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大学党群、行政类档案管理办法

第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及教育部和国家统计局联合发布的《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我院党群、行政类档案工作的业务建设，使之更好地为学校各项工作服务，特制定本办法。
第二条 凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。
第三条 校档案馆集中统一管理全校党、政档案，并确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
第四条 应归档的党、政文件材料实行各学院、部、处、所等处级单位文书处理部门立卷归档制度。
第五条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校、学院各部、处的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
第六条 学校各学院、部、处、所等处级单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
第七条 大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。
第八条 贯彻执行党和国家保密、保卫制度，严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。
第二章 归档范围的确定
第九条 确定的原则
1. 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。
2. 归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3. 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
第十条 归档的主要内容和重点
1. 归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、二。
2．归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主．特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
第十一条 不归档的文件材料
1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
2．上级机关发来供工作参考的抄件；
3．上级机关征求意见未定稿的文件；
4．重份文件；
5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；
9．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
11．为参考目的从各方面收集的文件材料；
12．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
第十二条 对不归档材料的处理意见
1．学校各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料暂存。
2．对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门领导批准后，由校保卫处负责送往指定的造纸厂予以销毁。
第三章 立卷归档
第十三条 学校各学院、部、处、所、馆、分党委、总支、中心、公司、厂、工会、团委和直属部门均为立卷单位。
第十四条 学校每一个立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。
第十五条 各文书处理部门在对本单位所有应归档材料进行组卷时，应遵循如下原则，即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，同时便于今后查找利用为原则。
第十六条 为避免各部门立卷时发生重复归档或遗漏，各类文件材料立卷分工如下：
1．中共中央、国务院省、地、市党委、人民政府、国家教委及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党政办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2．以党委、学校名义的发文，由党政办立卷归档(一般应保存两份以上)。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应有两份以止。
3．党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党政办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
4. 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党政办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
5．两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。
6．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
7．重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
第十七条 按照归档时间要求，各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
1．检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
2．检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
3．检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
4．检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
第十八条 各立卷单位的文书或兼职档案员应认真负责做好本部门材料的立卷工作，立卷的具体要求如下：
1．注意立卷分类
分年度
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
分问题
将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
分期限
将文件按照规定的不同保管期限分开。
2．注意立卷组合
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件材料可按照特殊的形成组合。
3．卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。
批复、批示在前，请示、报告在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
4．对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠，拆除文件材料上的金属物。
5．成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。
卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；挡号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件，请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
6．填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文 号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ 〔 〕”号。
日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“．”号。
页号：卷内文件起止之页的编号。
7．填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
立卷人：由组成本卷的责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
8．对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷皮(盒)内。
9．拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
10．归档验收
文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
第四章 党、政档案的管理
第十九条 学校档案馆负责接收全校各部门送交的党、政档案，检查合格的案卷移交后进行管理。
第二十条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校党群，行政类档案的分类由一、二级类目代号组成。
第二十一条 党群、行政类档案号=年度号+党、政档案分类号+案卷号，其模式如下：

20××

案卷号按二级类目流水。年度用自然年度
第二十二条 学校档案馆对已接收的案卷，要认真搞好编目、
1．在案卷的脊背档号栏处书写档号。
2．按分类原则编制党、政档案案卷目录。
3．依据CB3972．5—85《档案著录规则》，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采用卡使用。为方便阅档，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。
4．将著录数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。
第二十三条 党群、行政类档案按年度——二级类目横向排列：并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
第二十四条 与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。
第二十五条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。
第二十六条 档案馆应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并作好借阅、利用效果的登记。
第二十七条 要充分发挥所藏档案丰富的优势，加强内外信息的综合开发利用工作，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手起到参谋作用。

高等学校党群类档案归档范围和保管期限
DQ11党务综合
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存)
30年

2

本校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、决定、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。
永久
(2)提案及办理情况：会议简报、快报、办理结果、反映记录、小组会议记录等
30年

(3)参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样
10年
3
本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、基层党委党总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久

4
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
5
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
6
以党委名义召开的工作会议材料
永久
7
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
8
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
9
党委工作简报
永久
10
党委大事记
永久
11
党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
党群系统重要统计材料
永久
13
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
30年
14
党委保密、秘书工作的有关文件
30年
15
重要的群众来信来访及处理材料
30年
16
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
30年
17
基层党委党总支、工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
30年
18
基层党委、党总支、直属支部建党工作及有关材料
30年
19
基层党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
30年

DQ12纪检
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级纪委关于纪检工作的文件
30年
2
纪委工作规章制度
30年
3
纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
永久
4
纪委会议记录
30年
5
党员处分、复查材料
30年
6
群众来信来访及处理意见
10年
7
纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
永久
DQ13组织
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于组织工作的指示、决定、通知简报
30年
2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
永久
3
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
落实政策的有关材料
30年
5
副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)
永久
6
副处级以上干部名册
永久
7
基层党委、党总支、直属支部改选报告、审批材料
30年
8
基层党委、党总支、直属支部委员名册
30年
9
党员名册
30年
10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
30年

11
发展新党员、预备党员的转正名册
30年

DQ14宣传教育
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于宣传工作的文件
30年
2
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
教职工政治思想工作动态及调查材料
30年
4
理论学习的决定、通知、计划、总结
30年
5
反映本校重大活动的简报及图表
永久
6
上级有关学生思想政治工作的文件
30年
7
本校有关学生思想政治工作的决定、通知条例
永久
8
学生工作部学生政治工作计划、报告、总结
永久
9
学生思想政治工作典型调查材料和统计
30年
10
关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
30年
11
各学院学生政治工作人员名单
30年

