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文档信息管理制度

一、信息管理目标
确保工程项目建设资料完整、齐全、正确、整理立即、搜集和工程建设进度同时；确保信息通畅、可靠、正确和高效；确保使有效资源得到合理和充足利用，为实施最优控制、进行合理配置和妥善协调项目建设各方之间关系提供依据；确保为发包人提供完整工程资料。
二、信息管理内容
在协议管理中，需要搜集、掌握、接收、处理大量信息。内容关键包含：
1、协议文件；
2、图纸；
3、技术资料；
4、会议纪要；
5、来往信息；
6、施工现场检验统计；
7、试验统计；
8、进度计划和进度汇报、资源供给计划、供图计划、预期支付现金流计划等；
9、技术方法设计和质量汇报；
10、支付申请和凭证；
11、变更和指示申请予指示；
12、多种单据和凭证；
13、监理日志；
14、现场签证等。
三、建设工程信息步骤组成
1、建设工程信息步骤
建设工程信息流由建设各方各自信息流组成，监理单位（项目监理部）信息系统作为建设工程系统一个子系统，监理信息流仅仅是其中一部分信息流，步骤图12-3所表示。

图12-3 建设工程参建各方信息关系步骤图
建设单位信息信息
政府相关管理部门信息
勘测设计
单位信息
监理单
位信息
建筑材料市场信息
施工单
位信息

2、项目监理部信息步骤
工程项目监理部，组织必需信息步骤，加强项目数据和信息微观管理，步骤图图12-4所表示。
图12-4 项目监理部信息步骤图
项目总监理工程师
建设单位
地质、测量专业监理工程师
监理员
水工建筑专业监理工程师
机电、金结专业监理工程师
理工程师
项目经理部
造价专业理
监理工程师

