员工入职手续办理流程指导模板.doc

新松人事工作指导模板手册
（人力资源部）

目 录
职员入职手续办理步骤指导 1
职员转正步骤工作指导模板 7
职员离职手续办理步骤指导 15
公积金开户及缴纳指导工作模板 30
职员档案及落户办理指导工作模板 37
考勤机使用步骤指导工作模板 48
邮箱建立步骤及密码修改指导工作模板 59
人事单据填写规范指导工作模板 65

职员入职手续办理步骤指导
一、入职前提
新职员复试完成以后，需总经理在《新职员面试评价及入职审批表》上签署最终录用意见后，人力资源部方可给职员发放录用通知书和准备新职员入职事宜。

二、 新职员入职前工作
1、发放录用通知书
新职员复试完成，总经理签署最终录用意见后，人力资源部给新职员发放电子版录用通知书，并通知新职员报到时间、地点、体检事宜及入职需准备材料，然后电话跟新职员本人进行确定。
邮件发送时需标明邮件专题：录用通知书--中科新松
邮件需抄送人员：人力资源部经理
录用通知书存放路径：E:\新松新\siasun\人事工作\OFFER
邮件通知模板：
尊敬XXX先生：
您好，恭喜您已经过了企业教授组综合面试评定，我企业正式通知您进入试用程序，请您立即和原单位做工作交接及相关手续办理，于x月x日来企业正式入职报到，具体情况在附件OFFER中，请得悉。在此之前,请最少提前一天来企业签署正式offer和领取企业指定医院入职体检预约卡。
另来企业报到当日需提供以下材料：
1、学位证、毕业证原件及复印件各1份；
2、身份证复印件2份（正、反面在同一张纸上）；
3、一寸照片4张；
4、提供最终单位离职证实；
5、企业指定医院入职体检汇报；
6、以上要求复印件也可在报到之日来企业复印。
如有疑问，请和我联络为感！
感谢你关注新松！
示例1:

2、 签署正式offer和通知体检事项
新职员办理入职手续前，需最少提前一天来企业签署纸质OFFER和领取入职体检预约卡.
纸质OFFER一式两份，均需人力资源部经理签字，新职员签字后一份职员本人留存，一份人力资源部收回存档。
发放体检预约卡时要通知新职员体检注意事项和立即开具体检财务发票，转正时体检费用能够凭财务发票去财务部报销。

3、通知行政部和用人部门
新职员入职，需最少提前三天将新入职职员基础信息（包含部门、岗位、姓名、性别、入职时间、联络方法等）邮件通知给行政部门责任人和用人部门责任人，通知及需准备电脑和其它日常办公用具。
邮件发送时需标明邮件专题：相关XXX（部门、岗位）同志新入职通知
另需抄送部门：人力资源部、财务部、行政部、企业邮箱责任人（上海、沈阳）
邮件通知模板：
部门，职位，姓名（联络方法），性别，XXX（日期）入职，请知悉，并请帮助办理电脑及其它日常办公用具。谢谢！
示例2：

3、办理职员餐卡及考勤卡
新职员入职前如有需要，需提前办理好职员餐卡和考勤门禁卡。
1）餐卡办理
餐卡办理地点为水务大厦一楼，办卡时需携带经企业盖章介绍信，办卡工本费15元，办卡给付工本费事后能够去财务部报销；
示例3：

2） 考勤卡办理(参见《考勤机使用步骤指导》）

4、准备入职资料
新职员入职时人力资源部最少要提前一天准备好职员入职当日需要签署材料。
职员当日要需签署材料以下：
《新职员入职引导指南》、《入职承诺书》、《保密协议》、《 劳动协议》一式2份；
这些材料电子模板存放路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\入职模板

