普通发票网络服务系统企业端操作基础手册.doc

一般发票网络服务系统操作手册VER1.0.0.1辽宁省国家税务局9月目 录1.功效概述11.1编写目标11.2背景12.环境准备12.1 操作系统及IE要求12.2 一般发票网络服务系统安装23.操作使用43.1 系统登录43.2 修改密码53.3 系统锁定63.4 重新登录64.外部管理64.1 系统维护64.1.1 企业信息基础维护64.1.2发票库存预警参数维护74.2 查询管理94.2.1 发票期末库存104.2.2 发票开具统计查询114.3 发票分发管理134.3.1发票分发134.3.2发票验旧144.3.3验旧查询154.4 开具管理（开票组件）164.4.1正常开具174.4.2空白作废214.4.3填开作废224.4.4红字冲减234.4.5发票补打254.4.6发票退回274.4.7旧版红冲284.5系统维护324.5.1用户信息维护324.5.2商品信息维护334.5.3开票界面维护344.5.4常见人员维护354.5.5打印参数维护364.5.6系统参数维护374.5.7同时检测信息384.6权限管理394.6.1 开票员管理395.常见问题说明411.功效概述1.1编写目标本手册分为三个部分：第一部分为功效概述，介绍系统关键背景和功效；第二部分为环境准备，关键介绍软件运行所需要软硬件环境、软件安装等；第三部分为操作手册，具体介绍软件每个菜单项操作过程及操作过程中注意事项。用户应首先参考安装手册部分安装本系统，进入系统前要仔细阅读使用手册，具体操作可参考操作手册部分。备注：本操作手册关键供纳税人使用。1.2背景为加强和规范一般发票管理，适应税收信息化发展要求，国家税务总局下发了全国一般发票简并票种统一样式工作实施方案及相关文件，明确提出了“简并票种、统一式样、建立平台、网络开具”工作思绪。依据总局工作要求，为实现由“以票控税”向“信息管税”转变，需要开发一般发票网络服务系统，用信息化手段全方面提升一般发票管理和数据应用水平，逐步建立以“机具开票，激励索票，查询辨伪，防堵假票，票表比对，管好税源”为关键内容发票管理长久有效机制，实现发票全程控管，堵塞税收漏洞，优化纳税服务，完善网上办税。2.环境准备2.1 操作系统及IE要求一般发票网络服务系统能够在WINXP、Win7系统以上使用，要求浏览器版本在IE7.0以上，假如您浏览器版本低于7.0，请先升级您浏览器，开票时请保持网络连通，以确保开具发票正常上传。 2.2 一般发票网络服务系统安装【功效描述】 一般发票网络服务系统是用来实现发票开具功效。【操作步骤】【第一步】双击安装程序图标，图所表示：进入一般发票网络服务系统.安装界面，单击“下一步”；【第二步】在弹出窗口中，点击“安装”进行安装；系统默认安装在C:/PTFP/下，安装路径不能修改。 【第三步】安装完成后，系统会显示“完成”界面，图所表示点击“完成”， 一般发票网络服务系统安装完成。 3.操作使用3.1 系统登录第一次使用本系统必需确保网络联通，双击桌面“一般发票网络服务系统”图标，输入“用户名”和“密码”，点击“登录”按钮，即可进入一般发票网络服务系统。 注：企业管理员在登录系统时“用户名”为纳税人识别号，登录时系统默认“密码”均是六个1，提议首次登录后修改密码。 企业开票员登陆系统时“用户名”为“纳税人识别号+开票员编号”，系统默认“密码”是六个1，提议首次登录后修改密码。例企业纳税人识别号为“”，开票编号为“0001”，则用户名为“1”。在系统登录界面点击“系统安装帮助”，能够查看系统具体安装帮助。以下图所表示：3.2 修改密码实现用户登录一般发票网络管理系统后修改或重置自己登录密码。