印鉴使用管理.doc

印鉴使用管理第一条 总则一、目的：为加强集团各类印章的管理，保证集团各类印章的保管和使用安全，确保集团权益不受损失，提高工作效率，特制定本制度。二、说明：1本制度规定了集团各集团印章的制作、启用、使用、变更、作废、归档等管理内容，本制度适用于集团各集团印章的管理。2本制度所指印章包括集团各集团公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人代表名章、施工专用章等具有法律效力的名章等。三、适用范围：本制度适用于对以上印章的管理和使用。第二条 职责1人力资源部是集团印章的管理部门，负责印章的归口管理工作，并监督印章的保管和使用。2各印章管理划分:1)公章由人力资源部和财务部保管（人力资源部保管、双方共同监管）；2)合同专用章由采购部、财务部保管（采购部保管、双方共同监管）；3)财务专用章、发票专用章、法人代表名章由财务部保管；4)施工专用章由房地产财务部保管。3各印章管理部门须分别设专人管理印章，由各部门负责人指定的职员为印章保管员。印章保管员负责印章的保管和使用登记，负责监督用印人、用印事项的真实性、安全性。4所有印章保管员必须签订印章保管员承诺书，并按手印。五、印章的制作启用1集团登记成立时，人力资源部负责到公安局指定地点刻制公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章并进行备案，印章领取时，须由人力资源部、财务部印章管理人员共同领取并封入密码箱。2集团需要新增合同专用章、财务专用章、发票专用章印章时，由人力资源部负责办理相关增加印章的手续，印章领取时手续同第五项第1条方式。3施工专用章、检验专用章等集团内部章，集团内部各级部门、单位需要制作印章时，由部门、所在单位提出书面申请，经分管副总经理（总监）和总经理批准后，由人力资源部负责到指定地点刻制。4印章刻制取回后，需填写印章跟踪管理记录表办理入档手续。5印章（公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章除外）在启用前，要由人力资源部在集团相关范围内发布启用通知，公示启用时间、印模，方能代表集团工作事务的合法性（此前已合法启用的除外）；对于集团用于对外事务的印章如施工专用章、检验专用章，还需要向与集团有业务关系的外单位发函通知，同时抄报企业主管部门用为公示。6公示文件作为对外业务所需证明印章启用或变更的材料，特殊情况由企业主管部门出具证明材料，以上两种材料都具法律效力。7本集团任何部门在启用印章前，均须到集团人力资源部办理领取手续，接受相应的责权告知，并签定印章跟踪管理记录表和印章保管员承诺书，人力资源部存档备案。六、印章的保管1人力资源部建立印章跟踪记录制度，填写印章跟踪管理记录表。2未经权限人员批准，任何人不得将所保管的印章（仅限公章、合同专用章）带出办公室，不得委托他人保管。3两个部门共同保管印章的，必须用密码箱保管，设置双重密码，且密码箱打开后，印章保管员需将密码打乱再使用印章，严禁将密码外泄。4一个部门保管印章的，印章必须保存在安全的地方，必须做到专柜保管且上锁。5如印章保管人员出差、休假等，需将印章转交他人保管时，两个部门共同保管的印章，由保管人直接上级领导批准，原保管人将密码箱打开，由上级领导指定的临时保管人员更换密码，填写好印章交接记录，原保管人回来，交接同上；一个部门管理印章的，由保管人直接上级领导批准，将印章交接给上级领导指定的临时保管人员，填写好印章交接记录，于次月1日交集团人力资源部经理处审核备案，如遇公休，则顺延。6如因工作需要，需将印章（仅限公章、合同专用章）带出办公室，必须在印章使用审批单上注明带章外出，经总经理批准后由印章管理人员或监印人员陪同办理外出用印。需盖印章的资料经印章管理人员或监印人员审核后亲自加盖印章。7印章保管人须设印章使用登记簿 (公章、合同专用章、施工专用章、财务专用章)，按照印章使用管理要求分别登记管理。七、印章的效力范围1企业公章：对外、内发放公文、红头文件；对外提交集团授权书、介绍信、证明；对外提交报表、申请、文书等资料；签订合同（购销、经销合同除外）等。2合同专用章：签订经销、购销合同。3财务专用章、法人代表名章：用于开具收据（发票）、支票、银行印鉴、对外报表。4发票专用章：仅用于开具发票加盖印章。5施工专用章：按施工相关制度使用。八、印章的审批和使用1用印审批1)公章、合同专用章：用印人必须填写印章使用审批单，依次经部门负责人、分管副总经理（总监）审核、总经理签字批准。