DQ15统战
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于统战工作的文件
30年
2
本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
4
本校各级人大代表、政协委员(册)及审批材料
永久
5
台、港、澳和侨务工作材料
30年
6
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
30年
7
统战工作重要会议记录
30年

DQ16工会
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关工会工作的文件
30年
2
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
永久
3

会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)
代表建议和意见、议案及答复、办理结果、简报、快报、重要的贺信、贺电、筹备工作过程中形成的文件材料

30年

4
表彰工会先进集体个人的材料、名单
30年
5
处分会员的有关材料
30年
6
工会委员会会议记录、纪要
10年
7
基层工会干部名册
30年
8
会员名册
30年
9
妇女工作材料
30年
10
家属工作材料
30年
11
本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
30年

DQ17团委
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于团的工作文件
30年
2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)
永久

3

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)
永久

4
团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
5
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
30年
6
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
30年
7
处分团员的材料及复查材料
30年
8
批准入团、离团材料及名单
30年
9
团干部名单
30年
10
团员名册
30年
11
团委会议记录
30年
12
学生会文件、材料
30年
13
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
30年
14
各分团委的有关材料
30年
15
研究生会的有关材料
30年
16
团委牵头进行的重大活动的有关材料
30年
17
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
30年

附件二
高等学校行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11行政综合
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
30年
2
全校性的规章制度
永久
3
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永久
4
校长办公会、校长书记碰头会记录、纪要
永久
5
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
6
全校性的工作会议、座谈会文件
30年
7
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
30年
8
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
9
学校评估材料
永久
10
教职工代表大会文件材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、代表建议和意见、议案和答复、办理结果、简报、重要贺电、贺信
30年

11
本校向上级的请示及其批复
永久
12
本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)
30年
13
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
14
学年报表及综合统计
永久
15
启用印章的文件及印模
永久
16
本校历史沿革、情况介绍
永久
17
本校大事记、简报、信息、动态等
永久
18
校史工作材料
永久
19
校友工作材料
30年
20
校庆工作材料
30年
21
群众来信来访文件材料
30年
22
普选工作材料
10年
23
上级有关与本校、所、中心的来文
30年
24
校、部、所、中心会议记录、纪要、简报
30年
25
校、院、所、中心工作计划、总结、报告
30年
26
校、院、所、中心开展各种学术活动的文件
30年
27
校、院、所、中心与国内单位协作的材料
30年
28
校、院、所、中心统计年报及重要资料
30年
29
执法检查情况汇总、通报、整改通知等
永久
30
与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等文件材料
永久
31
接待工作计划、方案
30年
32
承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料、请示批复、申办和筹办组委会主要讲话安排、议程、名单、报告、上级领导贺辞、提词、讲话、会徽设计、讨论记录、代表登记、接待安排
10年

XZ12 人事
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级机关有关人事工作的文件
30年
2
本校人事工作的规章制度、规定、办法等文件
30年
3
人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
永久
4
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
5
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
6
人事处权限内的干部任免文件及名册
永久
7
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
30年
8
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
30年
9
教职工动态月报
30年
10
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
11
教师进修计划、安排、总结
30年
12
教师工作量的规定及执行情况
30年
13
教师业务考核材料
30年
14
人事统计报表
永久
15
教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表
永久
16
教研室、研究室正副主任名册
30年
17

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷、要求附审批表)
30年

18
教职工工资调整材料、名册
30年
19
教职工转正定级材料
30年
20
教职工校内调动材料
30年
21

教职工的录用、转正、调入聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤文件材料(包括转移行政、工资关系介绍信)
永久

22
教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)
永久
23
教职工援外和支援边远地区材料
30年
24
教职工退职、离职和出国的有关材料
30年
25
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
30年
26
教职工退休后重新工作的材料
30年
27
教职工福利工作
30年
28
教职工商调函件
30年
29
使用临时工有关材料
30年
30
人民来信来访材料
30年
31
受到警告处分
30年
32
人事考核
永久

XZ13监察、审计
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关监察、审计工作的文件
30年
2
本校监察、审计工作方面的规章制度
30年
3
监察、审计工作计划、总结、调查报告
30年
4
监察、审计工作统计年报及重要报表
30年

XZ14 武装、保卫
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关公安保卫工作的文件
30年
2
本校公安保卫工作方面的规章制度
30年
3
本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
30年
4
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
永久
5
本校师生员工案件的平反、复查处理结构及上级的批复
30年
6
要害部门的公安保卫、消防工作
30年
7
保卫工作简报
30年
8
上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件
30年
9
本校武装部职责范围内的规章制度
30年
10
武装部工作计划、总结、调查报告
30年
11
武装部工作统计年报及重要报表
30年
12
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)
30年

XZ15 总务
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关总务工作的文件
10年
2
本校总务处及各科规章制度
30年
3
本校总务工作计划、报告、调查材料
30年
4
房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结
30年
5
防震、防汛、三废治理工作的文件材料
30年
6
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
30年
7
师生员工健康状况调查材料及统计表
30年
8
车辆工作的有关文件材料
30年
9
伙食工作的有关材料
30年
10
校园绿化工作的有关材料
30年
11
房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久
12
职工住房分配、出售规定、方案、细则、住房情况统计、调查表
30年
XZ16 档案、图书、文博
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关图书、情报、博物工作的文件
30年
2
档案、图书、文博规章制度
30年
3
档案、图书、文博工作计划、报告、总结
30年
4
档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久
5
档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料
30年
6
档案室指南、全宗介绍
30年