房地产公司档案文件管理规定模版.docx

档案文件管理规定1 范围本标准规定了档案文件的管理及职责、档案文件的种类、档案文件的收集和整理、档案文件的借阅、档案文件的保管、统计、鉴定和销毁、档案文件的保密要求和保存期限。本标准适用于公司的档案文件管理工作。2 标准引用XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。3 定义本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。4 归口管理及职责4.1 档案管理机构 4.1.1 公司档案资料实行统一领导，分级保管的原则。综合部为一级管理单位，负责全公司档案资料的归口管理，并对公司各部门、各子公司档案资料的管理工作进行监督指导，各部门为二级管理单位，负责本部门档案资料的管理工作。文件资料原件由综合部所辖档案室归档，各经办部门视实际需要，经公司领导批准后可留存复印件。4.1.2 各部门要指定一名员工做兼职文件资料管理员,负责本部门文件资料的管理工作,工作变动或因故离职时应认真办理交接手续，不得擅自带走或销毁文件资料。人员变动应及时通知档案室。4.2 档案室主要职责4.2.1 制定或参与制定档案工作的规章制度；4.2.2 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；4.2.3 对各部门、各控股子公司的文件材料的归档工作，进行指导和监督；4.2.4 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。5 档案文件的种类5.1 档案的种类包括文书文件、项目技术资料、财务档案、声像档案。5.2 档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。6 档案文件的收集和整理6.1 归档的范围：6.1.1 各部门根据公司资料存档表（详见附录A）内规定资料的最后结果及时交档案室存档，任何人不得以任何借口拒绝归档。档案室负责公司档案的管理，根据档案种类和项目进行分类保管。6.1.2 属部门保管的档案：各部门兼职资料员负责本部门资料的管理，公司资料存档表中产生的过程文件由各部门自行保管。6.2 归档的时间6.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案室立卷归档。6.2.2 对于某些专门文件，或外地项目公司的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。6.3 立卷归档的要求6.3.1 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须放在一起。凡是以公司名义制发的、使用公司印章的文件、资料(包括图纸、图片、函件等业务资料及诉讼状、应诉书等),均应将文件资料正本连同领导审批的原件一并交资料室存档和管理。6.3.2 文件、资料归档时应填写文件、资料归档交接单（详见附录B）一式两份，经办人和档案室档案员在资料交接完成后，双方在文件、资料归档交接单上签字，留存备查。6.3.3 归档文件或资料时应附上卷内目录（详见附录C），把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，注明保管期限。6.3.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。6.3.5 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。6.3.6 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。6.3.7 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。7 档案文件的借阅7.1 档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。7.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导批准，方可查阅。7.3 复印无密级档案资料应由经办人员在资料室复印登记本上登记，部门经理签字后方可复印。7.4 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，应由经办人员填写文件、资料借阅申请表、由部门经理签字、公司领导审批后方可作短期外借，最多为十天。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。7.5 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借，如有违纪，酌情处罚。7.6 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。8 档案文件的保管、统计、鉴定和销毁8.1 档案文件的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。8.2 档案文件的统计8.2.1 档案人员必须对本单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。8.2.2 档案统计内容要健全，主要包括：档案的进收、移除、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记，档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。8.2.3 档案统计要正确、及时、科学，如实反映单位档案的形成、管理、利用等方面情况，按时上报各种统计报表、不得虚报和伪造。8.2.4 建立档案和档案工作统计台账，经常核实内容、数量，做到账务相符。8.3 档案的鉴定和销毁8.3.1 建立“档案鉴定小组”，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。8.3.2 鉴定人员应本着辩证唯物主义和历史唯物主义的观点采用逐件逐张审查的方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。