档案管理相关制度样本.doc

档 案 接 收 制 度
一、接收时间及程序
1．在研究课题结束后第二年7月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段管理文件，到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组材料进行分类（一个课题一套材料，试验统计本应按课题分别统计，不得多课题任务内容记在同一统计本上）整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每十二个月11月、12月不接收科研课题归档工作，其它档案照常接收。
2．机关各部门每十二个月六月底前将预立卷文件材料移交综合档案室。
3．基建项目在完工验收后六个月内归档。
4．大型仪器设备在验收后归档。
5．会计档案每十二个月十月底以前归档（保留两年后）。
6．刊物档案每十二个月年底前立卷归档。
7．声像档案每十二个月六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。
8．逝世五年后人事档案每十二个月六月底前归档。
9．硕士毕业论文在答辩后归档。
10．公开发表论文每十二个月三月二十日前归档。
11．专利档案由科技处每十二个月一月底前归上年度形成专利材料。
二、立卷人认真填写移交目录，立卷人和接收人应在移交目录上鉴字，各保留一份（移交目录表由综合档案室提供）。

目    录

1、档 案 管 理 制 度
2、档 案 库 房 管 理 制度
3、档 案 归 档 制 度
4、档 案保 管 制 度
5、档 案 收 集 制 度
6、档案 整 理 制 度
7、档 案 立 卷 制 度
8、档 案 借 阅 制 度
9、档 案 保 密 制 度
10、档 案 统 计 制 度
11、档 案 销 毁 制度
12、会 计 档 案 管理 制 度
13、科 研 档 案 管理 制 度
14、设 备 档 案 管理 制 度
15、基 建 档 案 管理 制 度
16、声 像 档 案 管理 制 度
17、信 用 档 案 管 理 制 度
18、电 子 档 案管 理 制 度
19、档案室“四参与”工作制度

档 案 管 理 制 度

一、为加强学校档案管理，依据《档案法》和科技机关档案目标管理要求，结合本校实际，制订本制度。
二、对在学校范围内进行党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基础建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成含有保留价值文件材料(包含文件、统计、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行搜集、整理、归档、保管和提供利用。
三、加强安全保密工作，维护档案安全，预防发生失、泄密事件。
四、负责档密日常借阅、信息咨询和技术服务，编制必需案卷目录、检索工具，为正确、立即地提供利用发明条件。
五、归档范围：实施《山东省济南卫生学校档案分类编号实施措施》及《档案分类主表、保管期限表》。
六、归档基础要求：
1．凡归档文件材料，必需是真实反应一项工作或活动全部过程成套材料，组成标准保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目责任人或相关领导审核后，办理归档手续，移交档案室。
2．归档文件材料，必需用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必需用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。
七、归档时间：
1．各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料搜集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档文件材料，年底整理好，于第二年三月份移交综合档案室，由档室负责立卷归档。
2．科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校归档范围，向档案室移交全部科研文件材料。
3．基建办公室，在完成一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围，向档案室移交全部完工文件材料。
4．会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保留十二个月后，再向档案室移交。
5．设备档案在设备、仪器开箱时，由使用部门会同相关科室、档案人员共同清点、登记上账，填写人库清单，文件材料原本由档案室接收存档，复制一份交使用部门。

档 案 库 房 管 理 制 度

一、为加强档案库房科学管理，最大程度地延长档案寿命，有效地为学校各项工作提供信息，依据本校实际制订本制度。
二、严格遵守党和国家相关档案安全、保密等相关要求。
三、档案柜排列整齐、规范，档案柜和墙壁保持一定距离(大于10cm)，便于通风、降温、去湿。
四、库藏档案必需按形成规律和分类科学排架，便于查找利用。
五、定时对库房进行清理查对，做到账物相符。
六、库房内每十二个月更换一次防虫药品、预防虫、霉损坏档案。
七、档案入库时要进行除尘处理，档案在任何情况下应避免阳光直射，如有外窗时必需备有窗帘作为遮阳方法。
八、常常保持库内整齐通风，做好温、湿度统计，库温保持在14-２４℃，改变幅度不超出±2℃。相对湿度控制在45-60%，改变幅度不超出±5%。
九、库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作，确保档案安全。
十、档案管理人员离开库房时，必需关闭电源锁好门窗，节假日前要封存库房档案。
十一、档案库房是保管多种档案重地，非档案工作人员不得进入库房。

档 案 归 档 制 度

一、凡统计反应本校职员活动情况含有以后查考利用价值多种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各科室兼职档案员应依据归档范围将材料搜集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检验后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严厉认真，案卷标题要简明扼要，正确反应卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必需纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。严禁用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求要返工重制。
五、每十二个月七月份以前必需完成上年度档案立卷归档任务。
六、教学档案、老师业务档案按年度整理立卷，在第二年十二月份以前归档。
七、会计档案在会计年度终了后整理立卷，由财务科保留十二个月后，移交学校档案室归档。
    八、科研、基建、设备、声像、荣誉档案通常在项目或活动结束后三个月内归档。

