W1HR21行政人事中心工作手册.doc

深圳市逸马管理顾问有限公司

行政人事中心工作手册

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文件编号
WI-HR-21
版 本
A0
页 数
共 15 页
编 制
贺丽
审 核

批 准

日 期
2009-12-01
日 期

日 期

分发部门
研究院
行政人事中心
财务中心
营销中心
商务中心
品牌中心
咨询中心
客服中心
份 数
1
1
1
1
1
1
1
1

文件名称
行政人事中心工作手册－行政人事经理
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第02页 共 15页
一、行政人事经理岗位职责：
1.1、行政隶属
上级主管：总裁
本职工作：负责行政人事中心相关工作。
1.2、工作范围：
1）、全面负责公司的行政人事管理、开发工作及监督、检查各项制度的落实情况；
2）、设计、推行及完善人力资源管理制度及其作业流程，并确保其有效实施；
3）、根据公司的总目标，制定人力资源管理目标及人力资源规划工作；
4）、制定中、短期人力资源规划，并落实实施；
5）、根据人力规划，预算行政人事费用，编制本年度人事行政费用支出，并进行控制与管理。计划和审核人力资源管理成本；
6）、公司绩效考核的考评与评估，千里马大会各环节的监管工作；
7）、协调各部门关系，完成各部门的招聘指标，提供人才需求；
8）、公司外联工作的开展，包括工商局、人事局，海关、电信，酒店，机票，办公用品采购等；
9）、受理关于行政人事中心工作方面的投诉；
10）、及时处理管理过程中的行政、人事问题；落实奖惩制度；
11）、配合公司总目标，拟订人力资源管理系统的目标及工作计划；
12）、公司会务的物料准备及检查工作；
13）、请假制度的审批，通知的审核，各报销费用的审核；
14）、处理基本劳动争议，并予以解决；
15）、绩效考核结果的跟进，并对绩效结果进行核实；
16）、对员工的转正调薪予以核实，对考勤进行检查、确认签字；
17）、每年度对公司员工做满意度调查；
18）、每年度培训计划安排，（包括公司制度、消防、礼仪、法律适应等相关培训）；培训室使用安排管理；
19）、人事立户，证件的年审、变更等手续的跟进办理；
20）、对前台的接待，管理进行培训，并监督执行；
21）、对劳动合同的签定、社保的购买情况进行跟进，并监督管理；
22）、受理各部门投诉，（包括本部门人员工作态度、制度执行过程中的公平公正投诉等），并做到公正处理；
23）、处理突发事件，带领团队开展正常工作运转及其它相关职能。
24）、完成副总裁/总裁交付的临时性安排的事宜；
1.3、岗位工作关系与协调：
1）、招聘：与招聘网站、深圳人才大市场签定服务协议；跟进用人部门反馈的意见。
2）、薪酬福利：对市场薪酬进行调查，并作为公司薪酬利体系的参照。
3）、社保：与社保局进行业务联系，跟进招聘主管每月数据。
4）、考勤：每月核对招聘主管统计的考勤，并进行核对、检查签字。
5）、培训：组织各部门人员按时进行培训，跟进培训效果。
6）、入职转正：跟进用人部门对试用期员工进行转正的考核意见并给予建议。
7）、离职：离职鉴字，并对离职员工做离职心态调查。
8）、档案管理：不定时检查公司档案，包括合同、在职员工档案、离职员工档案。
9）、千里马大会：检查千里马大会的整个环节，跟进情况。
10）、人事立户：针对公司每年度的交税情况，对于部分符合调户标准的人员予以调户。
11）、前台管理：对公司前台进行管理、培训、工作检查。
12）、采购：对公司固定资产、办公用品等进行询价，比价、供应商选择，进行采购。

