某服装公司人事专员SOP.doc

人事专员工作标准说明书（SOP）①

『基础知识』
一． 出勤规定：
人事专员上下班时间为9：00-18:00，中午休息1小时，午休时间里自由支配。时间根据季节做出相应调整。
二． 考勤规定：
目前刚引进指纹打卡，在10月份使用指纹打卡与手工签到两种考勤方式并行，待后期指纹打卡考勤成熟了，再取消手工签到考勤。人事专员考勤必须在早上9:00前、下午18:00后进行指纹打卡。考勤不符要求（如忘签到、签到时间与上、下班时间不符合等），如有主管领导及时证明其确实上班，3日内则填写《工作委托单》至考勤员处，但此情况仍将被考核。如上班时间外出，必须在签到表上备注，并让办事处经理签字确认，否则按照缺勤算。
人事专员如要请假，原则上请假几天就提前几天,由本人或他人代理请假，具体流程参照公司的《COB06考勤管理制度》及《COB06—I01员工请假规定实施细则》执行。
三．交接班规定：
人事专员因公差或请假而不能履行工作职责的，应事先确定代理人代理其工作。
四．用餐时间规定：
午餐时间段为：12：00—13：00,为保证口气的清新，建议就餐后多漱口。

『每日工作流程』
『上班准备』

一．上班前的准备工作：
（一）仪容仪表检查
人事专员着装需整洁，不能穿着露背装、短裤、短裙、背心、拖鞋上班。
（二）上班签到
（三）清洁工作：
1. 区域划分
日常负责本岗位卫生区域的清洁，逢周一负责办公室的清洁（具体安排见值日表）
2. 清洁工作的具体要求：
按照5S整理、整顿、清扫、清洁、素养的要求进行5S整理。如按5S值班排班表为当日办事处值班人，则对整个办事处作5S点检。
（四） 当日工作安排：
将工作按照“重要”、“紧急”两个维度进行划分，按照重要&紧急、重要&不紧急\紧急&不重要、不重要&不紧急的顺序去完成工作。

『正式上班』
人事专员每日工作索引
序号
事项目录
发生频率
1
一、人力资源规划
日常检视
2
二、招聘与配置
（一） 招聘
（二） 人员配置
日常
3
三、培训与开发
（一）新员工入职培训
（二）培训协助
日常
4
四、考核与评价
（一） 考勤管理
（二） 绩效考核
日常
5
五、薪酬与福利管理
（一） 薪资
（二） 福利
（三） 社会保险
每月
6
六、劳动关系
（一） 离职管理
（二） 劳动合同管理
日常
7
七、行政
（一） 店铺及办事处的水电物业管理费、租金等费用缴纳
（二） 店铺各种证照的办理
（三） 饮用水管理
（四） 办公物品采购与管理
（五） 协助制作店铺活动POP
（六） 领导交办的其他临时事项
日常
8
八、每月/每周/每天需要提交总部的文件
（一） 每日提交
（二） 每周提交
（三） 每月提交
日常

一、 人力资源规划
人事专员需要时刻掌握办事处人员动态，包括：1、人员异动情况：人员稳定性，是否有离职征兆；2、待开发店铺的人员编制，做好招聘计划；3、人员储备工作等。
原则上每个月需要统计人员异动情况，每月底统计在职人数、离职人数、自离人数、调动人数，离职率（在职人数/(在职人数+离职人数+自离人数)），人员异动/定位统计周期为每月核对，并针对性改进。若店铺或者职能人员有离职意向的，及时向其直接上级了解情况，做好招聘准备。
及时向办事处经理了解准备开发的店铺情况，预计何时开业等，做好相关的人员储备。按照目前深圳办事处的成熟度，一般店长/领班通过内部调动提升，导购则需要外部招聘，招聘方法见下一章。

