二级文件：质量环境管理体系程序文件.doc

钟祥市应强纸业有限公司质量环境管理体系程 序 文 件YQZY/CX-2015 编 制： 审 核： 批 准： 版 次：A/0 受控状态： 发布日期：2015年4月18日 实施日期：2015年4月18日目 录 1、文件控制程序42、法律法规和其他要求管理程序93、记录控制程序124、目标指标和方案管理程序165、环境因素识别与评价管理程序196、协商和沟通管理程序247、管理评审程序288、人力资源管理程序319、设备和设施管理程序3610、与顾客有关的过程控制程序4111、采购控制程序4612、生产过程控制程序5313、标识和可追溯性控制程序5814、产品防护控制程序6415、监视和测量设备控制程序6816、内审管理程序7317、产品监视和测量控制程序7818、绩效监测与合规性评价程序8219、不合格品控制程序8720、数据分析控制程序9021、纠正和预防措施控制程序9422、相关方管理程序9823、固体废物控制程序10224、污水排放控制程序10525、大气污染物排放控制程序10926、噪声控制程序11227、化学品、油品和放射性物质控制程序11428、能源和资源管理程序11929、新改扩建项目控制程序12130、应急准备与响应程序124程序文件 文件控制程序 文件编号：YQZY/CX-01-2015 版次/更改次： A/0 1 目的 对与管理体系有关的文件进行控制，确保工作场所使用的文件为现行有效版本，保证文件的适宜性、充分性和有效性。 2 适用范围 适用于管理体系文件的控制，包括现行有效的外来文件。 3 职责 3.1 总经理负责管理手册和程序文件的批准和发布。 3.2 管理者代表负责对管理手册、程序文件的审核。 3.3 办公室负责组织管理手册和程序文件的编写和管理体系文件的管理。 3.4 生产部负责公司定型产品技术性文件、图纸和资料的编制、发放、更改和管理。 3.5 研发中心负责公司新产品、新项目的技术性文件、图纸和资料的编制、发放、更改和管理。 3.6 办公室负责组织公司级管理性文件的编制、发放、更改和管理。 3.7 办公室负责公司各种载体文件、资料的档案管理工作。 3.8 各部门负责本部门内部使用的管理性文件及资料的编制、发放、更改和管理，并报办公室备案。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 质量环境方针和目标 4.1.2 管理手册 4.1.3 程序文件 4.1.4 技术性文件 4.1.5 其它管理性文件 4.1.6 标准及规范 4.1.7 记录 4.2 文件的格式和编号 各类文件的格式和编号按照管理体系文件编写导则的规定执行。 4.3 文件的编写和审批 4.3.1 管理手册由办公室负责组织编制，管理者代表审核、总经理批准。 4.3.2 程序文件由办公室负责组织编写，其相关部门负责人会审会签，管理者代表审核，总经理批准。 4.3.3 生产部负责组织相关部门编写定型产品技术性文件、设备操作规程以及原材料、产品的质量标准，经部门经理审核后，报总工程师批准。 4.3.4 研发中心负责组织相关部门编写和审核新产品、新项目技术性文件，总工程师批准。 4.3.5 公司级管理性文件由办公室编写，相关部门负责人会审会签，公司主管领导审核，总经理批准。 4.3.6 部门（车间）级的管理性文件，由本部门负责编写，部门负责人审核，公司主管领导批准。 4.3.7 通过文件审批，确保文件的充分性、适宜性，并确定分发范围。 4.3.8 所有文件送审时一律采用纸质稿件。 4.4 文件的打印、发放 4.4.1 经批准的公司级管理体系文件，交由办公室打印。部门级管理文件由各部门负责。 4.4.2 管理体系文件打印好后文件原稿及批准记录连同一份正文，交办公室移交办公室存档。 4.4.3 受控文件的发放由文件管理人员按文件批准人批准的发放范围发放文件。纸质受控文件均由发放部门加盖“受控”印章。 4.4.4 受控文件使用部门，应在文件发放登记表上签名领取。对受控文件要注有分发号，每份文件用不同的分发号，分发号由001起定部门、姓名定分发号发放，以便追溯。 