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档案文件管理规定

1 范围

本标准规定了档案文件的管理及职责、档案文件的种类、档案文件的收集和整理、档案文件的借阅、档案文件的保管、统计、鉴定和销毁、档案文件的保密要求和保存期限。
本标准适用于公司的档案文件管理工作。

2 标准引用

XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。

3 定义

本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

4 归口管理及职责

4.1 档案管理机构
4.1.1 公司档案资料实行统一领导，分级保管的原则。综合部为一级管理单位，负责全公司档案资料的归口管理，并对公司各部门、各子公司档案资料的管理工作进行监督指导，各部门为二级管理单位，负责本部门档案资料的管理工作。文件资料原件由综合部所辖档案室归档，各经办部门视实际需要，经公司领导批准后可留存复印件。
4.1.2 各部门要指定一名员工做兼职文件资料管理员,负责本部门文件资料的管理工作,工作变动或因故离职时应认真办理交接手续，不得擅自带走或销毁文件资料。人员变动应及时通知档案室。
4.2 档案室主要职责
4.2.1 制定或参与制定档案工作的规章制度；
4.2.2 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；
4.2.3 对各部门、各控股子公司的文件材料的归档工作，进行指导和监督；
4.2.4 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

5 档案文件的种类

5.1 档案的种类包括文书文件、项目技术资料、财务档案、声像档案。
5.2 档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

6 档案文件的收集和整理

6.1 归档的范围：
6.1.1 各部门根据《公司资料存档表》（详见附录A）内规定资料的最后结果及时交档案室存档，任何人不得以任何借口拒绝归档。档案室负责公司档案的管理，根据档案种类和项目进行分类保管。
6.1.2 属部门保管的档案：各部门兼职资料员负责本部门资料的管理，《公司资料存档表》中产生的过程文件由各部门自行保管。
6.2 归档的时间
6.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案室立卷归档。
6.2.2 对于某些专门文件，或外地项目公司的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
6.3 立卷归档的要求
6.3.1 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须放在一起。凡是以公司名义制发的、使用公司印章的文件、资料(包括图纸、图片、函件等业务资料及诉讼状、应诉书等),均应将文件资料正本连同领导审批的原件一并交资料室存档和管理。
6.3.2 文件、资料归档时应填写《文件、资料归档交接单》（详见附录B）一式两份，经办人和档案室档案员在资料交接完成后，双方在《文件、资料归档交接单》上签字，留存备查。
6.3.3 归档文件或资料时应附上《卷内目录》（详见附录C），把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，注明保管期限。
6.3.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
6.3.5 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
6.3.6 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
6.3.7 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

7 档案文件的借阅

7.1 档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
7.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导批准，方可查阅。
7.3 复印无密级档案资料应由经办人员在资料室复印登记本上登记，部门经理签字后方可复印。
7.4 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，应由经办人员填写《文件、资料借阅申请表》、由部门经理签字、公司领导审批后方可作短期外借，最多为十天。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
7.5 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
7.6 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

8 档案文件的保管、统计、鉴定和销毁

8.1 档案文件的保管
档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
8.2 档案文件的统计
8.2.1 档案人员必须对本单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。
8.2.2 档案统计内容要健全，主要包括：档案的进收、移除、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记，档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。
8.2.3 档案统计要正确、及时、科学，如实反映单位档案的形成、管理、利用等方面情况，按时上报各种统计报表、不得虚报和伪造。
8.2.4 建立档案和档案工作统计台账，经常核实内容、数量，做到账务相符。
8.3 档案的鉴定和销毁
8.3.1 建立“档案鉴定小组”，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。
8.3.2 鉴定人员应本着辩证唯物主义和历史唯物主义的观点采用逐件逐张审查的方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。
8.3.3 经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，写出鉴定报告，由鉴定人签字，经有关领导审批后，方可销毁。

9 档案文件的保密要求

9.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
9.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级为绝密、机密、秘密三级。
9.3 密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，须公司领导批准。
9.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用须公司领导批准。
9.5 外来人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
9.6 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
9.7 员工离职时，须按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能办理离职手续。档案管理员调离，应由综合部负责人监督办理，档案交接之后，方能调离。

10 档案文件的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
10.1 永久保存：
10.1.1 公司章程；
10.1.2 股东名簿；
10.1.3 组织规程及办事细则；
10.1.4 董事会及股东会纪录；
10.1.5 财务报表；
10.1.6 政府机关核准文件；
10.1.7 不动产所有权状及其他债权凭证；
10.1.8 工程设计图；
10.1.9 其他经核定须永久保存的文书。
10.2 10年保存：
10.2.1 预算、决算书类；
10.2.2 会计凭证；
10.2.3 事业计划资料；
10.2.4 其他经核定须保存10年的文书。
10.3. 5年保存：
10.3.1 期满或解除之合约；
10.3.2 其他经核定保存5年的文书。
10.4 1年保存：结案后无长期保存必要者。
10.5 规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

