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大学财会类档案管理办法

第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、规章，为加强我校财会档案管理工作，充分发挥财会档案在学校建设中的作用，提高财会档案工作的质量和管理水平，特制定本办法。
第二条 凡是我校在财务管理和会议活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等材料，均属财会档案。
第三条 根据财会档案的特点和我校的实际情况，由档案馆集中统一管理校财务处形成的财会档案，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
第五条 校财务处要有一位负责人分管财会档案工作，并配备相应的兼职档案人员，负责财会文件材料的形成、积累、归档工作。
第二章 归档范围的确定
第六条 确定的原则
1．归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。
第七条 归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附件l。
2．归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有30年保存价值的文件材料。
第八条 不归档的文件材料
1．上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件；
2．未定稿的文件；
3．重份文件及校内其他单位发来的文件；
4．未生效的合同、协议、单据；
5．无查考利用价值的一般性、临时性文件；
6、与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。
第三章 立卷归档
第九条 校财务处为财会档案立卷部门，并按规定时间向校档案馆移交归档。
第十条 财务处在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
第十一条 档案馆应了解会计业务、监督、指导、检查财会档案立卷工作。
第十二条 遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限整理组卷。
第十三条 按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
第十四条 各财会立卷部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度小于2cm为宜。
第十五条 案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第十六条 卷内目录表应用于永久、30年保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。
第十七条 编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。
第十八条 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案馆保管到结清债权、债务时为止。
第十九条 备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需说明的情况。
第二十条 卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
第二十一条 案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册；卷内材料以左下方对齐，在左侧装订，若装订处有重要批注者，须进行贴边处理。
第二十二条 归档验收
1．当年产生的会计材料，财会立卷部门应于次年第一季度内整理组卷。
2．移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后，在财务处保管1年后的次年6月前，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份，送领导审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续。
3．财会立卷部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
第四章 财会档案的管理
第二十三条 档案馆负责接收并管理财务处送交的财会档案。
第二十四条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校财会类档案的分类由一、二级类目代号组成。
第二十五条 财会类档案号二年度号+财会档案分类号+案卷号
模式如下：

案卷号二级类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。次序可参考附件一。凭证、
报表按年月序，帐薄按总帐、分类帐、明细帐序。
第二十六条 按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制案卷级、文件级档案著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。为方便利用，还要编制专题目录和分类目录作为检索工具。
第二十七条 每个案卷脊背应贴上有财会档案档号的标签，其位置距离底边40毫米。
第二十八条 保管
1．案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符，然后按档号排列。
2．库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
3．库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。
4．财会档案应纳入学校自动化管理系统，逐步使用计算机管理。
5．案卷入库应按档号顺序排放，库房柜架应编制顺序号，档案馆应有档案存放标志图、示意图。
6．要定期对档案的安全进行检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。
第二十九条 鉴定和销毁
1．校档案馆应根据《高等学校档案工作规范》和《会计档案保管期限表》的规定，对已满期限财会档案进行鉴定。
2．在分管校长的领导下，校档案馆及财务处领导组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管校长批准后报所属上级财务部门同意后，方可销毁。
3．销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
4．鉴定工作结束后，写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员名单，工作概况，鉴定范围作法及财会档案保管期限调整，销毁档案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份送上级主管部门备案，一份留财会部门存查。
5．过期档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点、检索工具中注明。
第三十条 财会档案的统计
1．财会档案要确定专人负责统计。
2．建立健全统计台帐，掌握财会档案的收进、整理、利用、移出、销毁和各种情况数据，按省、市档案部门及校档案馆、主管部门的要求及时报送各种报表。
3．按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。
4．对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导：
第五章 档案的开发利用
第三十一条 财会档案应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中，并与校园网联网。大力开发档案信息资源，为学校进行会计监督、分析、决策和制定学校发展计划服务。
第三十二条 财会档案分室要编制各种形式的参考资料，如数据汇编等；要建立健全检索工具；配备复制设备等，为利用者提供方便。
第三十三条 建立利用档案效果登记制度，注意收集、登记利用档案后取得的社会效益和经济效益。

附件一
大学财会类档案归档范围和保管期限表
CK11 综合
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关财务会计工作的文件材料
永久
2
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
30年
3
学校基金管理工作文件
10年
4
有关财务管理方面的其他文件材料
10年
5
会计移交清册
30年
6
财会档案移交保管清册
永久
7
财会档案销毁清册
30年

CK12 会计报表
序号
类 目 名 称
保管期限
1
决算报表（含基建综合决算）
永久
2
预算会计报表
10年
3
年度以上规划表、分配计划、测算表
30年
4
年度以上各种统计报表（含工资报表）
30年
5
季度以下各种计划、统计报表
10年

CK13 会计帐薄
序号
类 目 名 称
保管期限
1
涉及外事会计帐薄
永久
2
总 帐
30年
3
预算内帐薄（含明细帐、分户或登记帐）
10年
4
预算外帐薄（含明细帐、分户或登记帐）
10年
5
学校专项基金帐薄
10年
6

日记帐
其中：现金、银行存款日记帐
10年
30年
7

固定资产明细帐（卡片）
（固定资产报废清理后保管五年）
10年

CK14 会计凭证
序号
类 目 名 称
保管期限
1
涉及外事的会计凭证
永久
2
预算内各种原始凭证、记帐帐单
10年
3
预算外各种原始凭证、记帐凭证
10年
4
学校基金各种原始凭证、记帐凭证
10年
5
银行存款余额调节表
10年
6
会计拨款凭证及其他会计凭证
10年
7
银行对外帐单
10年
8
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
30年

CK15 工资清册
序号
类 目 名 称
保管期限
1
工资发放名册、卡片
永久
2
工资转移、证明、通知存根
30年
3
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等
10年

附件二

大学财会类档案类目代号简表

一级 CK
二级 11 综合
12 会计报表
13 会计帐薄
14 会计凭证
15 工资清册
奖金、助学金入此