002文件和记录管理程序.doc

1、目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。2、范围凡公司质量体系文件，包括外来文件与资料，均属控制范围。3、职责体系文控：全面负责本程序的推行和维持。4、定义受控文件：质量手册、程序文件、三级文件、质量记录、客供资料、国际、国家、行业标准的文件等。5、内容5.1 文件的制订和审批5.1.1 公司内部制定的所有体系文件均按5.1.6文件编号原则进行统一编号。5.1.2质量手册由ISO小组成员制作，管理者代表审核，经总经理批准后正式发布运行。5.1.3程序内容由相关部门经理、主管或总经理指定人员编制，由总经理批准发行。5.1.4 工作指引及质量记录表格由相关部门负责人或其指定人员编制，由该部门负责人批准发行。5.1.5 凡与质量体系或生产相关的国际、国家、行业标准、客户、供应商提供的图样或检验标准等均属外来文件。外来文件不需重新编号，如需发行的需由总经理批准。5.1.6 文件编号原则：5.1.6.1 质量系统文件的编号共由以下几部分组成如下：AG / /公司代码 文件属性 文件编号 版本/版次文件编号的首位为该文件责任部门代码，第二至第四位为文件的顺序号，从001开始。版本以英文字母AZ表示，版次以数字05表示 。5.1.6.2 文件属性按质量系统文件分别用以下字母代码表示：文 件 属 性字母代码质量手册QM程序文件QP三级文件WI四级文件（质量记录）QR5.1.6.3 部门编号分别用以下字母代码表示：部门编号部门编号物控部PCNC部C工程中心E市场部S行政部AQC部Q工模部M管理层G5.1.6.4 技术图纸类文件按图纸编号指引进行编号。5.2 文件的分发与控制5.2.1体系文控在一个标识为“主本”的文件夹中保存所有最新版本的主本文件。主本文件前均附有文件分发表和文件控制页，注明此文件目前的版本/修订状态，这些版本/修订状态同时在文件的每一页中列出。体系文控用控制文件清单记录所有受控文件的最新修订状态。5.2.2 文件的分发由体系文控负责，分发文件必须足够全面，以便文件的使用者能及时得到正确版本的文件。5.2.3 体系文控在发出的受控文件的每页上盖红色受控章，以表示此份文件受控。公司为宣传所用的质量系统文件，如质量方针、公司组织架构图等，有时会因需要以其他形式出现（如看板等），这些都属受控文件，但不需盖红色受控章，由体系文控负责及时更新。5.2.4 体系文发放文件时，需由收件人在文件分发表上签名及日期，然后由体系文控保存于主本文件的前页。5.2.5 公司为知会的作用，可发放文件的非受控副本给相关的客户等。这些文件属非受控文件，不需更新。5.2.6文件使用部门当发现所使用的文件不完整或失效时，应及时到体系文控处查询，由体系文控负责更新。5.2.7体系文控至少每半年抽查一次各部门文件，记录于受控文件抽查记录中。对所发现的不完整或失效文件应及时更新。5.2.8公司的受控文件，严禁私自复印和带出公司。5.3 文件的修订5.3.1部门负责人有权提出修改质量手册，质量手册由ISO小组成员修改，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由使用部门提出修订，由原编写部门或编写人修订，总经理批准。5.3.2 当指引文件及不能满足现状需做修订时，由原文件编写部门修订，原审批部门负责人审批，如由其他部门审批时，则该部门应获得相应审批所依据的有关资料。5.3.3 修订文件时，修订人需填写文件更改通知单，注明文件更改处修订前后的内容，并交由总经理批准，然后交至体系文控处，体系文控将按照文件更改通知单对文件进行修改，且将修改后的有效文件更新所有受控副本，同时重新签发文件分发表。图纸的修改直接在图纸上改并注明修改人，由部门主管签名确认。5.3.4 当文件发生重大变动或修订次数达到5次时，则需重新换版，换版后的文件体系文控需重新发行。5.3.5 外来文件中的标准由QC部负责人每年一次向市技术监督局或有关部门查询其更新情况，并记录于标准文件查询记录中。外来文件的修订按上述4.2.3同样的方法控制。5.3.6 体系文控处理失效文件的方法有回收销毁、或因需要保留作参考之用。对需保留的失效文件，由体系文控在文件上盖作废章，并注明作废日期。5.4 记录表格的控制5.4.1 所有质量记录表格均按“5.1.6文件编号原则”统一编号，并列于质量记录清单中。5.4.2 质量记录表格的主本保存于体系文控处，主本表格的背面设有表格的编制人、批准人等栏目，表格正面只设定表格应反映的有关内容。表格格式由表格使用部门负责人批准。5.4.3 表格修订以最新批准日期的版本为准，旧版表格在新表格生效后，由体系控负责回收销毁。5.4.4质量记录要求字迹端正清楚，内容详尽真实，项目填写齐全，数据准确可靠，各部门主管应对本部门的质量记录的真实性和完整性负责，且应指定专人负责本部门质量记录的真实性和完整性，且应指定专人负责本部门质量记录的定期收集，分类编目，归档保管和查阅处理，各部门主管/经理或其指定专人为本部门归档的质量记录的保存负责人。5.4.5质量记录保存时须注意防潮、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。5.4.6记录保存期满后，由保存部门负责销毁。5.5 电子文件的控制5.5.1 各部门自行起草打印的文件经批准发行后，由起草部门负责将电脑文件送交体系文控处，由体系文控分类归档备查。5.5.2 文控的电脑每周进行一次病毒清查，以保证电脑中的资料的完好性，且应每个月一次检查所保存的电脑资料，必要时刻录备份。6、相关文件无7、相关记录7.1 控制文件清单 7.2文件分发表7.3文件更改通知单 7.4 受控文件抽查记录7.5 标准文件查询记录 7.6质量记录清单7.7文件控制页