【功效说明】修改登录系统口令。【操作步骤】登录系统，进入操作主界面，点击右上角“修改密码”按钮，打开“修改密码”界面，输入原始密码，输入两次新密码，点击“保留”后，口令修改成功。图所表示：3.3 系统锁定系统锁定用于企业临时离开时对开票系统锁定，密码为企业登录系统时输入密码【操作步骤】在系统主界面，点击右上角“系统锁定”按钮，弹出以下图，输入正确密码以后解锁。3.4 重新登录换用户登录时，点击“重新登录”按钮，系统自动跳转到用户登录页面。4.外部管理4.1 系统维护【功效描述】企业基础信息、发票库存预警参数维护维护。4.1.1 企业信息基础维护【功效描述】企业信息维护显示企业基础信息情况、开户银行、票种核定信息。【操作步骤】【第一步】首次使用需要在用户基础信息模块录入或选择一个银行信息，点击“保留”按钮保留企业基础信息，方便在开票时能带出使用。【企业信息基础维护】注意：当企业发生票种、开票限额、行业变更等情况，可经过点击【刷新】按钮，同时数据。4.1.2发票库存预警参数维护【功效描述】发票库存预警参数维护是发票低库存预警，当发票开具方发票库存低于用户自行设定发票库存预警值时，自动产生预警信息，提醒发票开具方立即到税务机关领购发票右下角弹出“预警提醒信息”，单击预警信息时，进入本模块查看具体预警信息。本模块只有企业管理用户能够操作，预警信息进行查询、添加、修改操作。【操作步骤】【第一步】点击左侧导航栏“发票库存预警参数维护”链接，进入此模块。【第二步】输入查询条件，点击“查询”按钮，进行数据查询。【添加】点击“添加”按钮，进行票种预警值设置。【修改】点击“修改”按钮，编辑票种预警值。说明:当某类发票库存低于设置预警值时，在企业管理员登录系统时，系统会在右下角弹出提醒信息，以下图：4.2 查询管理【功效描述】根据发票代码、开票员、所属期，企业对已开发票、发票库存、发票开具统计查询功效，以方便用户实时掌握企业整体及各开票员发票使用和库存情况。4.2.1 发票期末库存【功效描述】根据开票人、发票代码、发票起止号码、发票份数、领购日期实时统计发票期末库存情况，以方便用户掌握发票期末库存情况。点击“发票期末库存”，图所表示：注意：企业管理员登录后，点击“发票期末库存”，系统会自动展示企业整体发票期末库存情况；企业开票员登录后，“发票期末库存”，系统会自动展示开票员本身发票期末库存情况；【操作步骤】选择“购置日期”（参考发票领购簿购置日期），点击“发票同时”，即可将发票信息同时至当地。假如不选择“购置日期”，点击发票同时时系统同时目前时间前推3天以内发票信息。4.2.2 发票开具统计查询【功效描述】根据发票代码、开票人、开具日期等条件或组合条件统计出某个时间段内发票开具、红冲、作废总体情况，单击具体份数显示具体明细信息，以方便用户掌握本期发票使用情况。支持查询、打印、导出成EXCEL文件操作。注意：企业管理员用户登录显示企业全部用户开具统计信息，企业开票员登录时，显示目前开票员开具统计信息。提议纳税人天天开具完发票后，立即对开具发票进行查询工作，假如查询不到当日开具发票，能够在“系统参数维护”中，点击“手工上传”，对缓冲中存在未上传发票进行上传，以避免因网络不稳定或其它异常造成用户离线时间过长，无法进行开票情况出现。【操作步骤】【查询】a.输入查询条件发票代码、开票人、开具日期等条件或组合条件，单击“查询”按钮，进行查询统计，图所表示。b.单击查询统计里具体发票份数如上图所表示，进行发票明细查询，发票明细见下图。 【打印】单击“打印”按钮，对查询出来统计结果进行打印，图【导出】单击“导出”按钮，对查询出来统计结果进行导出，点击“保留在”右边下拉框，选择保留位置，点击“保留”按钮保留成EXCEL格式文件。