三、新职员入职报到
职员入职当日，若入职材料携带齐全，方可办理入职手续，不然不予办理。特殊情况，能够取得人力资源经理同意后才能够办理入职手续。
1、职员入职当日需提交入职材料以下：
1）毕业证书、学位证书原件及复印件；
2）身份证复印件2张（正、反面在一张纸上）；
3）一寸彩照4张；
4）原单位离职证实原件；
5）指定医院体检汇报；
以上复印件均要求职员本人在后面签字确定，人力资源部负责对职员提交材料进行真伪分辨，经核实无造假后，证书原件归还职员本人，其它材料一并装袋存档。
2、新职员入职材料提交齐全后，新职员填写《入职承诺书》、《保密协议》、《劳动协议》一式二份，人力资源部发放餐卡、考勤卡和职员入职引导指南。
3、新职员填写完上述材料后，人力资源部将入职材料一并回收，装袋存档。两份劳动协议经盖企业公章后一份随同装袋存档，另一份在职员转正时发给职员本人。
4、职员入职手续办理完成后，人力资源部将新职员带至用人部门。

四、 新职员入职后
新职员办完入职手续后，需立即为新职员申请企业内部邮箱和更新相关人事电子表格：《职员花名册》、《职员电子档案》、《社保台账》、《职员加班汇总表》等。
1、电子邮箱建立
1）企业电子邮箱账户申请步骤
填写电子邮箱申请表--‚任总签字---ƒ将扫描件扫描给沈阳邮箱责任人，沈阳那边回复邮箱账号和密码后，邮箱账号申请完成。
企业内部电子邮箱账户通常格式：“姓名拼音全拼+@ + ”
电子邮箱申请模板存放路径：E:\新松新\siasun\人事工作\邮箱申请
示例5：

2）电子邮箱建立步骤（参见《电子邮箱建立步骤指导模板》）
2、更新人事电子表格里面相关信息
《花名册》、《职员电子档案》存放路径：E:\新松新\siasun\人事工作\人事
《社保台账》存放路径：E:\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金
《加班汇总表》存放路径：E:\新松新\考评

职员转正步骤工作指导模板
一、 转正前提
职员转正需要经过企业为期2个月试用期，然后经过用人部门、人力资源部门和分管领导层层审批，最终经总经理在转正审批表上签署转正意见后方可转正。

二、 转正办理步骤
1、公布转正评价通知
新职员转正，人力资源部需最少提前7天通知职员本人，通知填写《职员转正申请表》，并在要求时间期限内交回人力资源部。
邮件专题：转正评价通知
邮件需抄送部门：用人部门和人力资源部门
《职员转正申请表》存放路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板
邮件通知模板：
自X月X日至今，您为期2个月试用期立即结束，请立即填写职员《转正申请表》（见附件），于X月X日之前交回人力资源部（505办公室）。
示例1：

2、转正考评
新职员转正时会包含到一系列考评人，所以在新职员转正时人力资源部要立即通知相关考评人组织做好转正职员考评准备工作，在职员转正前三天完成转正考评工作。：
1）入职导师
通知入职导师组织做好转正职员试用期转正考评工作，约定转正职员《试用期考评表》考评人，完成《新职员试用期培训计划表》中“指导人评价”和“入职导师判定”部分，和《转正申请表》中“适宜性评价”栏部分，
邮件通知示例2：

2）用人部门
通知用人部门领导组织安排考评人，约定考评项目和考评内容，完善《转正申请表》中用人部门审核意见部分“业绩考评”栏和“部门综合意见”栏填写。
邮件通知示例:3：

3) 人力资源部
人力资源部考勤职员负责转正职员试用期内出勤情况和投诉情况汇总，人力资源部经理转正意见。
4） 分管领导和总经理
入职导师、用人部门和人力资源部完成转正职员考评工作以后，由人力资源部将转正材料收齐一并交给分管领导和总经理进行转正审批。

