费用管理试行.doc

公司费用管理办法
（试 行）
2011年3月

一、 日常办公用品
日常办公用品是指由人力行政部提供的复印纸、便笺、信封、笔、扣袋、笔记本、文件袋、文件夹等日常办公必需品。
1、 管理
根据综合计划及各部门所需，统一由行政部行政人员负责申请、保管、发放和统计，按月上报，特殊专业用品除外。
2、 申请
购买前应由人力行政部行政管理员负责询价、填写申购单，依次报行政部领导、财务部经理、总经理批准。
一般用品的购买应按月进行计划申请。
3、 购买
原则上是由指定人力行政部管理员负责或指定专门采购员负责按照审批后的申请购买。
4、 报销
日常办公用品报销时粘贴好票据并将申购单附后，依次报行政部经理、财务部和总经理审批。如遇特殊情况，非人力行政部购买的办公用品报销时还应附上由日常办公用品管理者签字的入库说明方可报销。
二、 内部购置
内部购置是指由于公司业务和管理需要，进行公司固定资产、非固定资产和1000元以上消耗品的申请、购买、使用和保管。
管理流程：计划 申请 购买 报销
固定资产及低值易耗品购入管理，由人力行政部建立使用台帐，定期进行盘点。
三、 市内交通费用
所谓市内，指公司所在地（含郊区）城市的范围内，外出办事原则上以公共汽车为主，特殊情况须乘其他交通工具，应在市内交通费报销表上详细说明事由。
报销规定：
1、市内交通费报销以实际发生额为准，报销时应持有效交通费票据和市内交通费报销表。
2、报销的每笔费用应附有如下表中所指的明细：
市 内 交 通 费 报 销 表
时间
出发地
到达地
工作内容
金额（元）

3、市内交通费用报销应在次月5日前进行（遇节假日顺延），依次报部门经理、财务部及总经理审批后，送出纳报销。
四、 差旅费
为了控制费用开支，合理有效地使用资金，贯彻既保证业务经营需要，又厉行节约的原则，其他有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定：
1、住宿标准：
①出差到单位设有办事员处驻地出差人员应住在办事处；
②同性别两人一起出差必须住双人标准间，否则公司不予以报销相关费用，杜绝员工虚开发票虚报费用，发现者双倍扣罚。
③住宿条件不足的由办事处负责安排外住，在以上规定标准范围内实报实销;
④在酒店打电话所发生的费用公司不给予承担。
⑤住宿费标准，按以下控制标准报销，超过标准自理。
a.县级：100元/房间/天；
b.地市：150元/房间/天；
c.特区：200元/房间/天;
2、 交通标准：
①市内交通费：原则上以公共汽车和当地的主要交通工具为主，特殊情况须乘其他交通工具，应在票据上详细说明事由，并标明起止地、时间后方可报销;
②长途交通费：实报实销。（乘坐火车在6小时以内且为白天或上半夜，不得做卧铺，超过6小时或者在下半夜，可乘坐卧铺。）不符合下列级别标准的员工因工作需要乘飞机的，必须由总经理特批。
长途交通费标准如下：
项 目
实报实销部分
交通工具
飞机
汽车
火车
轮船
动车
级 别 标 准
总经理
实报

实
报

实报
二等舱
实报
副总经理
实报
实报
二等舱
实报
部门主管
不可报
实报
三等舱A
二等票
普通员工
不可报
硬座
三等舱B
二等票
3、补贴标准：
①出差补贴每天每人为25元。（包含电话费、餐费）
②凡出差当天就餐参与客户及我司互相招待，不给予伙食补贴。
4、差旅费借支及报销流程
①差旅费借支标准：
a、长途交通费：按具体的出差地点而定。
b、住宿费和膳食补贴根据差旅费开支标准和时间计算。
总借支额为：长途交通费+(住宿费/天+膳食补贴/天)*天数

