私募基金管理有限公司合同管理制度.docx

第一章 总则第一条 为了促进公司对外经济活动的开展，加强公司合同管理，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法、私募投资基金合同指引等法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 订立合同，应遵守国家法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第三条 本办法所称“合同”，指公司与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民商事权利义务关系的合同、协议、信函、证明、声明、承诺、保函以及其他有关文件。本办法不适用于劳动合同。本办法适用的合同种类包括：1.基金业务相关合同及协议；2.投资相关合同或协议；3.租赁合同；4.中介、咨询、评估、审计等服务类合同；5.物品及设备采购、装修施工等合同；6.其他设立、变更、终止民商事权利义务关系的合同。第四条 公司合规风控部按照工作职责，负责合同管理工作，指导有关部门的合同订立、履行等工作。第二章 合同示范文本第五条 合同示范文本指公司为重复使用而预先拟定的合同文本，一般包括通用条款和专用条款两部分内容。通用条款是合同示范文本的主要条款；专用条款是标准文本中的空白条款或在标准文本运用过程中的补充约定，由合同当事人协商确定。第六条 合同示范文本由合规风控部根据业务发展需要，考虑监管要求、市场变化、现行制度规定和业务操作流程、公司权利义务、客户利益、风险防范措施等因素进行起草，或由相关部门起草，报合规风控部修订，经合规风控部部门负责人及风控总监审查通过后执行。未经许可,不得更改通用条款。第七条 合规风控部根据国家经济金融政策、法律法规、规章变化情况，及业务发展或经营管理的需要对合同示范文本提出修订或废止建议。修订或废止合同示范文本的发起及程序与制定的相关规定程序相同。第八条 合同示范文本应有明确的适用范围及使用说明。合规风控部制作合同示范文本登记管理台账，对合同示范文本的类型、适用范围、启用、修订及废止时间等信息进行登记。第三章 合同的拟定第九条 业务部门与外部进行业务往来，经协商一致，应订立合同。合同均应采用书面形式订立。第十条 合同订立前，业务部门应指定专人通过前期意向接触、资信调查、商务谈判等方式，对拟签约合作主体进行尽职调查，了解、掌握对方的经营资格及资信状况等，确定合作主体是否符合签约要求，是否具备履行合同的能力。对重大、复杂合同的谈判，根据需要组织技术人员、财务人员、法律人员和其他相关业务人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第十一条 合同由业务部门合同经办人负责拟定，应在合同示范文本基础上，明确标的、数量、质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等合同要素以及相关业务特有的交易条件等条款，并保留对示范文本的修订痕迹。对于没有示范文本或示范文本不适用于该业务的，业务部门合同经办人应当根据实际需要，借鉴公司类似的示范文本、行业常用或业内较成熟的版本等进行拟定。第十二条 涉及保密信息的，合同中应约定相关方的保密责任条款，或另行签订保密协议。第四章 合同的审查第十三条 合同文本（待审稿）拟定完成后，业务部门合同经办人报送该部门负责人进行业务性审查，同时填写合同审批表。业务性审查主要内容为确保合同符合与业务相关的制度及公司内部要求，合同符合决策层的审批意见，合同没有超越业务权限，合同对方当事人具有签约主体资格，合同全面真实反映谈判情况，合同无错字、别字、漏字，条款序号连续无误，合同无应填未填、填写不规范或填写错误的情况，明确有无其他情况或意见需要说明。业务部门负责人应及时向合同经办人反馈审查意见，并跟踪合同经办人的落实情况。合同经办人应保留对合同的修订痕迹。业务部门负责人审查同意的，在合同审批表上签署明确的审查意见。合同经办人于合同所属项目经公司决策通过后，将合同文本（待审稿）与合同审批表一并提交综合计财部及合规风控部审查。第十四条 综合计财部在两个工作日内完成对合同文本的审查，主要审查内容为保管合同、存款合同及其他合同中与标的数量、金额、价款支付、项目核算、单证往来、收付款账户等相关条款符合决策层的审批意见，符合公司利益。综合计财部应及时向合同经办人反馈审查意见，跟踪合同经办人的落实情况，并保留对合同的修订痕迹。综合计财部负责人在合同审批表上签署明确的审查意见后，提交合规风控部审查。