3、公布转正通知
总经理在《转正申请表上》签署最终转正意见后，职员才可转正，人力资源部才能够向转正职员发送转正通知邮件。
邮件通知示例4：

三、 转正样表填写
1、 试用期培训计划表

2、 试用期考评表

3、 新职员转正申请表(正、反）

5）样表存放路径：
《新职员试用期考评表》路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转正
《新职员试用期培训计划表》路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转正
《职员转正申请表》路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转正
职员离职手续办理步骤指导
一、离职步骤办理
1、 提出离职申请
企业正式职员离职需提前30天向用人部门提出离职书面申请，填写《离职申请表》，试用期职员离职只需提前一周提出离职申请。
2、 离职面谈
离职职员提出离职申请后，由人力资源部组织离职面谈，形成离职面谈统计存档。
3、 离职审批
离职面谈后，假如职员还是要执意辞职，由职员本人拿着《离职申请表》报相关领导审批后交由人力资源部存档。
4、工作交接和办公用具移交
职员离职审批完成以后，用人部门依据该岗位性质安排人员交接，或由人力资源部招聘新人后进行交接。
1）工作交接
职员离职当日做工作交接需填写《工作交接单》，并由交接人、接交人、监交人三方签字确定后方可视为交接完成。
2）办公用具移交
职员离职当日做办公用具移交需填写《离职交接清单》，由用人部门、财务部、行政部、人力资源部经办人和责任人在移交内容栏签字确定后，方可视为移交完成。
5、办理离职手续
职员离职当日，人力资源部依据《离职申请表》、《工作交接单》、《离职交接清单》（三表缺一不可）给离职职员办理离职手续，开具离职职员解除劳动协议证实（一式两份），并将职员个人《养老保险手册》交给离职职员本人。解除劳动协议证实经企业盖完公章后，一份由人力资源部装袋存档，一份交给离职职员本人保留。
6、发送离职通知
职员办完离职手续后，人力资源部要第一时间将离职职员基础信息和正式离职时间邮件发送给行政部、财务部相关责任人，通知该职员已离职。
邮件发送专题：相关（部门 岗位）XXX同志离职通知
发送邮件时需抄送部门：人力资源部经理
邮件通知模板：
部门，职位，姓名，已于xxxx（离职时间）正式离职，请知悉。
示例1：

5、停用/删除离职职员企业邮箱
职员离职后，人力资源部要第一时间通知上海、沈阳企业邮箱责任人，帮忙删除或停用离职职员企业邮箱，具体是删除/停用/还是修改邮箱登陆密码，应视用人部门要求决定。
发送邮件时，写明邮件专题，邮件内容应包含职员离职信息，离职职员企业邮箱账户。
示例2：

二、离职表单样表（按次序）
1、 《离职申请表》

2、 《工作交接单》

3、《离职交接清单》

4、《解除劳动协议通知书》

三、离职材料模板存放路径
《离职申请表》存放路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\离职模板
《离职交接清单》存放路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\离职模板
《解除劳动协议证实》存放路径：E:\新松新\siasun\人事表格模板\离职模板

社会保险开户及参保、停保指导工作模板
一、开户前提
企业工商注册完成、税务登记领取、开户银行已经开户完成。
二、社会保险开户需准备资料
1、填写《萧山区用人单位社会保险记录表》,写明要参与险种
2、提供：税务登记证、开户银行证、营业执照副本、组织机构代码证原件及复印件、
3、经办人身份证；
4、企业公章；
三、社会保险开户表单样板按次序
1、 《萧山区社会保险记录表》

2、《组织结构代码证》

3、《营业执照副证》

4、《开户银行证》

四、社会保险参保、停保、转移（每个月24日之前）
（一） 参保
填写《萧山区社会保险参保花名册》（一式二份）并加盖企业公章。填写时需具体写明参保人员姓名、身份证号码、用工性质、户口类型、申请缴费时间、月平均缴费工资（元）（职员社会保险账号省外人员及新增人员由社保中心缴纳时生成，省内调感人员则社保账号为原社保账号）

（二） 停保
填写《萧山区社会保险费停缴通知单》（一式二份）并加盖企业公章，填写时需具体写明停保人员姓名、身份证号码、停止缴费时间、停缴理由。
（注意：萧山区社保退保实施“停一补一”政策，即当月如有些人停保，需同时有等于或多于人数参保，如当月有些人停保但无新人参保，需持《萧山区社会保险费停缴通知单》去临江工业园区劳动社保站盖章。）

（三） 转移
社保转移共有以下四种情况：
1、 社保关系区内转移：
填写《萧山区社会保险关系转移通知单》（一式三份），写明转移人姓名、身份证号码、用工性质、当年核定月缴费工资, 转出单位、转入单位、社保中心三方盖章盖章。
（注意：填报《萧山区社会保险关系转移通知单》，调出单位免报社保降低表，调入单位免报社保投保名册。）