四、信息管理方法
工程建设信息管理贯穿建设工程全过程，街接建设工程各个阶段、各个参建单位和各个方面，其受理方法包含以下多个基础步骤：信息搜集、传输、加工整理、检索、分发、储存。
1、信息搜集
建设工程参建各方正确数据和信息搜集是不一样，有不一样起源，不一样角度，不一样处理方法，但要求各方相同数据和信息应该规范。
建设工程参建各方在不一样时期对信息和数据搜集也是不一样，侧关键有不一样，但也要规范信息行为。
监理因介入建设工程阶段不一样，决定搜集不一样内容。监理单位介入阶段有：项目决议阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。各不一样阶段，和建设单位签署监理协议内容也不尽相同，所以搜集信息要依据具体情况决定。本工程监理工作介入关键在施工阶段。
施工阶段信息搜集，可从施工准备期、施工期、完工保修期三个子阶段分别进行。
（1）施工准备期
施工准备期指从《施工承包协议》签署到项目开工这个阶段，本阶段是施工阶段监理信息搜集关键阶段，监理工程师从以下几点入手搜集信息：
1）监理纲领；施工图设计及施工图预算，尤其要掌握结构特点，掌握工程难点，掌握工程工艺步骤特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分部工程）；了解施工协议。
2）施工单位项目经理组成，进场人员资质；进场设备规格型号、保修统计；施工场地准备情况；施工单位质量确保体系及施工单位施工组织设计，关键施工项目标技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安方法；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程序和设备；总承包单位和分包单位资质等施工单位信息。
3）建设工程场地地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建设红线，标高、坐标；水、电、气管道引入标志；地质勘察汇报、地形测量图及标桩等环境信息。
4）施工图会审和交底统计；开工前监理交底统计；对施工单位提交施工组织设计根据项目监理部要求进行修改情况；施工单位提交开工汇报及实际准备情况。
5）本工程需遵照相关建筑法律、法规和规范、规程，相关质量检验、控制技术法规和质量验收标准。
在施工准备期，信息起源较多、较杂，因为参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，搜集有一定困难。所以，更应该组建工程信息合理步骤，确定合理信息源，规范各方信息行为，建立必需信息程序。
（2）施工实施期
施工实施期，信息起源相对比较稳定，关键是施工过程中随时产生数据，由施工单位层层搜集上来，比较单纯，轻易实现规范化。现在，建设主管部门对施工阶段信息搜集和整理有明确要求，施工单位也有一定管理经验和处理程序，伴随建设管理部门加强行业管理，相对轻易实现信息管理规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。所以，需要统一建设各方信息格式，实现标准化、代码化、规范化。
施工实施期搜集信息应该分类并由专门部门或专员分级管理，项目监理部可从下列方面搜集信息：
1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源动态信息。
2）施工期气象中长久趋势及同期历史数据，天天不一样时段动态信息，尤其在气候对施工质量影响较大情况下，更要加强搜集气象数据。
3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资进场、加工、保管、使用等信息。
4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资事前、事中、事后控制方法；数据采集起源及采集、处理、存放、传输方法；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织设计及技术方案实施情况；工地文明施工及安全方法等。
5）施工中需要实施国家和地方规范、规程、标准；施工协议实施情况
6）施工中发生工程数据，如地基验槽及处理统计，工序间交接统计，隐蔽工程检验统计等。
7）建筑材料必试项目相关信息。
8）设备安装试运行和测试项目相关信息。
9）施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。
（3）完工保修期
完工保修期信息是建立在施工期日常信息积累基础上，传统工程管理和现代工程管理最大区分在于传统工程管理不重视信息搜集和规范化，数据不能立即搜集整理，往往采取事后补补填或做“假数据”应付了事。工程管理则要求数据实时统计，真实反应施工过程，真正做到积累在平时，完工保修期只是建设各方最终汇总和总结。该阶段要搜集信息有：
1）工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。
2）监理文件，如：监理计划、监理实施细则、相关质量问题和质量事故相关统计、监理工作总结和监理过程中多种控制和审批文件等。
3）施工资料。
4）完工图。
5）完工验收资料：如工程完工总结、完工验收判定书、电子档案等。
在完工保修期，监理单位根据现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—）搜集监理文件并帮助建设单位督促施工单位完善全部资料搜集、汇总和归类整理。
2、信息加工、整理、分发、检索和存放
建设工程信息加工、整理和存放是数据搜集后必需过程。搜集数据经过加工、整理后产生信息。信息是指导施工和工程管理基础，要把管理由定性分析转到定量管理上来，信息是不可或缺要素。
（1）信息加工整理
信息加工关键是把建设各方得到数据和信息进行判别、选择、查对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生产不一样形式数据和信息，提供给不一样需求各类管理人员使用。
在信息加工时，往往要求根据不一样要求，分层进行加工。不一样使用角度，加工方法是不一样。监理人员对数据加工要从数据加工要从判别开始，一个数据是自己搜集，可靠度较高；而对由施工单位施工提供数据就要从数据采取系统是否规范，采样手段是否可靠，提供数据人员素质怎样，数据精度是否达成所要求精度入手，对施工单位提供数据要加以选择、查对，加以必需汇总，对动态数据要立即更新，对于施工中产生数据要根据单位工程、分部工程、单元工程组织在一起，每一个单位、分部、单元工程又把数据分为：进度、质量、造价三个方面分别组织。
（2）信息加工、整理和存放步骤
信息处理包含信息加工、整理和存放。信息加工、整理和存放步骤是信息系统步骤关键组成部分。信息系统步骤图有业务步骤图、数据步骤图，通常先找到业务步骤图，经过绘制业务步骤图再深入绘制数据步骤图，经过绘制业务步骤图能够了解到具体处理事务工程，发觉业务步骤问题和不完善处，进而优化业务处理过程。数据步骤图则把数据在内部流动情况抽象化，独立考虑数据传输、处理、存放是否合理，发觉和处理数据步骤中问题。数据步骤图绘制从上而下地层层细化，经过整理、汇总后得到总数据步骤图，依据总数据步骤图能够得到系统信息处理步骤图。施工阶段工程量处理数据步骤图图12-5所表示。
（3）信息分发和检索
信息在经过对搜集数据进行分类加工处理产生信息后，要立即提供给需要使用数据和信息部门，信息和数据分发要依据需要来分发，信息和数据检索则要建立必需分级管理制度，通常由使用软件来确保实现数据和信息分发、检索，关键是要决定分发和检索标准。分发和检索标准是：需要部门和使用人，有仅在需要第一时间，方便得到所需要、以要求形式提供一切信息和数据，而确保不向不该知道部门（人）提供任何信息和数据。建立分发数据要依据监理工作特点来进行，考虑分发设计时，关键内容有：
1）了解使用部门（人）使用目标、使用周期、使用频率、得到时间、数据和安全要求；
2）决定分发项目、内容、分布量、范围、数据起源；
3）决定分发信息和数据数据结构、类型、精度和怎样组合成要求格式；
4）决定提供信息和数据介质（纸张、显示器显示、磁盘或其它形式）。检索设计时侧要考虑：
①许可检索范围、检索密级划分、密码管理；
②检索信息和数据能否立即、快速提供，采取什么手段实现（网络、通信、计算机系统）；
③提供检索需要数据和信息输出形式、能否依据关键字实现智能检索。

图12-5施工阶段工程量处理数据步骤图
P2
工程量汇总
每个月27日核准工程款支付证书
每个月27日核准工程量表
总工程付款计划
监理部
工程数据
每个月25日
提交本月工程量表
P2
工程量汇总
F2工程进度汇报
F2工程款支付证书
施工单位
项目经理部
建设单位
工程管理部门
P1
工程量汇总
P3
工程量汇总