8.3.3 经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，写出鉴定报告，由鉴定人签字，经有关领导审批后，方可销毁。9 档案文件的保密要求9.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。9.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级为绝密、机密、秘密三级。9.3 密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，须公司领导批准。9.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用须公司领导批准。9.5 外来人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。9.6 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。9.7 员工离职时，须按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能办理离职手续。档案管理员调离，应由综合部负责人监督办理，档案交接之后，方能调离。10 档案文件的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 10.1 永久保存：10.1.1 公司章程；10.1.2 股东名簿；10.1.3 组织规程及办事细则；10.1.4 董事会及股东会纪录；10.1.5 财务报表；10.1.6 政府机关核准文件；10.1.7 不动产所有权状及其他债权凭证；10.1.8 工程设计图；10.1.9 其他经核定须永久保存的文书。10.2 10年保存：10.2.1 预算、决算书类；10.2.2 会计凭证；10.2.3 事业计划资料；10.2.4 其他经核定须保存10年的文书。10.3. 5年保存：10.3.1 期满或解除之合约；10.3.2 其他经核定保存5年的文书。10.4 1年保存：结案后无长期保存必要者。10.5 规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。11 处理条例11.1 档案文件管理是一项很细致的工作,各部门领导和资料管理员要高度重视，按照公司质量管理的要求,管理到位,工作到位。如果因文件资料管理不善,造成丢失、损坏,影响公司的正常运作,甚至给公司造成重大经济损失的,要追究部门经理和当事人的责任。有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：11.1.1 毁损、丢失或擅自销毁公司档案；11.1.2 擅自向外界提供、抄摘公司档案；11.1.3 涂改、伪造档案；11.1.4 未及时上报归档或管理不善的档案管理者；11.1.5 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。11.2 本制度监督责任部门为公司综合部，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。附加说明： 1）本标准由综合部编制和修订。2）本标准由综合部归口。附录A(规范性附录)公司资料存档表示例资料名称存档资料承办部门计划品质部综合部投资开发部财务部营销部技术部预算部客户服务部工程部一、项目资料前期资料市场调研报告可行性研究报告设计任务书和方案用地资料土地成交确认书国有土地使用权出让 合同建设用地规划许可证、规划红线规划设计条件通知书国有土地使用权证及 附图报建资料建设工程规划许可证、总平图坐标放线资料居住建筑节能审查表管线规划批复、附图报建资料环保消防卫生防疫人防超限高施工图外立面方案图册商品房预售证门牌地质资料工程地质勘察报告工程招投标资料招标呈批件各项工程招标文件各项工程投标资料、投标汇总表合格供方审定文件公司中标通知书或中标呈批件设计中标通知书监理中标通知书施工工程中标通知书前期物业管理中标备案书工程资料施工许可证施工图审查批准书、审查报告室内环境检测报告土壤氡检测报告地基基础或桩基检测报告沉降观测报告质量监督登记表各项专业施工图合同(协议)资料白蚁预防工程招标代理合同(设计)招标代理合同(工程、监理)工程设计合同施工图审查合同工程勘察合同工程检测合同工程施工合同工程监理合同园林绿化合同市政工程合同消防工程合同智能化系统环保服务合同电梯合同供水合同供电合同煤气合同人防合同通信合同设备购买合同合同(协议)资料材料购买合同装修合同工程造价咨询合同销售、代理合同广告合同劳保金缴款协议书建设工程档案移交合同公建配套移交合同商品房买卖合同其它合同、补充协议各控股子公司合作合同、重大合同资金往来协议贷款合同项目按揭合作协议子公司担保合同股改、上市有关的合同及文件备注：合同连同合同呈批件及合同原审改稿件一并存档竣工验收资料产权实测报告工程规划验收合格证工程规划验收图验线册永久水验收永久电验收电梯验收煤气验收电信验收环保验收消防验收人防验收卫生验收交通验收园林验收竣工验收资料市政验收质量验收监督意见书工程质量安全评价书档案认可书竣工验收备案表各栋楼宇单体专业验收竣工图竣工资料工程签证单交楼时间表结算资料工程结算书工程决算审批单其它与合作方的往来函件各专业报建的函件、请示、报告图纸修改通知单售楼面积计算表、平面图权属证明书、房屋面积测量成果报告书(复印件)公司物业租赁公司物业产权证二、其它资料营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证公司商标注册证、商标公告上级公司来文各控股子公司章程、立项报告公司下发的各项规章制度公司年度总结报告、年度会议材料公司年度计划目标责任书公司各年度财务凭证、账簿公司年度各项审计报告公司年度各项验资报告法律诉讼文件公司公开信息公司刊物公司各类活动图片声像电子文档公司各项荣誉证书、奖牌附录B (规范性附录)文件、资料归档交接单示例文件、资料归档交接单序号文件、资料名称送交文件资料份数密级备注送交部门存底文件、资料送交部门：档案员：文件、资料送交部门经办人：归档时间:附录C(规范性附录)卷内目录示例合同编号： 序号文件内容经办部门经办人日期页次资料员：