文件名称
行政人事中心工作手册－行政人事经理
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第03页 共 15页
13）、固定资产：根据行政专员所盘点的资产进行检查，并落实流动情况。
14）、废品处理：针对公司每年度的资产盘点情况，对拟报废的物品进行处理。
15）、办公环境：对公司办公环境、清洁卫生、绿化等进行检查，并及时处理存在的问题。
16）、合同：对各类合同进行检查，审阅并签定。
17）、企业文化：对公司工服、工牌制作跟进，检查并落实奖惩情况。
18）、文化墙：对公司文化墙制作，跟进设计，并解决存的问题。
19）、付款：针对各合同付款单，报销单据，跟进付款情况，并检查付款单据，签字。
20）、制度/通知：针对公司的决策，拟稿相关制度和各种通知，并落实执行情况。
21）、会务：与酒店签定合同，洽谈、沟通细节；准备相关事宜，对物料准备进行分工，检查进度情况；会务费用预算，与各相关人员进行沟通协作；
22）、户外活动：策划活动细节，责任分工，安排组织相关人员进行物料准备，进度检查，为各部门提供后勤支持，安全措施准备。
23）、政府部门关系处理：针对公司需要接触到的外联单位：如工商局、人事局、劳动局、海关、消防等单位关系的处理。
1.4、同级职务岗位：
其它部门经理级人员；
1.5、工作权限：
1）、根据公司发展需要，对公司制度提出改进方案的权力；
2）、公司相关费用及行政人事经费预算控制权；
3）、对公司制度拟搞权，修改权，并落实执行权；
3）、独立对本部门人员招聘、录用、解聘以及各部门工作纪律的监督与管理工作；
4）、各部门人事任免建议权，落实奖罚权；
5）、对公司固定资产管理权，检查权，调用权；
6）、对办公用品购买权，审批权；
7）、对每月绩效考核进行审核，修改建议权；
8）、对各类合同的审核权，经公司授权，代为签字权；
9）、经公司授权，代表公司处理劳动争议或参加劳动诉讼权。

文件名称
行政人事中心工作手册－人事
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第04页 共 15页
一、招聘主管岗位职责：
1.1、行政隶属
上级主管：行政人事中心经理。
本职工作：负责行政人事中心人事相关工作。
1.2、工作范围：
1）、负责招聘中的信息发布、筛选简历、初试、技能测试、跟进复试、通知入职报到等环节。
2）、为新员工办理入职手续，签订劳动合同，进行入职指引。
3）、对新员工进行入职培训，对公司全员进行规章制度培训，为培训活动提供后勤支持。
4）、跟进试用期员工的考核，办理试用期不合格手续或员工转正手续。
5）、对员工调薪申请进行核实，并将获批的调薪申请知会至财务中心。
6）、为员工办理调岗手续，发布员工调岗公告。
7）、核实员工请假申请，记录员工请假情况，并跟进销假。
8）、办理员工离职手续，跟进离职员工财/物及工作交接情况。
9）、检查考勤制度执行情况，将考勤结果报至财务中心。
10）、起草各种人事制度、通知、通告，并负责发文和跟进反馈意见。
11）、负责员工社保的购买、变动、停办，并将有关数据知会上级主管和财务中心；办理居住证。
12）、管理和更新员工电子档和书面档案。
13）、负责劳动合同的签订、变更、续签、存档，建立劳动合同台帐
14）、绩效考核表单的发放、跟进，结果汇总、面谈、绩效指导与改进。
15）、对出现的基本劳动争议进行协商解决。
16）、与各部门人员进行人事工作对接。
17）、与社保局、人事局、社康、人才市场等外联单位进行业务联系。
18）、完成行政人事中心经理交办的其它工作事宜。
1.3、岗位工作关系与协调：
1）、招聘：与招聘网站签定服务协议；为各部门提供人才需求，跟进用人部门反馈的意见。
2）、薪酬福利：将员工变动岗位出现的薪酬福利变更状况及时知会至财务中心。（如：员工岗位异动调薪、晋级调薪等）
3）、社保：与社保局进行业务联系，并定期将社保数据知会至财务部。
4）、考勤：每月初将考勤统计结果报至行政人事中心经理及财务。（如员工有考勤问题均可咨询）
5）、培训/会议主持：组织各部门人员按时进行培训，跟进反馈的培训效果。（包括培训/会议签到，培训室，会议室的准备工作，培训室的钥匙管理等）
6）、转正：跟进用人部门对试用期员工进行转正的考核意见。
7）、入职、离职办理：为新员工办理入职手续，检查入职必备资料；与离职员工部门联系交接情况，与财务部核实借款情况，与行政专员核实办公用品交接情况。
8）、档案管理、人事通知：拟稿人事通知，发放；完善员工档案。
9）、千里马大会主持：与各部门确定名单，准备奖金，及主待工作。
10、工服、工牌、名片制作：与前台协作完成公司人员工服工牌名片的制作，跟进付款。
11、居住证办理：每月统计一次新进人员名单，汇总后统计时间进行办理。
1.4、同级职务岗位：
其它部门一般职员
1.5、工作权限：
1）、招聘的初步筛选权。
2）、员工入职资料的索取检查权。
3）、试用期员工考核的建议权。
4）、员工调薪、调岗情况的核实权。 5）、员工社保的办理变更权。