②借支流程
a.到行政部领取出差计划单，并填写完整差旅费借支单；
b.由部门主管审批签字确认；
c.差旅费借支单总经理审批签字；
d.出纳处领取预支的差旅费。
③报销流程
a.出差回到公司后在叁个工作日内，撰写出差工作总结；依据出差地点的费用发票填写差旅费报销单，并分类注明各项费用具体明细，发票背面应注明费用发生事由、时间，并按财务要求贴好发票等原始凭证。
b.写好的报销单(注明费用明细)及出差工作总结一并交给部门主管审核确认；部门主管审核确认后的差旅费报销单转交财务会计审核，会计审核各项费用是否在公司制定的差旅费标准以内，以及票据的合理性；会计审核确认后的差旅费报销单、交给总经理审批；经理审批签字后由出纳处报销差旅费。
五、 礼品、纪念品等开支
1、申请及购买
代表公司送赠的礼品由行政部统一购买，由送赠者填写申购单，依次经部门经理、财务部及总经理审批后，送至行政部办理。
特殊情况不能提前办理申购手续的，由送赠者直接购买的礼品，需口头经总经理同意，事后需补办申请手续。
财务
申请人
部门经理

总经理
行政部

2、报销
报销时将报销凭证附上申购单依次报部门经理、财务部及总经理审批后方可报销。
六、 房租、物业费、水电费、电话费
每个月由行政部根据房屋租赁合同及收到物业公司的物业费、水电通知单及公司电话费由行政部审核申请，经行政部负责人签字，财务部负责人及总经理审批后，到财务部出纳处办理手续。如发现误差，由行政人事部及时联系处理。
七、 业务招待费
1、申请
①事先由经办人填写《接待申请单》（见下表），出差和遇紧急情况应采用电话申请方式，经总经理口头同意后，事后补单。
②依次报部门经理、总经理批准。
③涉及送礼的，必须事先申请礼品，经客户关系副总审批后由公司统一购买。
④招待费用的发生至少应两人（含两人）以上同时执行。报销时至少两人签字确认方有效。

接 待 申 请 单
申请人

部 门

事 由

招待时间
月 日 时
人 数
客 人

陪同人

预算费用

地 点

部门审核

经办人

分管领导

总经理 审 批

注：发生的招待费应严格根据《接待费标准表》结合当月部门预算执行。
2、报销
①报销时贴好发生费用的有效税务票据，并将招持申请单附后.
②依次报部门经理、财务部负责人及总经理审批。
③到出纳处结清费用。
3、特殊情况：
①若实际的招待费额度超出《接待费标准表》中标准时，报销单上应注明具体原因，并依次报部门经理、财务部负责人和总经理批准后方可报销。
②若临时发生的不在当月预算范围内的招待费须由经办人填写招待费申请单 出差和遇紧急情况应采用电话申请方式，经总经理口头同意后，事后补单。
接 待 费 标 准 表
级 别
标准 / 人数
备注
普通标准
50元 / 1人

宴请标准
100元 / 1人

八、特殊费用：
1、员工探亲的来回车费公司一律不得报销。
2、平时上下班及周末加班的交通费、员工间互相宴请的餐费等开支一律不能报。
3、任何人购买个人生活用品的开支不得报销。
4、住办事处人员除房租租金外的其它开支公司不给予承担.
九、小车费用
1、根据行政部审核提交的出车情况登记表相应产生的费用进行实报实销，修车发票需附修车厂修车费用清单。
2、非本公司车辆及与公司业务无关的汽车费用一律不得报销。总经理特批除外。

费用报销控制制度

第一条：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。
第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。
第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“用款申请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“用款申请单”后方能执行。
第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。
第五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务部剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。
第六条：费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一的“费用报销单”、“差旅费报销单“规范粘贴，票据应按类别整齐地粘贴在报销单背面，正面朝上，票据较多时，应将票据梯型粘贴在不大于报销单的白纸上，再以报销单作为封面。 粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。
第七条：当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。
第八条：当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门经理进行审批，部门经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门经理审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。
第九条：当事人将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”送交财务经理进行审批，财务经理应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。财务经理审查无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并签署名字。
第十条：当事人将取得本部门经理、财务部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”总经理一栏签署审批意见并签名。
第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，送交财务部门的出纳领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。