二、 招聘与配置
（一）招聘
1、提出招聘需求
办事处招聘需求由用人部门向人事专员提出。店铺有用人需求的，可由店长填写用人需求单，由SV签字，交人事专员；职能人员的招聘需求由办事处经理提出。
2、发布招聘广告
人事专员根据用人需求，在收到人员需求单2天内，使用以下的招聘渠道同时进行人员招聘：
A、网络招聘：通过深圳本地的赶集网、百姓网、58同城网站发布免费招聘信息； 、内部推荐：在各区域内的店长群内发布招聘信息，鼓励内部推荐；
C、店铺招聘广告：若店铺有用人需求，在店铺张贴招聘POP。POP为每个店铺2张，一张大的，一张小的，招聘POP需要循环使用，在有用人需求的情况下张贴在门口的玻璃门处（不影响橱窗及活动广告），不需要招聘的情况下，店铺自行管理好，不能丢失。人事专员有义务告知店铺员工。
（2）职能人员：
把需求人员的岗位说明书发给综合管理部的招聘专员，招聘专员在前程无忧及智联招聘网站上发布招聘广告，人事专员需要及时跟进招聘广告的发布进度。
招聘广告发布后，人事专员需要及时关注，至少每隔2天需要到网站上面去查看简历，根据用岗位要求进行简历筛选，并预约面试。在人员需求紧张的情况下，人事专员需要主动搜索符合条件的候选人并预约面试。
3、 面试
（1）面试权限
根据不同岗位的人员，人事专员进行不同级别的面试。店铺的导购可直接由人事专员进行面试，具有录用/淘汰权利；店长/领班由人事专员进行初步面试，其他职能人员均由人事专员及综合主任进行电话面试、初试。
（2）面试邀请
招聘邀约人数一般为6人/天，按照每天的工作安排可适当调整。人事专员在邀请面试时需要注意礼貌用语，给应聘者留下良好的企业形象，预约面试的职能人员除了电话告知面试时间地点信息外，还要发送电子邮件通知。
1、电话面试礼貌用语为：您好，请问是XX先生/小姐吗？...您好，这里是*******公司人力资源部打来的，我姓MR。我在XX招聘网上收到您投递的应聘我们XX岗位的简历，不知道您现在是否就职了呢？...（介绍公司情况，询问对方事宜）如果合适则预约面试时间，不合适则说“您的基本情况我已经了解，如果公司有进一步的面试消息会再电话联系您，再见”
2、一般预约面试时间为第二天早上10:00-11:30，下午2:00-5:00
3、面试邀请函：
发送面试邀请函必须使用统一的外部邮箱，
面试邀请函邮件的格式为：
主题：*******************公司 面试邀请函
正文：
XX先生/小姐：
您好，
很高兴通知您通过了我公司XX岗位的简历筛选环节，现邀请您到我司进行面试，面试具体信息如下：
面试时间：2011年6月15日（星期三） 下午 15:00
面试地点：********************************
面试请携带：黑色签字笔、一寸彩色照片一张
如您对面试信息有疑问，请联系 人事部 电话：**************
再次感谢您对贵公司的关注，预祝你面试顺利。
***********************公司 人力资源部 2011年6月14日
（3）面试接待
（4）安排面试
（5）面试结束
婉拒信的模板为：
您好：
非常感谢您对我公司的赏识及支持，您在初步面试时的优秀表现给我们留下了深刻的印象。但是考虑到您工作经历以及各方面情况与我公司XX岗位一职的要求存在差异，公司暂时无法录用您。我公司会保留您的求职材料以备将来所需。再一次感谢您对我公司的支持。
祝您生活愉快
*****************公司
2011年X月X日

4、招聘情况统计
人事专员需要在每周一12:00前把办事处的招聘情况统计好，统计情况为上周一至周六统计信息为：办事处所有编制内人员的到位情况、已开店数量、已开编制、即将开业店铺数量、待开编制、总编制、现有人数、缺编人数、缺编人数预计到岗时间、招聘中遇到的困难等。
（二）人员配置
1、转正
新入职员工一般试用期为2个月，店铺员工入职一个月后，可由其直接上级对其进行第一次的岗位SOC及完成率测评，若SOC>90分，完成率>100%，则可以申请转正，若不符合条件，第二个月再进行第二次岗位SOC及完成率测评，第二次符合条件，可以转为正式员工，若第二个月依然不符合要求，则作辞退处理。职能人员第一次与公司签订劳动合同的，一般试用期为2个月。符合转正条件的员工，需要填写《新入职员工转正申请表》、其直接上级填写《新员工转正审批表》，附上《岗位SOC测评表》、业绩完成率情况，交由办事处经理审批后，于每月初寄回总部综合管理部
2、 调动
根据办事处的人员安排需要，经与员工本人商量，可对其岗位进行调动。岗位调动需要由员工直接上级填写《内部调动单》，由办事处经理审批后，交人事专员传回总部审批，对接人：赵艳梅
3、 调动后转正：
4、 晋级：在办事处执行积分累进器的情况下，办事处员工积分累进满100份，可以把薪资网上调一档。由员工本人填写《晋级申请表》交直接上级及办事处经理审批后，由人事专员回传总部审批。对接人：赵艳梅
人员晋升/调动由用人部门提出，参照岗位调动/晋升说明，填写晋升/调动单，由部门负责人签字，交人事专员，人事专员回传总部审批
以上调动、转正及晋级的单据通过审批后，有人事专员将相关信息传递给员工本人及其直属上级。人事专员需要做好相关调动登记，并在月末把信息提供给绩效专员以便调整薪资。