文件名称
行政人事中心工作手册－人事
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
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第05页 共 15页
6）、对未遵守考勤纪律员工的处罚建议权。
7）、各种人事规章制度检查权和落实奖惩权。
8）、人事规章制度的修改建议权；人事档案的保管权。
1.6、岗位工作流程及流程图：
1）、招聘：
依据《招聘申请表》及职务说明书发布招聘信息，初步筛选简历，通知应聘者初试，对应聘者进行初步面试，合格者推荐给用人部门复试，通知复聘者携带相关证书进行复试，查验应聘者证书，跟进用人部门反馈的复试意见，复试合格者依据岗位特殊性进行背景调查，无不良记录者通知终试，汇总应聘者初试、复试、终试情况至行政人事中心经理，确定新员工入职报到时间，通知应聘者携带入职所需资料准时报到，将新员工入职情况提前一天通报至行政专员、前台及用人部门员，做好新员工入职前期准备工作。
招聘流程图：
通知应聘者面试
筛选简历
发布招聘信息

初试合格者进行复试
初试
填写《面试评估表》
复试合格者

合格者通知终试
录用，通知新员工报到
背景调查

通知入职员工资料准备

确定入职报到时间
办理报到手续

2）、办理入职手续、离职手续：
提前一天知会相关部门负责人、前台、行政协助办理新员工入职手续，前台安排新员工填写《员工入职申请表》，查验入职所需资料，让新员工阅读《员工手册》并签字，开通邮箱及指纹录入；拍照片做厂牌，引导新员工至办公卡位，向各部门介绍新员工，由前台发布最新通讯录。一个月内签订劳动合同。员工办理离职手续后，于三日内取消离职员工指纹。
办理入职手续流程图：
安排填写《入职申请表》
介绍公司情况及制度，阅读《员工手册》

开通邮箱、指纹录入
查验入职所需资料是否齐全
安排填写《入职申请表》
介绍公司情况及制度，阅读《员工手册》

开通邮箱、指纹录入
查验入职所需资料是否齐全

发布最新通讯录
一个月内签订劳动合同
拍照片，引导新员工至办公卡位
拍照片，引导新员工至办公卡位

介绍员工
介绍员工

三日内取消离职员工指纹

查看考勤/扣款，签字

接到员工《离职申请单》

办理离职手续

办理离职：

3）、办理试用期员工转正：
试用期员工入职快满二个月时，由本人提前填写《员工转正调薪单》，由用人部门负责人签字，行政人事中心对试用期员工进行沟通和评估，合格的给予转正，办理转正手续，将薪资福利调整情况知会用人部门和财务部；对试用期不合格员工办理离职手续；