2、社保关系转往省内：
（1） 办理时随带资料：①转移人《职员养老保险手册》；②转入地社保经办机构《基础养老保险转移接收联络函》（以下简称《联络函》）；③本人身份证。
（2） 办理步骤：①原工作单位办理停保手续；②参保人员去转入地社保经办机构开具《联络函》；③由本人或代办人携带上述资料，到区社保中心二楼办事大厅或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处办理；④区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处业务科室在资料齐全情况下，立即办理转移手续，打印《基础养老保险转移接续信息表》（以下简称《信息表》），并将此表交办理人，同时将《个人帐户基金转移情况表》在5个工作日内交社保中心财务科办理基金转移，社保中心财务科在5个工作日内办结个人账户基金转出手续。⑤由本人或代办人携《信息表》前往转入地社保经办机构，并根据转入地社保经办机构要求提供相关资料，办理相关转入手续。
3、社保关系转往省外：
（1）办理时随带资料：①转移人《职员养老保险手册》；②本人身份证；
（2）办理步骤：①原工作单位办理停保手续后，参保人员到区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处打印《参保缴费凭证》；②参保人员在新就业地按要求建立基础养老保险关系和缴费后，向转入地社保经办机构出示《参保缴费凭证》，提出转移接续书面申请；③转入地社保经办机构在15个工作日内，审核转移接续申请，对符合要求条件，向萧山区社保中心发出《联络函》，并提供相关信息；对不符合转移接续条件，由转入地社保经办机构向参保人员作出书面说明；④萧山区社保中心业务科室在收到《联络函》10个工作日内办理好转移接续各项手续，向转入地社保经办机构寄发《信息表》，同时上报中心财务科办理养老保险基金转移，社保中心财务科在5个工作日内办结养老保险基金转出手续。⑤转入地社保经办机构在收到萧山区社保中心寄出该参保人员《信息表》和资金后，应在15个工作日内办结相关手续，并将确定情况立即通知参保人员。
（3）办理人员：除①、②两项需本人前来办理外，其它均由社保中心联络办理。
4、社保关系省内转入：
（1）办理时随带资料：①转移人在萧山《职员养老保险手册》；②本人身份证。
（2）办理步骤：①参保人员在萧山区范围内建立基础养老保险关系和缴费后，向区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员咨询，符合条件给打印《联络函》；②参保人员凭《联络函》去转出地社保经办机构办理转出手续；③转出地社保经办机构办理好转移接续各项手续，并将《信息表》等相关资料交给参保人员；④参保人员将转出地社保机构出具《信息表》等资料交给区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员；⑤区社保中心财务科在收到转入资金银行凭据后5个工作日内完成信息录入工作，社保中心业务科或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员在收到《信息表》和资金到位信息后10个工作日内，办结相关手续并短信通知转移人。
（3）参保人员原参保地若为低标准缴费，需按相关标准补足后，方可办理相关转移业务，如绍兴县、诸暨市等。
（4）办理人员：通常由本人前来办理。若资料齐全，也可由她人代办。
5、社保关系省外转入：
（1） 办理时随带资料：①转移人在萧山《职员养老保险手册》；②本人身份证；③转出地社保机构开具《参保缴费凭证》。
（2） 办理步骤：①参保人员在萧山区范围内建立基础养老保险关系和缴费后，向区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员出示《参保缴费凭证》，提出转移接续书面申请；②区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员在15个工作日内，审核转移接续申请，对符合要求条件，向转出地社保经办机构发出《联络函》，并提供相关信息；对不符合转移接续条件，由区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员向参保人员作出书面说明；③转出地社保经办机构在收到《联络函》15个工作日内办理好转移接续各项手续，向区社保中心寄发《信息表》，同时办理养老保险基金转移；④区社保中心财务科在收到转入资金银行凭据后5个工作日内完成信息录入工作，社保中心业务科或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员在收到资金转出地社保经办机构寄出该参保人员《信息表》和资金到位信息后10个工作日内办结相关手续，并将确定情况立即短信通知参保人员。
(3）办理人员：除①项由本人前来办理外，其它均由社保中心联络办理。
(4）办理时间：每个月1～24日（双休日、法定节假日除外）办理相关转移业务。

