公司差旅费报销管理核心制度及综合流程.doc

企业差旅费报销管理制度及步骤为了控制和压缩差旅费用支出，提升各类业务人员办事效率，特制订本制度。一、办理程序1、出差人员必需事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、所需资金，经部门责任人签署意见后，方可出差。2、出差人员每个月同意一次借款。借款需持同意后“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明用款计划，由部门责任人签字后，经财务责任人审核，总经理审批后方可借款。3、出差人员回企业后，将有部门责任人签署意见有效单据，按费用报销标准要求，经财务责任人审核后方可报销差旅费4、凡和原出差申请单要求地点、天数、人数、交通工具不符差旅费不予报销，因特殊原因或情况改变需改变路线、天数、人数、交通工具，需经部门责任人签署意见后方可报销。5、出差人员返回后3个工作日内，由借款人到财务部统一结算此次差旅费，不许可累加或拆分报销。6、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”标准，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反要求给借款而造成账务混乱，追究财务经办人及责任人责任。7、出差人员全部需要报销费用根据以下标准实施，所附单据必需真实、可靠，并和发生费用一一对应。替补发票标准上不予报销，补助费用除外。8、出差人员每个月报销2次，分别为每个月18日、28日。二、费用标准总体标准：对出差人员补助费、住宿费和市内交通费实施“包干使用，节省归己，超支不补”。（1）住宿标准（金额单位：元。下同）：总 经 理：实报实销其它人员：100元/人/天。（2） 伙食补助费：杭州市内：15元/人/天杭州市外：30元/人/天（3） 市内交通费：销售人员及正式职员享受50元/月车贴。（一）住宿费报销措施1、出差人员住宿费实施限额凭据报销措施，按实际住宿天数计算报销。2、出差人员由接待单位或住在亲友家无住宿发票，一律不予报销住宿费。3、出差人员住宿费报销标准标准上按要求标准实施，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和著名人士或影响企业整体形象特殊业务情况，在分管领导许可前提下，可按实报销。4、住宿费标准通常指天天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。（二）伙食补助费报销措施中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。注：出差人员不享受企业8元/人/天餐贴。（三）交通费报销措施1、旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超出12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%给予补助。订票费、退票费标准上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导同意后，方可报销。2、对于自带车辆人员，交通补助费给予取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。3、乘坐出租车费用不在报销范围之内，但下列情况除外：（1）出差目标地偏远，没有公共交通工具；（2）携有巨款或关键文件须确保安全；（3）收、发货物粗笨，搬运困难或时间紧迫；（4）陪同关键客人外出；（5）实施特殊业务或夜间办事不方便。以上情况须请示部门主管同意后方可报销。4、出差人员应按最简便快捷线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经领导同意顺道回家探亲、办事及非工作需要参观、游览，其饶线多支付费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况，如春运无法购票，在请示主管领导同意后方可报销。（四）通讯费报销措施销售人员转正以后享受100元/月。（五）其它1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先取得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用依据，对于企业代为订票，应保留复印件作为审核依据。3、驾驶员外出按15元/百公里补助，行车途中违章罚款一律不准报销。四、补充要求1、两人以上出差人员，在请示主管领导许可后，可就随行高一级人员标准实施。2、去往集团办事处人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处负担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处责任人签字确定证实。3、外出参与会议，会议费用中包含食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准给予补助。4、外出学习、驻厂人员，市内：伙食补助天天15元，期间不享受市内交通费、住宿费包干；室外：伙食补助天天30元。五、本制度自公布之日起实施单据填写及粘贴在报销过程中，常常会发觉有不根据要求和规范，填写单据及贴票情况，造成反复贴票填写等工作，即浪费大家时间，有影响报销进度。现就相关问题给大家做一下汇总，望大家认真看一下，根据要求进行报销。报销单填写：1、 部门名称：所在部门或办事处名称2、 出 差 人：3、 出差事由：写明此次出差项目及目标。4、 出差人注明具体时间、出发地和抵达地，乘坐交通工具，车票张数和金额。5、 报销金额（大小写）必需和原始发票金额相等，金额需要分类汇总填写，出差期间补助费用在伙食补助中填写，并在发票上写明出差天数及金额。报销单用黑色中性笔填写。6、 住宿费：票据上要注明住宿确实切到店及离开时间。7、 如有预支差旅费，在“预支差旅费”一栏写明预支时间及金额。8、 报销大小金额一致，大写金额必需顶头写，不得留有空格，小写金额前需加钱币符号“￥”，大写汉字要正确：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 零9、 填写补领不足及归还多出金额10、 右下角报销人写上出差人员名字，假如多人同行，同行人员必需签字，不得代签。11、 每张单据粘贴次序为：汽车/火车费、市内交通费、住宿费、餐补票据问题：1、 票据粘贴不得使用回形针、订书钉、燕尾夹等，票面朝上，形成阶梯状粘贴，粘贴时不要将面额数字粘住；2、 行政部门不一样种类费用尽可能分开报销，不要用一张报销单报销。销售等部门费用应根据项目报销；3、 注意发票使用期，过期发票不能进行报销。注：1、 全部报销票据必需为当初当地发生票据，餐补发票没有要求；2、 报销单填写金额四舍五入至角位；3、 如所提供票据金额超出报销金额，需在票据上注明“实报金额”；4、 报销单要按所列项目填写，要求书面整齐，不得出现草书，不能有涂改、乱划或是其它修改痕迹。5、 其它要求请参考报销管理制度。