核心技术档案管理核心制度.docx

技术档案管理制度XXX工程二0一四年六月十五日目 录1、机构设置和职责分工2、工程技术档案资料编制3、技术档案资料组成4、各项资料填写、签字、格式及整理要求5、完工技术资料管理6、技术档案判定和销毁7、技术档案保管和借阅8、企业工程技术档案职责划分表技术档案管理制度 为建立、健全企业技术档案工作，完整地保留和科学地管理企业技术档案，充足发挥技术档案在企业建设和发展中作用，愈加好地为企业各生产技术部门服务。特制订本管理制度。一、机构设置和职责分工1、企业工程技术档案管理机构2、职责分工 (一）、总工程师 总工程师负责整个工程档案管理工作，组织制订本项工程归档范围、管理制度、搜集整理工程前期文件，组织审查、接收各部门编制档案文件。（二）、综合部（1）、企业档案室直接管理部门，负责建立规范企业档案室，设置专职员程技术档案管理人员。（2）、负责依据国家和行业档案法规，制订企业工程技术档案管理制度，报企业同意后，印发各部门实施。（3）、立即向企业档案室移交本部门组成档案元素工程项目资料。（三）、 企业档案室（1）、负责企业工程技术资料及档案日常管理工作，负责图纸、设备资料、协议文件、信函传真文件、综合文档等接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。（2）、负责归档数据库数据备份。（3）、负责指导企业各部门搜集、整理相关工程技术资料。（4）、负责档案设施、设备维护管理，负责库存工程技术档案安全及保密工作。（5）、负责达标投产资料整理工作。（四）、工程部（1）、建立规范工程技术资料室，设置专职员程技术档案管理人员。（2）、督促参建各单位（包含监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守企业工程技术档案资料管理措施，并纳入协议条款中进行管理。（3）、协调参建各单位工程技术资料管理重大问题。（4）、审定经过监理单位审查各类技术资料，并立即移交资料室。（五）、工程部资料室（1）、负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等接收、传输及移交企业档案室前保管。（2）、负责多种工地会议纪要、施工方法、监理月报、质检报验单等接收整理、登记、发放和借阅。（3）、负责工作联络单、变更单接收、发放和登记。（4）、负责完工技术档案全方面搜集整理。（5）、参与设备开箱验收，收取设备开箱资料。（6）、立即向企业档案室移交上述各类需永久或长久保留资料档案。（7）、帮助企业档案室做好达标投产要求资料整理工作。（六）、市场部（1）、负责提交本部门组成档案元素工程项目资料，包含工程项目标融资、贷款协议、协议，工程项目开工汇报和批复文件；工程开工前审计文件；工程项目标设计协议及其实施文件、纪要、备忘录；工程设备协议及其实施文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；工程项目标施工（含安装）协议及其实施文件、纪要、备忘录；工程调试协议及其实施文件、纪要、备忘录等，工程监理协议及其实施文件、纪要、备忘录；工程项目招标投标文件；本部门发出相关工程前期依据性文件、汇报、纪要、备忘录等。（2）、负责包含到本部门资料搜集、积累和移交企业档案室之前保留及管理。（3）、负责借阅档案资料妥善保管立即归还。（4）、负责经手保密档案和资料保密工作。（5）、负责和设备供货方在技术资料方面联络。（6）、负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。（七）、技术部（1）、负责提交考评期运行材料，包含本企业技术标准，系统图等必备图纸，操作票、工作票、运行日志等运行台帐，培训教材，考评期生产统计，考评期事故分析、处理统计及结论等。（2）、负责包含到本部门资料搜集、积累和移交企业工程技术档案室之前保留及管理。（3）、负责借阅档案资料妥善保管立即归还。（4）、负责经手保密档案和资料保密工作。二、工程技术档案资料编制 工程完工技术档案资料编制做到三同时和五统一。所谓三同时是指单位工程一开始，就和建立施工技术统计和完工图同时进行；工程进行中就和施工技术统计和完工图积累、整编、审定工作同时进行；工程交工验收时，要和提交一套合格施工技术统计和完工图同时进行。所谓五统一是指工程计划管理、施工管理、施工图预算、工程预算和完工图、施工技术统计编制移交统一进行。五统一是工程技术资料和工程管理有机结合，是确保工程技术档案资料完整、提升管理水平关键手段。1、工程技术文件编制范围（1）、完工技术文件,包含：修改单、联络单、技术统计、验收统计、原材料合格证、材料质量证实书、施工测量统计、设备及管线安装统计、会议统计及声像材料、完工图等。