11 处理条例

11.1 档案文件管理是一项很细致的工作,各部门领导和资料管理员要高度重视，按照公司质量管理的要求,管理到位,工作到位。如果因文件资料管理不善,造成丢失、损坏,影响公司的正常运作,甚至给公司造成重大经济损失的,要追究部门经理和当事人的责任。有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
11.1.1 毁损、丢失或擅自销毁公司档案；
11.1.2 擅自向外界提供、抄摘公司档案；
11.1.3 涂改、伪造档案；
11.1.4 未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
11.1.5 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
11.2 本制度监督责任部门为公司综合部，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

附加说明：
1）本标准由综合部编制和修订。
2）本标准由综合部归口。
附录A
(规范性附录)
公司资料存档表示例
资料名称
存档资料承办部门

计划品质部
综合部
投资开发部
财务部
营销部
技术部
预算部
客户服务部
工程部
一、项目资料
前期资料
市场调研报告

√

可行性研究报告

√

设计任务书和方案

√

用地资料
土地成交确认书

√

国有土地使用权出让 合同

√

建设用地规划许可证、规划红线

√

规划设计条件通知书

√

国有土地使用权证及 附图

√

报建资料
建设工程规划许可证、总平图

√

坐标放线资料

√

居住建筑节能审查表

√

管线规划批复、附图

√

报建资料
环保

√

消防

√

卫生防疫

√

人防

√

超限高

√

施工图外立面方案图册

√

商品房预售证

√

门牌

√

地质资料
工程地质勘察报告

√

工程招投标资料
招标呈批件

√

各项工程招标文件

√

各项工程投标资料、投标汇总表

√

合格供方审定文件
√

公司中标通知书或中标呈批件

√

设计中标通知书

√

监理中标通知书

√

施工工程中标通知书

√

前期物业管理中标备案书

√

工程资料
施工许可证

√

施工图审查批准书、审查报告

√

室内环境检测报告

√
土壤氡检测报告

√
地基基础或桩基检测报告

√
沉降观测报告

√
质量监督登记表

√
各项专业施工图

√

合同(协议)资料
白蚁预防工程

√

招标代理合同(设计)

√

招标代理合同(工程、监理)

√

工程设计合同

√

施工图审查合同

√

工程勘察合同

√

工程检测合同

√
√

工程施工合同

√

工程监理合同

√

园林绿化合同

√

市政工程合同

√

消防工程合同

√

智能化系统

√

环保服务合同

√

电梯合同

√

供水合同

√

供电合同

√

煤气合同

√

人防合同

√

通信合同

√

设备购买合同

√

合同(协议)资料
材料购买合同

√

装修合同

√

工程造价咨询合同

√

销售、代理合同

√

广告合同

√

劳保金缴款协议书

√

建设工程档案移交合同

√

公建配套移交合同

√

商品房买卖合同

√

其它合同、补充协议

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√
√
√
√
√

各控股子公司合作合同、重大合同

√

资金往来协议

√

贷款合同

√

项目按揭合作协议

√

子公司担保合同

√

股改、上市有关的合同及文件

√

备注：合同连同合同呈批件及合同原审改稿件一并存档
竣工验收资料
产权实测报告

√

工程规划验收合格证

√

工程规划验收图

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√
验线册

√
永久水验收

√
永久电验收

√
电梯验收

√
煤气验收

√
电信验收

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√
环保验收

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√
消防验收

√

√
人防验收

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√
卫生验收

√

√
交通验收

√
园林验收

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√
竣工验收资料
市政验收

√
质量验收监督意见书

√
工程质量安全评价书

√
档案认可书

√
竣工验收备案表

√

√
各栋楼宇单体专业验收竣工图\竣工资料\工程签证单

√
交楼时间表
√

结算资料
工程结算书

√
工程决算审批单

√
其它
与合作方的往来函件

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√
各专业报建的函件、请示、报告

√

图纸修改通知单

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售楼面积计算表、平面图

√

√

权属证明书、房屋面积测量成果报告书(复印件)

√

公司物业租赁

√

公司物业产权证

√

二、其它资料

营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证

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公司商标注册证、商标公告

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上级公司来文

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各控股子公司章程、立项报告

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公司下发的各项规章制度

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公司年度总结报告、年度会议材料

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公司年度计划
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目标责任书
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公司各年度财务凭证、账簿

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公司年度各项审计报告

√

公司年度各项验资报告

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法律诉讼文件

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公司公开信息

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公司刊物

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公司各类活动图片\声像电子文档

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公司各项荣誉证书、奖牌

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附录B
(规范性附录)
文件、资料归档交接单示例
文件、资料归档交接单

序号
文件、资料名称
送交文件资料份数
密级
备注
送交部门存底

文件、资料送交部门：
档案员：

文件、资料送交部门经办人：
归档时间:
附录C
(规范性附录)
卷内目录示例
合同编号：
序号
文件内容
经办
部门
经办人
日
期
页
次

资料员：