公路工程局有限公司档案管理办法.doc

xx公路工程局有限公司档案管理办法第一章 总则第一条为规范我局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案的作用，更好地为公路建设服务，现根据x建设股份有限公司档案管理办法（中交x股办字2007166号），结合xx公路工程局有限公司（以下简称局）实际，制定本办法。本办法适用于局及局属各单位、各直属项目。 第二条 档案是指生产建设、技术管理、经营管理、企业管理、基本建设和科学研究等活动中直接形成的、对本企业具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。 第三条 局各单位应设立档案室，单位所形成的档案均由档案室实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存，以确保档案的齐全完整和有效利用。 第四条 局各单位、各业务部门、工程项目都要设专兼职档案员（或资料员），负责文件的收集、整理、立卷工作。 第五条 档案工作由各单位负责人全面负责，文书档案由分管办公室工作的领导分管，会计档案工作由总会计师分管，科技档案由总工程师分管。 第六条 档案工作应纳入企业总体规划，纳入企业管理、施工管理、技术管理和科学研究的有关规章制度中，纳入相关人员的岗位职责中。第二章档案管理机构和任务第七条 各单位应设立综合档案室，集中统一管理本单位各种门类的档案。驻外机构档案管理可结合参照x建设股份有限公司驻外机构档案管理办法的规定执行（x公局办字2007150号）。 第八条 档案管理工作的主要任务（一）贯彻执行党和国家、上级主管部门关于档案工作的方针、政策和法律、法规，集中统一管理本单位的各种档案。（二）结合本单位的工作特点制定档案工作的规章制度和发展规划，并组织实施。 （三）对下属单位档案管理工作和本单位业务处室的立卷工作进行业务指导、检查，接收、整理、保管、统计本单位的各类档案，并提供利用。 （四）编制检索工具及编研资料，积极开展档案利用工作。 （五）会同有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定。 （六）学习、研究和采用新技术，推行档案管理的现代化。 （七）根据档案进馆范围，向上一级档案部门移交永久保管的档案。 （八）科技档案管理人员或资料员应参加工程竣工验收、科研成果评审鉴定及仪器设备开箱的文件材料的验收工作。 （九）完成上级档案部门及本单位领导交办的档案业务工作。第三章档案人员的条件与职责 第九条 档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，有较强的事业心，努力钻研档案专业理论知识，具有一定的专业水平，了解熟悉本单位主管的业务范围，忠于职守，遵守纪律。 第十条档案人员职责 （一）贯彻档案工作的方针、政策及各项规章制度，并掌握现代化档案管理新技术。 （二）指导文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷归档工作，提高案卷质量。 （三）做好档案的收集、整理、鉴定和编目、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。 （四）保护档案安全，做好防护工作。 （五）做好档案的利用、服务工作，编制多种检索工具，迅速查阅档案。 （六）遵守保密制度，未经批准不得擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案机密内容，确保档案机密安全。 （七）做好领导交办的其他档案工作。第四章立卷第十一条 局在生产、经营、管理、基本建设和科学研究等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书处理部门或文件材料形成部门按照案卷质量标准整理、立卷。第十二条 文书档案按照xx公路工程局有限公司归档文件整理办法立卷。第十三条 科技档案按照xx公路工程局有限公司科技文件材料立卷归档管理办法立卷。第十四条 财务档案按照财政部、国家档案局会计档案管理办法立卷。第十五条 归档案卷质量应符合以下十条标准：（一）归档文件齐全、完整；（二）分类清楚、保持联系；（三）命题确切、容易查找；（四）卷内排列系统条理；（五）保管期限准确；（六）密级划分恰当合理；（七）蓝图折叠符合要求；（八）卷皮书写正楷整洁；（九）案卷装订整齐美观；（十）声像资料清楚清晰。第五章档案的接收 第十六条 局各业务部门将文件材料整理立卷完毕后按期向档案室归档。 第十七条 文书档案应在第二年上半年以前归档；工程档案在竣工验收后半年内归档；设备档案在开箱后一个月内归档；财务档案在年度终了后，由财务部门保管两年再归档；声像、实物档案在年终归档。 第十八条 撤销单位的档案由上级档案部门接收，合并单位的档案由合并后的单位接收。 第十九条 档案交接时，交接双方需认真履行交接手续。档案人员对所接收的档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。第六章档案的管理第二十条 档案分为永久、长期、短期三种保管期限。文书档案按年度、机构排列，同时按不同的保管期限编写件号，并编制文件目录。科技档案按科学技术档案分类办法进行分类、整理、编号，并编制科学技术档案目录。财务档案按年度、保管期限编写分类号、保管号，并编制分类目录。 第二十一条 文书档案、财务档案按保管期限排列上架。科技档案按工程项目排列上架。设备档案按种类上架。 第二十二条 要有专门的库房保管档案，配置必要的设备，并根据档案库房管理制度（附件1）认真做好库房管理工作。 第二十三条 认真执行本单位的保密规定，对解密或降密的档案及时调整密级。 第七章档案的利用 第二十四条 积极开展档案的利用工作，编制多种切实可行的检索工具，主动、热情地提供服务。 第二十五条 档案部门要设立阅览室，健全档案的借阅、复印制度（附件2）。 第二十六条 严格执行档案的借阅制度，归还时要严格检查，当面查清。 第二十七条 因借用档案解决重大问题，并产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表（附件3）。第八章档案的鉴定与销毁第二十八条 档案室根据保管期限的规定，对已超过保管期限，失去保存价值的档案进行鉴定。文书档案应在分管办公室工作的领导的主持下，由档案室和相关部门共同鉴定；科技档案应在总工程师的领导下，由档案室和技术人员共同鉴定；会计档案应在总会计师的领导下，由档案室和会计人员共同鉴定。第二十九条 鉴定工作结束后，应由档案室提出鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经鉴定部门领导和该类档案分管领导、单位负责人签字批准后，方可销毁。销毁时，应有专人监销（至少两人），会计档案销毁时应有财务部门派人参加监销。监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得随意销毁任何档案。 第九章档案工作突发事件的应急处置第三十条 各单位应结合本单位实际情况制定档案工作突发事件应急处置预案并认真组织实施。当发生由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件时，应立即启动档案工作突发事件应急处置预案。（局总部预案见附件4）第十章附则第三十一条 本办法中未规定的事项，参照国家其他有关档案管理的标准和规范执行。第三十二条 本办法由局办公室负责制定和解释。第三十三条 本办法自印发之日起施行。 附件：1. 档案库房管理制度2. 档案借阅、复印制度3. 档案利用效果登记表4. xx公路工程局有限公司总部档案工作突发事件应急处置预案8