具体内容为：工程概况；关键文件；施工技术统计；设计修改单、工程联络单及汇总表；焊接材料、钢材、混凝土合格证及试验汇报；缺点处理统计；照片、声像文件；（2）工程概况为：关键叙述开工、完工日期、建筑面积、项目标施工概况及施工大事记等。（3）、关键文件关键有：开工汇报、完工汇报；图纸会审统计及技术设计交底统计；相关协议、会议纪要、降低或提升质监标准技术文件；施工组织设计、方案；施工进度计划；特殊工种人员报审、工程签证量、进度款其它未列出关键文件等。（4）、施工技术统计为：单位工程质量检验评定表、单位工程质量检验关键技术资料核查表、分部工程质量验评表、分项工程质量验评表、隐蔽工程验收统计、整改通知及报验表、工程测量统计、沉降统计等其它未列出施工技术统计。（5）、设计修改单、工程联络单及汇总表为已实施修改单、联络单标段工程各单位工程编制编号排列汇总、汇总表内容为序号、联络单编号、提出单位、联络单关键内容、实施情况、备注等。（6）、缺点处理：包含处理情况及统计，还要附照片、声像资料。2、项目施工文件编制（1）、质量验评和施工技术统计表式应符合电力建设施工质量验收及评定规程第1部分：土建工程要求，使用统一表式，不足部分由监理单位提出用表式样，经业主核批后使用。（2）、质量验评统计表填写不得以“”或“”替换“不合格”或“合格”；应填数字处必需如实填写数字，不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替换；试验汇报应填写汇报编号。（3）、统计表格未填满内容处必需盖上“以下空白”或“空白”红色条形印章加以注明，各级验收署名处不能盖“此栏空白”。（4）、单位工程质量验评汇总表中分部工程、分部工程中分项工程名称、编号一定要和后续表式中名称、编号一致。（5）、施工中进行跟踪项目，应填写“项目跟踪统计表”，且跟踪统计表和施工统计表放在一起，跟踪统计表在前施工统计在后。（6）、隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽统计并办理签证；签证在前统计在后。（7）、若一个“单位工程”由多家单位施工，由档案部门视具体情况划分案卷编号，各施工单位均应视为一个独立“单位工程”立卷整理。3、项目施工技术总结编制 各单位工程项目完工后，必需编制施工技术总结。施工技术总结关键内容：工程概况；施工管理（包含：施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理关键项目施工工期、里程碑进度、施工大事记、施工总平面及机械部署总平面部署、关键吊装机械部署、关键机械设备配置、关键吊装方案及交叉作业发电机定子运输和吊装、汽包运输和吊装、主变压器运输和就位、重大交叉作业、力能供给、新工艺、新技术、新设备、新材料应用；工程管理（质量确保及环境保护体系、质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、培训管理）；经营管理；劳动力管理（按系统图分列实耗工日、按年度分列安装及建筑各工种实用劳动力统计、建筑实物工程量统计等）；机组试运（关键试运考评指标汇总、试运发生问题和采取方法）。4、其它项目施工文件编制 项目完工后，项目施工文件中应附有：本工程全部验收项目总数及项目清单明细、优良率、合格率统计；混凝土强度汇总材料；受监焊口无损检验一次合格率统计及汇总材料。（1）、为了提升工程完工技术档案资料使用价值和利用率，适应长久保管、反复查看和使用目标，在编制时必需符合业主档案管理步骤要求要求，做到表式规格统一，文字符号清楚，图文整齐，数据正确、齐全，不得漏项。用纸规格和填写要求以下：（2）、用纸尺寸为A4型297mm210mm（长宽）。（3）、文字填写及绘图，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色墨水，也不得采取复写文件资料归档。（4）、印制或自制工程完工技术档案资料用表时，除应确保用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸外，在装订时应预防产生装订后内文被覆盖或装订不牢等缺点。（5）、工程完工技术档案资料应根据相关要求采取统一表式，在实际应用时可合适调整图文区尺寸和线格间距。（6）、图示画法和加工符号表示。火电建筑安装工程完工技术档案资料中图示画法及尺寸、加工符号标注，应清楚规范，以确保工程完工技术档案资料质量。（7）、抄件和复印件。为确保工程完工技术档案资料真实性和正确性，对于抄件和复印件，必需将出厂厂家名称、公章及原经办人，产品名称、规格、数量，原件编号，制造出厂时间，要求指标、性能等关键项目内容毫无遗漏地誊录、复印清楚，并应有誊录、复印人签字，方便于追踪核查。三、技术档案资料组成关键由施工综合资料、施工技术资料、工程完工图组成。1、资料编制具体内容施工综合资料关键有以下内容（1）、工程总结：含工程数量汇总表、材料用量汇总表。（2）、完工建、构筑物相片（3.5寸9寸彩照）。