第十五条 合规风控部一般应在三个工作日内完成对合同文本（待审稿）的法律性审查，主要审查内容为合同示范文本使用是否得当，合同条款有无违反法律法规和司法解释的规定，合同条款之间有无冲突，合同条款有无明显歧义，合同条款是否有效维护了公司权益。合规风控部应及时向合同经办人反馈审查意见，并跟踪合同经办人的落实情况。审查完毕后，合规风控部负责人在合同审批表上签署明确的审查意见，形成合同文本终稿。合规风控部认为必要的，可聘请公司外部律师审查。第十六条 对重大或法律关系复杂的合同应在五个工作日内完成法律性审查，必要时可聘请公司外部律师审查，合规风控部负责联络。第十七条 业务部门与合规风控部对审查意见出现分歧时，由业务部门报请公司法定代表人决定。第十八条 法律文件审查过程中出现合同主办部门进行修改补充后再次提交审查的情形，审查期间中断，于再次提交时重新计算审查时间。合同审批表原件由业务部门随同业务资料留存，综合计财部、合规风控部留存复印件。第五章 合同的签署第十九条 合同文本确定后，业务部门合同经办人按照合同文本约定的份数打印、装订，根据业务进度办理相关签字用印流程。综合计财部应按照印章使用流程，确保经逐级审批的用印审批表与审批权限核对无误后，在合同中预留的签章处用印，单份合同文本为两张以上（含）的应加盖骑缝章。公司法定代表人或授权代理人有权代表公司签署合同。签署合同前，机构交易对手应当提供法人营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、法定代表人身份证复印件（正反面）及签署该类文件所需的内部决策文件，授权代理人签署合同的还需提供法人的授权委托书，上述文件均需机构盖章；自然人交易对手原则上应当由本人签署合同并提供身份证复印件（正反面）。第二十条 订立合同的授权方式分为固定期限授权、业务授权、综合授权或单项授权，依据公司相关制度及法定代表人根据工作需要确定。授权代理人应在取得法定代表人签章并加盖公章的授权委托书后，在其授权范围内签订合同。第二十一条 授权委托事宜由公司综合计财部按照公司有关授权管理制度办理。签订合同的授权代理人应为公司总经理、分管领导或部门正副职领导。授权代理人不得进行转授权，但法定代表人签署的授权委托书载明同意转授权的，接受该授权的代理人可进行转授权。第二十二条 公司法定代表人对合同的订立具有最终决定权。第二十三条 对外订立合同，不得在空白文本上盖章并且原则上应先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。委托第三方机构销售的基金产品，代理销售协议签订后，基金合同可由我方先行签字盖章后提供给代理销售机构，但业务部门应与销售机构及公司相关部门做好合同的领用、移交、收回、作废和遗失等登记管理工作。其他例外情形，须经公司业务部门分管领导、总经理和法定代表人批准。第二十四条 签订合同原则上采取面签制，即对方当事人与我公司合同经办人经身份和权限核实后当面签署合同，合同经办人在履行完客户身份识别程序后，应按公司规定将相关资料信息留存归档。对于与金融机构、大型企事业法人、地方政府机关、或者与我公司有长期成功合作先例且信用确有保障的企业法人等签订合同，以及办理公证的合同，可以经业务部门分管领导同意后，以邮寄传签等非面签形式签署合同。第二十五条 业务部门应按公司合同编号规则编制合同编号。在签订合同前，应认真核对合同首页、签字页及文本中出现的合同编号及名称，确保完整准确；引用合同编号和名称，尤其各附属合同中引用主合同编号和名称务必做到准确无误。合同应保留原件2份，合同以及业务资料的保存，按公司内部交易记录制度办理。第二十六条 合同签订后，业务部门应及时核对已签署合同版本和内容，确保合同要素齐全、填写完整、无空白栏或空白事项且与经审定的合同文本一致。需公证的合同，原则上在西安市公证处办理。第二十七条 业务部门应按公司规定制作合同台账，对合同名称、编号、签约方、签约时间等信息及履行情况进行登记。第二十八条 对履行完毕的合同，业务部门应及时将合同归档，业务合同随同业务档案归档。基金合同于项目终止分配完毕后按公司规定归档。归档的合同应各方当事人签字盖章、内容完整、附件齐全。第六章 合同的履行第二十九条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。第三十条 合同履行过程中，合规风控部根据业务性质，按照相关业务管理办法或指引的规定，与项目后续管理工作相结合，采用定期与不定期、现场与非现场检查相结合的方式对合同履行情况及效果进行检查、分析和验收，相关监测情况应反映在相关定期报告中，合同履行情况出现异常、或可能涉及风险、应急等事项时，应及时报告合规风控部。