性域结构（COA）、币种（Currency）、日历（Calendar）三者组合组成了EBS R11及之前系统所谓“账套”。在R12中，再增加一个维度“会计方法或会计通例”，即成为“分类账（Ledger）”。所谓“会计方法或会计通例”。EBS R12中定义一个“关键分类账”能够附带定义和之关联多个“辅助分类账”。

2.3总账科目表
概念：会计科目是企业进行财务数据核实工作基础，各个国家基于企业截长补短和税收工作需要而制订会计法律法规全部对之有对应要求。中国新会计准则将会计科目分为六大类：资产类，负债类，共同类，全部者权益类，成本类，损益类。不过当会计业务管理需求复杂，企业从单企业向多企业集团化发展时，就必需考虑在系统层面怎样方便对多个企业会计数据进行集中统一管理。OracleERP产品最初是从财务软件发展起来。其中包含“多企业信息”所谓“会计科目弹性域结构”设计，使得财务工作集团管控愈加含有技术上可能性和方便性。
设置：在前面会计科目弹性域已经提及，这里省略。
2.4总账本位币：
概念：本位币，也称主币，是一个国家基础通货和法定计价结算货币。所谓基础通货，是指一个国家计价标准单位。
币种设置：路径：总账超级用户>设置>币种>定义

EBS系统初始安装已经预置了几乎全部企业可能使用到币种，必需时还能够加，用户能够决定哪些币种需要启用，和维护使用时“正确度”。系统初始安装时仅默认启用了USD，其它币种需要作启用设置。
设置本位币：在币种下面填入将要指定给本位币币种，这里我指定RMB为本位币。

2.5总账日历：
概念：EBS中日历设置包含两大类，一类是会计工作相关，包含“会计日历”、“会计事务处理日历”等，它们使用范围较小，有专门用途，通常是在总账模块设置；一类是工作日日历，它和企业日常业务工作相关，使用范围广泛，大多数包含库存组织业务模块全部可能和之相关。而此处日历是指总账日历。
设置：路径：总账超级用户>设置>日历

定义期间类型为如上图，然后将定义日期类型指定给“会计日历”。

一共13个期，第13期为调整期。期间类型引用之前定义类型。

2.6总账会计期：
概念：会计期有打开，关闭，永久关闭，从不打开和未来录入五种状态。
打开：许可日志账分录和过账，能够打开无限会计期，但这要会降低过账速度
关闭：在会计期重新打开之前不许可日志账分录和过账，但许可汇报和查询。当要在已关闭 会计期中过账日志账，需要重新打开已关闭会计期，然后手工关闭该会计期
永久关闭：不许可日志账分录和过账。无法更改此期间状态，但许可汇报和查询
从不打开：不许可日志账分录和过账。总账管理系统将对日历中第一个打开期间之间任何 期间，或任何定义但不可在未来输入期间指定此状态。无法更改此期间状态。
未来录入：许可日志账分录，但不许可过账。期间还未打开，但在“账套”窗口中指定可 未来输入期间之内。未来可录入期间数是一人固定值，能够在账簿定义窗口指定
总结：oracle定义了五种会计期状态：

可否输入凭证
可否过账
备注
从未打开
否
否

未来
是
否

打开
是
是

关闭
否
否
能再打开
永久关闭
否
否
不能再打开
设置：路径：总账超级用户>设置>打开/关闭

2.7子分类帐方法：
概念：
确定子分类帐会计程序怎样处理会计事件一组相容应用产品会计定义。为分类帐分配子分类帐会计方法。（ 比如，美国 GAAP 会计方法就是一个子分类帐会计方法，它包含一个美国 GAAP 应用产品会计定义，用于 Oracle Payables、Oracle Assets 和其它 Oracle 应用产品。此方法分配给使用美国 GAAP 分类帐）
EBS R12“多账簿”功效关键和关键是各相关模块（子分类账应用产品）在向总账模块传送日志账时，怎样自动为总账中“关键分类账和辅助分类账”自动生成各自日志账分录。这就包含到分别为主辅分类账设置“子分类账会计选项”问题，
它包含两个步骤:
一是为系统定义哪些应用模块能够使用子分类账会计方法。系统已经预定义了包含PO/AP/AR/CST/FA等在内21个需要用到子分类账会计方法应用产品。
二是为已经定义子分类账应用模块分别针对主、辅分类账设置“子分类账会计选项”。