三、 培训与开发
人事专员的培训工作主要负责培训的考勤。从培训师处获得培训的签到情况，记录培训的考勤。在每月的考勤表上体现

四、 考核与评价
（一）考勤
1、店铺员工考勤
2、职能人员考勤
A、职能人员实行上下班签到制度，如上班期间，职能人员需要外出，必须先得其直接上级及办事处经理的统一方可外出，并在签到表上做好备注，由办事处经理签字确认。否则按照办事处考勤制度处理。
B、巡店人员（包括SV、陈列师、培训师）需要及时向人事专员报到。
3、考勤表
以上三种考勤表由人事专员负责制作及发放，各店铺按需取用，一般月初集体发放一次本月的考勤表。
薪酬与福利管理
（一） 薪资

（二）福利
负责每月福利品的购买与发放：按照公司福利品享受制度及福利品运转流程规定，负责办事处福利品的申报、购买、发放、报销等工作。
（三）社会保险
（1） 社保费用报销，做好缴纳明细登记，月末发给总部薪资绩效专员，在员工工资中扣除相应费用。
（2）、了解地区社会保障制度的变更。

五、 劳动关系

（一）离职管理
1、离职面谈
（1）辞职面谈
员工主动提出离职的，由用人部门先了解其离职情况，并做挽留。若挽留不成功，用人部门审批离职单后，人事专员预约其进行离职面谈，面谈主要了解离职原因、员工对公司规章制度的满意度、对工作岗位的评价等，以便公司改进。
（2）解除劳动合同关系面谈
由于员工方面的过失或者与岗位需求不符合的，公司主动解除劳动合同的，需要进行解除劳动关系面谈，面谈前由人事专员向其直接上级了解该员工的工作情况，对于用人部门提出的解除合同的原因，需要针对性地收集相关的支持证据，以便顺利开展面谈。
面谈主要以引导为主，注意关注员工情绪，争取创造一个放松的面谈环境，并做好面谈记录。
（3）其他面谈
在日常工作中其他方面的需要而进行员工面谈。
以上面谈一般由综合主任与人事专员进行，人事专员要在日常工作中学习和提升面谈技巧，并做好员工面谈记录。
2、离职手续办理
员工办理离职手续需要填写《离职申请表》及《离职报告》，六级以上人员需要由上级进行离职面谈，人事专员跟进其是否做好工作的交接、财务扣款、OA信息、社保关系及公司财产的归还等，只有上述事项完成交接之后，才算完成离职手续的办理。
员工离职手续办理完毕后，应在1天内将离职单交办事处经理签字，传回总部审批。审批结束后及时更新花名册。
（二）劳动合同管理
经过筛选符合录用条件的人员由人事专员为其办理入职手续，劳动合同必须在与员工建立实际劳动关系起一个月内签订。
1、 入职手续包括：1、介绍公司情况；2、告知其岗位薪资待遇；3、签合同，并收齐有关资料。
2、 首次签合同需要签订的资料有：，
行政
在服务专员尚未到岗之前，由人事专员兼任部分行政类工作。
（一）店铺及办事处的水电物业管理费、租金等费用缴纳
水电物业费缴纳：人事专员需要在每月初收到店铺及办事处的付款通知单后在规定的时间内缴纳店铺的水电物业费，并保留好收据进行报销。
每月的款项缴纳情况及进度需要及时记录在表格上
（七） 饮用水
办公物品采购与管理
人事专员负责办公室及新店开业前得办公用品与清洁用品的采购；负责办公室办公用品的管理，应当做好物品领用的登记。
办公物品大量采购时一般选择到笋岗仓库采购，新店开业按照采购的清单及数量配置。办公物品量多一般储存在办事处小阳台处，员工需要取用必须先向人事专员申请。
（八） 协助制作店铺活动POP等材料
在SV或其他同事比较忙的时候，人事专员应当协助其进行活动POP制作，人事专员在收到POP图片之后，联系广告公司制作。一般办事处有固定的合作公司，价钱较低。常用业务公司联系电话：
八、每月/每周/每天需要提交总部的文件
（一）每天提交：E:\桌面快捷\单项奖
1、店铺当日业绩完成率竞赛、单项奖激励情况收集及公告
合管理办。
（二） 每周提交：
1、 周招聘情况一览表
人事专员需要每周统计办事处人员情况、招聘中遇到的困难、未到岗人员预计的岗位时间等信息。以上信息做成图表，提交综合办主任审核后，上交至总部综合管理部对接人员。
(三）每月提交：
按照每月需要提交的资料上规定的文件类型以及提交的时间规定，在约定的时间前把相应的资料提交到相关人员。
1、合同资料：包括应聘人员登记表、劳动合同、合同签订审批表、人员需求单、人员花名册
2、离职申请表、岗位调动表、转正、晋级表
3、考勤/加班单、业绩/单项奖、员工工资签收表、员工交通银行工资卡号、员工保险缴纳清单、办事处扣款明细、办事处符合发放福利人员名单。
『下班』
一、下班前的准备工作
1. 进行清洁工作，维持工作现场的整洁。
2. 下班前10分钟对当日的工作进行总结，哪些工作已经完成，哪些工作虽已完成，但是可以再提高的，哪些工作尚未完成，将在后期何时完成。
整理工作现场，将资料、文件锁入文件柜中，关闭电器的电源，作好保密和安全工作。
二、下班签退：
完成一天的工作后，在18：00签退下班。如需加班的，按上班的工作流程进行。

