314银行柜面代收业务操作规程.doc

BGY-QC-N-3314 xx银行柜面代收业务操作规程 版本1/A
1 目的
为规范xx银行（以下简称“本行”）柜面代收业务操作，确保客户资金的安全，有效防范操作风险，制定本规程。
2 范围
2.1 本规程明确了柜面代收业务缴费、补打发票、支票回单处理、资金清算、发票管理、日终操作、月终报表报送等内容和要求。
2.2 本规程适用于本行办理柜面代收业务。
3 术语与定义
柜面代收业务是指客户用现金、卡、折或支票在本行柜面办理的缴纳税费和补打代收发票的业务。
4 职责
4.1 会计结算部负责本行柜面代收业务操作规程的制定、业务指导及管理。
4.2 营业网点负责对柜面代收业务的办理，装订发票存根联，编制代收业务报表。
4.3 代收业务主办行负责代收业务发票的管理。
5 业务范围
目前本行开通柜面代收业务有：煤气、水费、联通手机费、移动手机费、电费、有线电视费、交警罚款、电信固定话费、物业维修资金等。
6 工作程序
6.1 代收物业维修资金
6.1.1 客户申请
客户持缴存单号（含缴交效验码）和本人有效身份证件（代理人代为办理的由代理人持本人身份证和缴交人有效身份证件、缴交编号）到本行指定网点办理、缴费、补打收据业务。
6.1.2 业务办理
柜员对客户提供的资料无误后，柜员使用“7642-维修资金缴存”交易录入缴存单号和效验码，系统自动回显缴交人信息，柜员核对缴交人姓名是否一致，选择缴交方式为现金或转账进行缴交。缴交成功后系统自动联动“7533-房屋维系资金缴存单收据打印”交易打印一式三联“xx市物业专项维修资金专用收据”。
6.1.3 补打收据
6.1.3.1客户在非柜面（转账交费、电子渠道交费等）已缴交成功后，持本人有效身份证件（理人代为办理的由代理人持本人有效身份证和缴交人有效身份证）到本行指定网点办理，柜员通过“7533-房屋维系资金缴存单收据打印”交易录入缴存单号，根据系统回显缴交人身份证信息核对无误后为缴交人打印“xx市物业专项维修资金专用收据”。
6.1.3.2因缴存单号与缴交收据唯一性的关系，指定网点的“xx市物业专项维修资金专用收据”需按收据编号顺号使用，缴交后打印收据如出现打印不成功等情况，可以在缴交的网点当日补打印一次，首先柜员收回作废收据第一联至第三联，在“7533-房屋维系资金缴存单收据打印”交易中选择交易类型“1-收据作废”，录入作废的收据号码进行作废处理，再使用“7533”交易录入缴存单号进行补打印收据。当日未补打印的不能再次补打印。
6.1.3.3缴交人遗失缴交收据的，不能进行补打，由缴交人到xx市住房和城乡建设局办理相关补办事宜。
6.1.4 收据归集
6.1.4.1 “xx市物业专项维修资金专用收据”为一式三联，第一联为客户联、第二联为住建局留存联、第三联为银行留存联。在本行指定网点缴交成功后第一联交缴交客户，第二联交回住建局，第三联附当日传票。
6.1.4.2 每日营业终了指定网点通过“7538-打印房屋维修资金收据清单”交易核对第二联（作废收据上缴第一联至第三联）收据与清单是否一致，收据使用信封单独封包，并将清单附于信封封面一同随当日传票交运营中心。
6.1.4.3 次日业务主办行到运营中心进行核对并领取收据，如有差错及时根据清单联系办理行查找。
6.1.5 票据的领用
6.1.5.1 运营部领用
首次在xx市住房和城乡建设局领入“xx市物业专项维修资金专用收据”，由业务结算部主管在核心系统操作“9310-生成/删除库存账号”交易下载表外信息，再操作“7132-外围凭证出库/入库”作记账交易。
6.1.5.2 运营部重要空白凭证管理员在核对种类、数量、号码无误后，入库保管，填写《重要空白凭证保管、使用登记簿》，并纳入表外科目核算。
6.1.5.3 支行财务会计部领用
指定办理开具收据的xx市区支行财务会计部领用“xx市物业专项维修资金专用收据”，应填制一式三联加盖预留印鉴的《重要空白凭证/有价单证调拨单》，交运营部库管记账员在核心系统中操作“7134—外围凭证/有价单证库间调拨”交易记账；记账成功后，打印一式三联通用凭证，并加盖业务清讫章和经办人个人名章，一联交分支行凭证领取人员送运营部，作为其总库凭证出库和登记《重要空白凭证保管、使用登记簿》的依据；一联作为运营部当日记账凭证；一联作为领用行回单，领入行凭证保管人员凭此联点收实物、登记账簿。
6.1.5.4 营业网点领取
6.1.5.4.1 指定办理开具收据的xx市区营业网点到其财务会计部办理“xx市物业专项维修资金专用收据”领取时，应由网点负责人开具一式三联《重要空白凭证/有价单证调拨单》，加盖网点公章和负责人名章，交营业网点重要空白凭证管理人员到财务会计部办理。
6.1.5.4.2 分支行会计主管先在核心系统用“9310-生成/删除库存账号”交易，将票据信息下载至柜员尾箱,分支行库管记账员操作“7134—外围凭证/有价单证库间调拨”交易,并按照网点实际领取凭证种类、数量记账。记账成功后，打印一式三联通用凭证，并加盖业务清讫章和经办人个人名章。一联作为分支行凭证保管人员出库和登记《重要空白凭证保管、使用登记簿》的依据；一联作为综合结算部会计核算依据；一联作为领入网点凭证保管人员点收实物、登记账簿的依据。