4.4.5 受控文件不得随意复印，需要复印时，应由使用部门负责人、文件发放部门负责人审核批准。需要增发的，由使用部门书面提出申请。 4.4.6 电子受控文件在公司OA系统-公文管理系统-ISO文件管理上进行发放。发放的电子受控文件设置为不能打印、转发、下载。 4.4.7 需要发放部门级电子受控文件的报由办公室发放。电子管理性文件由办公室发放控制。技术性电子文件由生产部发放控制。公司电子版管理手册、程序文件的发放由办公室发放控制。 4.4.8 电子文件发放的签收实行收文人电子签名，并保存在电脑上，作为文件签收的依据。 4.5 文件更改、换版与作废 4.5.1 文件需要更改，应由有关职能部门负责提出申请，填写文件更改申请单，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 4.5.2 文件更改申请的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。 4.5.3 文件更改申请获批准后，由原文件编写部门进行更改，并报原文件审批部门（人）审批。如要由被指定的部门进行更改时，指定部门必须获得原审批部门所依据的背景材料，更改后的文件应作好状态标识，同时作好记录。 4.5.4 文件管理人员在文件更改时应注明更改次数和更改生效时间，并按原批准的发放范围发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件，确保作废文件及时撤出使用现场。 对重要更改还应发放文件更改通知单告知文件使用人。 4.5.5 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版本，以保持文件的完整、准确、清晰。 4.5.6 对需作资料保留或另作其它用途的作废文件，应加盖“作废”和“保留”印章，明确标识，不需要保存的由文件管理员填写文件资料收（毁）登记表经本部门负责人批准后，按档案鉴定与销毁制度执行。 4.5.7 工艺技术文件的更改按技术管理制度汇编中有关规定执行。 4 .5.8 电子文件的更改、换版、作废的手续按4.5.1、4.5.2、4.5.3执行，由原文件发放部门实施更改。并发放电子版文件更改通知单告知文件使用人。 4.6 文件的管理 4.6.1 各部门专职或兼职档案员，负责本部门职责范围内文件的登记、存档和管理，负责建立本部门受控文件清单，办公室应建立公司受控文件清单。 4.6.2 文件持有者应及时接收和妥善管理文件，保持文件的有效性。 4.6.3 直接引用的各类外部文件，由文件对口部门提出，公司分管领导批准后方可使用。 4.6.4 需临时借阅文件的人员，填写文件资料借阅登记表，经文件管理部门负责人批准方可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理人员收回。存档文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 4.6.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理人员将破损文件按 4.5.6 的要求处理。 4.6.6 当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续。文件管理人员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 4.6.7 机要档案文件的管理按保密管理规定执行。 4.6.8 电子文件的管理 4.6.8.1 公司服务器上的电子受控文件(含ERP、OA数据库的数据)，由信息中心每月1日在硬盘上做备份，并将所备份的数据刻录到光盘上。 4.6.8.2 随着办公自动化的普及和应用，部门之间的文件资料传递多以电脑为途径，书面文件传递逐渐减少。电子文件传递过程中应采取适当的措施确保传递文件的保密及保护性。 4.6.8.3 备份的电子文件和关于电脑或应用软件的合同、协议等，定期交办公室保存。 4.6.9 管理体系文件持有者调离岗位，必须把所有文件交回发放部门。 