三、凭证管理
3.1日志帐起源：
日志帐起源能够识别日志帐分录起源。总帐管理系统会提供很多预定义日志帐起源。另外，应最少为非 Oracle 支系统每个日志帐分录定义一个日志帐起源，方便能够帮助跟踪导入日志帐分录。 对于每个日志帐起源，能够指定是否为从支系统导入汇总日志帐导入具体参考信息。也能够选择冻结日志帐起源，以预防用户更改自此起源过帐至总帐管理系统任何日志帐。 假如已经为帐套启用日志帐审批，能够在过帐日志帐之前，要求高级管理层对含有特定日志帐起源日志帐进行审批。能够为特定起源定义企业间和暂记帐户并为其运行自动过帐程序，也能够按起源导入日志帐，并按起源使用“外币日志帐”或“一般日志帐”报表汇报日志帐。
总帐管理系统将提供以下预定义日志帐分录起源：AX库存分录，AX应收款分录，AX应付款分录，固定资产系统，平均余额合并，预算日志账，结转日志账分录，合并系统，历史数据兑换，人工保留分录，库存控制系统，人工日志账分录，制造，成批分配，成批维护移动/合并，成批维护移动/合并冲销，系统默认值，应付款系统，工资系统，个人系统，项目会计，采购系统，帐户应收款系统，常常性日志账分录，重估日志账分录，收入会计系统，电子表格，统计日志账分录，预算转账。
设置：路径：总账超级用户>设置>日志账>起源

导入日志账参考： 对于每个日志帐起源，能够指定是否为从支系统导入汇总日志帐导入 具体参考信息。
冻结日志账：选择冻结日志帐起源，以预防用户更改自此起源过帐至总帐管理系统任何日 记帐。
要求日志账审批： 假如已经为帐套启用日志帐审批，能够在过帐日志帐之前，要求高级管 理层对含有特定日志帐起源日志帐进行审批。
使用关键字导入： 能够为特定起源定义企业间和暂记帐户并为其运行自动过帐程序，也可 以按起源导入日志帐，并按起源使用“外币日志帐”或“一般日志帐”报表汇报日志帐。

3.2定义日志帐类别：
日志账类别能够帮助按用途或类型区分日志账分录，比如应计费用、付款或收款。在输入日志账时，请指定一个类别。能够为特定类别定义企业间帐户和暂记帐户。还能够使用单据序列按类别有次序地对日志帐分录进行编号。日志帐类别会以标准报表形式出现，比如通用日志帐报表。
总账提供预定义日志账类别有：月份终止应计费用分录，调整日志账分录，分配，预算，结转日志账分录，前溯，合并，贷项通知单应用，贷项通知单，借项通知单，递延折旧，固定资产折旧，折扣，外币损益，装运费用，统计人数分录，人工成本，杂项收款，成批维护移动/合并，成批维护移动/合并冲销，物料事务处理，按企业间相反逻辑要求默认类别，现金支出，工资分配分录，账户应付款发票，采购订单，比率调整，现金收款，库存收据，重新分类，已调整付款，请购，重估日志账分录，收入，账户应收款发票，税务日志账分录，商业收据，使用成本，在制品。
设置：路径：总账超级用户>设置>日志账>类别