4.3 发票分发管理4.3.1发票分发【功效描述】企业管理员增加开票员时，需要为指定开票员进行发票分配，就是经过这个功效来完成。注意：“发票分发”只有企业管理员含有该功效，企业管理员能够对企业全部开票员发票分发。企业开票员不含有该功效。【操作步骤】【第一步】点击左侧导航栏“发票分发”链接，进行发票分发界面。【第二步】鼠标移到需要为开票员分发统计上，点击“操作员名称”列上“请选择”，指定开票员，并为她们指定发票份数。【第三步】点击“分发”按钮，完成发票分发操作。4.3.2发票验旧企业纳税人领购通用机打发票且开具后，需要将开票数据报送到税务机关金税三期系统中，当纳税人发票使用情况达成票种核定信息中要求强制验旧发票开具总额，或则达成强制验旧数量，或达成强制验旧期限时，必需进行发票验证旧，纳税人能够经过此功效进行发票验旧操作。验旧成功发票不显示在此模块中。能够到验旧查询模块进行查询。【操作步骤】【第一步】点击左侧导航栏“发票验旧”，进入发票验旧模块。【第二步】点击“查询”，显示全部未验旧发票，及空白作废发票、已开作废发票、负数发票数据。【第三步】点击“验旧”按钮，将全部未验旧发票报送到税务机关金税三期系统中，即完成验旧操作。 注意：提醒验旧成功后，只是将正常票验旧成功，其它非正常票如红冲发票、作废（含填开作废和空白作废）、缴销等发票只是将验旧发票数据写入到金三系统，实际并未进行验旧，企业纳税人必需带着非正常纸质发票到税局大厅进行验旧。（写入金三系统非正常发票数据，金三系统经过后台定时任务分发到对应管户大厅数据库下，在金三“发票验（交）旧”模块即可输入企业税号即可提取对应非正常发票验旧数据）4.3.3验旧查询企业纳税人能够依据日期条件，查询目前已经验旧经过发票及验旧结果。【操作步骤】【第一步】点击左侧导航栏“验旧查询”，进入验旧查询模块。【第二步】输入验旧查询日期，点击“查询”，显示全部验旧成功发票数据。4.4 开具管理（开票组件）企业管理员登录系统后，点击“开票组件”，可直接登录发票开具模块，进行发票开具工作。图所表示：此时登录开票员为企业主开票员，企业主开票员取得发票为“企业全部发票减去其它开票员发票”。点击“开票组件”，企业主开票员可直接进入发票开具模块，发票开具模块内容包含正常开具、空白作废、填开作废、红字冲减、发票补打、系统维护和发票查询。图所表示：4.4.1正常开具【功效说明】通常纳税人发生销售交易行为，需要向购方提供发票时，开票人员需将商品明细信息、用户信息等录入填开界面生成发票明文信息，并打印到纸质发票上。经过正常开具功效来操作。 注意：发票开具界面用浅黄色标注项为必填项。【操作步骤】 【第一步】点击“发票开具”进入发票票种选择界面，上部份显示发票代码、发票名称、发票起号、发票止号、目前发票段份数、目前发票号码，按发票大小号次序填开，下半部是对应发票模板。系统默认选中通用开票界面，假如您是货物运输行业，请你勾选货物运输开具界面进行发票开具。图所表示：【第二步】点“确定”进入发票填开界面图4-4-2-1【第三步】发票填开时必需查对纸质发票代码、号码和系统自动产生机打发票代码、号码是否一致，二者一致才能进行填开。输入商品明细信息后，点击“”，能够依据需要进行添加折扣，选中行数经过票面上“折扣”按钮进行添加，添加时输入需要折扣行数和折扣率。图所表示：【第四步】信息录入完整后单击“开具打印” 弹出发票保留确定窗口，提醒“您现在填开发票代码是XXX、发票号码是XXX，请确定!”,在确定窗口中点击“确定”按钮后，提醒“提交开具信息成功，系统进入开具打印界面”。