房地产公司西北区域水电费用管理制度模版.docx

2.5.20《西北区域水电费用管理制度》
1.总则
为加强区域内水电费管理，及时有效跟踪、控制费用，保证公司资产的安全，提高项目在水电费日常管理中的效率，明确权责，特制订《西北区域水电费管理制度》。
2.适用范围
本规范适用于西北区域内各房产公司的日常水电费管理。
3.职责
3.1区域财务资金部负责本制度的制定、解释、修订及检查执行；区域内各项目公司负责具体实施，并对实施过程中发生的问题及时向区域财务部反馈。
3.2项目公司应严格遵照本管理制度进行水电费管理，一经发现项目公司承担施工单位使用水电费、代付水电费不及时扣缴等情况造成公司损失行为的，区域将追究相关人员责任。
3.3项目公司财务人员应加强对水电费使用金额的监管，一旦发现水电费金额异常情况，应及时报告区域财务部。同时规范财务账务处理，应由外包单位承担的水电费，财务直接在"其他应收款"核算，不得通过"制造费用"先核算然后再冲减。
4.费用流程审批权限
费用类别
审批流程步骤
终审人
备注
Step1
Step2
Step3
Step4
Step5
Step6

项目公司

项目公司水电费
经办人
部门负责人
项目总
项目财务
区域副总裁
——
区域总裁

备注：区域内所有项目涉及的水电费付款流程均通过BIP提交：文件类——请示汇总（非总裁终审）【审批内容中选择涉及财务资金部付款】

5.水电费基础资料的管理
5.1水电表档案卡的管理：项目公司委派专人（水电工程师）负责建立水表、电表档案卡，同时负责抄表确认工作；对安装水表电表、抄表移交等情况的时间、责任人进行登记，并将相关证明文件作为附件归入档案卡，以便日后查询。
5.2水电表抄表台账的管理：每块水电表应建立一本台账，每月发生的水、电耗用量数据登记入台账。
5.3水电费分割单的管理：项目水电工程师每月应根据抄表数据填制《水电费分割单》，《水电费分割单》务必严格按照要求填写齐全，严格区分使用主体：项目公司、物业公司、酒店公司、外部单位（业主、外包、内包、集团内子公司）等。对于除项目公司自用部分的水电费，务必取得使用单位负责人的签字确认。项目财务需严格按照《水电费分割单》内容进行账务处理，分割单原件入财务原始凭证，复印件项目水电工程师留存归档。
5.4水电费用相关资料的移交工作作为水电工程师调动、离职的工作交接内容之一。
6.水用电费付款管理
6.1水电费预付款
预付水/电费是指用户在使用业务之前必须支付的费用。
为了降低预付水电费占用公司大量资金，原则上预付水电费不超过1个月水电费使用量最高额，最多不超过3个月使用量最高额，一旦发现申请预付水电费超过3个月最高用量的，水电费管理专员需给出合理解释，否则财务人员有权拒付。
BIP上传附件要求：水电管理部门要求预付的相关通知文件或项目的预付情况说明、上次预付款金额的《水电费分割单》。
6.2水电费结算款
水电费结算款是指供水/电部门根据实际用水/电量向用户收取费用。
项目水电工程师根据每月供水/电部门《水/电费通知单》进行请款，BIP请款时无需上传《缴费通知单 》，到财务部门办理付款时，由财务部门核实BIP审批金额与缴费通知单金额一致后进行支付。
BIP上传附件要求：各使用单位（部门）签字确认的《水电费分割单》。
6.3水电费票据返纳
水电费预付款的返纳：如是预购水/电性质的预付款，要求每月返纳一次发票给财务部进行账务处理；如是保证金性质的预付款，则要求在文件要求的条件终止时一次性返款或票据给财务。
水电费结算款的返纳：每月支付的水电费结算款要求1个月内务必返纳相关票据给财务，如不能按时返纳，财务有权拒绝支付下一笔款项，直至上一笔款项的票据返纳完为止。
票据返纳审批流程：经办人——部门负责人——项目负责人（终审）【线下完成】
票据返纳审批附件：票据返纳审批单、发票、水电费分割单