文件名称
行政人事中心工作手册－人事
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WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第06页 共 15页
办理试用期员工转正流程图：
副总裁和总裁审批
行政人事中心审批
员工填写《转正申请单》
部门负责人审批

复印〈转正申请单〉给财务部
填写〈员工转正调薪单〉审批完后交财务

办理转正手续购买社保

4）、社保：
员工转正后7日内需提供社保电脑号或社保回执单交行政人事中心，每月15日前将已转正员工资料录入社保网，停交当月离职人员社保并知会财务部。
办理社保流程图：
结果反馈给员工
提供当月交社保资料给财务
每月15号提交资料给社保局
员工提交社保电脑号或照片

5）、培训/会议：
发布培训/会议通知至相关部门负责人，由其组织参加培训/会议人员提前五分钟到达培训地点，会议/培训组织部门需提前半小时准备投影仪等设备，安排参加培训/会议人员签到，培训/会议记录存档备案。对现场违规行为进行监督，水果基金收取。
培训流程图：
由其组织人员及时到达
向相关部门负责人发布通知

组织者准备投影仪等设备

安排人员签到
记录存档备案

6）、考勤：
根据员工上下班打卡情况执行考勤制度，办理员工请假手续，每日12点前向行政人事中心经理报当日上午和昨日下午的考勤记录，每月月初汇总上月考勤记录，公布考勤结果，相关人员签字确认，将考勤报表备份给财务。
考勤流程图：
执行考勤制度
每天报当日及昨日考勤记录
月初汇总上月考勤记录
检查员工打卡情况

（1）

公布考勤结果
《考勤报表》报至财务

相关人员签字确认

（2）

7）、档案管理与更新：
新员工提供入职资料，将员工档案存档及录入电脑，将员工请假、调岗、调薪、培训、奖惩记录补充记入员工书面档案和电子档案。
档案管理与更新流程图：
将员工状态变化表补充至员工档案
员工档案存档录入电脑
新员工提供入职资料

文件名称
行政人事中心工作手册－人事
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第07页 共 15 页
8）、千里马大会颂奖：
每月6号以电子档形式发布千里马投票仪试开始，14号统计投票数量，准备千里马奖状及奖金准备工作。

打印奖状及申请奖金
统计奖项数量及金额
发布投票通知

千里马大会举行

培训室提前准备 （行政协助）

9）、工服订做：
员工入职后一个星期内通知工服制作、量尺寸，供应商制作进度跟进，工服发放时，领取工服的员工签字，资料归档。
衣服制作申请填写
跟进工服制作进度
通知供应商量尺寸

知会相关人员领取
签字确认
录入员工状态表

10）、名片印刷：
A、新员工入职后，由前台填写《名片印刷申请》，由行政人事中心经理确认，副总裁、总裁签字后交至招聘主管，招聘主管跟据申请单与供应商联系印刷名片，填写付款单跟进付款情况。
B、会务人员出差需要制作名片的，由前台填写《名片印刷申请》，行政人事中心确认由副总裁/总裁签字后交由招聘主管，招聘主管跟据申请单与供应商联系印刷名片，填写付款单跟进付款情况。

根据〈名片印刷〉申请流程
联系供应商
印刷进展跟进

前台发放名片到个人
招聘主管《付款单》填写，付款跟进
领取人 签字

11）、通知：跟据要求拟稿各类人事通知，并发放；落实检查通知发放后的效果，反应。
拟稿通知
行政人事经理签字
总裁签字

发放（七楼/八楼通知栏粘贴
结果跟进

广播通知

12、居住证办理：每月25号前统计当月新进人员名单，通知人员填写相关表格，为新员工办理居住证。
流程图：
跟进进度，发放居住证
联系办理居住证机构
通知填写相关表格
统计当月入职人员名单