签订合同必须经分管副总经理（总监）和财务副总经理审核、总经理签字批准。2）施工专用章：用印人必须填写印章使用审批单，依次经部门负责人、项目经理签字批准。3）财务专用章：用印人（上报报表、加盖支票、发票、收据除外）必须填写印章使用审批单，依次经部门负责人、分管领导签字批准。2印章使用1）公章、合同专用章：申请人持印章使用审批单及需加盖印章的资料，交印章保管人审核，印章保管人双方共同审核资料内容和权限人审批无误后，方可分别自（删）输入密码打开密码箱，同时印章保管人员须将密码打乱再使用印章。印章保管人员双方须同时在场、相互监督，亲自加盖印章，直至加盖印章完毕，印章保管人员须将印章使用审批单黏贴到印章使用登记簿上,印章保管人员双方签字。2）施工专用章、财务专用章：除上报报表、加盖支票、发票、收据外，用印人持印章使用审批单及需加盖印章的资料，交印章保管人员审核，由印章保管人员将用印人所持需加盖印章的资料和印章使用审批单送到印章审批权限人处，经权限人审批无误后，印章保管人员方可打开密码箱亲自加盖印章。特别对于外单位使用印章，印章保管人更要加强审核，亲自加盖印章，加盖印章完毕后，印章保管人员须将印章使用审批单黏贴到印章使用登记簿上,印章保管人员须签字。3）印章保管人员对用印过程负有监督的责任，对于不合法或不合手续的用印，对使用事项存在安全隐患的用印，有权提出异议或拒盖，即使有领导签字，也可根据实际情况申请复议。4）发票专用章由印章保管人（销售会计）审核，确认发票的内容无误后，亲自加盖印章，同时须填写印章使用登记簿。5）法人代表名章由出纳会计保管并使用，同时须填写印章使用登记簿。3盖章要求1）加盖印章要端正、清楚、美观、便于识别，不可歪、倒、偏、斜、糊（模糊不清），必须符合集团文书工作管理的有关规定。2）正式公文只在文末落款处盖章；带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处骑线盖。3）凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上面，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中4-7个字。如果在日期上方有发文机关落款，盖印要压在发文机关和成文日期上面，若没有单位落款，只要盖在年月日上即可。4）空白凭证加盖印章的管理(1)印章管理人（所有印章）未经批准不得在空白凭证上加盖印章。(2)特殊情况下确需在空白凭证上加盖印章的，必须同时满足以下条件，缺一不可：A此类凭证（如证明信、介绍信、合同书等）要有指明用途的特定格式；B用印人必须填写印章使用审批单，依次经分管副总经理（总监）、财务副总经理、总经理签字批准，并登记在印章使用登记表上后，由印章保管员用印，并逐页编号，装订成册，并需有存根；C此类凭证由使用部门专人负责管理，填发后及时将存根返回印章管理员并注销。九、印章的变更1因企业法人、法定代表人变更，需变更印章的，按国家有关规定进行。2因机构变更，包括合并、分立、转移、更名、新设等，需变更印章的，由人资部根据机构变更情况统一到指定地点刻制。十、印章的作废、收缴、归档、销毁1印章变更后的原印章的作废由人力资源部在相关范围内发布作废通知，公布作废时间、印模；集团用于对外事物的印章作废还要向与集团有业务关系的外单位发函通知，同时抄报企业主管部门用为公示。2作废后的原印章由人力资源部收缴并办理登记。收缴的印章须填写印章跟踪管理记录表并按集团档案管理制度归档或销毁。十一、监督、检查和考核1各印章保管人须将用印审批资料（印章交接记录、印章使用登记簿、印章使用审批单）进行编号整理，立卷归档。2因保管或使用不当造成印章丢失、损坏或误用的，责任部门和发现者应及时报告人力资源部，由人力资源部采取必要措施将损失和影响降至最低，同时，视情况按照工作责任追究制度对责任人员提出相应的处理意见。责任部门、责任人和发现者不报告或报告不及时，将提出从重处理意见。3印章保管员或其他人员私自使用印章，集团将视情节给予纪律处分、罚款、降薪、开除等处理。私自使用印章并给集团或个人造成损失或恶劣影响的，集团将依法追究其经济责任和法律责任。4人力资源部统一管理的印章使用，印章管理人定期采取抽查等形式检查各印章保管人印章管理制度的执行情况，定期检查用印审批资料的立卷归档情况，每月总结会上报告检查结果，对不按规定使用管理印章的情况提出考核处理意见。十二、附录1印章跟踪管理记录表2印章保管员承诺书3月印章交接记录4印章使用登记簿5印章使用审批单