总账提供预定义日志账类别有：月份终止应计费用分录，调整日志账分录，分配，预算，结转日志账分录，前溯，合并，贷项通知单应用，贷项通知单，借项通知单，递延折旧，固定资产折旧，折扣，外币损益，装运费用，统计人数分录，人工成本，杂项收款，成批维护移动/合并，成批维护移动/合并冲销，物料事务处理，按企业间相反逻辑要求默认类别，现金支出，工资分配分录，账户应付款发票，采购订单，比率调整，现金收款，库存收据，重新分类，已调整付款，请购，重估日志账分录，收入，账户应收款发票，税务日志账分录，商业收据，使用成本，在制品。
3.3凭证编号：

概念：对凭证进行唯一编号，能够对凭证进行有效管理和跟踪，也能够提供完整性证实。比如，单据序列可用于反应每项事务处理，甚至是失败事务处理。

设置：
路径：总账管理系统>财务系统>序列>单据>定义
步骤1：定义单据序列：输入单据序列名称、应用产品、有效日期。（注意：一旦选定了和序列关联应用产品，便不可再对其进行更改。）

步骤2：选择单据序列编号类型，一旦选定便不能对其进行更改。自动：指在生成单据时，按创建日期和时间次序将唯一编号分配给每张单据。人工编号：要求用户在生成单据之前，为每张单据分配编号。
步骤3：假如要每张单据均显示一则消息（在屏幕底部周围消息行内），方便将序列名和值（编号）通知用户，请选定“消息”复选框。 此复选框仅适适用于自动编号类型序列。消息仅在表单显示时才出现，而且不会被写入请求日志文件中。 一旦定义了序列，便不能再更改消息选项。
步骤4：为序列中第一张单据输入值。此字段只适适用于自动或连续编号类型序列。最大序列值为 1.0e+27。 假如将此字段留空，则系统会自动将值 "1" 分配给第一张单据。 一旦定义了序列，便不能再更改此初始值。
步骤5：分配序列：在以下图所表示对话框中，输入应用产品、类别、起始日期、序列等参数值，然后单据保留按钮。

路径：总账管理系统->财务系统->序列->单据->分配

3.4凭证录入：
输入日志帐分录期间。假如在批层输入了期间，则必需对批中每个日志帐分录使用相同期间。假如未在批层输入期间，请为日志帐分录选择任何“打开会计期”或“未来可输入会计期”。请注意，只能在“打开会计期”内过帐日志帐。
“余额类型”是一个仅显示字段。在输入实际日志帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日志帐时则显示“预算”余额。
能够输入冲销日期、冲销期间和冲销方法，然后生成该有效日期和期间冲销日志帐分录。也能够在不分配冲销期间情况下，冲销日志帐分录。冲销方法能够是：
转换借项/贷项：总帐管理系统经过转换原始日志帐分录借项金额和贷项金额来创建冲销日志帐。在冲销应计费用时常使用此方法。
更改符号：总帐管理系统经过将原始日志帐金额符号由正号更改为负号来创建冲销日志帐。在冲销日志帐以更正数据录入错误时，常常会使用此冲销方法。
操作：路径：总账超级用户>日志账>录入
步骤1：在打开以下图所表示对话框中，单据“新建批”按钮。
截图：

步骤2：在下图所表示对话框中，输入可选批名，以在总帐和日志帐分录报表中标识批。同一会计期内不能含有反复批名。输入需要过帐日志帐批分录会计期。总帐管理系统会将此会计期默认为最近打开期间。（注意：凭证过账和审批全部是以批为单位，若审批或过账了某批中一个日志账，则整个批全部审批或过账；一个凭证批中全部凭证会计期必需相同，但币种能够不一样；）
截图：

步骤3：选择“日志帐类型”，指明是要输入标准日志帐还是平均日志帐。假如要对照着批控制总额来验证日志帐批借项总额，请输入控制总额。当然也能够在日志帐分录层输入控制总额。关键参数做以下说明：
资金检验和保留资金：在总账启用了预算控制及维护了预算数据后才会生效。
过账：指该批凭证是否已经过账（已过帐、为过账）；
资金：指明该批是否已经过预算检测（要求、已经过、警告、未经过）；
审批：指明是否已经过审批（经过、正在进行、要求、拒绝）。
步骤4：单击上图中“日志账”按钮，将会出现以下图所表示对话框。

