企业商户知识产权档案管理制度.docx

xx商户知识产权档案管理制度
为了保护消费者的合法权益，规范xx市场内商户的经营行为，对商户知识产权档案的管理制度如下：
一、知识产权档案收集
1、知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。
2、归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
3、应在每一个纸质文件存储载体中同时存有永久和长期保存的电子文档，包括归档登记表及其文字说明。电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。
4、将档案按照商户分别归档，同一商户的档案归在一起，按照时间顺序排列材料。
二、管理责任部门
1、业务部
业务部是商户的知识产权档案管理的直接管理部门，负责商户档案的审查、备案、更新等工作，对上向分店总经理（知识产权保护执行小组组长）汇报。
2、办公室
分店办公室作为分店知识产权保护的监督部门，按月对业务部留存的商户知识产权档案的纸质版和电子版进行抽查，检查结束后当天完成检查报告并上报分店总经理（知识产权保护执行小组组长），同时传送业务部负责人进行整改。
3、商户知识产权档案专门分区保存，商户撤场三年后纸质版档案可以销毁，但电子版档案需要长期留存，销毁商户知识产权档案需要业务部和办公室负责人共同签署“商户知识产权档案销毁单”，并做好留存工作。
三、管理流程
1、档案管理部门应根据市场内商户的进/撤场状态及时审查、鉴定并归档。针对已撤场商户的资料建立专门的管理档案，以备后期查询。
2、档案管理部门应根据知识产权档案的内容，定期对档案进行审查、鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编制清册，提出处理意见，经相关部门会签后方可销毁。
3、查阅知识产权档案，应办理查阅登记手续，查阅本部门材料需经档案管理部门负责人批准，查阅跨部门材料需同时经档案管理部门负责人、查阅及被查阅部门负责人、分店领导批准。
4、按规定移交其它部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。