（3）、工程协议名称、编号（或复印工程协议封页、盖章）。2、施工技术资料内容及要求（1）、工程质量检验评定资料a定位放线；b 基础工程；c 主体工程；d 装饰工程；e 门窗工程；f 楼地面工程；g屋面工程；h安装工程；i 通风、采暖、卫生工程。（2）、工程质量确保资料必需和工程进度同时进行，严禁滞后，确保施工实体质量。a钢材出厂合格证、试验汇报；b 焊接试验汇报、焊条（剂）合格证；c 水泥出厂合格证及试验汇报；d 砖（砌块）出厂合格证或试验汇报；e 防水材料合格证、试验汇报；f 预制构件合格证；g 混凝土试块试验汇报；h 砂浆试块试验汇报；i 土壤试验；j 地基验槽统计，钢筋隐蔽验收统计； k结构吊装统计；l钢结构构件合格证和出厂检验汇报。（3）、工程质量管理资料a工程施工承包协议及开工汇报、完工汇报；b图纸会审统计；c 施工组织设计、作业指导书；d技术交底；e 设计变更及技术核定单；f工作联络通知单；g 测量结果；h 工程质量评定；i 关键材料使用跟踪统计；j施工日志及各项施工统计；k质量事故分析和处理；l工程施工总结资料。3、完工图（1）、项目完工图是项目建设最终情况真实反应,是项目工程建成后维护、保养必不可少凭证和依据。所以,完工图必需正确、清楚、完整，真实反应工程完工验收时实际情况。完工图和施工图数要相符。（2）、项目设计图纸由设计单位编制，但施工单位要编制一份和现场实际相符完工草图供设计院编制完工图用；设备图纸由施工单位编制。（3）、完工图必需使用经审查签字全新施工图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点施工图编制。（4）、无设计变更施工图，完工图编制单位必需逐张审核，确定和现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“完工图”章，盖印材料应用红色印泥。（5）、编制完工图时，应编制“完工图编制总说明”（叙述完工图编制标准并包含各专业完工图卷册目录）。对每册修改图纸，应编制分册说明（包含修改内容、修改原因、修改依据文件等）。（6）、凡有通常性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，并标注“修改依据”，加盖“完工图”章。（7）、完工图修改部分须用碳素墨水更改，改图要工整、清楚。若修改部位狭小，可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号；凡结构形式、工艺、平面部署等重大改变及图面变更面积超出三分之一，应重新绘制完工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“完工阶段”。 四、各项资料填写、签字、格式及整理要求1、全部资料表格，电力建设工程应采取电力部颁发电力建设施工质量验收及评定规程第1部分：电力建设土建工程关键技术统计表式和业主单位颁发资料归档制度和步骤制度。2、资料整理，必需确保内容和工程实际情况相符；各项资料之间必需交圈对口。3、整理归档工程完工技术档案资料，必需正确地反应工程施工全过程工程结果，不得私自修改、仿造或事后补做。通常文件资料在达不到要求技术标准和对一些资料正确性有怀疑时，必需经设计单位技术责任人和施工单位技术责任人审核，并签署处理意见。处理后结果要有技术责任人签字认可，不然其工程不算完工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。4、科学分类、规格统一、字迹清楚、图形规整、无漏项，所盖公章清楚。5、全部署名必需齐全、真实、易于辩认，不能代签和简化。6、不准用铅笔和其它易于褪色墨水填表和绘图，一律使用碳黑墨水。7、复印件、抄件应注明原件存放单位，抄件应有抄件人、抄件单位签字和印章。8、汇总后资料应有清楚目录、页次。五、完工技术资料管理1、全部资料除施工日志外，均应在分发时预留完工资料归档时份数，施工技术资料应立即，不得写“回想录”，更不得伪造。2、项目总工、项目技术责任人是资料管理第一责任者，负有领导、主持、检验、督促资料工作职责和权限。3 、项目施工员、质安员、试验员、测量员对各自分工资料负有如实填写、办理签证、分发并交档责任；生产技术组负责开工汇报、完工汇报办理及交档、工程承包协议办理及交档；材料科负责多种原材料、成品、半成品、设备出厂合格证必需随货（机）试验、检验汇报单搜集、归档。4、项目部资料员负责资料收发、复制、搜集、校核、送审、归档等工作。5、完工资料份数及移交事项5.1、完工资料份数为一式四份，施工方存二份，接收方存二份；5.2、装订标准规格必需按工程监理或业主和档案馆相关要求实施；5.3、资料移交相关部门后必需索取收条备查；5.4、完工技术资料属企业技术机密，必需按保密制度进行保管，严防泄密或遗失。六、技术档案判定和销毁1、认真做好技术档案内容、保管期限判定工作。