步骤5：为日志账输入唯一日志帐名称。假如未输入日志帐名称，总帐管理系统将使用以下格式自动为分录分配一个名称：日志帐标识日期。假如在输入日志帐之前未输入批名，总帐管理系统将使用此批中第一个日志帐名称来创建默认批名。
步骤6：“余额类型”是一个仅显示字段。在输入实际日志帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日志帐时则显示“预算”余额。输入“类别”以说明日志帐分录用途。
步骤7：假如对日志帐分录使用自动计税，请在“税务”字段中输入“要求”，以指明需要输入附加税务信息。不然，请输入“不要求”。只有在为总分类账启用了自动计税，系统才会显示此字段。
步骤8：假如需要对照着日志帐控制总额来验证日志帐行借项总额，请输入“控制总累计”。接收默认币种（帐套本位币），或更改日志帐币种以输入外币或统计日志帐。假如要在单个帐套中输入企业间事务处理，您能够指定结算企业。
步骤9：输入冲销日期、冲销期间和冲销方法。冲销方法能够是：
转换借项/贷项：总帐管理系统经过转换原始日志帐分录借项金额和贷项金额来创建冲销日志帐。在冲销应计费用时常使用此方法。
红字冲销法：总帐管理系统经过将原始日志帐金额符号由正号更改为负号来创建冲销日志帐。在冲销日志帐以更正数据录入错误时，常常会使用此冲销方法。
步骤10：输入日志账行信息。输入账户、借项或贷项金额。单击工具栏上保留按钮。

期间： 输入日志帐分录期间。假如在批层输入了期间，则必需对批中每个日志帐分录使用相同期间。假如未在批层输入期间，请为日志帐分录选择任何“打开会计期”或“未来可输入会计期”。请注意，只能在“打开会计期”内过帐日志帐。
余额类型： “余额类型”是一个仅显示字段。在输入实际日志帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日志帐时则显示“预算”余额。
冲销： 输入冲销日期、冲销期间和冲销方法，然后生成该有效日期和期间冲销日志帐分录。也能够在不分配冲销期间情况下，冲销日志帐分录。冲销方法能够是： 转换借项/贷项：总帐管理系统经过转换原始日志帐分录借项金额和贷项金额来创建冲销日志帐。在冲销应计费用时常使用此方法。 更改符号：总帐管理系统经过将原始日志帐金额符号由正号更改为负号来创建冲销日志帐。在冲销日志帐以更正数据录入错误时，常常会使用此冲销方法。
行：选择凭证所包含会计科目，注意判定借贷方向，另外填写相关金额。
3.5凭证复核：
概念：复核凭证是会计机构、会计人中结合日常财务工作进行监督基础形式，它能够确保会计核实质量，预防发生贪污，舞弊等违法行为。在凭证复核中一定要严厉认真、坚持标准、推行职责，对内容不完整，手续不齐全，书写不清楚，计算不正确凭证，应退还相关部门和人员立即办手续或进行更正；对违法收、支果断阻止和纠正。
设置：
操作路径：总账超级用户>日志账>录入
步骤1：查找之前录入并保留凭证LL-FIRST-ONE，点击左下角按钮“复核日志账”。即可对先前输入日志账进行复核。

点击复核日志账后，出现以下图。

\注意：（在打开以下图所表示对话框窗口中，能够查看日志账基础信息，如有错误，能够直接修更名称、类别、税、有效日期、冲销方法、账户及借/贷项金额等。）

3.6凭证调整：
概念：在凭证复核以后，怎样发觉凭证内容出现错误，应该立即调整。由应付、应收、采购等子模块引入凭证是不能直接在总账中修改，假如这些凭证出现了错误，只能在子模块中进行调整，然后再引入到总账中来调整以前错误凭证，只有手工录入凭证能够在总账中直接修改，前提是没有过账。
设置：