档 案 保 管 制 度

档案保管工作是档案管理工作关键步骤。为维护档案完整和安全,方便档案利用,特制订本制度。
一、档案保管工作基础要求是：接收、移出档案要立即登记,做到有账有物,账物相符,确保档案完整和安全。
二、室内档案,按不一样门类、载体,依档号次序排列。
三、档案库房应有防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设
四、接收档案要编制移交清单,办理交接手续。
五、严格实施档案借阅制度,推行借阅手续。
六、档案保管人员不得自行销毁档案,档案销毁工作按判定销毁制度办理。
七、档案用毕,必需立即入库,归卷时要仔细查对位置,避免人为差错。
八、档案保管人员在调离和退休时,必需办理档案移交手续。 

档 案 移 交 制 度

一、依据国家档案馆《通则》要求，各机关工作中形成需要永久、长久保留档案，在保管十年期满后，应移交档案馆集中保留。撤销机关档案，应组织力量全方面整理，向档案馆移交。在未办妥移交手续前原文档人员不得调离。社会上散存零星历史档案，档案馆应采取多个形式进行搜集。
二、各机关向档案馆移交档案，应齐全完整，达成规范化、标准化要求。
1、进馆档案必需以全宗为单位移交，同一全宗档案不能随意分散。
2、一个机关全部档案，包含录音像、影片、照片等，应搜集齐全，统一整理编目，一并移交，以保持实物档案相互联络和完整性。
3、进馆档案要分类科学，组卷合理，编目正确，档号齐全，排列系统，装订合乎质量要求。
4、移交档案要依据分类方案，依据档号标准，在档案馆指导下，编制档号，做到档号齐全。
5、各机关在移交档案同时，要随同移交必备检索工具。
三、和档案相关资料（包含谱书、方志、年鉴、人物、传记、回想录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等）应随同档案一并移交，以确保档案资料完整。
四、档案馆接收档案应制出接收方案和计划，做好接收前各项准备工作。
五、档案馆严把进馆档案质量关，对不符合质量要求，应指导加工整理，符合质量要求方可移交。

档 案 收 集 制 度

一、档案搜集工作，是依据国家要求，经过例行接收制度和专门征集措施，将分散在各个科室和个人手中，和散失在其它地方档案，搜集到档案室集中保管。
　　二、档案搜集工作，要采取主动、主动态度和有效方法，把凡属于本档案室保留范围多种内容、形式和载体档案和资料全方面搜集起来。
　　三、历史档案征集工作，是一项较为复杂艰巨工作，既要坚持集中统一管理档案标准，又要注意工作方法，给合适奖励，以资激励。
　　四、搜集进室档案，必需查对数量是否如数，判定案卷是否完整，立卷是否符合规范，并推行签字手续。

档 案 整 理 制 度

档案整理是根据一定标准对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基础编目，使之有序化过程。经过整理使档案管理达成有序、条理，便于为单位提供档案服务。
　　一、 为了确保室藏档案质量，对移交进室档案要按标准进行严格检验和验收，对不符合要求档案提出整改意见，合格后再进行接收。
　　二、档案整理工作关键包含档案分类、立卷、案卷排列、编号和编制案卷目录等。
　　三、档案室对接收进馆和征集零碎文件资料进行整理。以年度为单位，进行科学分类、按时间和资料关键程度排列、立卷、编号、编制检索工具。
　　四、为了便于管理和利用，对室藏档案部分质量较差案卷进行必需加工整理。对已破损和字迹褪色关键档案，要立即进行修复或复制。 

档 案 立 卷 制 度

一、为加强本校档案管理，愈加好地为学校各项工作服务，结合科技机关档案目标管理要求和我校实际情况制订本制度。
二、档案实施集中统一管理，确保完整、正确、系统、安全，发挥科技档案在学校工作中作用。
三、档案室要设置预备档案盒(卷)和登记本。文书档案要立即回收。科技档案要分段立即收。
四、档案管理人员要认真实施相关标准，建立定时检验制度，妥善保管好档案，便于开放利用。

档 案 借 阅 制 度

一、学校各部门借阅档案，要办理借阅手续，利用结束后，填写《利用效果记录表》。
二、借阅档案应在阅览室内进行，如因工作需要借出。须经分管领导同意方可借出。
三、外单位查阅档案，应持有单位介绍信，经分管所长同意，办理借阅手续后方可借阅。
    四、调阅密级档案材料，须经分管领导同意，其它类须经办公室主任同意，方可借阅。密级档案不予借出。
五、查阅档案时，不准吸烟，饮水时要离开档案材料，以防损坏。严禁在档案材料上圈点、划线、注字、涂改。不准随意拆卷、增页、增页。对违反要求者，视情况给予处理。
六、复制档案材料必需经相关领导同意，由档案室工作人员进行。