4.7 每年管理评审之前办公室组织各有关部门对公司受控文件进行一次评审，并将评审意见反馈到办公室汇总，作为管理评审的输入。 4.8 外来文件的控制 4.8.1 外来有关政府、机构、单位的来文由办公室签收、登记、处理、归档和提供利用（各部门签收的，移交给办公室处理）。 4.8.2 外部提供的有关技术文件、标准、图纸、说明书等由相关部门接收后移交办公室公室归档，由办公室向相关部门发放。 4.8.3 法律法规的管理按法律法规及其他要求管理程序执行。 4.8.4 办公室每年组织核对管理体系所采用的国家法律法规、外来标准、文件是否为有效文件，并把核对结果报办公室，由办公室按时发布到管理体系运行所涉及的场所；生产部负责技术性文件、标准的核对，并把结果及时发布到管理体系运行所涉及的场所。 4.9 印章的管理 4.9.1 管理体系文件印章有“受控”、“作废”、“保留”三类，均归办公室管理。 4.9.2 各单位要使用印章，必须经办公室主任批准，在用印申请台帐登记后方可使用。 5 相关/支持性文件 5.1 管理体系文件编写导则 （见本程序文件后附页）5.2 技术管理制度汇编 5.3 档案鉴定与销毁制度 5.4 保密管理规定 6 相关记录 6.1文件编制审批表 6.2文件发放登记表 6.3文件更改申请单 6.4文件更改通知单 6.5文件作废通知单 6.6文件留用申请单 6.7文件资料借阅登记表 6.8文件资料收（毁）登记表 6.9受控文件清单 6.10工艺技术文件变更申请书 6.11工艺技术文件变更通知书 6.12用印申请台帐 程序文件 法律法规和其他要求管理程序文件编号：YQZY/CX-02-2015 版次/更改次： A/0 1 目的 用于识别适用于公司活动、产品和服务中质量、环境因素，要求的法律法规和其他应遵守的要求，建立获取这些要求的渠道，同时确定这些要求如何应用于公司的环境因素和，以保证公司管理体系在建立、实施、保持、改进中，充分考虑和持续满足法律法规和其他要求。 2 适用范围 适用于公司质量、环境因素要求的法律法规和其他要求的获取、识别和更新。 3 职责 3.1 办公室负责质量、环境法律法规和其他要求的获取、识别、更新和归档。 3.2 各部室车间负责执行和实施公司适用的质量、环境有关的法律法规和其他要求。 3.3 管理者代表负责适用法律、法规和其他要求清单的批准。 4 工作程序 4.1 法律法规和其他要求的内容 1）中国已签署的相关国际条约； 2）国家和地方与质量、环境有关的法律法规； 3）国家和地方关于质量、环境的有关标准； 4）区、市政府关于质量、环境的规定、决定及有关文件； 5）区、市政府关于环境的发展纲要、规划目标及限期治理计划； 6）行业协会及上级主管部门对公司的要求； 7）质量、环境的非法规性指南、自愿性环境标志等； 8）公司与政府机构、顾客、社会团体或非政府组织签定的与质量、环境有关的协议； 9)本公司质量、环境方面的要求和对公众的承诺。 4.2 获取4.2.1 获取的内容、渠道和频次见下表： 序号 内 容 频 次 1 国家和地方与质量有关的法律、法规、规定、决定及有关文件 1次/每年初 2 与锅容管特等特种设备有关的法律法规和其他要求 1次/每年初 3 国家和地方与环境、安全生产、消防有关的法律、法规、标准、规定、决定及有关文件 1次/每年初 4 中国已签署的相关国际条约、国家和地方与公司质量、环境消防、有关的法律、法规、规定、决定及有关文件 1次/每年初4.2.2 办公室将获取的法律法规和其他要求及时进行分类登记。 4.2.3 各职能部门工作中接收到的法律、法规、标准和有关文件要求等，交由办公室签收、登记、处理、归档和提供利用，同时办公室将有关质量环境的文件按职责交办公室识别。 4.3 识别 4.3.1 对获取的有关质量法律、法规及其他要求，由办公室和生产部进行归纳整理填写适用质量法律法规和其他要求清单报办公室。 4.3.2 对获取并适用于公司的有关环境的法律法规和其他要求，由办公室进行归纳整理，填写适用环境法律法规和其他要求清单，并对适用于公司的有关环境法律、法规及其他要求的内容进行识别，填写适用环境法律法规和其他要求清单报办公室。 