操作：
1. 过账前调整：
大多数信息能够直接在凭证上修改。如行内容如会计科目、借贷项金额，日志账类别，有效日期；
有些信息不能直接修改，准期间和币种，不能进行直接调整，需要经过下面按钮“更改期间”和“更改币种”来进行调整；
另外还有一部分信息是不能修改和调整。如日志账所属分类账、所属期间、余额类型、日志账类型及折换信息。

“更改期间”：

更改币种，单击“更改币种”按钮，在以下图所表示对话框中修改币种信息。

若更改为外币，则需要输入汇率类型或汇率。

2. 过账后调整，假如日志账已经过账，则必需要冲销日志账，建立一个冲销日志账批，在这个批中冲销掉要修改已过账日志账，同时加入修改后日志账。这点内容就是后面要说“日志账冲销”。

3．7凭证反冲
概念：我们只能冲销那些已经过账日志账，冲销方法有两种，转换借项/贷项：总帐管理系统经过转换原始日志帐分录借项金额和贷项金额来创建冲销日志帐。在冲销应计费用时常使用此方法。 红字冲销法：总帐管理系统经过将原始日志帐金额符号由正号更改为负号来创建冲销日志帐。在冲销日志帐以更正数据录入错误时，常常会使用此冲销方法。

操作：
路径：总账管理系统>日志账>输入
步骤1：查找到要冲销日志账，以下图所表示：

步骤2：选择冲销方法，然后单击“冲销”按钮。（注意上图“冲销”按钮是灰色，表示不能运行，因为凭证还未“过账”，出现错误能够直接修改，无需再冲销。）这里选择装换借项/贷项冲销方法。

冲销完成后，该日志账变为以下图所表示记账方法：（借项/贷项相互转化）

步骤3：如选择借项/贷项相互转化方法，则冲销完成后，日志账将变为以下图所表示记账方法.
截图：

3.7凭证审批：
概念：凭证审批以确保日志账过账到账户余额之前，对应管理人员已审批日志账分录和日志账批。“日志账审批”使用工作流来控制和监控审批步骤，并在需要时发送通知给日志账批编制人和审批人。也能够自定义一些日志账审批组件以满足组织特定需要。
该步骤提供以下四种结果：
不要求审批（日志账不需要审批）；
同意（日志账批已由全部必需审批人同意）；
拒绝（日志帐批已被审批人拒绝）；
验证失败（日志帐批未经过验证步骤且从未提交给审批人）

设置：在使用日志帐审批之前，为帐套启用日志帐审批。而且必需将日志帐起源设置为使用日志帐审批。最终，必需创建审批层次结构并定义审批人权限。
1. 在定义账套时，选定“账套”窗口中“启用日志账审批”复选框。

2. 在定义日志账起源处，要求审批起源。
操作：
路径：总账管理系统>设置>日志账>起源

3要创建审批层次结构。
（1） 输入新人员“李力”和“郝，玉斌”
路径：人力资源管理系统>人员>输入和维护

（2） 分别将两个人员指定给三个用户Lida和LLL和
路径：系统管理员>安全性>用户>定义

（3） 将“郝玉斌”指定为“李力”主管，“李力”为“李大”主管。
操作：
路径：总帐管理系统>设置>职员>输入
查找到“李力”信息后，再点击右下角“其它信息”，在出来页面中点击“分配”按钮，将其主管设置为“郝玉斌”。

（4） 设置人员权限。将李四权限设置为5000，张三设置为100000.
路径：总账超级用户>设置>职员>权限

（5） 设置许可编制人自审批。
路径：系统管理员>配置文件>系统

操作：路径：总账超级用户>日志账>输入
1. 编制人权限够，能够自审批。查找到之前录入日志账。
如上图右上角所表示，以LLL(李力) 身份进入系统，做了一笔权限之内