档 案 保 密 制 度

一、为落实《保密法》，保守国家机密，维护学校档案完整和安全，特制订本制度。
二、加强对档案工作者保密教育，树立正确保密观念，坚持和宣传保密标准，采取多种方法，维护党和国家机密。
三、为维护历史真实面貌，档案工作者必需加强高度责任心。保护档案真迹不受破坏和遗失。
四、学校档案确定为绝密、机密、秘密三种密级，对不一样密级档案采取不一样保管方法。
五、学校党政、科技档案属于绝密不经分管领导同意，档案室不予提供利用。
六、凡标有密级档案，利用者不得复印。
七、为预防档案机密材料失窃，要定时清点档案数量。
八、档案部门平日做好库房安全工作，注意门窗是否关好，节假日要加盖封条。

档 案 统 计 制 度

一、档案统计要实事求是，如实反应客观情况，做好正确立即，完整系统。
二、统计范围关键包含：档案室机构、人员情况、收藏档案、资料情况、档案、资料收进和移出数量，利用情况，档案库房、设备、经费、和上级机关要求统计内容。
三、统计工作应有专员负责，纳入档案室正常工作。
四、上级机关要求上报多种统计资料，必需根据要求统计、填写，经领导审查同意后方可上报。
五、多种统计资料，均应存档。

档 案 销 毁 制 度

一、销毁档案，必需是经过严格判定，确定失去保留价值档案。
二、销毁档案，应编制“销毁档案清册”，写出销毁档案汇报，报请上级同意，未经判定和领导同意，任何部门和个人不得私自销毁档案。
三、对已经销毁档案，如无特殊情况，通常应存放一段时间销毁。
四、档案销毁，应指派本单位两名以上人员监销，监销人员要认真推行职责，并在“档案销毁清册”上署名盖章，注明“已销毁”字样和时间、地点、方法。
五、大批销毁档案要送交指定工厂进行监销。对档案文件要严禁出卖或改为她用。
六、“档案销毁清册”及同意手续，要归入全宗进行妥善保留。

会 计 档 案 管 理 制 度

一、为加强会计档案管理，依据财政部、国家档案局制发《会计档案管理措施》，结合我校实际制订本制度。
二、会计档案必需实施集中统一管理，确保其完整、系统、正确、安全，便于提供利用。
三、当年形成会计档案在会计年度终了后，由财务科兼职档案员在年初负责组织立卷工作，依据<档案法>要求时间向档案室移交。
四、移交时，应填写入库记录表，双方要依据入库记录表检验查对，推行签字手续。
五、财务科所形成会计档案，由财务科兼职档案员负责整理、立卷装订成册，封面和首页内容应按要求填写完整。
六、接收保管会计档案标准上应保持原卷册封装，部分需要拆封重新整理应会同财务科进行。
七、会计档案材料必需完整，能够客观地反应实际，含有正确性。
八、会计档案应分类科学、系统、编目合理，便于保管和利用。
九、凡不符合标准案卷，档案室有权拒绝接收。

科 研 档 案 管 理 制 度

一、为加强科研档案管理，愈加好地为学校各项工作服务，结合科技机关档案目标管理要求，结合我校实际制订本制度。
二、科研档案实施集中统一管理，确保完整、正确、系统、安全，发挥科研档案在学校工作中作用。
三、科研文件材料在科研项目完后，两个月内由项目责任人按学校制订归档范围，向档案室移交全部文件材料，归档科研文件材料必需是原件。
四、归档文件材料，必需完整、正确、系统，按本校制订归档范围整理归档，不符合要求，档案室不予接收。
五、移交科研文件材料时，须填写归档表一式两份，由部门责任人及主管领导签字，由交接双方逐份清点，方可办理交接手续。
六、归档文件材料，要书写整齐，字迹清楚，文字书写须用碳素墨水或蓝黑墨水，严禁用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。