【第五步】打印预览界面4.4.2空白作废纸质发票在保留过程中，可能因为丢失、损坏、机打票号和纸质发票不一致时，需要经过空白作废，来达成机打票号和纸质发票号一致。【操作步骤】【第一步】点击“空白作废”模块，弹出发票“空白作废”页面。【第二步】下拉框选择要作废发票代码，系统自动调出发票起号、发票止号，默认作废份数“1”，能够在小于发票库存量基础上修改作废份数，发票止号随作废份数而改动，根据发票从小到大次序进行作废，支持发票批量作废，选择作废类型，填入备注信息。【第三步】单击“作废” 弹出“确定作废目前票段信息吗？”确定后弹出“发票代码XXXXX，发票XXXXX-XXXXX作废成功”。最终点击“确定”。4.4.3填开作废作废已经开具发票信息，只能对当月发票信息作废，不可跨月作废。【操作步骤】【第一步】单击打开开具作废页面，录入已填开发票代码、号码，点击“查询”按钮，查询出已经填开发票信息【第二步】点击“作废”按钮弹出 “发票代码为XX，发票号码为xx发票将被作废”。“确定”后发票作废成功。“取消”后返回到发票作废查询页面。4.4.4红字冲减【功效说明】当企业发生退货行为，需要填开红字发票时，经过录入原发票代码、发票号码，查询原发票开具信息该模块直接调取原发票开具信息，此红字发票累计金额必需为负值，当企业需要对同一张发票发生数次红字填开时，红字填开累计金额不得大于原发票总金额，网络版一般发票当月、跨月全部能够进行红字冲减。【操作步骤】【第一步】单击“红字冲减”弹出红字冲减查询页面，录入发票代码、发票号码点击“查询”按钮，查询出原发票信息。【第二步】红字冲减页面原发票信息【第三步】点击“红冲”按钮，弹出发票红冲页面，数量、金额、累计金额必需为负值，能够对单价、数量、金额、累计金额进行修改。4.4.5发票补打【功效说明】若已正常开具发票因故没有进行立即打印，发票开具方能够进入该模块对该开票员已开具正常发票进行发票补打操作。【操作步骤】【第一步】点击“发票补打”进入发票补打查询页面【第二步】录入发票代码、发票号码点击查询按钮，查询出已经开具过正常填开发票，点击“补打”按钮。【第三步】单击“补打”按钮，弹出打印机设置页面，完成发票补打。4.4.6发票退回 此功效在非主开票员，发票退回界面分上下两个部分，上部份显示发票代码、发票起号、发票止号、目前发票段份数、收回发票起号、收回发票止号、收回发票份数，下半部是发票退回操作界面。选种要退回发票票种录入发票起号和份数对可供退回发票分发统计进行退回，退回时既能够对某一个发票任意一段发票选择退回，也能够对列出可供退回发票进行全部退回。4.4.7旧版红冲 用户要红冲旧版开票系统开具蓝票时，使用此功效来开具。用户首先录入蓝票发票代码、发票号码，验证经过以后，系统要求纳税人录入原蓝票信息，录入票面信息以后，保留蓝票，再开票红冲票。【操作步骤】【第一步】用户单击左侧导航菜单“旧版红冲”，进入旧版红冲窗体。【第二步】纳税人在旧版发票代码、旧版发票号码文本框录入蓝票发票代码、发票号码，选择发票代码以后，点击“验证”按钮。假如发票找到弹出“旧版发票验证成功，请录入原蓝票信息”窗口。 【第三步】点击“确定”按钮，录入原蓝票开具数据，最终点击“保留原蓝票”按钮，保留蓝票数据。【第四步】点击“确定”按钮，显示以下图【第五步】默认是将原蓝票数据及金额变成负，点击“红冲打印”按钮，打开红冲发票。4.5系统维护功效说明系统维护包含：商品信息维护、用户信息维护、常见人员维护、开票界面维护、系统参数维护、打印参数维护、同时检测等维护。4.5.1用户信息维护1、用户信息页面分为上中下三个部分：添加、修改、取消、保留、关闭、删除、导入、导出功效按钮；中间是用户明细信息录入界面包含：用户名称、证件号码、证件类型、拼音码等，下半部是用户信息列表包含：用户名称、拼音码、证件类型、证件号码、邮政编码、联络人、联络电话、联络地址、Email等。