7.水电费扣缴管理
7.1项目水电工程师每月需严格按照《水电分割单》，将所有外包施工单位、内包施工单位、集团内子公司（除酒店、管理公司）使用水、电耗用金额，于当月录入项目管理ERP系统中应扣款项目下，项目公司财务收到票据及水电费分割单时应进入ERP系统核对水电费扣缴数据录入是否及时、准确。
7.2所有水电费的扣款均需通过项目ERP申请款项时引入应扣款的形式扣除，从而保证系统数据与财务账面数据的一致性，如遇特殊情况，无法在款项申请时引入，需要在支付环节扣除的，务必保证在支付款项前将应扣款补录入ERP系统后，财务方可支付相关施工单位的款项。财务扣除应扣款后，应第一时间进行ERP实付款登记。
7.3费用发生当期，如果项目公司有相关款项支付给施工单位的，应在支付当期款项中将我司代付水电费全额扣收，如需暂缓扣收，需经区域总裁批示。
7.4费用发生当期，项目公司无相关款项支付给施工单位的，账龄超过3个月仍无相关款项可扣回的，项目水电工程师应负责向施工单位进行书面催收，催收无果的，应书面报告项目负责人，并将项目负责人书面审批意见报区域总裁审批，并将审批表移交项目公司财务部门。
7.5根据《水电费分割单》要求应收取管理公司、酒店等集团内非建安公司的款项，项目财务每月需在水电分割单复印件和发票复印件上加盖财务专用章，移交给相关公司财务，每月挂账，每季度向相关公司收取一次款项。
7.6根据《水电费分割单》要求应收取业主的款项，与物业管理公司进行挂账，由物业管理公司负责向业主收取。
7.7我司扣回的相关款项，如对方单位需要我司提供相关凭证，我司可提供普通三联收据或者水电费分割单复印件及发票复印件加盖财务专用章。
8.水电费账务管理
8.1属于项目公司自用的，按使用部门分别在管理费用、销售费用及制造费用中列支；
8.2属于集团外单位使用的，根据水电费分割单，在其他应收款\外部单位代付款\水电费\客商核算；
8.3属于业主使用的，与物业管理公司进行挂账，由物业管理公司负责向业主收取；
8.4属于腾越、雅俊等建安公司使用的，根据水电费分割单，在其他应收款\外部单位代付款\水电费\客商核算；
8.5物业、酒店等集团内非建安公司使用的，根据水电费分割单，在其他应收款\往来款科目核算，凭水电费分割单、水电费发票复印件，经相关负责人审批后于每季度转账给房产公司。
9.水电费分摊原则
9.1房地产开发公司与物业公司水电费分摊原则：
◆施工区域以及未到合同交付时间区域的公共用水、用电费用由房地产开发公司承担。
◆已到合同交付时间区域的公共用水、用电费用由物业服务公司承担。
◆如施工区域与已交付物业管理区域共用同一水、电表的，且费用已由房地产开发公司或物业服务公司一方在支付的，房地产开发公司和物业服务公司据实共同分摊费用。
9.2项目公司与酒店管理公司水电费分摊原则
◆未达到正式开业标准但前期用于房地产公司案场性质的酒店，开业前期发生的水电费由房地产开发公司承担。
◆未达到正式开业标准但处于正常筹建性质的酒店，开业前期发生的水电费由酒店公司承担。
◆达到正式开业标准，但因项目原因推迟开业或为配合项目公司开业的酒店，达到开业标准3-6个月前发生的水电费由房地产开发公司承担，达到开业标准3-6个月后发生的水电费由酒店公司承担。
◆达到正式开业标准，但因受周边市场、配套等因素影响预计前期亏算，由酒店管理公司提出可暂做销售案场的酒店，发生的水电费由酒店公司承担。
10.附则
10.1本制度自2014年4月1日起实施；
10.2本制度参考文件：
①2014.3.8财务字【2014】019号《关于统一水电费核算管理的通知》；
②2013.7.31《xx集团房地产开发公司与物业服务公司对项目开发及交付使用阶段额费用划分规定（试行）》；
③2014.2.17《酒店管理公司与项目房产公司之间关于酒店部分费用划分定义表》。
10.3附件：《水电费分割单》