会议承办及代理服务协议模版.docx

会议承办及代理服务协议

甲方：xx基金管理有限责任公司（以下简称“甲方”）
地址：x

乙方：xx旅行社有限公司（以下简称“乙方”）
地址：xx

经友好协商，甲乙双方就甲方委托乙方承办/代理甲方相关会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。

一、乙方承诺具备法律法规规定的承办/代理会议的相关资质。

二、甲方委托乙方承包/代理的会议为在甲方指定地点由甲方主办的会议，会议相关会务服务和会议活动组织等事宜全部交由乙方承办或代为执行。

三、乙方提供会议承办及代理服务的范围包括但不限于：
1、 礼仪及接待
2、会议交通
3、会场布置
4、会议餐饮安排
5、会议秩序维持
6、会议秘书服务
7、会议代表住宿安排
8、会务考察安排及会后休闲活动支持
9、票务服务及站场接送
10、会议名录、发言材料、会议材料的制作、印刷及配送
11、会议翻译、记录、通信、摄影等服务
12、其他甲方要求的会议承办及代理服务

关于以上服务的具体标准、时间、数量和其他要求以甲方相关会议的需求为准且由甲方通过书面形式提供给乙方，乙方需在会议开始前至少五个工作日按照甲方相关会议的需求将会议服务的具体安排以书面形式报甲方确认，并根据甲方的修改意见及时调整，最终安排最迟不得晚于会议开始前两个工作日报送甲方。在会议服务期间，乙方应勤勉尽责地严格按照甲方认可的安排以及甲方不时的指示提供会议承办及代理服务。

四、双方的权利和义务
1. 甲方的权利、义务：
（1）甲方有权要求乙方按照本协议和甲方要求的相关会议安排的内容和标准，兑现会议承办及代理服务；
（2）甲方有权拒绝乙方超出本协议约定的要求；
（3）甲方有权拒绝乙方未经事先协商一致的行为；
（4）甲方有权监督乙方承办会议的进度和质量；
（5）甲方应遵守本协议约定，给予乙方会务人员必要的配合；
（6）本协议约定的其他权利和义务。
2. 乙方的权利、义务：
（1）乙方有权拒绝甲方超出本协议约定的要求；
（2）乙方在会议行程中不得强迫或者变相强迫安排甲方及参会人员参与会议以外的自费项目，甲方及参会人员在乙方安排的会议场所发生纠纷、财物遗失或损坏或受到损害等，乙方应当负责为甲方及参会人员索赔，自甲方及参会人员提出交涉之日起30日内，甲方及参会人员无法获得赔偿的，乙方应当先行全额赔付；
（3）乙方应当按照本协议和甲方认可的会议安排的内容和标准，为甲方提供符合约定的会议服务，对可能危及甲方及参会人员的人身、财产安全的项目和须注意的问题，应当事前向甲方作出真实说明和明确警示，并采取防止危害发生的措施；
（4）如乙方违反法律法规或本协议项下的规定，给甲方及相关参会人员造成损失的，乙方应当承担相应的法律责任；
（5）未经甲方书面同意，乙方不得将会议的承办工作交由第三人完成；
（6）乙方有义务妥善保管与会议有关的资料，除非经甲方授权或监管部门依据法律法规要求披露，乙方不得使会议资料中的任何非公知信息为第三人获悉或者使第三人能够复制、拷贝或使用该信息；
（7）本协议约定的其他权利和义务。

五、甲方启动会议项目
会议地点、会议时间和会议日程由甲方决定，并在会议开始前至少两周书面通知乙方，乙方根据本协议的约定及甲方对会议的需求提供会议承办及代理服务。

六、服务费用和支付方式
1、本协议第三条中涉及到服务项目按如下标准结算。对该费用标准中未规定的服务项目，由乙方根据甲方具体需求提出临时报价，经甲方书面同意确认后方可执行。
2、双方约定，服务费用的支付方式采取后付费的结算方式，甲方在会议承办及代理服务实际发生后付款；如会议过程中发生乙方提供的会议服务与双方约定不符，则甲方有权扣除部分费用。
3、 乙方应在会议承担及代理服务结束后的十五个工作日内将与实际发生的服务相关的合规发票及有效凭证送达甲方。经甲方确认后，甲方于收到发票后十五个工作日内依据发票金额向乙方指定银行账户转账支付。如甲方未能在规定时间内收到乙方的发票，甲方可以暂停后续费用的支付。
4、乙方指定银行账户的具体信息如下：
公司名称：xx旅行社有限公司
开户银行：x
账号：x

七、违约责任
1、乙方未能按甲方认可的会议安排提供会议承包和代理服务的，或者所提供的会议服务的进度、质量与会议安排或本协议的约定不符的，乙方应向甲方支付本协议服务总金额3%的违约金，甲方有权拒绝支付本协议第七条项下的费用，同时如因此给甲方带来损失的，由乙方承担损害赔偿责任，甲方有权足额追偿。
2、乙方未能在本协议约定的期限内提供与甲方需求相符的会议安排的，或者提供的会议安排与协议约定明显不符并且经甲方发出整改通知后仍未及时纠正的，甲方有权在不影响其他权利行使的情况下，单方面解除协议，因此产生的一切不利后果及法律责任由乙方承担。
3、乙方将会议的承办工作交由第三人完成的，或者乙方未妥善保管会议资料导致非公知信息对外泄露的，乙方应向甲方支付违约金共计人民币1万元。
4、本协议任一方违反本协议约定的其他义务，给另一方造成损失的，应承担相应的损害赔偿责任。
5、本协议任一方违约，若上述约定的违约金不足以弥补另一方的损失，违约方还应对超出违约金部分承担赔偿责任。
6、对于乙方应支付给甲方的违约金和赔偿金额均可从服务费用总价款中直接扣除，对于超出部分甲方有权足额追偿。

八、 不可抗力
1、因不可抗力或意外事件，如自然灾害、罢工、航班延误或取消、财产被盗以及人身受到伤害等情形，未避免甲方损失或者避免甲方损失的进一步扩大，乙方有权变更甲方已认可的会议安排，但应及时与甲方书面确认。
2、当发生上述第1款的情形时，如产生超出原计划的服务费用的，会议结束后经甲乙双方书面协商一致才可对甲方产生效力；如因此而节省费用的，应从原定服务费用中扣除。
3、当发生上述第1款的情形时，如因乙方未及时通知甲方或未采取合理措施减轻甲方损失而使甲方遭受损害的，乙方应承担相应的损害赔偿责任。

九、争议解决条款
本协议的未尽事宜以及双方在本协议履行中发生的任何争议，双方应协商解决，如协商不成，提交北京仲裁委员会仲裁，仲裁地点为北京市，依照该委员会届时有效的仲裁规则仲裁解决，仲裁裁决是终局的，对本协议双方均具有约束力。
除争议的事项外，双方应继续行使其各自在本合同项下的其他权利并继续履行其各自在本合同项下的其他义务。

十、协议的效力和变更
1、本协议一式四份，甲乙双方各执两份，具有同等法律效力。
2、本协议自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效，有效期为一年。
3、本协议中未尽事宜，由双方另行协商，书面签订补充协议确认。

（以下无正文，为签章页）

甲方: xx基金管理有限责任公司 乙方: xx旅行社有限公司
法定代表人或授权代表签字： 法定代表人或授权代表签字：

公 章： 公 章：
2014 年 月 日 2014 年 月 日