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中国滦河国际投资控股企业
国际贸易业务管理措施

北大纵横管理咨询企业
二○○四年三月

目 录
第一章 总则 2
第二章 组织机构 3
第三章 业务人员操作规范 5
第四章 业务步骤 6
第五章 用户管理 9
第六章 附则 11
附件：国际贸易业务步骤 12
第一章 总则
第一条 目标
为推进滦河国际国际贸易业务顺利开展，加强对国际贸易活动管理，规范操作人员贸易行为，为国际贸易业务有效开展提供组织保障，特制订本管理措施。
第二条 适用范围
本管理措施适适用于滦河国际商贸事业部一切国际贸易行为。
第三条 关键内容
本管理措施关键内容包含：组织机构、操作规范、贸易业务步骤、用户管理等四部分。
第二章 组织机构
第四条 部门组成
商贸事业部由综合管理部、市场拓展部、贸易管理部、物供部四个部门组成，同时按区域设置办事处负责各地销售管理工作。
第五条 综合管理部部门职责
综合管理部关键负责商贸事业部日常行政后勤管理工作和业务相关地法律事务工作。
第六条 市场拓展部部门职责
（一） 负责市场信息搜集和整理，并进行分析撰写分析汇报；
（二） 负责依据企业整体战略确定国际市场中长久市场营销计划；
（三） 负责制订市场推广计划，并组织实施；
（四） 负责市场策划和市场宣传；
（五） 负责建立健全用户管理制度；
（六） 负责搜集整理用户信息，归档管理；
（七） 负责用户满意度和经销商满意度调查，并作对应处理；
（八） 负责对市场相关新产品信息进行搜集汇总，向相关生产部门提出新产品研发提议和产品改善提议。
第七条 贸易管理部部门职责
（一） 负责制订销售计划，并监督实施；
（二） 负责销售信息统计，并对信息进行分析，撰写分析汇报；
（三） 负责组织销售渠道建设；
（四） 负责销售渠道管理；
（五） 负责销售协议推行全过程协调；
（六） 负责国际贸易业务处理；
（七） 负责用户投诉处理；
（八） 建立健全售后服务管理体制和相关制度，并监督各销售办事处认真实施；
（九） 负责搜集相关销售信息，向相关部门提出新产品开发提议。
第八条 物供部部门职责
（一） 负责产品销售工作顺利进行，制订合理采购计划并实施；
（二） 负责对采购工作和库存成本进行计划，降低库存成本；
（三） 负责制订库存管理制度和供给管理制度，确保供给管理质量达成标准；
（四） 负责帮助完成售后服务事宜；
（五） 负责供给商管理，包含供给商信息搜集、供给商选择、供给商考评、建立供给商档案，保持长久互惠互利合作；
（六） 负责运输商管理，包含运输商信息搜集、运输商选择、运输商考评、建立运输商档案，保持长久互惠互利合作；
（七） 负责仓储管理，处理好相关出入库工作；
（八） 负责做好相关出入库、库存产品统计统计工作，并立即反馈给相关部门。
第九条 办事处职责
（一） 依据商贸事业部年度销售计划制订本办事处年度销售计划，并组织实施；
（二） 负责完成办事处销售任务，并负责货款回收；
（三） 负责经销商开发和管理；
（四） 向市场推广部提出市场推广提议，并帮助实施；
（五） 负责组织实施售后服务工作；
（六） 负责本区域用户服务管理；
（七） 负责搜集整理市场信息，反馈给相关部门；
（八） 立即跟踪产品质量情况，反馈给事业部相关部门；
（九） 负责该办事处销售统计工作，并将统计结果立即反馈给商贸事业部相关部门。
（十）
第三章 业务人员操作规范
第十条 业务人员操作规范
业务人员操作规范是每一位从事国际贸易职员全部必需遵守：
（一） 建立滦河国际大贸易概念。树立全局观念，相互团结，以滦河国际整体利益为重，富有集体荣誉感。
（二） 切记“我们是滦河国际对全球窗口”，时刻注意自己对外形象。精神振作，有朝气。
（三） 主动负责地完成上级交办任务，严禁敷衍了事，不负责任，拖拉推诿。
（四） 严格根据自己工作权限开展工作，碰到超越自己权限事，应立即向上级汇报，标准上不可自作主张，特殊情况事后立即向上级主管或经理汇报。
