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XXXX农村商业银行股份有限公司
会计档案电子化管理规定

第一章 总 则
第一条 为进一步强化内部管理，规范会计档案电子化工作，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规和本行会计档案管理办法，制定本规定。
第二条 本规定所称会计档案电子化是指将前台业务处理产生的纸质会计档案通过扫描、识别、压缩、归档等方式存储至电子介质，以实现压缩存储、快速调阅会计业务信息等功能的档案影像过程。
第三条 本规定所称会计档案是指本行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、业务清单等。
第四条 本规定适用于各本异地分支机构、总行营业部和总行相关部门（以下简称“各机构”）。
第二章 职责分工
第五条 总行运营管理部门是会计档案电子化工作的主管部门，具体职责包括：
（一）负责会计档案电子化具体工作的管理、监督和指导；
（二）负责纸质会计档案的电子化处理工作；
（三）负责电子化会计档案的事后监督工作；
（四）负责会计档案的归档和调阅工作等。
第六条 总行信息科技部门是会计档案电子化工作的数据保障部门，负责做好系统日常维护和数据备份等工作，保证电子会计档案保管年限符合规定。
第七条 各机构应设立会计档案电子化工作主管人员。
总行主管人员由主管部门指定，各分支机构主管人员为内部主管。
第三章 管理要求
第八条 会计档案电子化必须逐批扫描，逐批清，电子化会计档案应与纸质会计档案核对一致。
纸质会计档案交接应贯穿整个会计档案电子化过程，必须严格执行交接制度，确保会计档案准确、及时、完整。
第九条 纸质会计档案传递和电子化处理执行“定期上传处理，节假日顺延”规定。
本地机构会计档案电子化由总行集中处理，异地机构会计档案电子化由各异地机构自行处理。
第十条 纸质会计档案在扫描、人工补录、塑封、装箱、归档等各个环节发现问题时，应及时向主管人员汇报，并做好书面记录。
第十一条 特殊业务处理是指因电子化影像发生错误需在系统中进行的电子化影像追加、插入、替换、删除、批索引修改、批次合并、重扫业务影像确认等。特殊业务处理应遵守以下规定：
（一）由主管人员审批并指定专人办理，同时详细记载相关登记簿；
（二）对需追加、插入、替换、删除影像的业务，需由各机构提出书面申请，同时记载相关登记簿；
（三）纸质凭证需更换的，原凭证复印件应留存备查；
（四）原则上应在两个工作日内处理完成，不得无故拖延时间或积压业务。
第十二条 档案检查
主管部门应指定专人对各机构上送的会计档案进行检查并作相应记录，定期对会计档案电子化工作管理情况进行抽查。
主管部门应指定专人每日对电子化业务人员扫描、补录、封包等各环节的工作质量进行检查，封包前业务凭证检查每日抽查不少于5%，封箱每箱必查。
主管部门检查中发现差错的，应及时要求各机构进行整改并进行差错积分；发现违规的，总行将根据情节严重程度，按本行《员工违规处理办法》进行处理。
第四章 附 则
第十三条 本规定由XXXX农村商业银行股份有限公司制定，由总行运营管理部门负责解释和修订。
第十四条 会计档案的调阅等按照本行《会计档案管理办法》执行。
第十五条 本规定自发文之日起施行，原《XX农村商业银行会计档案电子化管理办法》（XX号）同时废止。