第三十一条 如发现以下已经或可能导致公司利益受损的情形，业务部门合同经办人应及时采用适当方式与对方核对、确认合同效力及双方权利义务，并根据业务性质，按照相关业务管理办法或指引的规定及时报告公司分管领导并同时报合规风控部：1.合同内容显失公平或条款有误；2.政策调整、市场变化等客观因素发生变化；3.对方当事人发生兼（合）并、分立、改制等其他重大事项；4.对方当事人有丧失或者可能丧失履约能力的情形；5.对方当事人发生合同履行不正常情况的；6.对方当事人未按合同条款履行、有欺诈行为的。发生以上情形，在取得相关决策者的批示后，采取了终止执行或与合同对方当事人协商一致办理变更或解除合同等措施，由此造成损失的，根据相关业务管理办法或指引，向违约人和相关责任人进行追偿。第三十二条 综合计财部依据付款审批单及相关合同约定履行收付款工作，并核对实际收付款人，业务部门予以配合。对于收款后发现付款人与合同约定不一致的，综合计财部应立即通知相关业务部门和合规风控部。对具有下列情形的业务，应拒绝付款：1. 应当订立书面合同而未订立书面合同的；2. 收款人与合同约定名称不一致的；3业务部门未提供验收报告或能够证明交易对方已按合同条款履行的相关材料，或相关材料显示未达到付款条件的。第三十三条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票应先由综合计财部审核认可，再按照公司相关制度规定办理付款审批手续。第三十四条 综合计财部应对合同用印情况进行记录；合规风控部可向业务部门、综合计财部了解合同订立、履行和变更情况。第三十五条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对重要原始资料应建立出借、领用、登记、审批制度，以保证合同的完整性。第三十六条 合规风控部结合日常审计项目，每年按一定比例对签订的合同进行抽检，以分析评估合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况。第七章 合同的变更和解除第三十七条 变更或解除合同应依照合同的审查流程进行审查。但因合同中已约定条件达成而办理的除外。第三十八条 业务部门收到对方要求变更或解除合同的通知，应在三天内向公司分管领导汇报并报合规风控部。合同经办人应及时评估分析合同变更或解除对我公司的影响，提出处理方案，需要签订补充协议的，按本办法规定流程办理，涉及项目运作发生变化的，业务部门还应事先按项目变更流程进行审批。第三十九条 签署补充协议的，原合同编号不变，补充协议另行编号。第四十条 变更或解除合同应当采用书面形式，作为原合同的补充，与原合同具有同等法律效力。第八章 纠纷处理第四十一条 发生合同纠纷，业务部门应尽快形成书面报告，经业务部门负责人和该部门分管领导确认后，报告公司适当层级，并将收集整理的涉及合同争议的文件和证据资料连同该合同纠纷的报告，合规风控部，按公司相关制度与相关部门共同处理纠纷。业务部门不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。在处理纠纷过程中，业务部门应予以配合，必要时还应请外部法律顾问或专业人员介入。第四十二条 公司决定采用诉讼或仲裁方式处理合同纠纷，以及对方当事人起诉我方的，由合规风控部根据情况提出是否选聘外部律师作为代理人的建议，报经公司批准后，由合规风控部负责办理相关手续。对于案情简单、争议不大的纠纷，可由合规风控部与业务部门共同确定应诉方案，经业务部门及合规风控部分管领导批准，法定代表人授权后，代表公司应诉。第四十三条 因合同以外因素发生的纠纷，比照本章规定处理。第九章 其他第四十四条 有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及相关资料（包括与合同有关的文书、图表、传真件等）整理归类后，按公司档案管理相关规定存档，不得随意处置、销毁。第四十五条 合规风控部每年对合同管理情况进行评估。公司对于审计、评估中发现的违法违规违纪行为，责成主办部门相关责任人及时加以改进，并按相关规定对主办部门负责人和相关人员追究责任。第四十六条 合同经办人及档案管理人应对合同的保密负责；所有知悉合同内容的人员都应承担保密责任。除按法律规定或为正常开展业务所需对外提供外，不得对外传播。第十章 罚则第四十七条 未按公司规定处理合同事宜、未及时汇报情况或遗失合同及有关资料等，公司将视情节给予处分；造成损失的，追究其经济和行政等责任。第四十八条 因故意或重大过失给公司造成重大损失者，移送司法机关追究其法律责任。第十一章 附则第四十九条 因执行本办法所需的各种登记表单由合规风控部根据本办法及管理需要制定及修订,报分管领导批准后执行。第五十条 本办法自印发之日起实施。