4.3.3 对获取并适用于公司的有关的法律法规和其他要求，由办公室进行归纳整理，填写适用法律法规和其他要求清单，并对适用于公司的有关法律、法规及其它要求的内容进行识别，填写 适用法律法规和其他要求摘要，汇总后归档。 4.3.4 经识别的法律法规和其他要求要在建立、实施和保持质量环境管理体系时予以贯彻落实。 4.3.5 在体系实施过程中应考虑所识别的这些法律法规和其他要求应用于重要环境因素及具有中度以上风险危险源的管理上。 4.4 发放 办公室将适用的法律法规和其他要求及时发布，通知到各职能部门和车间。由职能部门和车间传递到相关岗位的执行人员，并组织员工学习法律法规和其他要求中的有关规定，贯彻执行法律法规和其他要求。 4.5 管理 4.5.1 办公室对法律法规和其他要求统一归档保存。 4.5.2 办公室对法律法规和其他要求的使用进行管理。 4.5.3 有关法律法规和其他要求的管理按文件控制程序和记录控制程序中有关规定办理。 4.6 更新 4.6.1 当公司的产品、活动和服务发生变化时，要根据实际情况，由办公室、办公室、人事部、工会、设备部对有关的质量、环境法律法规和其他要求进行更新。 4.6.2 当国家的法律法规及其它要求发生变化时，办公室、办公室、人事部、工会、设备部应及时对已识别的适用法律法规及其他要求进行更新。 4.6.3 更新的法律法规及其他要求按4.3和4.4的要求进行识别和发放。 5 相关支持性文件： 5.1文件控制程序 5.2记录控制程序 6 相关记录 6.1适用法律法规和其他要求清单 程序文件 记录控制程序文件编号：YQZY/CX-03-2015 版次/更改次：A/0 1 目的 对记录进行控制，确保记录的真实、有效、完整、规范和可追溯性，为产品质量符合规定要求、环境绩效得到改善、风险得到持续有效控制和体系有效运行提供客观证据。 2 适用范围 适用于本公司管理体系运行中记录的管理。 3 职责 3.1 办公室负责全公司记录表式的审查备案。 3.2 办公室负责规定各种记录的保存期，并负责管理体系综合性记录的管理。 3.3 各部门负责本部门业务范围内记录的管理。 3.4 各部门负责人负责本部门记录的审批。 4 工作程序 4.1 记录表式的设置、审批 4.1.1 凡管理体系中有要求的，都要编制记录。各部门根据需要记录的内容和实际情况，设计记录表格式，并按管理体系文件编写导则要求进行编号。 4.1.2 本部门使用的表格，由本部门负责人批准；涉及其它部门或属全公司使用的表格，执行文件控制程序的规定。记录表式报办公室备案，建立记录清单。 4.1.3 记录表式栏目需要修改、增加或删除时，须按4.1.2重新进行审批，并报办公室备案。 4.1.4 记录可以是文字和媒体多种形式。 4.2 记录主要有： 4.2.1 质量检验记录： a） 质量检验记录； b） 计量检测设备检定校准记录； c） 设备验收及检修记录； d) 锅容管特检验记录； e） 其他检验记录。 4.2.2 试验记录： a）工艺试验记录； b）其他试验记录。 4.2.3 环境记录主要包括： a) 环保设施运行记录； b) 环境监测记录； c) 环保检查情况记录； d) 环境投诉和处理记录。 4.2.4体系运行活动记录主要包括： a) 日常管理记录； b) 内审和管理评审记录； c) 培训记录； d) 不合格管理记录。 4.3 记录填写要求 4.3.1 归档到办公室的记录必须用碳素墨水和黑色水性笔书写，其他类记录可用钢笔或圆珠笔书写。 4.3.2 填写记录要严格按表格（图）要求，应确保内容真实，记录及时、准确、清晰、工整，便于分析，记录人须注明日期并签全名，记录上如有空格应记“”斜划，或作文字说明，以区别漏填。 4.3.3 记录填写后，不得随意涂改，属于填写错误的，只准划改，重要记录要注明划改人姓名。 4.4 原始记录收集、标识和编目 4.4.1 各部门指定专（兼）职人员定期收集记录，按记录名称统一进行标识，按日期顺序编目后装订成册，装订要整齐牢固，且有封面和封底，在封面标明记录名称、保管期限、编号和日期。 4.4.2 所有记录的收集可按月、季、每年初、年进行，必要时可随时收集。 