文件名称
行政人事中心工作手册－人事

文件编号
行政人事中心工作手册－行政
版 本
A0版
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第08页 共 15 页
一、 行政专员岗位职责：
1、1、行政隶属
上级主管：行政人事中心经理
本职工作：负责公司行政日常相关工作
1、2、主要工作职责：
1）、负责行政通知的拟制发放，并督促检查实施；
2）、负责公司固定资产、办公用品的采购及入库验收，并进行电子档登记记录；
3）、每季度末或年底组织相关部门人员进行固定资产盘点登记及对固定资产进行调用登记等事宜；
4）、公司租赁合同、固定资产采购合同、办公区域绿化租用合同、电话通信与网络宽带服务合同等行政合同管理；
6）、办公室工作环境的管理（包括办公室灯管、会议室的桌椅管理、卫生环境监督执行等）；
7）、办公室空调的维修，灯管的更换，办公桌椅的维修工作跟进；
8）、负责前台管理、督促前台对客人的来访接待、客人走后会议室环境的整理、办公室钥匙登记管理；
9）、新进员工电脑配置、电话、网络检查、工作环境熟悉以及新进员工的办公用品领用安排；
10）、公司员工聚餐、旅游等户外活动的策划、组织；
11）、企业文化建设与宣导；
12）、员工生日庆祝活动安排及公司组织的户外活动安排等；
13）、公司各项行政管理费用支付、预算与管理；
14）、负责配合财务对办公话费、网络服务费、房租等费用的缴纳及相关发票催收工作；
15）、负责员工聚餐、酒店预订、住宿安排等工作；
16）、公司各部门记录表单的印刷、其它印刷等工作；
17）、公司会务工作准备，物料检查，购买等工作；
18）、协助招聘主管进行招聘接待工作，培训室准备工作；
19）、完成部门经理临时交办的其它工作事项。
1、3、行政工作关系与协调：
1）、行政通知：拟稿各行政通知、发放，并监督执行。对接人－各部门
2）、付款、报销：公司各类合同付款，跟进付款；对于各类报销单据，保留复印件，并对各类报销费用的资料进行分类管理等。
3）、固定资产管理：公司办公用品、办公设备及固定资产的部分购买与管理。
办公用品外联对接人：南丰文具 林先生
打印机、复印机：迅维办公用品 李险峰
家具公司对接人：欧兰格家俱 樊雷锋
装修公司对接人：远鹏装修：王志
4）、车辆：公司车辆证件年审、违章查询。（每月查询车辆有没违章，及时上报情况给行政人事经理）
5）、外联对接人：
物业对接人： 德宝物业 夏先生
网络维护对接人：阳光电脑公司 王晨；
电信对接人（1）：陈先生（客户经理）
电信对接人（2）：何先生（电话迁移）

文件名称
行政人事中心工作手册－行政
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第09页 共 15页
6）、入职与离职：员工入职、离职过程中协助人事办理相关手续。
A）、员工入职：招聘主管提前一天知会行政专员，行政专员提前准备电脑、电话及开通网络等相关事宜。
B）、员工离职：招聘主管知会行政专员，由行政专员清点固定资产有无损坏等相关事宜。
7）、办公室环境检查：每天最少一次对办公区域、网络、电话、绿化、卫生的检查，并落实奖惩；
办公环境，绿化对接人：
清洁对接人：王小姐13048977405 绿化公司：汤小姐13543258149
8）、例行检查：每天至少一次对公司内部进行检查，如：设备有无损坏，通道是否畅通，桌椅是否整齐，员工仪表，佩戴厂牌等情况，如有发现异常情况，应及时解决。
9）、发票：每月与财务部对接每月租金发票、收据、及其它付款发票的回收工作。
协调—财务、物业公司、花卉租凭、喷绘公司、奖怀制作公司等；
10）、会务物料准备：根据每次会务需要准备的物料进行检查，购买，打包整理。
外联对接人：各酒店负责人
1、4、同级职务岗位：
其它部门一般职员。
1、5、工作权限：
1）、制定各项规章制度时，享有调查权，建议权，拟稿权及监督执行权。
2）、对房租各项费用的交付享有调查权，核对权。费用的报销享有核对权。
3）、对房租、办公网络、管理费用交付后具有对各类发票、收据的索要权，核对权。
4）、对固定资产，办公用品，办公设备的购买具有调用权，调查权、初步审核权。
5）、对公司证件年审，变更具有时间灵活安排权，对办公网络、绿化，环境卫生管理具有规划建议权，监督执行权。
6）、人员异动或离职过程中具有物品回收和签字确认权，物品管理权。
7）、对公司行政相关资料进行整理和归档并，具有文件保管权，如部门需要借阅时，要约定归还日期，对不能如期归还者，具有追回资料权。