五、社会参保、停保、转移相关表格模板存放路径
《萧山区社会保险关系转移通知单》:E:\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金\社保
《萧山区社会保险参保花名册》:E:\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金\社保
《萧山区社会保险费停缴通知单》:E:\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金\社保
（以上表格样板也能够直接去社保中心拿取）

六、 联络方法
社保中心：82625106 地址：萧然南路373号
公积金开户及缴纳指导工作模板
一、开户前提
企业工商注册完成、税务登记领取、开户银行已经开户完成。了解当地最低缴纳基数，确定企业缴纳基数。

二、公积金开户需准备资料
1、填写《萧山区住房公积金缴存记录表》取得单位公积金账号，萧山地域单位开户必需缴纳2人以上方可进行开户。
2、提供：营业执照复印件、组织机构代码证复印件、缴纳职员身份证复印件、企业设置核准通知书复印件。
3、选择缴存方法：托收，银行账户名称、账号、开户银行。
4、了解当地最低缴纳基数，确定企业缴纳基数。
5、经办人身份证原件及复印件
6、企业公章
7、银行托收：同社保/公积金、银行签署三方协议（此协议一式三份，在企业公积金开户后先由公积金中心盖章、再由单位盖章、再到企业对外开户银行盖章，生成协议号后，再将协议给公积金管理中心一份、单位财务一份、人力资源部留存一份复印件以备查。）

三、公积金开户表单样板按次序
1、杭州市萧山区住房公积金汇缴单位记录表

2、一户通委托收款协议书

四、公积金缴纳、停缴、补缴、转移、提取
1、缴纳：填写《杭州市萧山区住房公积金汇缴职员增加记录表》，需写明参保人员姓名、身份证号码、月工资基数、月缴交额（元）（职员账号新增人员由公积金管理中心缴纳时生成，调感人员则重新生成职员账号）

2、停缴：填写《杭州市萧山区住房公积金会叫职员降低记录表》，需写明停保人员姓名、身份证号码、职员账号、停缴原因、月缴额（元）.经单位盖章。

3、 补缴：职员缴纳公积金标准上从和企业建立正式劳动关系以后当月或次月开始缴纳，因为一些原因未能即时缴纳需要补缴填写《杭州市住房公积金职员补缴申报表》，并写明补缴人员公积金账号、姓名、补缴原因、起止年月、终止年月、月缴存额。

4、转移：需先对参保人员进行“停缴”（见上面表单），再开具转移单至对方单位（必需有公积金开户，不然无法转移）
（市内转移）

（区外转移）
公积金能够在区外和省外转移，首先转移人在转入地进行公积金开户，转入地公积金中心开具公积金开户确定书，转移人员拿着公积金开户确定书和本人身份证去转出地办理转出全额手续。

5、 提取：职员本人因一些原因（必需是属于公积金提取范围）需要提取公积金，填写《杭州市萧山区住房公积金提取申请表》（一式二份），写明申请人姓名、身份证号、联络电话、职员公积金账号、单位名称、单位公积金账号和提取原因，加盖企业公章，职员本人带齐相关材料去公积金中心自行办理即可。办理完成以后，《提取表》公积金中心一份，另一份职员带回来交到人力资源部存档，

六、公积金缴纳、停缴、补缴、转移、提取表格模板存放路径
E:\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金\公积金
七、联络电话
公积金中心：82625435 地址：体育路37号
职员档案及落户办理指导工作模板
一、应届生档案及户籍、党组织关系办理
1、企业和应届生签署就业协议，并加盖企业公章；
2、人事专员携带就业协议至萧山人事局进行判定并盖公章；
3、将盖好公章就业协议企业留存一份，其它应寄回应届生本人；
4、应届生毕业后携带报到证、就业协议书及户籍页至人事局办理人事代理和党组织关系转移事项（其中党组织关系萧山区外转移介绍信抬头写：萧山区委组织部）；
5、应届生办理完人事代理后，需带人事局开具同意落户意见书去城厢街道派出所办理落户手续，并将户籍页带回人事局存档。
(注：除了落户需要本人办理外，档案办理材料齐全话能够由企业人事专员代办。)