设 备 档 案 管 理 制 度

一、为加强设备档案管理，依据科技机关档案目标管理要求，结合我校实际制订本制度。
二、设备、仪器档案实施集中统一管理，充足发挥设备、仪器档案在学校各项工作中作用，确保其完整、系统、正确、安全，便于提供利用。
三、设备、仪器开箱，由主管使用部门，会同器械科、档案室共同清点，登记上帐，填写入库清单，交接双方在入库清单上签字，文件材料原本由档案室接收存档，并提供复制本交使用单位。
四、凡私自开箱拿走文件材料，不向档案室移交者，档案室在协议上不予签字，财务科不予报销。
五、设备、仪器运行、维修统计，于第二年二月份前整理装订后，由使用部门移交档案室。报废汇报及批复，器械科每十二个月向档案室移交一次。
六、引进设备、仪器译稿，在翻译完成后，经译稿人、校对人、责任人会签后，由译制部门向档案室移交。
七、设备、仪器档案要求书写整齐，线条清楚，书写必需使用炭素墨水或蓝黑墨水，严禁用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。
八、设备、仪器档案文件材料，必需完整、正确，编号、分类科学。
九、排列组卷，编写案卷目录、案卷封面编写合理，便于提供利用。

基 建 档 案 管 理 制 度

一、为加强学校基建档案管理，依据科技机关档案目标管理要求，结合我校实际制订本制度。
    二、基建档案实施集中统一管理，确保档案完整、正确、系统和安全，为学校各项工作服务。
三、基建办公室兼职档案员从每项工程立项至完工验收全过程中，全部要注意保管和搜集，查对全部材料，确保材料齐全、完整和正确，于完工后立卷向档案室移交。
四、通常技术和反应本单位相关基建方面文字材料全部应归档。
五、归档文件材料必需达成齐全、完整、正确、图物相符、图在整齐、图纸线条字迹清楚，蓝图显影清楚，纸张优良。
六、归档文件材料，必需字迹清楚，文字书写需用碳素墨水或蓝黑墨水，严禁用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。

声 像 档 案 管 理 制 度

一、声像档案是指学校各项活动中形成含有保留价值照片（包含底片）、磁带、录音带、录像带等载体材料。
二、声像档案应实施和集中统一管理。方便提供利用。
三、学校各部门形成声像材料，拍摄、录制、编辑工作完成后，经档案室判定，30天内根据完整、正确、系统标准，办理签字手续后，向档案室移交。
四、归档声像材料必需是原件、原版、照片、底片齐全，并要有具体统计，时间、地点、人物、摄录入。
五、归档声像材料必需达成完整、正确，声音清楚，图象清楚，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌。
六、声像档案标准上不外借，特殊情况需经主管领导同意。
七、声像档案整理要按不一样种类，载体进行组卷、编目。使用不一样装具分别排列存放。

信 用 档 案 管 理 制 度

一、信用档案是统计、反应或证实单位在技术、财务、质量、资质、法人行为、商标注册等方面信用情况含有保留价值文字、证书、报表、实物、音像等材料。
二、为确保信用档案完整、正确、系统、安全，由学校档案室集中统一管理。
三、校内各部门所形成部分信用档案，如：资质、法人行为、质量等信用档案应立即归档。
四、校内各部门所形成另一部分信用档案，如：录像、照片、录音等工作完成后应在要求时间内向档案室移交。
五、归档录像、照片、录音必需是原件、原版；归档资质、法人行为、质量等证书必需是原件。
六、全部归档信用档案应附有具体说明：统计人、时间、地点、人物，和证书具体文字说明。
七、归档信用档案证书类一律不外借；照片、录像、录音等标准上不外借，特殊情况需主管领导同意。

电 子 档 案 管 理 制 度

一、电子档案是指含有保留价值已归档电子文件及对应支持软件产品和软、硬件说明。
二、严格根据《CAD电子文件光盘存放、归档和管理要求》中GB/T17678.1-1999标准严格管理电子文档。
三、各相关科室电子文件搜集、积累、整理和归档，全部应指定专员管理，并按要求日期移交档案室。
四、对电子文件形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以确保电子档案质量。
五、归档CAD电子文件格式应符合GB/T  17825.1-17825.10中CAD文件管理各项要求。
六、电子文档只存档不外借,特殊情况可经主管领导同意在档案室阅读。

档案室“四参与”工作制度

一、范围标准要求本单位科研课题判定会，设备开箱验收会、基建工程完工验收后工作中档案资料验收管理职能机构，管理内容和要求。
二、职责：档案室负责上述工作会议档案资料验收管理工作。
三、管理内容和要求
1．本单位组织科研课题判定会、设备开箱、基建、工程完工验收会议必需通知档案室派人员参与。
2．档案工作人员参与上述相关会议任务是检验对应文件完整、系统、正确性，并有权提议相关单位延迟验收或使用。
3．在召开会议之前相关部门或专业人员务必将相关文件资料按归档要求准备就绪。
4．文件材料立卷归档基础要求是：
4．1归档文件材料必需完整
4．2归档文件材料必需层次分明、符合形成规律
4．3归档文件材料必需正确反应科研、基建各项活动真实内容及历史过程
4．4归档文件材料字迹必需清楚，禁用圆珠笔铅笔
4．5文件材料验收后，档案工作人员必需在相关文件上签署验收意见。