没有二级页面。2、用户信息添加保留页面。3、删除信息页面，提醒“确定删除目前用户XXXX吗？”点确定后删除成功！4.5.2商品信息维护【功效说明】商品信息维护纳税人根据生产经营商品，对发票开具中常常使用商品进行信息维护，商品种类分为商品大类和商品细类。商品代码大类和细类代码由本系统按次序自动产生。上部份是保留、添加、修改、删除、导入、导出功效按钮；下部分是代码维护结果界面，显示已经维护完成商品代码信息，包含：商品大类、商品细类、单位、单价、规格、录入人等信息。 4.5.3开票界面维护【操作步骤】【第一步】点击打开开票界面维护模块，弹出维护开票界面。【第二步】下拉框选择票种信息，复选框选中所要维护票种点击“保留目前票种设置”提醒“保留票样维护信息成功。”点确定关闭票样维护窗口，点取消继续维护票样信息。4.5.4常见人员维护1、常见人员信息维护实现添加、删除、修改、保留人员信息。页面分两部分，上部分是添加、修改、删除、取消、保留、关闭按钮。下部分是添加信息列表。2、保留信息4.5.5打印参数维护1、打印参数维护实现对票样上下、左右调整等功效，可拖动鼠标将打印模板移动到指定位置，方便企业对票样适应打印机做出调整，提供打印测试票样。2、设置打印参数，点击“保留设置”提醒“打印参数设置完成，是否继续进行其它票样参数设置”点是继续票样参数设置，点否关闭窗口。4.5.6系统参数维护1、企业用代理服务器上网时需要在系统参数维护中进行代理服务器地址和端口设定。2、选择开具打印时是否显示预览信息。当打上对勾时，在开具发票时，会在点击“开具打印”后，优异行发票预览，以后再打印发票。3、设置系统缓冲数据保留天数时间，而且能够进行数据清除，系统默认缓冲数据保留天数为30天，纳税人可依据自己实际业务进行修改，点击“数据清除”，能够对“30”天以外开票数据（不包含未上传发票信息）进行清除。4、能够在此模块对系统进行数据备份，该功效为系统紧急备份，用户处理系统开票数据恢复问题。因为备份内容保留在C盘下ptfp文件夹，当删除C盘下ptfp文件夹或重新安装操作系统后，系统将无法进行数据恢复。5、断网时离线开具发票超出限定天数（默认为2天），当再次联网登录时，能够经过点击“手工上传”，对未上传发票进行上传。4.5.7同时检测信息同时检测开具模块数据信息，包含发票库存数据，系统时间，企业基础信息等，在登录系统时自动进行检测，也可手工检测。4.6权限管理4.6.1 开票员管理开票员管理实现对企业多开票员用户查询、添加、修改、重置密码操作。企业开票员账号为：“纳税人识别号”+“由0001开始次序编号”，密码默认为6个1。系统为每户纳税人默认生成一个主开票员，账号为：“纳税人识别号”+“0000”，首次使用请修改主开票员名称。图所表示：【查询】依据用户账号、名称条件，点击“查询”按钮，进行查询，用户账号是企业管理员在添加开票员时自动生成。图所表示：【添加】录入开票员信息后，用户账号系统自动生成，开票员名称为必填项，录入开票员姓名，点击“保留”按钮，进行添加操作，先添加开票员密码默认为6个1，用户账号用于新开票员登录时，录入账号。图所表示：【修改】开票员发生改变时，选中要修改开票员信息行，对开票员名称进行修改，点击“保留”按钮，进行保留，图所表示：【密码重置】实现对开票员密码重置，重置以后密码为6个1，图所表示：5.常见问题说明【问题解答1】当企业信息维护中票种核定信息中核定票种和纳税人领购票种不一致时，会造成开票员能够查询到领购发票信息，不过在正常开具中无法取得发票，造成无法开票。