4.5 记录归档、贮存的管理 4.5.1 各部门记录归档、贮存的管理 a) 记录必须按类别、编号或日期顺序存放，以便查找。 b) 存放记录的环境要适宜，做到防潮、防污、防火、防盗、防鼠，避免损坏、变质、丢失。 c) 各部门按文件资料归档范围规定管理本部门的记录。 d）各部门按保密管理规定进行记录的保密管理。 4.5.2 办公室记录归档、贮存的管理按档案库房管理制度执行。 4.5.3 办公室按文件资料归档范围规定确定各类记录的保存期。贮存期内的记录要齐全、完整、便于存取。对各类记录要按规定的保存期认真保管爱护，不得随便撕毁丢失。 4.5.4 装订成册的记录，由保管人员建立台帐归档，台帐标明每册编号、名称和保管期限。归档范围按文件资料归档范围规定执行。 4.5.5 记录保存期满后，保管部门要按档案鉴定与销毁制度的规定处理过期记录。 4.6 记录的借（查）阅 4.6.1 借用记录时，借用人员必须先按档案查阅、借用复制管理制度办理借用手续，并及时归还；交还时，保管人员当面查对，确认完整无误，方可接收，存放原处。借用记录要妥善保管，不得涂改、毁坏、丢失。 4.6.2 合同有要求时，客户可凭合同由销售部向有关部门办理手续方能查阅相关的记录。 4.6.3 当相关方对环境有投诉需要查阅环境记录时，办公室办理手续，查阅环境记录。5 相关支持性文件 5.1 管理体系文件编写导则 5.2 档案查阅、借用复制管理制度 5.3 文件资料归档范围规定 5.4 档案鉴定与销毁制度 5.5 档案库房管理制度 5.6 保密管理规定 6 相关记录 6.1 记录清单 6.2 文书档案（资料）交接清单 6.3 资料分发登记簿 6.4 文书档案借阅登记簿 6.5 科技档案借阅登记簿 6.6 外文档案借阅登记簿 6.7 科技档案案卷去向登记薄 6.8 记录销毁登记表 125程序文件 目标指标和方案管理程序 文件编号：YQZY/CX-04-2015 版次/更改次：A/0 1 目的 为控制公司产品质量、重要环境因素，在相关职能和层次上建立目标指标，确保公司管理体系的方针得以实现，以不断改进公司的业绩，并达到顾客和相关方的满意。 2 适用范围 适用于公司质量、环境目标、指标和管理方案的制定与实施。 3 职责 3.1 办公室负责组织起草公司质量环境总目标和年度目标指标，组织各部门（车间）制定各自的质量环境年度目标指标，并负责纳入考核；负责初审各部门（车间）的年度质量目标指标。 3.2 办公室负责制定环境管理方案，负责初审部门（车间）的环境年度目标指标。 3.3 董事长负责批准公司质量环境总目标和年度目标指标。 3.4 总经理负责审核公司质量环境总目标和年度目标指标；负责批准公司管理方案和各部门（车间）的年度质量环境目标指标。 3.5 管理者代表负责审核管理方案和审定公司各部门质量环境年度目标指标。 3.6 公司分管领导负责审核公司各部门质量环境年度目标指标。 3.7 各部门（车间）/层次负责制定本部门（车间）/层次的目标指标，参与公司目标指标和管理方案的制定、修订，并按管理方案的要求组织实施。 4 工作程序 4.1 目标、指标的制定原则 1）符合质量/环境/法律法规及其它要求； 2）符合公司的质量环境方针，包括对持续改进的承诺； 3）目标应是可测量的，在可能范围内尽可能定量。 4）质量目标应包括满足产品要求所需的内容； 5）环境目标指标或目标应依据评价出的重要环境因素，具有中度以上风险危险源；考虑经济、技术等方面的可行性；考虑运行和经营要求；考虑相关方的观点； 4.2 目标和指标的制定与实施 4.2.1 办公室组织生产部、办公室和办公室起草公司质量、环境总目标并汇总，主要目标经党政联席会审议后报董事会和股东会批准，支持性目标和分解的目标，经党政联席会审议后报管理者代表审核、总经理批准，以上所有目标编写进入管理体系管理手册。 4.2.2 办公室负责组织起草公司质量、环境年度目标指标，主要目标经党政联席会审议后报董事会和股东会批准，支持性目标和分解的目标，经党政联席会审议并报管理者代表审核、总经理批准，由办公室纳入公司年度综合生产经营计划，并组织实施。 4.2.3 公司的年度目标指标确定后，办公室组织各部门（车间）根据公司质量环境年度目标指标，结合本部门（车间）的特点和实际情况建立各自的质量环境年 度目标指标。