1.6、岗位工作流程及流程图：
1）、固定资产购买与调用：各部门负责人填写《固定资产申请表》，部门负责人批准后交行政人事中心审批，再交副总裁、总裁批准后返回至行政专员处。行政专员检员库存，有则调用，如没有库存，则由行政专员请款购买及入库登记。最后发放，领取人签字。
固定资产领用操作流程图：
申请人填写《固定资产申请表》
行政人事经理审批
部门负责人签字

副总裁、总裁批准

发放
入库存
购买
检查库存

文件名称
行政人事中心工作手册－行政
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第10页 共 15 页
2）、员工入职：由招聘主管提前一天知会行政专员新进人员岗位情况，行政专员就电脑配置，电话，网络等做具体安排。
员工入职操作流程图：

办公桌安排
招聘主管知会行政专员

固定资产签收
网络检查准备
通知网管/电信维修
网络正常
电话/网络不正常
电脑/电话准备
员工离职操作流程图：
行政监督物品交接事宜
招聘主管知会行政专员

3）、车辆违规：每月在网上查询公司车辆有无违规，违规信息打印出来，知会相关人员，到就近的交通局处拿罚单，交罚款。
操作流程图：
上网查询车辆信息

财务领款
总裁审批
到指定银行交费
填写《付款申请单》
打印违章通知书
到交通局拿处罚单
交、接人签字
固定资产确认
鉴交人签字

4）、房租缴费/各类付款：根据各合同于每月5号前做完《付款申请单》流程，交财务付款，跟进发票回收事宜交财务。
副裁、总裁签字
（5号前）
操作流程图：
行政人事中心签字
填写《付款申请单》
财务签字

发票回收
财务付款

文件名称
行政人事中心工作手册－行政
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第11页 共 15页
5）、会务物料准备：根据每月会务需要准备的物料提前15天进行库存清点，购买，定制物料，填写《物品申购单》，跟进购买进度，填写《付款申请单》，付款跟进。
操作流程图：

6）、办公室例行管理：每天对公司内部进行检查，设备有无损坏，通道是否畅通，桌椅是否整齐，员工仪表，佩戴厂牌等情况，如有发现异常情况，应及时解决。
操作流程图：

及时执行
根据情况更换
填写《物品申购单》。请款购买
付款跟进
打包整理
收货确认
下单生产
副裁/总裁签字
财务签字
行政人事经理签字
填写《物品申购单》
清点库存
公司例行检查
异常情况记录
维修
联系物业
申请费用

7）、办公室卫生检查：每天早上打开总裁办公室房门，让清洁工打扫卫生，并由行政专员确保总裁办公室的清洁。每天至少二次以上对办公室场所进行卫生检查，发现异常，及时通知清洁工进行改善。如厕所有气味，应及时处理，做好卫生环境维护工作。对违反公共卫生环境的人员进行10元/次的处罚。（男厕由行政专员负责检查，女厕由招聘主管负责检查）

8）、空调检查：每天最少二次或以上空调检查，根据每天不同温度对空调进行调节，如发现没有及时关闭空调等浪费现象，及时收取水果基金，具体金额见空调管理制度。

9）、网络、电话管理：对于各部门人员新进、调动等情况，提前一天知会行政专员对网络、电话进行调整；
联络电信/网络人员
提前一天知会行政专员
跟进实施情况
人员调整