6.1.5.5 柜员领取
指定办理开具收据的xx市区营业网点的柜员领取“xx市物业专项维修资金专用收据”时，由网点库管员操作“7133—外围凭证/有价单证--领用/上缴”交易，录入柜员所需凭证种类、数量、起始号码，领用柜员输入柜员号及密码确认，提交系统记账成功后，当面清点实物。
6.1.6 票据查询
6.1.6.1 柜员查询其尾箱中“xx市物业专项维修资金专用收据”的库存数，可在核心系统中操作“7129”交易查询其库存票据数量。
6.1.6.2 柜员可在核心系统中操作“7112”交易查询其尾箱中“xx市物业专项维修资金专用收据”票号的最小数，以满足该票据票号从小到大使用要求。
6.2 代收其他款项
6.2.1 客户申请
　　客户持用户证或用户号可到任意网点办理各项代收业务的查询、缴费、补打发票业务。
6.3.2 审核
柜员对客户提供的资料：用户证、用户编号是否与客户提供户名一致进行审核，并审核支票、卡、折，无误后方可进行缴费操作。如客户只需查询，便无需验证支票、卡、折。
6.2.3 业务办理
6.2.3.1 柜员刷卡进入xx银行柜面业务系统，输入柜员密码后进入系统菜单，根据客户提供的用户号，进行以下操作。
6.2.3.2 柜员进入系统菜单后选择“5柜面业务”中“0柜台缴费”。
6.2.3.3 在“0柜台缴费”中选择代收业务品种。
6.2.4 查询额度
6.2.4.1 代收业务品种选择
根据系统提示选择代收业务品种。画面出现：××缴费、××查询。
6.2.4.2 进入代收××业务查询画面，柜员输入客户提供的用户号录入代收××业务用户号后提交，系统会自动查找柜员输入的代收××业务用户号的缴费信息。如果该用户有缴费信息，系统返回该用户的应缴费信息。如果没有缴费信息，返回“该用户号的记录不存在或无数据”的信息提示。
6.2.5 缴费操作
6.2.5.1 进入缴费画面
进入代收××业务缴费画面。
6.2.5.2 选择输入方式
缴费画面提示选择输入方式：磁条输入、手工输入(除代收市南、市北电费等能提供磁条用户卡的用户选择磁条输入，其余均选择手工输入)。
6.2.5.3 确认缴费金额
柜员输入代收××业务用户号后回车，柜面自动联动××××交易查询该用户的缴费信息，如果该用户有欠费，画面会提示该用户的应交金额、用量等信息，这些信息不可修改。并出现缴费标识：“0-现金”“1-转账”。柜员将应交金额等信息告知客户，并请客户选择交费方式。
6.2.5.4 现金缴费
客户使用现金缴费，柜员清点现金无误后，选择“0-现金”，在选择是使用“0-专用凭证”或是“1-发票”后，直接提交并打印专用凭证或发票。
6.2.5.5 转账缴费
转账缴费有三种缴费方式：卡、折、支票。
6.2.5.5.1 卡、折缴费
客户使用卡、折缴费，则修改现转标识为“1-转账”，根据客户给出的凭证种（卡、折）类，选择账户类型，然后刷折或卡，提示客户输入交易密码，再选择是使用“0-专用凭证”或是“1-发票”后，直接提交。打印专用凭证或发票。
6.2.5.5.2 支票缴费
支票又分为本行支票和他行支票进账回单，本行支票又分为现金支票和转账支票。
a) 本行现金支票缴费
审核应交金额与支票金额无误后，可通过4209交易提现后，使用现金缴费即可。
b) 本行转账支票缴费
审核应交金额与支票金额无误后，可通过系统交易联动进行缴费（系统自动进行）；
c) 他行转账支票进账回单缴费
目前本行采纳收取客户下账后的支票进账回单，选择他行支票进账回单进行缴费（系统自动进行）。
6.2.5.5.3 缴费金额与支票金额不符的处理
支票缴费若出现支票金额大于或小于应交金额，这时系统会自动提示是长款还是短款，并给出长、短款金额，如果是长款则使用两联单的通用凭证打出退款通知书，一联交客户，一联支行留存，客户联必须加盖经办行行章和经办人私章；如果是短款则打印现金送款簿，请客户用现金补足缴费金额后，打印缴费发票。
6.2.6 交付发票、退回折或卡、找零
办理完缴费业务后，核对打印的凭条或发票的客户姓名是否为缴费账户的姓名，柜员将打印的代收凭条或发票以及折、卡，找零交与客户。
6.2.7 补打发票
客户委托缴费、自助缴费、网银缴费、电话银行缴费以及发票遗失后，需补打发票均可选择“交易码7526”补打发票交易，进行发票补打,在补打的发票上有“第一次打印发票”或“第一次补打发票”或“第二次补打发票”的标识。发票的补打印必须为第一次打印发票的柜员办理。
6.2.8 差错处理
6.2.8.1 当日缴费发生错误的冲正操作。
6.2.8.1.1 收回已开发票或凭条，必须先收回已经交给客户的缴费发票或代理业务专用凭证，并做作废处理。
6.2.8.1.2 使用“7667-代理缴费冲正”交易进行冲正，授权人员授权，确认无误后提交。提交成功返回后，放入原凭证打印。
6.2.8.2 如果客户对非当日发生的缴纳代理业务要求撤消，请客户与被代理单位联系，进行调账(或退款、补缴)。