质量目标指标报办公室初审，环境目标指标报办公室初审。初审后报各部门（车间）的分管领导审核、管理者代表审定、总经理批准。 4.2.3 各部门（车间）组织下属各层次制定各自的目标和指标，由上一层次负责人审核和批准。 4.2.4 各职能、层次负责本层次质量环境目标指标的实施。 4.3 环境、管理方案的制定和实施 4.3.1 办公室负责组织制定管理方案交管理者代表审核，总经理批准； 4.3.2 管理方案应包括：目标（指标） 方法措施、实施进度计划安排、负责人/部门、预算、启动时间、完成时间。 4.3.3 管理方案由有关的执行部门具体负责实施，办公室负责监督协调。 4.4 目标、指标的监控 4.4.1 各部门（车间）/层次负责本部门（车间）/层次的目标和指标的完成情况汇总，报上一级领导检查，各部门（车间）每季度将完成情况分别报送办公室和办公室。 4.4.2 办公室负责监控质量目标的完成情况，每季度汇总报管理者代表、总经理和董事长； 4.4.3 办公室负责监控环境目标指标、目标的完成情况，每季度汇总报管理者代表、总经理和董事长； 4.4.4 对未能完成目标指标的部门（车间），第一次达不到时办公室或办公室给予提醒，第二次仍达不到时则开出纠正和预防措施表，责任部门（车间）分析原因，采取纠正和预防措施。部门（车间）以下各层次的参照执行。 4.5 管理方案的监控和验收 4.5.1 管理方案中涉及技术改造项目的，结合技术改造项目管理制度执行，不属于技术改造项目的管理方案，由办公室组织验收。 4.5.2 管理方案的项目负责人应每季度末将本项目的完成情况书面汇报到办公室，办公室负责监督核查并汇总后报管理者代表、总经理和董事长。 4.6 管理方案的修订 4.5.1 当发生如下情况时，需要时对环境、管理方案进行修订： 1) 管理方案存在不合理性； 2) 法律法规及其他要求发生变化； 3) 内部条件发生变化; 4) 相关方提出特殊要求； 5) 发生与目标、指标和管理方案有关的意外事件等； 6) 目标、指标进行了更新 4.5.2 管理方案未能按时完成或不能正常实施时，办公室组织有关部门查明原因，并进行分析、评审，对需修订内容提出修订意见，报管理者代表审核，总经理批准后执行。 4.5.3 管理方案进行重大修订时，还应提交管理评审，并按管理评审程序执行。 4.6 目标、指标的更新 目标、指标完成或管理评审结束后，按本程序的规定及管理评审程序 的要求，制定新的目标、指标。 5 相关支持性文件 5.1技术改造项目管理制度 5.2管理评审程序 6 相关记录 程序文件 环境因素识别与评价管理程序文件编号：YQZY/CX-05-2015 版次/更改次：A/0 1.目的 识别和评价环境因素，确定重大的环境因素，为制定环境方针、目标与指标提供依据。 2.适用范围 适用于公司的活动、产品或服务和相关方服务中的环境因素的识别与评价。 3.职责 3.1 环保部负责组织环境因素的识别、核查、汇总、评价和更新。 3.2 各职能部门/车间负责其所辖区域及业务范围内环境因素的识别和更新。 3.3 管理者代表负责重要环境因素的批准。 4.工作程序 4.1 环境因素的识别原则 4.1.1识别的范围 环境因素涉及的范围应包括在公司的活动、产品或服务中可能涉及的排放、资源和能源的消耗。 a) 活动：泛指产品性活动，如生产过程、搬运和贮存、保管和交付过程、锅炉等的运作。 b) 产品：包括生活用纸成品和半成品、原辅材料、包装材料、建筑材料、设备和工具等。 c) 服务：指为生产和销售提供的服务性业务，例如：设备维修保养、后勤服务、运输服务等。 4.1.2在识别环境因素时要考虑时态、状态和产生环境问题的类型 a) 时态 过去：过去曾发生，现在已不再发生。 现在：现在发生。 将来：尚未发生。 b) 状态 正常：固定的、例行性且计划中的作业过程与程序，例如每日、每周的例行作业，正常作业可能发生的异常状态列入常态。 异常：计划中但不是例行性的作业，如开机、关机、定期维修、停产等，非经常性的活动列入异常状态。 紧急：可能发生或已经发生的紧急事故，如火灾、爆炸、运作的污染排放已超越厂区范围等。