二、非应届毕业生办理
非应届毕业生，需满足萧山区人才引进条件方可办理。办理时参考人才引进步骤办理，以下：
①单位向人事局提出书面申请—②提供申报材料—③人事局中心审核—④开调档函、政审函—⑤办理转入手续

三、办理人才引进需准备资料
1、只办理人事关系转入需提供材料：
（1）用人单位书面申请，内容包含单位介绍、引进理由、引进人员情况、是否迁户口等，即《人才引进申请汇报》,经企业盖章。
（2）填写《人才引进记录表》，需经引入单位盖章；
（3) 引进人员政审调查表，需单位盖章；
（4）引进人员学历证书、职称证书等原件和复印件；
（5）引进人员劳动协议和参保统计（个人社保清单，去社保中心凭介绍信、引进人员身份证复印件）；
（6）引进人员系流感人员需提供辞职、解除劳动合相同证实文件和当地人才交流机构人事代理证实。
注：假如引进人员档案所在原单位是在萧山，此时只需要办理人事关系过户手续即可。办理时须提供材料：《杭州市萧山区专业技术人员和管理人员聘用记录表》（两份，聘用单位栏需经企业盖章）、劳动协议、引进人员社保清单。

2、人事关系和户口同时转入
（1）用人单位书面申请，内容包含单位介绍、引进理由、引进人员情况、是否迁户口等）
即《人才引进申请汇报》,经企业盖章。
（2）填写《人才引进记录表》，须经引入单位盖章、人事局盖章；
（3）引进人员政审调查表，需单位盖章；
（4）引进人员计划生育调查表，需调出单位和调出单位所在镇、或街道盖章；
（5）引进人员学历证书、职称证书等原件和复印件；
（6）引进人员及随迁人员户籍证实或户口本；
（7）引进人员劳动协议和参保统计（凭单位介绍信和引进人员身份证复印件去社保打印个人社保清单）；
（8）引进人员系流感人员需提供辞职、解除劳动合相同证实文件和当地人才交流机构人事代理证实（能够为人事代理协议、开具人事关系证实）。

五、办理人才引进表单样板（按次序）
1、《人才引进申请汇报》

2、《人才引进记录表》（正反面）

3、 《萧山区政审调查表》

4、 《杭州市萧山区专业技术人员和管理人员聘用记录表》(正、反面）

5、《计划生育调查表》

6、 户籍证实或户口本
7、 人事代理关系证实

五、 办理人才引进表格模板存放路径
人才引进办事指南:E:\新松新\siasun\人事表格模板\转档
《人才引进记录表》：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转档
《人才引进申请汇报》：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转档
《萧山政审调查表》：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转档
《引进人员技术生育调查表》：E:\新松新\siasun\人事表格模板\转档
六、联络方法
人事局：82377128 地址：体育路37号
考勤机使用步骤指导工作模板
一、新增考勤用户
1）双击桌面考勤软件图标，以下：

2）点击“人员维护”，在弹出人员维护对话框中，点击新增职员对应部门如“技术部”，点击菜单栏中“增加”，得到以下图所表示界面：

在上述对话框中，输入新增职员基础信息和对应考勤卡号，点击菜单栏中“保留”按钮，则新增职员考勤卡信息就在系统中新增完成。
3）智能排班
新增职员考勤信息录入完成以后，需要对新增职员考勤进行智能排班。
点击“人员排班”，选中新增职员所在行，点击右上角”人员排班“，在弹出对话框（以下图所表示）中选定“上班必需签到”，“下班必需签退”，取消进行智能排班，最终点击“确定”，人员排班设置完成。

4）将新增用户信息连接到考勤机上
将新增职员考勤卡在系统中登记完成后，需要将考勤系统上用户信息连接到考勤机上，这么职员天天上下班才能打上卡。
 点击考勤系统界面菜单栏中“数据”-“闪盘管理”，以下：