（4）信息存放
信息存放通常需要建立统一数据库，各类数据以文件形式组织在一起，组织方法通常由单位自定，但要考虑规范化。依据监理工程实际情况，能够根据下列方法组织：
1）根据工程进行组织，同一工程根据投资、进度、质量、协议角度组织，各类深入根据具体情况细化。
2）文件名规范化，以定长字符串作为文件名，比如根据：
类别（3）工程代号（拼音或数字）（2）开工年月（4）组成文件名。
3）各建设方协调统一存放方法，在国家技术标准有统一代码时尽可能采取统一代码。
4）有条件时能够经过网络数据库形式存放数据，达成建设各方数据共享，降低数据冗余，确保数据惟一性。
七、信息管理方法
1、建立信息管理系统
（1）文件分类：① 发包人指示；② 设计文件；③ 监理文件；④ 施工文件；⑤ 其它。
（2）信息编码系统：依据工程施工所属单位，分部工程及文件分类、日期等建立数次信息编码系统，全部实施计算机辅助管理(归档、查询)，并考虑进度控制P3中作业分类码和WBS统一性。
（3）依据信息系统结构，建立资料数据库。
2、建立信息管理制度
（1）建立文件收发登记制度及文件借阅制度。
（2）建立施工现场统计，填报工程进度记录表，工程质量检验验收表等。编写监理日志及监理大事记。
（3）立即整理编制多种文件资料，分类归档保留。
（4）立即整理各类会议统计。
（5）建立各级汇报制度。
（6）利用计算机建立多种资料数据库。
（7）按时编报监理月报，立即提供发包人需要相关工程建设多种资料。
3、建立信息处理程序
信息处理可分为收发文处理程序和工程技术信息处理程序，但它们全部在统一信息处理系统之中。“信息处理程序图”图12-6所表示。

图12-6信息处理程序图

监理工作任务分解
负担撰文任务、
搜集相关资料
收文登记
进行文件分类
搜集相关
施工活动信息
初步整理
撰文

分管领导
项目经理部

领导审查

分管领导审查
责任人处理、
办理相关事项
要求
修改
签发完整、正确
文档员签收
录入电子文档
责任人签阅
并说明处理结果
信息员
录入电子文档

监理监理工程师
进行系统分析整理
文件归档
发文归档

建立相关信息台

输入相关分析结果

归档

文档统一标准化处理

移交建设单位

4、信息采集
（1）在工程监理过程中，各专业监理工程师在要求时间，对各自所负责工作进行书面总结，填写对应表格，交信息文档管理部门进行汇总；
（2）定时召开项目监理部内部通气会，通报工程进展情况，各专业监理工程师汇报所负责工作情况及存在问题，和下一步工作关键和工作目标；
（3）定时主持召开监理工作例会，承包人汇报工程施工情况、存在问题及改善方法，监理工程师指出承包人施工中没有发觉和需要注意问题；对承包人施工中存在问题提出提议并督促承包人实施；
（4）信息管理监理工程师参与上述及其它相关会议，搜集相关信息资料；
（5）信息管理监理工程师常常深入现场，搜集现场第一手资料，以取得符合现场实际资料；
（6）信息管理监理工程师对所搜集资料进行汇总、整理、统计、分析；
（7）信息管理监理工程师依据所搜集信息资料整编成定时监理汇报和不定时监理工作汇报及其它信息汇报；
（8）信息文档管理部门向相关部门及人员发送汇报。
5、信息资料整理
（1）编制收（发）文记录表，对收（发）文件分别编号，建立收（发）文登记署名制度；
（2）每一文件全部有收（发）文处理签字，对收（发）文单位、文件编号、收（发）文时间、复文号、文件标题等进行登记，总监理监理工程师签署指示意见，文件处理人填写处理意见；
（3）经过计算机建立资料及文档管理数据库，将文件编号、文件标题、收（发）时间输入计算机；
（4）根据和不一样部门之间文件资料，分别进行存档，存档方法和计算机内数据库相对应，方便于资料检索；
（5）建立文件借阅签字制度，编写文件借阅记录表，对借阅文件标题、文件编号、借阅时间、借阅人、归还时间等进行登记，以防文件丢失。
6、资料归档组卷、验收和移交
（1）以单位工程，按归档内容进行组卷。
（2）卷内文件应按专业和形成资料时间排序并编写卷内目录。
（3）封面、移交目录、审核备考表格式、档案规格、图纸折叠和装订，实施当地建设档案馆统一要求。
（4）项目总监理监理工程师负责资料归档整理工作，并负责审核、签字验收。
（5）工程建设档案管理机构对工程监理档案资料验收合格后，取得工程档案认可文件。