处理措施：先由纳税人联络主管税务机关，进行票种确定。【问题解答2】当企业信息维护中票种核定信息中核定票种和纳税人领购票种一致时，但企业管理员给开票员分发过发票后，开票员登录时能够查询库存信息，在正常开具中无法取得发票，造成无法开票。处理措施：此时把系统关闭后，以开票员身份登录系统后，重新进行同时检测。【问题解答3】当开票员在开票时，系统提醒“离线开具时间过长，不能继续开具，请先确保网络连通后继续开具！”，造成无法开票。原因是：纳税人离线开具发票天数或为未上传开票信息天数超出纳税人管理中“许可最大离线开票天数”。处理措施：由纳税人联络主管税务机关，由主管税务机关依据纳税人实际情况，修改纳税人离线开票天数。 提议纳税人在天天发票开具完后，立即对开具发票进行查询工作，假如查询不到当日开具发票，能够在“系统参数维护”中，点击“手工上传”，对缓冲中存在未上传发票进行上传，以避免因网络不稳定或其它异常造成用户离线时间过长，无法进行开票情况出现。【问题解答4】开票员中填开作废和发票补打优先查询当地数据库，如当地无数据后，将从服务端数据库获取发票数据进行作废和补打。【问题解答5】缓冲数据默认保留30天开票数据，纳税人可依据自己实际业务进行修改，点击“数据清除”，能够对“30”天以外开票数据进行清除。通常情况下，请不要对缓冲数据进行清除。【问题解答6】现在系统对winXp、Win7以上系统支持比很好。假如使用vista操作系统，可能会出现发票无法上传情况，提议纳税人使用winXp、Win7以上系统进行发票开具工作。【问题解答7】网络发票安装目录：“C:PTFP”目录及子目录内全部文件严禁随意删除或覆盖，假如碰到更换机器或重新安装系统，把原安装目录（c:PTFP）下以“纳税人识别号”命名文件夹拷贝到新安装目录（C:PTFP）下再进行开票，原安装开票组件停止使用。【问题解答8】开票员在发票开具统计查询中，假如查询不到自己开具发票，可在系统参数维护中，点击手工上传，假如提醒“系统缓存中存在未上传发票信息，点击确定后系统会自动上传。”，此时点击“确定”，10秒钟以后，再点击一次手工上传，假如提醒“系统缓存中发票全部上传完成。”以后，点击“同时检测数据”，最终在开具统计查询中查看发票是否能查询到已开具发票。 当开票员点击手工上传，系统提醒“未开启实时上传监控进程，请再次点击手工上传进行验证”，说明系统实时上传监控进程没有开启，原因有可能是纳税人杀毒软件等监控软件拦截了该进程，此时，提议纳税人把C:PTFP 添加到杀毒软件或监控软件白名单，以后用开票员重新登录系统，再次进行手工上传。 部分杀毒软件把C:PTFP目录添加到白名单方法： 360杀毒软件：打开360杀毒软件，点击右上角设置，在左侧白名单设置中，点击添加文件，添加 c:ptfp目录； Symantec杀毒软件：打开Symantec杀毒软件，选择“更改设置”，在“集中式例外”右侧点击“配置设置”，点击“添加”，把c:ptfp目录添加到用户定义例外中。【问题解答9】对于因网络不通或断开等原因造成开票系统处于离线状态情况下，开票日期读取时间为本机时间，此时要注意把开票机时间修改为正确时间后再开具发票，避免因本机时间不正确造成开票时期和实际日期不一致。【问题解答10】票员在进行发票退回时，必需以实物票为准进行退回操作，以避免出现电子票已经退回，而纸质票仍在库存中保留情况。【问题解答11】系统现在能够开具发票类型包含：71231；【问题解答12】发票开具中各类发票能够开具发票明细行数“货物或劳务名称+规格”能够输入字数进行了调整，具体以下：多种票能够开具明细行数：71231通用机打票：能够开具11行明细；71231交通运输业: 能免开具4行明细;