10）、办公室安全管理：根据公司门禁系统管理规定，对公司门禁系统进行检查，并落实奖惩情况，未及时关门收取10元/次的水果基金。
11）、活动组织：根据公司假期、活动安排计划，组织活动，物料准备购买，在确保安全的基础上对活动行程做出合理安排、计划；
活动策划、费用预算
交公司审核
费用申请
批准

组织实施
物料准备购买
活动通知发放

文件名称
行政人事中心工作手册－前台
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第12页 共 15页
一、前台岗位职责:
1．1、行政隶属
上级主管：行政人事中心经理
本职工作：公司前台接待、办公用品的管理等相关工作
1．2、主要职责：
1）、负责本部门传真文件的接收、传送，电话接听及外来电话的转接。
2）、负责公司来访客户接待指引。
3）、负责公司相关信件、邮件收（转）发和费用审核报销。
4）、负责公司办公用品等物品的采购、报销、分发、登记保管。
5）、协助招聘主管办理入职，指纹录入，负责公司通讯录的更新。
6）、前台打印机、复印机、传真机的管理与日常维护。
7）、快递费用的报销，名片，工牌的制作申请及其它相关费用报销。
8）、饮用水的购买以及报销。
9）、为入职新员工办理电话集群网络，并知会到个人。
10）、会务相关物料的准备工作及打包工作；
11）、音乐播放、广播通知；
12）、完成行政人事经理交办的其他相关工作事宜。
1．3、岗位工作关系与协调：
1）、部门/员工：各类传真文件传送，快递/信件的签收与分发，外来电话的转接
2）、对外联系：快递公司、文具店、打印机、复印机、饮用水、电话集群网等供应商
3）、财务对接：快递费，文具采购费等各类费用的报销
4）、协调其他工作及事宜
1．4、同级职务岗位：
其他部门文员
1．5、工作权限：
1）、办公文具的采购申请权
2）、快递单据的核对权，快递的跟踪，查访权
3）、办公设备的维护等日常前台事务的处理权
1．6、岗位主要工作流程
1）、办公用品采购；
每月25号前由部门负责人提出采购需求，填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人签字后交前台，由前台整理汇总，行政人事经理签名确认，财务签字，副总裁、总裁签字后由前台下订单购买。
行政人事经理审批，财务审批，副总裁/总裁批准
前台整理汇总

部门负责人审批
单》

部门填写《办公用品申请单》

通知供应商送货

入库，发放

文件名称
行政人事中心工作手册－前台
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第13页 共 15页
2）、办公用品领用：
A、办公用品申请人在前台登记，前台在每周五按需发放办公用品，固定资产由行政人事经理批准后，申请人签名领取。（营销部门每月每人领取笔记本为1本；铅笔、笔为1支、超过部分按实价在工资中扣除）
B、纸巾的发放在每月的1号，女性每月2卷，男性每月1卷；
申请人签名领取

前台按需发送办公用品

部门经理同意的申领单

3）、快递签收、分发及登记
快递公司将快递送至前台，由前台联系收件人，收件人不在公司的情况下，由前台确认签收后登记再分发至收件人，收件人签字确认，前台登记汇总记录。
快递公司送快递至前台

登记汇总记录

分发至收件人且收件人签字确认

确认签收并登记

4）、快递费用报销
前台接收到快递公司月结清单后，仔细核对清单及备份快递单，确认发件数量，统计汇总后填写报销单，相关负责人审批，报至财务部付款。

前台接收快递公司月结清单

核对备份快递单号及发件数量
填写付款单及相关负责人审批
单据提交财务部

5）、公司饮用水订购
每天检查公司用水库存，提前下单送水，确认数量并签字，付款跟进。
付款跟进
检查库存
签收
送水

6）、名片制作：职能部门：经理级及以上人员、专家顾问、营销中心副经理级及以上人员、或会务组人员等均需印刷名片。（其它有相关外联工作人员需印刷名片的，需副总裁、总裁批准后方可印刷名片）
前台在新进员工入职后3日内填写《名片印刷申请》，由行政人事经理审批，副总裁、总裁批准后交招聘主管处制作，跟进制作进展情况，发放名片，并要领取人签字确认。
确认名片相关内容
相关人员批准签字
填写《名片印刷申请》照片