异常达到紧急状态的标准列入紧急状态。 c) 产生环境问题的类型 向大气的排放、向水体的排放、向土地的排放、原材料和自然资源的使用、能源 使用、能量释放（如热、辐射、振动等） 废物和副产品、物理属性（如大小、形状、颜色、外观等）。 4.1.3识别环境因素时还应考虑国家有关的环境法律法规和其他要求以及环境相关方的要求。4.2环境因素识别的主要方法 环境因素识别时应鉴别活动或过程中每一阶段的输入与排放的环境问题，采用的方法主要有： a) 运用工艺分析法（物料衡算法），就每一产品从原料的输入到最后的产品的输出，对各环节进行分析从而找出环境因素。 b) 产品生命周期法 c) 问卷调查法 d) 对照法律法规法 e) 现场观察法 f) 查阅文件和记录法 g) 测量法 4.3环境因素的分类 a) 水、气、声、渣等污染物的排放或处置； b) 能源、资源、原材料的消耗； c) 相关方的环境问题的要求； d) 其他。 4.4 环境因素的识别、核查与汇总。 4.4.1 环保部根据环境因素识别的原则，设计制定环境因素排查表，并将环境因素排查表发放到职能部门和车间，职能部门和车间根据环境因素的识别原则和方法识别本部门的环境因素，填写环境因素排查表，上报环保部。 4.4.2 环保部依据各职能部门和车间的环境因素排查表，通过现场调查（包括观察、面谈、书面文件收集）分析，对各职能部门和车间识别的环境因素进行核查，并对遗漏的环境因素进行补充，最终确定公司的环境因素。 4.4.3 办公室对确定的环境因素进行分类、整理、汇总，填写环境因素一览表 4.5. 环境因素的评价。 4.5.1 环境因素评价的依据 a)环境法律法规和其他要求的符合性。 b)对所有现行环境管理活动与程序的审查 c)对来自以往事件的调查和反馈意见的评价 d)有关的统计资料 e)检测数据 4.5.2 运用是非判断法评定重要环境因素 环境因素对环境影响重大程度的评价可按以下顺序进行评价，确定本公司对环境有重大影响的重要环境。 4.5.2.1重要环境因素的直接判定： a) 国家有强制排放标准控制的环境因素。 b) 当地政府高度关注或强制监测的环境因素。 c) 政府或法律明令禁止使用、限制使用或限期替代使用的物质。 d) 相关方高度关注或有明确要求的环境因素。 4.5.2.2废弃物管理，能源、资源消耗、危险化学品使用的重要评价。符合以下条件的为重要环境因素。 a) 废弃物：按国家危险废物名录的类别进行识别本公司的危险废弃物。每月产生量超过70吨的可能引起环境污染的废弃物。 b) 水、电、煤、废纸材料作为生产活动中的基本消耗，且消耗量大，它的正常供应直接关系到生产活动的正常与否。所以生产所消耗的以上能源和物料为重要环境因素。 c) 危险化学品：以中华人民共和国国家标准重大危险源辨识GB 18218-2000为依据进行辨识，属于重大危险源的危险化学品。 4.5.2.3 异常或紧急状态下重要环境因素的判定，符合以下条件之一为重要环境因素： a) 环境因素的产生违反了环境法律法规和其他要求的。 b) 对环境造成的影响每年初或以上才可以恢复。 c) 化学品的管理失控。 d) 对公司造成10万元或以上的经济损失。 4.5.3 环保部根据4.5.1和4.5.2条款对环境因素进行评价，并组织各相关部门和车间的专业人员讨论评价结果，确定重要环境因素。 4.5.4 环保部填写重要环境因素登记表，报管理者代表批准。 4.6 环境因素的更新 4.6.1 执行过程按4.4条款进行。 4.6.2 当发生如下情况，应及时对环境因素进行重新识别、评价。 a) 当公司的活动、产品或服务发生变化时。 b) 适用环境法律法规和其他要求有新的变化。 c) 相关方的抱怨或新的要求。 d) 环境方针发生变化。 4.6.3年度复核 每年1月份由环保部组织对环境因素进行一次审核，参照4.5条款的有关规定对环境因素进行再评价，根据评价的结果，必要时修订环境因素和重要环境因素清单。 5 相关支持性文件 5.1 国家危险废物名录 6 相关记录 6.1环境因素排查表 6.2环境因素一览表 6.3重要环境因素登记表 程序文件 协商和沟通管理程序 文件编号：YQZY/CX-07-2015 版次/更改次：A/0 1 目的 加强对内及对外的信息沟通，及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理。