（五） 遵守企业业务及管理制度，按时上下班，不迟到，不早退。
（六） 严禁擅离职守，短时外出办事应立即向上级汇报。
（七） 职员请假需按要求实施。遇事不能立即上班或不能上班，应向上级请假，返回工作地后销假。
（八） 上班时间应着装整齐。男士需穿着西装（或衬衫），打领带；女士以套装为宜。
（九） 遵守企业文明办公相关要求，语言文明，行为得体，上班时间严禁大声喧哗，电话聊天和吃早餐、零食等。
（十） 妥善保管各自业务资料，严禁下班后将和业务相关数据、报表、价格资料、业务文件随意堆放。
（十一） 严禁越权向用户或其它业务人员、其它事业部人员提供任何不该泄漏信息，如用户资料、销售进度、出口价格等。
（十二） 保持办公环境整齐、洁净，珍惜办公设备，节省使用办公用具。
第四章 业务步骤
第十一条 国际贸易业务步骤
本步骤关键是针对滦河国际所生产产品国际贸易业务步骤。
第十二条 获取需求信息，初步联络：
得到用户需求信息以后，开展初步联络，双方确定相关产品基础技术参数、价格、基础商业条款等。
第十三条 技术资料：
明确用户所需产品范围后（通常为6-7款），应快速将商贸事业部相关资料寄给用户，并备忘。
A. 产品技术规格；
B. 产品说明书；
C. 安装说明书；
D. 铭牌样稿（商贸事业部自有）；
E. 纸箱设计稿（商贸事业部自有）；
F. SERVICE MANUAL (CD)；
G. PHOTO ALBUM (CD)；
H. 目录及其它资料等。
第十四条 样品/样本：
样品通常供用户检测及制作基础批量生产资料用。样品/样本是表现企业实力及技术背景第一印象，故要慎重对待。样品/样本务必于7-10日内提供，不能拖延。样品/样本及空运费全部由用户负担；付款事宜不应耽搁样品生产，员工应该一旦收到样品需求后，快速确定付款金额立即间事宜，并快速落单。发样品前必需有用户付款或付款证实。
第十五条 确定订单前：
用户收到样品后，会于一定时间内确定订单。收样品后至确定订单期间为员工全力跟进时期，员工应该亲密关注用户期间反应及竞争对手在此期间动向。
第十六条 确定订单：
用户确定订单后，应快速制作形式发票或协议交用户确定。同时，明确交货期及生产中各方面技术关键点。
第十七条 开立L/C或T/T:
依据PI或协议，要求用户开立L/C或T/T款。付款是生产前提，必需提前加以确定或实施。
第十八条 制单生产：
依据用户确定技术要求制作生产单，并由滦河国际相关生产部门审核，排产，确定交货期等。通常生产部门处理生产单约需3-5天，在此期间，应和生产部门多沟通，以了解内部进程，并注意效率。另外必需注意，用户所需零配件生产单，一定要随主生产单下达。
第十九条 跟踪生产进程：
生产单经批复后，就会进入备料排产阶段；但生产部门签出出货日期通常不准，故在生产日期前5天应了解并督促生产部门相关备料情况；如有拖延可能，应做对应准备并上报给主管。
第二十条 装船准备：
在交货期前7-10天，应开始准备对应装运事宜，如是用户订船FOB条款，EXW条款等，应要求用户提供船企业名称及联络方法等，将相关资料备好后，由单证船务组联络；如是商贸事业部订船，提前7天应将相关资料要求以书面形式交给单证船务组跟进。备船同时也要准备好对应内部单据：发货通知书和报关通知单。
第二十一条 装柜报关：
根据装船通知，货柜按时抵达仓库，当日开始装柜。装柜前一天，应将报关通知书交一份给报关企业，交一份给贸易管理部，由贸易管理部依据报关通知书制作出货通知书。制好出货通知书应于出货前一天交财务管理部审核，并于出货当日盖财务章后由仓官员按要求装柜。因为大多数货柜会于早上10点前抵达，相关单据应早于此时间送到仓官员处做准备。出货步骤包含问题较多，不明之处可向资深员工咨询方便提升工作效率。
第二十二条 单证：