‚ 在弹出对话框中，选中“彩屏机或OP1000自助式指纹机（参见指纹机开启界面）”选项，最终点击确定。

3）在弹出“USB闪盘管理”对话框中，点击“用户数据导出至U盘”按钮，将左边用户信息全部移动到右边空白框里面，以下：

ƒ 在电脑上插入考勤U盘，点击右下方“导出用户数据至U盘”，此时考勤系统用户信息就已经全部导入到考勤U盘中了。
④ 将考勤U盘和考勤机USB数据接口相连接，长按“OK”键，经过考勤机上上下方向键盘，选中“U盘管理”图标，点击'OK"键--“导入用户数据”-点击“OK”，用户信息导入完成。
此时已经将用户信息成功连接到考勤机上了，用考勤卡在考勤机上是试刷，有“谢谢使用”声音，则考勤系统新增考勤用户成功。

二、 删除考勤用户
职员离职，需要将离职职员基础信息在考勤机和电脑考勤系统中注销掉。
1） 考勤机上删除
长按“OK”键，经过考勤机上上下方向键盘，选中“用户管理”图标，点击'OK"键--“删除用户”-点击“OK”-选中要删除职员姓名-“点击OK”-选中“确定删除”。
2）电脑考勤系统中删除
操作步骤同新增考勤用户：点击“人员维护”，在弹出人员维护对话框中，点击要删除职员对应部门如“技术部”，选中要删除职员，点击菜单栏中“离岗”，弹出选择对话框，点击“是”即可。

三、考勤数据处理
职员上下班全部必需打卡，人力资源部需定时对职员打卡统计进行查询和查对，并每个月末时候将当月考勤进行汇总统计，这就需要定时将考勤机上考勤统计拷贝到U盘中。
1、在考勤机上下载考勤信息
将考勤U盘插到考勤机USB数据接口，长按“OK”键，经过考勤机上上下方向键盘，选中“U盘管理”图标，点击'OK"键--“下载考勤数据”-点击“OK”，考勤数据下载成功。

2、在电脑考勤系统中导入考勤信息
将已下载有最新考勤信息考勤U盘连接电脑，打开考勤系统软件:
点击“数据”-“USB闪盘管理”-选中“彩屏机或OP1000自助式指纹机（参见指纹机开启界面）”选项，点击“确定”，在弹出“USB闪盘管理”对话框中，选中“导入统计数据至电脑”-点击“从U盘导入统计”按钮，考勤信息导入完成

3、 查询考勤统计
1）打开桌面上考勤系统软件，点击考勤管理程序界面菜单栏中“统计报表”按钮以下图所表示：

2）在弹出考勤计算对话框中输入要查询条件，如“技术部”“黄浙英”要查询日期，以下图所表示：

3）点击“查询计算按钮”得到以下图所表示，即为黄浙英10月份出勤打卡统计。

注意：“统计报表”功效只能查询职员工作日打卡统计，对于非工作日如周末加班打卡统计是无法查询，要查询非工作日打卡统计需要经过“出勤统计“功效选项查询，操作方法同“统计报表”功效。

4、考勤异常处理
1）公出/请假处理
对于职员因公出差和请假等原因造成不能正常打卡情况，需要人力资源部依据相关单据（出差单或请假单）手动添加考勤统计。
 打开考勤管理软件，在考勤管理程序界面菜单栏中点击“考勤处理”按钮，选中“公出/请假”选项，以下：

‚ 点击“公出/请假”选项，在弹出“公出/请假设置”界面框中，输入需要手动添加个人和日期信息，以下图：

查询功效：查询职员在某个时间段或时刻点出勤状态。
新增功效：职员因公出差或请假等原因不能打卡，使用该功效标示该段时间不能出勤状态。新增状态关键有8种：公出、病假、事假、探亲假、调休假、年假、婚嫁、产假，每一类型假期全部用了不一样颜色标明，如上图所表示。
修改功效：假如职员请假类型或时间发生改变，也或人力资源部在设置时出现失误，只需要选中之前设置状态，然后点击“修改”按钮就能够重新修改回来。
删除功效：删除之前设置统计。
举例1：黄浙英在10月29日-10月31日出差3天。
在“公出/请假”设置界面中，设置好部门、职员和起止时间。
点击界面中“新增”按钮，弹出以下“增加公出/请假项”界面框，选择“调休假”类型，点击“确定”按钮，则黄浙英在10月29日-10月31日出差3天统计在考勤系统中设置完成，在查询考勤统计时，黄浙英该时间段打卡不会出现异常情况。