『其它须知』
一、人员进出公司规定：
（一）工作时间不得随意外出，确因外出公差、病事假外出、短暂外出（不超过20分钟）都需办理相应手续，如需公差、短暂外出，须执有科长同意并经部门经理（如不在岗由其代理人）签字的《工作委托单》。
（二）中午外出用餐时,请在 12:00至13：00完成。
二、岗位调动及停岗待遇规定
（一） 在劳动合同期内，因生产经营和工作需要，如：产业、产品结构调整、工艺规程、组织机构设置等情况发生变化；员工技能、身体等因素达不到销售目标、生产服务、工作质量、产量等指标的，公司可依据员工的专业、特长、工作能力和表现，在不降低员工原有薪资待遇的基础上，将员工委派到其他公司从事相类似的工作岗位，员工必须服从安排。
（二）由于计时工资制员工不能胜任工作或本人违纪等原因所致，在其接受公司岗位培训、调查处理期间，员工的工资按照不低于深圳市最低生活费标准额度发放。
三、请假规定
（一）提前请假原则
原则上请假几天就提前几天,由本人或他人代理请假
（二）遇到紧急情况按紧急请假
1. 员工因紧急事件无法办理书面请假手续的，在得到其上级主管许可请假的前提下，在员工离开公司后24小时内（遇假日顺延到下一个工作日内），由其主管开工作委托单说明请假情况，包括请假者姓名，岗位，请假时间，请假天数。交人力资源部备案。员工如期返回后再由其本人办理补假手续，紧急请假的请假时间最多不得超过七天。
2. 当年请事假累计超过30天（含）的，按照员工严重违反公司劳动纪律和规章制度处理。
（三）其他假别
¾ 病假：应提前办好请假手续。如为急症未办理请假手续的，需在上班后二小时内电话通知直接上级，并由代理人即刻代办请假单，请病假凭二级甲等以上医院医生开具的病休证明和病历请假；若事前无法提供，按事假处理，事后一周内提供病休证明；对于请病假达30天（含）及以上的，本人必须到公司指定医院进行复查，确认病情属实后，方可请假。
¾ 婚假：领取结婚证半年内，凭结婚证请7天婚假。
¾ 丧假：需提供死亡证明或村委或居委会的证明请假三天，有效期为请假后两周内；
¾ 产假：女职工分娩，产假期限遵照《劳动法》相关规定。
¾ 续假：请假期满后需要继续请假的，必须办理续假手续。，一次最多只能续假 2 天（含），不得连续续假。
¾ 销假：如为三天以上的长假（无论是提前上班还是假满上班） 或是出差返回，上班当天应到人力资源部考勤统计员（新厂为前台接待）处销假。
（四）请假手续上交
审批后的《请假单》交至人力资源部考勤统计员处。自请假单经最后审批人审批后交于考勤员处起，该请假单生效。
四、保密和禁止兼职
（一）由于竞争的存在以及你对公司的责任，每个员工都有保守公司秘密的义务。
（二）员工可以在不与公司利益发生冲突的前提下，从事合法的投资活动，但禁止下列情形的个人投资：
1. 参与经营管理的或在外兼职的；
2. 投资于公司的客户或商业竞争对手的；
3. 以职务之便向投资对象提供利益的；
4. 以直系亲属名义从事上述三项投资行为的。
对于以上行为任何员工都有权利制止、举报，对有重大贡献的，公司将给予奖励。

五、月台帐：
1. 人事专员台帐中各项指标以及考核标准：
KPI名称一：
KPI名称二：
KPI名称三：
KPI名称四：
KPI名称五：

六、人事专员涉及的表格

备注：名词解释
① SOP的定义：工作标准说明书（文字）：用来详细说明人事专员各项日常工作具体的规范流程，及各项日常工作的要求。
② SOC的定义：日常工作检查表（表格）：用来对SOP里的各项工作的完成情况逐一的进行检查。（采用评分方式进行考核）