山东财政学院固定资产管理作业流程图说明.doc

山东财政学院固定资产管理步骤图说明该固定资产管理信息系统步骤图关键分三部分：一是原始数据导入及新增资产业务，二是已经形成资产账户部分资产变动及处理业务，三是资产账务及相关账表。下面分别给予说明：一、 原始数据导入及新增资产业务（一） 原始数据导入业务1.原始数据录入工作：由固定资产管理人员录入。经过主菜单“资产管理”下“原始数据录入”完成。资产信息项填写完成后，经过系统提交给资产管理部门、财务管理部门审核。提交以后资产信息标准上不许可修改，如确需修改，先撤销提交，再修改，然后再提交。一旦资产管理部门审核经过，该资产资料在当地机录入窗口中便不能再看到，所以，也不能再被修改。2.为了确保本系统资料可靠性和严厉性，“原始数据录入”工作只许可进行一次，以后不能再使用这一功效。（二）新增资产业务1.新增资产验收单数据录入：由学校使用部门资产管理人员录入新增加固定资产资料。具体操作为：“资产管理”“固定资产增加”“资产管理单位”“资产类别”“添加”“完成”。2.新增固定资产验收单信息项包含：资产分类号（分类名称）、资产名称、现实状况、国别、单价、数量、计量单位、资产起源、资金起源、申购单位、采购（经手）人、购置日期、货到日期、验收日期。（三）生成固定资产卡片1.新增资产资料录入（录入验收单资料）完成，确定无误后可经过菜单栏“建卡”按钮生成卡片信息；已经导入数据自动生成卡片，没有验收单。对生成卡片分别填写使用单位、使用人、使用方向、存放地点等信息项；假如有图片能够在此时把资产图片插入到卡片信息项中。当信息项填写不完整时不能生成卡片信息。2.对于使用人、使用方向、使用单位、存放地点等信息只能用菜单选择，不能汉字输入。3.提交：当生成资产卡片以后，就能够提交了。如信息项填写不完整便不能提交成功。4.验收单被审核经过后，就能够打印出来。打印验收单一式四份。此时能够同时打印出资产卡片和条形码，此项打印工作由资产管理部门负责。（四）资产管理部门审核1.对于已完成提交验收单、卡片，资产管理部门应立即审核。资产管理部门经过“审核”下“新增资产归口审核”、“原始数据归口审核”菜单，进行归口审核。2.归口审核经过后，系统自动提交到财务部门审核。审核未经过资产，资产管理部门要填写审核意见，以后系统将该资产数据退回到该数据原录入部门或资产验收单填制部门，资产管理员依据资产管理部门填写意见进行修改后再次提交。3.经资产管理部门审核资产，资产管理部门要保留资产验收单一份，并按要求存档。（五）财务管理部门审核1.对于已经经过资产管理部门审核验收单、卡片，还必需经过财务审核，关键任务是将该资产财务核实凭证号录入系统。这项工作由财务处负责财务审核人员完成。2.可经过“审核”下“新增资产财务审核”、“原始数据财务审核”菜单，进行财务审核。3.对于财务审核未经过资产，财务审核人员要在系统相关栏目内填写审核意见，以后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。4.财务审核经过后，资产数据不能再被修改。5.财务处保留资产验收单一份，并按相关要求存档。二、资产变动、处理业务（一）资产变动业务1.已经入账固定资产，当使用单位、使用人、使用方向、存放地点、单价、附件等信息项发生改变时，需要进行固定资产变动。2.由资产管理人员，经过本系统“资产管理”下“固定资产变动”菜单，对固定资产卡片信息进行变更。3.假如仅使用方向、使用人、使用单位、存放地点发生了变动，只需资产管理部门审核。假如单价、附件发生了改变，从而引发固定资产原值改变，则需要资产管理部门、财务管理部门审核。4.固定资产变动完成，系统自动提交到资产管理部门等候审核。资产管理部门资产管理员审核经过资产变动汇报单，打印固定资产变动汇报单一式三份，分别报送资产使用部门、资产管理部门、财务处并按要求存档。