6.3 支票回单处理
6.3.1 经办行每日收到各支行交来的本行支票、他行支票回单。必须于两个工作日内交主办行。
6.3.2 主办行每日收到交来的本行支票、他行支票回单须与主办行打印的支票汇总清单核对无误。
6.3.2.1 本行支票回单只能作为缴费次日打印出的特种转账贷方传票客户收账通知回单的附件，不作为收账回单。
6.3.2.2 他行支票回单则仍作为客户收账通知回单，但若出现支票缴费金额小于应缴费金额，使用现金补缴的情况，补缴现金的回单也作为当日打印的特种转账贷方传票客户收账通知回单的附件。
6.4 资金清算
6.4.1 代收资金转入被代理单位账户
主办行为被代理单位设立代收业务账户和临时性暂收专户（待转账户）；当时办理的代理业务费，系统自动转入主办行的临时性暂收账户，临时性暂收账户在日终批处理后，系统自动将当日代收款项临时性暂收账转入被代理单位在主办行开立的代收业务专户。
6.4.2 批处理
批处理：每日日终本行(代理单位)计算机系统与被代理单位对账后，将其当日代收的代收费用转入其代收业务专户。
批处理时间：各代理业务的批处理时间一般设在业务量少的23：00—24：00。在每项业务办理批处理的10—30分钟内不能办理任何业务。
6.5 日终操作
6.5.1 账务核对
6.5.1.1 账实相符
当日业务结束，柜员清点现金与系统提示的当日现金核对无误，打印当日流水后，用ESC退出系统，关机。
6.5.1.2 账实不符
当日业务结束后如账实不平，应按照流水逐笔核对，查找原因。由于原因不明一时难以处理的，应遵循“长款归公，短款自赔”的原则，由错款人填具《出纳错款报告表》，由网点负责人审核后，签署意见并签章，使用“7008--长短款处理”交易进行操作，根据提示打印通用凭证，账务平衡后方可退出系统。
6.5.2 报表打印
6.5.2.1 主办行柜员次日进入报表打印系统，打印《代收业务汇总日（月）报表》和《代收××业务支票缴费日（月）报表》、打印《代收市国税日(月)报表》与上日代收现金、支票、发票等进行核对，并收档交被代理单位对账。
6.5.2.2 经办行柜员次日打印《代收××业务日（月）报表》用于与返还被代理单位的发票存根联（第一联）核对；打印《代收业务本行支票、他行支票缴费清单》用于与所收的支票回单核对。于两个工作日内将回单、清单一并上交业务主办行。
6.6 发票管理
6.6.1 发票使用登记
6.6.1.1 主办行应指定专人从被代理单位领入代收业务发票并负责发至各经办行，作为手工重要空白凭证保管，登记《重要空白凭证登记簿》，每天登记发票的使用情况，保证实物与登记簿相符。
6.6.1.2 经办行从主办行领回各类代收发票后，登记《重要空白凭证登记簿》，每天登记发票的使用情况，保证实物与登记簿相符。
6.6.1.3 柜员的发票的领取和使用登记
　　柜员从支行发票管理人员处领入的各种代收业务发票后，登记《重要空白凭证登记簿》，分类妥善保管，每天登记发票的使用情况，保证实物与登记簿相符。
6.6.2 代理业务发票由主办行统一进行管理，各经办支行领取时需持分支行开具的盖有公章的介绍信、领用人居民身份证和《凭证/有价单证调拨单》方可领用。
6.6.3 回单管理
6.6.3.1 当日业务结束，柜员使用的代收业务发票记账联（第三联）或代理业务专用凭证均作为流水传票交运营部。发票存根联（第一联）留存。
6.6.3.2 各经办支行发票使用后：水费发票存根联须按序号100份（含作废发票）一本顺号装订，当月不足100份按实际份数装订后上缴；煤气、联通发票的装订，则按100或100的倍数装订，不足100的按实际份数规范装订后上缴；市南、市北电费、移动手机费、电信话费发票存根联则按100或100的倍数装订后上缴，当月不足100分的部分不上缴；装订发票存根的封面上，必须填写位数完整的发票起讫号码、金额、份数、作废号码，并加盖装订人私章及支行名章；同时，填报《代理（ ）业务发票使用月报表》于次月4日前交主办行。
6.6.3.3 主办行根据经办行报送的《代理（ ）业务发票使用月报表》审核其发票存根及结余无误后汇总。于次月15日前交代理单位。
6.7 月终报表报送
各经办行每月月终，须将当月所收支票回单和每日打印的《代收付业务本行支票、他行支票缴费清单》于月未(煤气要求28日上午12：00)前交至业务主办行。
7 支持性文件
7.1 xx银行代收业务管理规定
7.2 xx银行中间业务控制程序
8 支持性纪录
8.1 代理××业务发票使用月报表 BGY-QC-N-3314-01
8.2 代收业务本行支票、他行支票缴费清单 BGY-QC-N-3314-02
8.3 代收业务汇总日（月）报表 BGY-QC-N-3314-03
8.4 代收××业务日（月）报表 BGY-QC-N-3314-04
8.5 代收××业务支票缴费日（月）报表 BGY-QC-N-3314-05
8.6 重要空白凭证登记簿 BGY-QC-N-3314-06
8.7 代收市国税（日）月报表 BGY-QC-N-325-02
8.8 凭证/有价单证调拨单 BGY-QC-N-3108-02