货物装柜后运到港口，装上船后，船企业会出具对应B/L，通常L/C及T/T单证由单证组联络制作，包含B/L、发票、装箱单、原产地证或FORM A。标准上要求出货后7天内应将L/C要求单证备齐交给银行议付。员工应和单证组联络，确保单证正确性和立即性。标准上，货物装上大船后，应由商贸事业部提供一份装船通知，传真给用户（装船通知模板能够按单证组模板）。方便让用户办理相关保险手续。L/C单证齐全后，员工将全套单据传真给用户。另：随船零备件清单也应传真给用户。
第二十三条 收款：
向银行交单后，应于对应时间内查证收款或确定付款事宜。通常应于交单后 X天内查证。
第二十四条 售后：
货物通常于开船后X天抵达。商贸事业部员工应于装船后X天内，问询用户收货事宜，查实用户收货情况及已收货质量情况。
第五章 用户管理
第二十五条 用户分级管理制度
（一） 商贸事业部部用户管理人员、主管、下属销售业务人员负责对全部用户按A、B、C、D进行评价分级。
（二） A级用户定级标准
A级用户关键是指全球著名企业，其业务网络跨不一样大洲：假如该用户有十二个月以上从商贸事业部购置历史，购置量X万元以上，资信良好可定为A级用户；假如该用户有两年以上从商贸事业部购置历史，年购置量XX万元以上，有战略性长久合作意向，且用户企业资本、资金、管理、网络等各方面运作良好，可定为A+用户。
B级用户有三年以上从商贸事业部购置历史，购置量在XX万元以上，且用户资金、管理等各方面运作良好，可升级为A级用户。
（三） B级用户定级标准
B级用户是指在当地市场有很强实力用户：假如该用户有十二个月以上从商贸事业部购置历史，购置量X万元以上，资信良好，可定为B用户；假如用户有两年以上从商贸事业部购置历史，购置量XX万元以上，且每十二个月有一定百分比增加，可定为B+用户。
（四） C级用户定级标准：
C级用户关键是指含有一定实力用户：假如该用户有六个月以上从国际贸易购置历史，购置量在X万元以上，资信很好，可定为C级用户；假如该用户有十二个月以上从国际贸易购置历史，购置量在XX万元以上，资信好，可定为C+级用户。
（五） D级用户定级标准：D级用户关键指散客、小客，或一次性购置数量较少，订单不含有延续性小用户。
（六） 对于不一样等级用户给对应优惠政策。
第二十六条 用户信息管理制度
用户信息管理制度关键包含用户信息资料搜集整理、用户接待管理、用户档案管理等三部分内容。
（一） 用户信息资料搜集整理：
全部用户信息立即反馈到商贸事业部：各地办事处员工负责搜集本区域用户信息，具体包含：用户名称、住址、联络人、联络措施、规模、年销售额、从商贸事业部购置历史－购置次数、购置量等、购置用途、近期重大业务调整、组织机构调整、用户反馈信息、新需求等，根据统一《用户信息记录表》（由商贸事业部用户管理员统一设计）格式进行整理。并立即将资料上报用户管理人员处。
（二） 用户接待管理
在用户到访前充足考虑用户需要，尽可能完整填写《用户接待安排表》中各项内容，于用户到访前一天到主管领导立案。《用户接待安排表》中须估计所产生业务费用，由主管领导（或授权人员）签署及相关人员签字，并不然不予报销。
尤其注意：每次用户会谈后必需填写《用户会谈纪要》，并进行书面存档，不得仅以OA或EMAIL方法上交。并以书面形式递交相关部门。同时，对于会谈中获取市场最新信息和动态，应立即以书面形式整理，存放于各区域市场档案文件夹中并递交市场开拓部。贸易管理部将不定时地检验档案情况。
（三） 用户档案管理：
全部区域必需建立健全市场档案及用户档案。全部和用户往来传真、电子邮件、信函等必需按时间次序归档。用户造访、市场考察前必需向主管上级递交具体出访任务书；出访回来后一周内必需向主管上级递交具体出访汇报。
全部用户信息档案和市场档案上报商贸事业部一份外各区域自留一份，妥善保管，不得随便摆放。办事处内部统一建立用户档案不得显示任何用户电话、传真、电子邮件地址、企业地址、联络人等机密信息。
第六章 附则
第二十七条 本措施确实定和修改由商贸事业部部负责，经总裁办公会审核后同意实施。
第二十八条 本措施由商贸事业部负责解释。
第二十九条 本措施自公布之日起实施。

附件：国际贸易业务步骤