因破损或变质档案，复制后，原档案保管期限为六个月。因修改内容而更换档案，原档案报废，保管期限为十二个月。2、凡要销毁技术档案，必需造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，预防失密。相关判定汇报和销毁清册必需立即归档。七、技术档案保管和借阅1、对接收来技术档案进行分类、编目、登记、统计和必需加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2、认真实施技术档案保管检验制度，每十二个月年底全方面检验、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检验汇报，交技术主管审查。技术主管依据检验汇报结果，对出现问题勒令档案管理员进行整改，并对检验汇报真实性进行复查。3、做好技术档案安全、保密工作，并推行同意和借阅手续。常常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。预防档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质档案，管理人员要立即修补和提出复制。4、 技术档案保密制度：41 、全企业职员必需严守机密，维护技术档案安全。凡借阅关键档案（包含外来、外购资料，随仪器、设备回企业文件资料，原始底图等），要由技术主管同意后方可借阅。借阅者必需妥善保管，不得遗失。42、 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取方法作妥善处理。43、 非工作人员未经许可，不得随意翻阅技术档案。5、技术档案借阅：51、 凡本企业技术人员、工作人员，因生产需要全部可借阅技术档案。由管理人员填写文件借阅记录表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检验后，方可办理注销手续。52 、技术档案和多种设备说明书等，均在企业内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管同意方能借出。53 、经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用，应办理续借手续。如遇假期，必需将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员依据所借资料实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，依据其时间长短，可按处罚金额1/2至全额返回。54、借阅者应保持档案完整、安全、整齐，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检验完整情况，做到认真负责。如发觉问题或有损坏者，立即向主管领导汇报。并依据其完整或损坏程度及档案关键性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行处罚。附件： 企业工程技术档案归档责任划分表序号文件材料名称责任部门一、 工程建设依据性、管理性文件1、项目提议书及审批文件工程部2、工程“初可”阶段文件及其审查和批复文件工程部3、工程“可研”阶段文件及其审查和批复文件工程部4、工程征地文件、协议、合相同工程部5、工程环境保护、五通一平、消防、工业安全等方面协议、协议、执照、许可证等来往文件工程部6、工程招标文件和中标通知书计划部7、工程项目标融资、贷款协议、协议财务部8、工程项目开工汇报和批复文件综合部9、工程项目开工前审计文件综合部10、工程全部租赁文件市场部11、工程设备协议及其实施文件、纪要、备忘录等市场部12、工程设计协议及其实施文件、纪要、备忘录等市场部、工程部13、工程施工协议及其实施文件、纪要、备忘录等市场部、工程部14、工程监理协议及其实施文件、纪要、备忘录等市场部、工程部15、工程调试协议及其实施文件、纪要、备忘录等市场部、工程部16、工程主管及其上级单位发送相关工程前期依据性文件、纪要、备忘录等综合部17、工程管理部门发出相关工程前期依据性文件、汇报、纪要、备忘录等综合部18、工程前期评定材料、谈判议定书、纪要、备忘录等综合部19、工程前期依据性相关会议材料、纪要、备忘录等综合部二、工程勘测汇报设计院三、工程设计文件设计院四、土建、水工施工文件1.开工汇报、工程技术要求（图纸会审纪录）施工单位2.施工组织设计（包含方案、计划、方法）施工单位3.原材料证实书施工单位4.建（构）筑物地基审查、交底纪要、统计等施工、监理5.建（构）筑物地基处理文件、统计、备忘录等施工、监理6.厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建（构）筑物施工测量统计施工单位7.