2） 忘签到/签退处理
职员因忘记打卡或忘记带卡造成当日上下班不能打卡情况，人力资源部需要依据事实情况手动添加打卡统计。
具体操作：“考勤统计 ”-“ 忘签到/ 签退处理”，弹出以下界面框：
在界面框中依次选定忘签到/签退职员所在部门，姓名，设定好职员未签到额类型，】和忘签到时间，然后点击“添加”按钮，职员未签四处理成功。

3）集体迟到/早退处理
操作步骤同“忘签到/签退处理操作。
邮箱建立步骤指导工作模板
一、 开通企业内部邮箱前提
新职员入职当日，办完入职手续后，人力资源部便可帮新职员申请和建立企业内部电子邮箱。

二、 邮箱建立步骤
企业电子邮箱统一采取是foxmail邮箱，新职员建立企业内部邮箱时首先要确保自己电脑已经安装有foxmail邮箱软件。
1、 双击桌面foxmail邮箱快捷图标，打开foxmail邮箱软件，点击“属性”-“新建”：
以下：

2、 在弹出对话框中Email地址栏中输入个人企业电子邮箱账号，以下图所表示：

2、点击“下一步”选定邮箱类型为POP3，密码统一为Pp09876;

3、点击“下一步”-“完成”，以下界面：

4、设置服务器。选定“服务器”选项，将服务器界面中发送邮件服务器和接收邮件服务器地址均改成，即发送邮件服务器要和接收邮件服务器要地址一致。

5、选中“设置”选项,选定“验证信息”选项，输入个人电子邮箱账号和密码，以下框，密码统一为Pp09876

6、选定服务器选项界面中“ 高级”选项，POP3服务器端口要选定和设置以下：

7、点击“确定”，职员个人电子邮箱设置完成。

三、 密码修改
1、登陆，在弹出窗口点击“是”,选择“确定”。以下：

2、、接下来出现以下图所表示：

3、在上图点击登录后，弹出新页面。

4、请注意工具栏右上角：点击选项，见下图：

5、 弹出新窗口，在左边选项栏中选择“更改密码”，以下图：

更改新密码要求必需是数字+大写字母+小写字母（次序不限，七位或以上），但请注意也一定要切记你新密码！

6、密码修改完成。
人事单据填写规范指导工作模板
一、 《请假单》填写规范
1、职员请假，需最少提前一天填写请假单，并请对应主管/经理签批后有效。如遇紧急情况，事后经查明属于紧急情况，事后能够补交请假单。
2、职员请假3天内（含）只须本部门主管签字，请假3天以上需要总经理签字。
3、填写《请假单》时，需写明姓名、工号、部门、岗位、请假时间、请假类型、请假原因，经上级领导签字后，交回人力资源部审核、存档。

二、 《加班单》填写规范
1、职员加班，需最少提前一天填写《加班申请单》。
2、职员周末加班和非法定假日加班，只需部门主管签字即可，法定假日加班需要报总经理审批。
3、填写《加班申请单》时须写明姓名、部门、职务、加班原因、加班起止时间，并报上级领导签字后交到人力资源部审核、存档。

三、 《出差申请单》填写规范
职员因公事出差需要填写《出差申请单》.
职员出差前：写明出差时间、估计回司时间、事由等信息，按审批权限审批后方可出差，需借款须经财务签字（不用再到人力资源部审批）；
职员出差后：填写实际出差时间、实际回司时间（正确到“时”）报部门主管稽核，然后到人力资源部立案；
需要财务报销，须先到人力资源部立案后，方可到财务报销。
模板：

四、 《考勤异常单》填写规范
职员因故上下班未能正常打卡须填写《考勤异常单》，且必需在考勤异常2个工作日内将异常单给部门责任人签字后交和人力资源部考勤人员。
职员考勤异常单填写，需写明：姓名、部门、职务、异常时间（年、月、日，并注明时间段）、异常类型、事由。
以下表：

五、 相关表格模板存放路径
《请假单》：E:\新松新\siasun\人事表格模板
《加班单》：E:\新松新\siasun\人事表格模板
《出差申请单》：E:\新松新\siasun\人事表格模板