5.对于已完成提交变动汇报单，资产管理部门应立即审核。固定资产管理部门经过“审核”下“资产变动归口审核”菜单，进行归口审核。6.归口审核完成后，系统自动提交到财务部门审核（不需要财务审核资产变动汇报单除外）。审核未经过资产，资产管理部门要填写审核意见，以后系统将该资产数据退回到资产变动部门，资产管理员依据资产管理部门填写意见进行修改后再次提交。7经资产管理部门审核资产，资产管理部门要保留资产变动汇报单一份，并按要求存档。8对于已经经过资产管理部门审核变动汇报单，还必需经过财务审核，关键任务是将该资产财务核实凭证号录入系统。这项工作由财务处负责财务审核人员完成。9经过“审核”下“资产变动财务审核”菜单，进行财务审核。10对于财务审核未经过资产，财务审核人员要在系统相关栏目内填写审核意见，以后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。11财务审核经过后，资产数据不能再被修改。12财务处保留资产变动汇报单一份，并按相关要求存档。（二）资产处理业务1固定资产发生调拨、损失、报废和出售等情况，依据财务处意见，由资产管理员，经过本系统“资产管理”下“固定资产处理”菜单，对固定资产卡片现实状况信息进行变更。2对于已完成提交处理汇报单，资产管理部门应立即审核。资产管理部门经过“审核”下“资产处理归口审核”菜单，进行归口审核。3归口审核经过后，系统自动提交到财务部门审核。审核未经过资产，资产管理部门要填写审核意见，以后系统将该资产数据退回到资产处理部门，资产管理员依据资产管理部门填写意见进行修改后再次提交。4经资产管理部门审核资产，资产管理部门要保留资产处理汇报单一份，并按要求存档。5对于已经经过资产管理部门审核处理汇报单，还必需经过财务审核，关键任务是将该资产财务核实凭证号录入系统。这项工作由财务处负责财务审核人员完成。6经过“审核”下“资产处理财务审核”菜单，进行财务审核。7对于财务审核未经过资产，财务审核人员要在系统相关栏目内填写审核意见，以后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。8财务审核经过后，资产数据不能再被修改。9财务处保留资产处理汇报单一份，并按相关要求存档。三、资产账务及相关账表（一）记账1对财务审核经过验收单、卡片、变动汇报单、处理汇报单，经过“记账”菜单功效完成记账。2记账工作由财务处负责财务审核人员完成。（二）相关账表1财务记账后，学校能够依据具体需要使用系统生成多种统计分析图表、账和报表，定时打印报送相关部门或保留。2账和报表：由固定资产管理部门人员，经过“账和报表”下“财务账目表（十六大类）”、“财务账目表（十大类）”、“财务账目表（六大类）”、“统计分析报表（十六大类）”、“统计分析报表（十大类）”、“统计分析报表（六大类）”、“固定资产明细报表”菜单，生成相关管理部门固定资产账和报表。3统计分析图表：由固定资产管理部门人员，经过“统计分析”下“资产情况财务统计分析”、“固定资产统计分析图”菜单，生成相关管理部门固定资产统计分析图表。（三）财产清查1为了确保固定资产账账相符、账实相符，学校每十二个月全部应对固定资产进行实物清查，并将清查结果和本系统现存固定资产进行查对。2首先由系统管理员设置各资产清查部门及其人员资产清查权限，然后设置一个资产清查过程，而且开始资产清查。3由资产清查部门人员登录系统，经过“资产清查”下“资产清查”菜单，实现对已经经过财务审核固定资产进行清查。4能够使用条码扫描终端，直接输入资产编号及手工填写资产数据清查。5系统管理员应在合适时机结束此次固定资产清查过程，此时各资产清查部门结束资产清查。6清查完成后可打印资产盘亏、盘盈、现实状况不符资产明细表。