编制：李 杨 日期：2016年 07 月13日
审核：xx 日期：2016年 07 月15日
批准：xx 日期：2016年 08 月05日

代收业务操作流程图

客户申请
审 核
系统录入
查 询
交易录入
缴 费
打印发票
交费成功资料交客户

N

Y

11

BGY-QC-N-3314 柜面代收业务操作规程 版本：0/A
代理( )业务发票使用月报表 BGY-QC-N-3314-01
支行名称： 单位：份
网点名称
期初库存
本期领入
本期开具
其 中
期末库存
备 注
作废、遗失
本期上缴发票数
份数
号码
份数
号码
份数
号码
份数
号码
份数
号码
份数
号码

合 计

复核： 制表： 制表时间： 年 月 日

17

BGY-QC-N-3314 柜面代收业务操作规程 版本：0/A
代收业务本行支票、他行支票缴费清单
BGY-QC-N-3314-02
支行名称： 年 月 日
序
号
付款单位账号
支票号
支票
金额
长款
金额
短款
金额
发票号

合计

代收业务汇总日（月）报表
机构名称：
机构代码： 日期 BGY-QC-N-3314-03
支行名称
柜台缴费
非柜台缴费
发票打印
专用凭证
其中：
支票缴费
自助终端
电话银行
批量代扣
笔数
金额
笔数
金额
笔数
金
额
笔数
金额
笔数
金额
笔数
金额
煤气费

自来水费

电信固化费

合 计

支行代收业务支票缴费清单
A、XX业务本行支票缴费清单；
B、XX业务他行支票缴费清单；
内容包括：序号、付款单位账号、支票号、支票金额、长款金额、短款金额、发票号。
合计：笔数、金额。
结算助理（柜长）：
保 管 员：

代收XX业务日（月）报表
BGY-QC-N-3314-04
机构名称：
机构代码： 日期：
支行名称
柜台缴费
非柜台缴费
发票打印
专用凭证
其中：
支票缴费
自助终端
电话银行
批量代扣
笔数
金额
笔数
金额
笔数
金额
笔数
金额
笔数
金额
笔数
金额

合 计

代收XX业务支票缴费日（月）报表
机构名称：
机构代码： 日期： BGY-QC-N-3314-05
项 目
支行名称
本行支票
他行支票
笔 数
金 额
笔 数
金 额

合 计

BGY-QC-N-3314 柜面代收业务操作规程 版本：0/A
BGY-QC-N-3314-06