建（构）筑和大型设备关键轴线定位放线测量统计及高程测量统计，沉降观察统计，变形、高程控制统计及水准点一览表施工单位8.单位工程钢筋跟踪资料施工单位9.单位工程水泥跟踪资料施工单位10.混凝土是试块试验汇报跟踪资料施工单位11.主体结构、关键部位试件和材料检验、试验统计及用材跟踪统计施工单位12.关键原材料、构件及管子成品验收证件和出厂试验汇报施工单位13.土建、水工施工技术统计、质量评定统计施工单位14.土建、水工隐蔽工程和中间检验验收签证施工单位15.管道水压试验统计施工单位16.预应力混凝土输水管管线垒底及基础工程验收统计施工单位17.施工过程中缺点，质量问题处理、分析和结论文件施工单位18.设计变更和钢筋、管材代用证件施工单位19.旧貌、施工过程、隐蔽工程、施工工艺、完工建筑物及结构物照片施工单位20.工程事故处理文件工程部、施工单位、监理五、安装工程文件1.开工汇报、技术要求、图纸会审纪要。施工单位2.施工组织设计、方案、计划、方法。施工单位3.材料出厂证件、关键施工材料（如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器油等）性能证件、抽样化验统计和汇报。施工单位4.设计变更通知单、工程联络单和材料代用统计。施工单位5.施工统计、质量验评统计。施工单位6.隐蔽工程中间验收统计和签证。施工单位7.分部试运前各级质量检验、验收统计和签证。施工单位8.分部试运方案、方法、统计和汇报。施工单位9.设备安装技术统计和签证施工单位10.热工和电气仪表、保护、自动、控制装置校验统计施工单位11.电缆敷设统计原始安装统计施工单位12.主、再热蒸汽和主给水管道支架弹簧安装高度统计施工单位13.注明蠕胀测点、检验管段、膨胀指示器、焊口及支架位置主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统单线立体图施工单位14.焊接施工统计施工单位141焊接工程一览表施工单位142焊条、焊剂出厂证件和保管情况统计施工单位143焊工资格复印证件或证件一览表施工单位144受监焊口焊接热处理检验统计和图表、质量检验汇报、实物抽样试验汇报施工单位145主（再）热蒸汽系统（热段、冷段）、汽机导管和主给水系统等管道焊接及热处理检验统计图表、探伤底片、检验汇报施工单位146焊接施工组织设计及重大项目标施工技术方法监理、施工单位147锅炉受热面管子和锅炉依次门内本体、管道焊接及热处理检验统计图表、探伤底片、检验汇报施工单位148焊接工程质量评定施工单位149焊接工艺评定施工单位1410焊接工程技术总结施工单位15.隐蔽工程中间验收统计和签证施工单位16.合金钢零部件和紧固件光谱分析及硬度试验施工单位17.关键施工材料性能证件，抽样化验统计和汇报施工单位18.分部试运方案、方法、统计和汇报施工单位19.施工质量事故、设备缺点处理和修补统计和签证施工单位20.设计变更通知、工程联络单和材料代用统计施工单位21.分部试运前各级质量检验、验收统计和签证施工单位22.施工前旧貌、安装过程、隐蔽工程、施工工艺等照片施工单位23.工程事故处理文件施工单位、监理单位、工程部六、设备文件市场划部1、设备出厂说明书、总装、试验统计、合格正、手册、图纸等文件（包含随设备带来软件、光盘等电子档案材料）2、设备商检统计、索赔文件3、设备及关键辅机设备台帐4、从开箱至移交生产各阶段全部设备消缺、修补和更换统计、设备消缺统计5、备品、备件、专用工具交接清单6、工业卫生、环境保护、消防设备文件、台帐七、整套开启及试运阶段文件调试单位1、整套开启调试纲领2、整套开启试验方案、方法3、整套开启试运指挥部文件、命令、纪要、统计等4、整套开启试运交接班统计和运行统计5、整套开启调试汇报6、试运阶段缺点、故障分析统计和事故处理意见八、工程质量监督和监理文件1、质量监督机构质量监督申报书、评价汇报等需质监机构出示质监活动文件质监站2、工程监理监理计划、监理通知、备忘录、汇报、会议纪要、监理规程、协议管理文件、三控制文件、协调文件、施工质量分析、开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证实书、监理日志、监理月报、单位工程检验及开工（开仓）证、工程分部分项工程质量认证、评定等全部监理活动文件。监理3、工程参建单位对质量不合格项完善、整改统计、汇报和对应验收签证等质量不合格项关闭文件质监站、监理九、完工图设计院十、验收交接文件工程部1、移交试生产交接书2、整套开启试运工作总结3、移交生产交接书4、考评期工作总结十一、工程未完项目文件工程部1、机组启委会同意基建未完项目清单2、未完项目完成后验收交接文件十二、考评期运行资料技术部1、建立本企业技术标准2、系统图等必备图纸3、操作票、工作票、运行日志等运行台帐4、培训教材5、考评期生产统计6、考评期事故分析、处理统计及结论