交招聘主管联系供应商印刷

发放名片，签字归档

文件名称
行政人事中心工作手册－前台
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第14页 共 15页
7）、前台接待：见到有人前来咨询或逗留，要主动站起来问好：比如说：先生/小姐，您好！请问您找谁？有什么需要帮助的吗？并确认有无预约，并通知相关人员，倒水。
倒水，安排等候
知会相关人员
确认与相关人员有无预约

站起来问好

8）、入职办理：为新员工办理入职手续时，态度要好，办完入职后为新员入录入指纹，并知会招聘主管办理完毕，安排介绍新员工。

知会招聘主管办理完毕
确认无误后指纹录入
收取新员工入职必备资料
新员工报到

9）、会务资料准备：收到会务物料准备表后，开始核对库存，如库存没有，则填写《物品申购单》审批后购买，整理打包，如有出现错误，则收取水果基金10元/项。

收到会务物料准备表
核对库存
填写《物品申购单》审批
购买
入库、整理打包

10）、招聘工作：
A）、对于每次营销人员的招聘，主要工作为接待。见到有人报到则起身问好，并指引到七楼培训室。
B）、对于平时职能部门的招聘，主要是协助招聘主管电话通知面试人员面试，并接待面试人员。
倒水
指引面试人员等待
知会面试官
面试人员签到
接待
电话通知面试人员

11）、音乐播放、广播通知：
A）、根据公司广播规定，每天准时播放音乐，对相关通知予以播放，播放前要先放20秒钟的音乐，然后再播放通知；播放时声音要柔和，且不能带有其它杂音。
B）、每天至少要检查音响二遍以上，看有无损坏，能否正常使用，一旦发现异常，要及时知会行政人事经理或行政专员。行政专员接到维修通知后要及时联系相关人员予以维修。
检查设备

播放音乐/通知
发现异常

知会行政人事经理

维修跟进

文件名称
行政人事中心工作手册－奖惩
文件编号
WI-HR-21
版 本
A0版
生效日期
2009-12-01
页 码
第15页 共 15页
一、奖惩目的：
1.1、为明确奖惩的依据、标准和程序，使奖惩公开、公平、公正，更好地规范公司内部管理，鼓励和鞭策广大员工奋发向上，创造更好的工作业绩，特制订本制度。
1.2、为严明纪律，奖惩分明，提高员工工作积极性，提高工作效率，以员工的奖惩实行精神鼓励和思想教育为主、经济奖惩为辅的原则。
二、适用范围：
行政人事中心工作人员
三、建立公司慈善基金
3．1、收取方向：以上所有细节，每小点为一个环节，如有因个人原因产生的工作脱节给工作带来的影响，待部门负责人落实后当场收现，10元/每环节，所有罚款全部纳入部门慈善基金，(由行政专员统一保管，用于平时部门的活动经费，收取赞助基金时，收款人和赞助人须签字确认，每月公开一次费用明细)。
用途：部门活动经费，聚餐费用。
落实责任
行政人事经理检查
收取赞助基金
公开费用明细

3．2、如当月没有出现任何错误，则在当月绩效中加5分。记入绩效考核。
行政人事经理检查
记入绩效考核

四、投诉受理：
4．1、对于行政人事中心工作，各部门可以监督，受理人为：行政人事中心经理；
4．2、如果各位感觉本部门工作流程有误的，欢迎大家提建议。