大型集团公司IT运维维护资料管理制度模版.docx

维护资料管理制度

1 目的
规范维护资料的使用和管理，保证维护资料的完整性和有效性，为维护工作的开展提供基础依据。

2 适用范围
本制度适用于各专业各类维护技术档案资料、分析报告和原始记录的管理。

3 组织机构和职责
维护资料管理实行总部、省级分公司、地市分公司三级管理。在总部层，总部运行监督部和总部各专业部门负责监督、检查省级分公司维护资料管理情况，并负责做好本部门维护资料管理工作；在省级分公司层，省级分公司运行监督部和省级分公司各专业部门负责监督、检查各地市分公司维护资料管理情况，并负责做好本部门维护资料管理工作；在地市分公司层，地市分公司运行维护部负责监督、检查地市分公司各专业部门维护资料管理情况，并负责做好本部门维护资料管理工作。各级维护（监督）部门应指定专人负责维护资料的管理。

4 管理内容
4.1 技术档案资料
（1）机房布局及设备装配资料、
（2）中继链路电路图表
（3）系统网络结构框图、局数据资料
（4）机架配置表
（5）光纤、电缆路由图
（6）电源系统资料
（7）各类设备、仪器仪表说明书、原理图及布线图
（8）各类设备和仪器仪表的机历簿
（9）各类设备和仪器仪表检修流程图
（10）各类设备和仪器仪表维护测试规定
（11）各种维护规章制度和维护手册
（12）突发事件的应急预案
（13）其它技术档案资料
4.2原始记录和分析报告
（1）值班日记（包括巡视记录及交接班记录等）
（2）业务联系及通知记录
（3）系统运行记录(含系统再启动记录)
（4）机房入室登记表
（5）故障记录和分析报告
（6）软件和数据修改记录
（7）硬件、备份更换及相关信息汇总记录
（8）开局资料(包括工程设计、安装、调测及开通试运行、工程竣工资料)
（9）网络优化资料
（10）质量统计、话务统计和分析报告
（11）运行维护作业表
（12）各类技术培训资料及设备合同的售后服务内容
（13）其它各类原始记录和分析报告

5 管理要求
5.1 各类维护资料必须实施流程受控管理，应结合ISO9001有关技术资料管理要求,按照《IT运维质量管理体系文件标识规范》和总部相关规定要求进行管理。
5.2收发和复制
5.2.1 各级运行（监督）维护部门应严格管理到达本部门以及从本部门发出的各种维护资料和报告，包括总部文件、公司文件、工单、请示报告、分析报告、优化报告、故障报告、工作计划、工作汇报，各级运行维护部门应尽可能通过电子化方式进行信息管理和发布。
5.2.2 各类文件及资料的签批和转发必须有相关部门负责人签字，文件执行后必须有执行人签字。
5.2.3 各类文件及资料需要复印拷贝的，要经部门负责人或发文部门批准。
5.3归档保管
5.3.1 各类技术、业务文件和资料要按年集订成册后归档。工程设计、安装、调测及验收文件，应按规定及时交档案管理部门存档。
5.3.2 各类文件及资料应妥善保存和使用，不准乱涂、更改。热敏纸传真类文件应以复印件的形式保存。
5.3.3 维护资料应指定专人管理，并存放在专用柜内，按顺序排列编号，每次使用完毕后归放原位。文件资料的保存形式可以是复印件或电子件，并尽量以电子件方式保存，便于查阅。一般原始记录应整理成册，妥善保管。
5.4资料借用
5.4.1值班人员使用的技术档案、资料不得携带出机房，应设专柜存放，随班交接，并指定专人定期检查管理。各种文件资料未经批准不能私自外借。
5.4.2借阅资料时应填写“资料借用及归还记录表”，交由资料管理员存档。在借阅期间不得丢失、涂改、损坏、带出机房，如需带出机房需报相应分管领导批准。
5.4.3借阅完毕应及时归还资料管理员归档，以免造成丢失。
5.5资料变更
5.5.1要保证各类资料与实际相符。当设备有变动时，资料也应随之变动。
5.5.2设备调动时，图纸、说明书等应随机转移，不得保留。
5.5.3设备变更后，相关资料图纸应指定人员作相应改动，并将变更部分资料存档。在新文档取代旧文档时，资料管理员应及时注销旧文档。
5.6存储介质管理
5.6.1各级维护部门必须准备一定数量的存储介质作为存贮文件使用。各类存储介质要妥放于专柜中, 以保证安全和使用方便。
5.6.2 各类存储介质要置放在温、湿度适宜的环境中, 注意避免强光、 强磁的影响, 避免挤压。
5.6.3 必须按照相关技术要求进行定期和必要的存储介质转录工作。
5.6.4 严格按照规定步骤操作,防止信息遗失。
5.5保管期限
5.5.1 技术档案、资料应长期保管。原始记录、报表及其它相关资料应分月整理成册，集中存放，保管期为一年，重大障碍记录和重要报表应保留三年。
5.5.2 各类报表资料记录，工作和值班日志至少保留三年，其中日话务统计报表保留一年，月话务统计报表保留三年，可保存在指定的电脑、光盘中，并做好备份，过期报表资料应定期销毁。
5.5.3 各类传真件的备份归档应每月进行一次，保留一年，定期销毁。
5.5.4 各类维护资料和文件的保管、使用和销毁，要严格按照国家和总部有关保密规定和档案管理的法规执行。过期文件应在专人监管下统一销毁。各类技术资料和原始记录如有丢失应查明原因及时上报。
6检查与考核
6.1总部运行监督部和总部专业部门对省级分公司维护资料管理进行检查和考核；省级分公司运行监督部对省级分公司各专业部门和地市分公司维护资料管理进行检查和考核；省级分公司各专业部门及地市分公司运行维护部共同对地市分公司相关专业部门维护资料管理进行检查和考核。
6.2对维护资料管理混乱，影响正常业务的单位，应令其限期整顿，并根据情节轻重追究有关领导和有关责任人的责任。

7 附则
7.1鉴于各地市分公司具体的运维体系，本制度中地市分公司专业部门的部分职责可以相应地归入地市分公司运行维护部。
7.2本制度自发布之日起实施，请各单位和部门严格按照本制度规定执行。本制度在执行过程中，将进一步修改和完善。
7.3各单位和部门可根据各自实际情况，在本制度基础上制定相应实施细则，并向同级运行监督部报备。
7.4对于特殊情况，各单位要详细说明并上报审批。