确保员工了解企业管理现状，关心支持和积极参与企业的管理工作；确保相关方特别是当地主管质量环境管理工作的主管部门对企业管理工作的理解和支持。 2 适用范围 适用于公司管理体系内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 3 职责 3.1 办公室是环境、管理信息交流的主管部门； 3.2 办公室是质量信息交流的主管部门； 3.3 各职能部门和车间负责本部门的信息收集并传递，负责处理来自外部的有关的信息，负责与相关部门进行信息交流； 3.4 员工代表负责代表职工与公司协商沟通； 3.5 管理者代表负责与最高管理者进行信息交流。 4 工作程序 4.1 信息交流的内容 4.1.1 内部信息交流的内容 1）质量环境方针目标指标及管理方案的制定和实施； 2）各部门排查的环境因素和危险源、更新环境因素和危险源； 3）重要环境因素和中度以上风险的危险源，包括对重要环境因素和具有中度以上风险危险源的控制，与重要环境因素和具有中度以上风险危险源相关的运行与活动的相关重要信息； 4）公司适用的法律法规及其他要求的信息和遵守情况； 5）质量环境方针、目标、指标和管理方案的完成情况； 6）质量环境管理体系运行的各种信息； 7）对质量环境管理体系监督审核和管理评审结果的信息； 8）潜在不符合/不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正、预防要求； 9）异常、紧急情况下的信息，如出现重大质量事故、污染事故、事故； 10）培训信息； 11）公司对员工质询提出的回复； 12）各部门之间、管理工作岗位之间的日常联系，常规报表、其它信息通报等。 4.1.2 外部信息交流的内容 1）与顾客有关各种信息，如产品信息、问讯、合同或订单处理、抱怨、意见和投诉； 2）相关方关注的产品质量、卫生安全、环境问题及其反馈的信息或抱怨等； 3）公司适用的法律法规和其他要求的信息； 4）地方检测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等检测或检查结果及反馈信息； 5）在紧急情况下（爆炸、火灾、渗漏、重大质量事故、环境污染事故、安全事故等）与相应政府部门和可能受影响的相关方的沟通； 6）对涉及重要环境因素、具有中度以上风险危险源意见的处理及反馈； 7）其它需要向外界通报的信息； 8）其它外部信息，如各个部门直接从外部获取的有关环境、质量技术和卫生安全管理等方面的信息。 4.2信息交流的形式 信息交流可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、声像设备等予以传递。 4.3信息的收集与处理 4.3.1内部信息收集与处理 1）部门之间的信息交流以工作联系单、纠正和预防措施表、隐患整改通知单、环保检查情况整改通知单或电话通知等形式进行，信息交流单应注明交流的内容、时间、接收单位、处理结果等，电话通知要有相应的记录； 2）环境方面的重大事故，由发现部门迅速传递到相关部门，可采用电话方式紧急沟通，紧急状况的信息按应急准备与响应程序的有关规定执行； 3）接到环境污染投诉的职能部门和车间应将信息反馈到办公室； 4）潜在不符合/不符合信息的处理按纠正和预防措施控制程序执行； 4.3.2 外部信息收集与处理 1）有关法律、法规等政策性质量、环境的信息的交流执行法律法规和其他要求管理程序； 2）与顾客沟通的信息交流执行与顾客有关的过程控制； 3）办公室负责整理质量信息资料与记录的最终工作； 4）24小时环保投诉热线电话4590324设在生产部调度室，当班调度负责对居民的来电投诉记录，并在当天或第二天反馈到办公室； 5）居民投诉由办公室接待并做记录，填写环境污染投诉记录表；所有环境污染投诉由办公室统一汇总并保留记录； 6）办公室组织生产部、生产车间对居民投诉分析查找原因，提出处理意见，若需反馈，应将处理结果反馈到投诉人。办公室